Ihre FreeFinance Buchhaltung starten

Leitfaden - oder wie Sie Ihre Buchhaltung kickstarten

Aller Anfang ist schwer? Das Arbeiten mit einer neuen Software ist nie ganz einfach. Wir wollen Ihnen mit FreeFinance den Weg zu Ihrer schlauen Buchhaltung ebnen und Ihnen in diesem Leitfaden zeigen, wie Sie loslegen können und wo Sie bei uns die weiterführenden Infos finden.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Nach Ihrer Registrierung bei FreeFinance sind Sie in nur wenigen Klicks startklar. Hier finden Sie ein kleinen Leitfaden, wie Sie am schnellsten und besten loslegen!

Erste Schritte mit FreeFinance

Vielen Dank für Ihr Interesse an FreeFinance! 

FreeFinance strafft Prozesse im Unternehmen: Ziel ist es, einmalig zu Beginn die Konfiguration vorzunehmen - unterm Jahr fallen dann nur mehr wenige Klicks und Aufwände an.

Eine Arbeitsteilung mit einem Berater / Mitarbeiter kann individuell getroffen werden - wo es im jeweiligen Unternehmen am besten passt - bzw. wo die Kompetenzen am ökonomischsten und effizientesten genutzt sind.

Durch Ihre Registrierung bei FreeFinance stehen Ihnen die Funktionen des gewählten Pakets 30 Tage lang in vollem Umfang kostenlos und unverbindlich zur Verfügung.

Bis auf die Registrierkassa können Sie Ihre Buchhaltung vom Fleck weg produktiv nutzen. Die Testphase kann jederzeit vorzeitig beendet und die Bestellung der gewünschten Pakete vorgenommen werden - das ist vor allem dann nötig, wenn Sie sofort mit einer echten Registrierkassa starten möchten.

Bitte achten Sie bei der Registrierung auf die Auswahl der für Sie zutreffenden Art der Buchhaltung, ein nachträglicher Wechsel zwischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Vermietung und Verpachtung oder Doppelter Buchhaltung ist leider nicht möglich.

Möchten Sie während Ihrer Testphase Funktionen aus einem anderen Paket testen, schreiben Sie uns! Die optionalen Zusatzoptionen können Sie sich selbst aktivieren unter "Mein Abo".

Nach Ablauf der 30-tägigen Testphase können Sie Ihr Wunsch-Paket bestellen. Ihr FreeFinance-Abo können für die gewünschten Module für entweder 12 oder 36 Monate abschließen. Die Preise sind vom gewählten Paket (und Zusatz-Optionen) sowie gewählter Laufzeit abhängig und ob Sie sich für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder die Doppelte Buchführung entscheiden. Alle Preise finden sie auf unser Website

Alle Ihre Eingaben bleiben erhalten - nichts wird gelöscht! Nach der Bestellung und erfolgreicher Bezahlung sehen Sie auch wieder die Menüpunkte und Ihre Eingaben.

Haben Sie nur "Dummy-Daten" eingeben - auf Wunsch können Ihre Testdaten nach dem Testen auch zurückgesetzt werden (unter gewissen Bedingungen).

Ihre Rechnung erhalten Sie nach Ihrer Bestellung. Stichtag fürs Abo ist bei erster Bestellung das Datum der Bestellung, danach werden die Abos lückenlos geführt, also unabhängig vom Zeitpunkt der Bestellung.

Ist Ihr Abo ausgelaufen, können keine neue Daten mehr eingegeben werden. Ihr Zugriff auf den Datenbestand bleibt "lesend" bestehen. Sobald die Bestellung inkl. Zahlung erfolgt ist, sind auch die gewünschten "schreibenden" Funktionen sofort wieder verfügbar.

Erste Schritte Buchhaltung

Finanzjahr korrekt?

Für welches Jahr - bzw. welche Jahre - wollen Sie Ihre Buchhaltung machen?

Nach Ihrer Registrierung wurde mit Ihrem Speichern der Schnelleinstellungen bereits das aktuelle Kalenderjahr automatisch angelegt - weitere (abgelaufene) Finanzjahre werden mit nur wenigen Klicks anlegt. Prüfen Sie kurz, ob die Einstellungen bezüglich

korrekt sind. Ergeben sich hier nachträgliche Änderungen, aktivieren Sie zusätzlich die Option "Aktualisiere Belegarten", damit Ihr vorkonfigurierter Kontorahmen den geänderten Einstellungen entsprechend aktualisiert wird.

Aktives Finanzjahr

Eine schlaue Datums-Vorbelegung ist für die zahlreichen unterschiedlichen Bedürfnisse und Herangehensweisen allgemein kein einfaches Thema.

Es gibt daher die Möglichkeit, dass Sie sich ein Standard-Finanzjahr einstellen können - es sollte jenem entsprechen, aus dessen Jahr Sie gerade Geschäftsfälle eingeben möchten. Das geht entweder

  • in den Jahreseinstellungen oder
  • durch Klick auf das entsprechende Finanzjahr ganz rechts oben der Applikation

Wenn Sie "alte" Finanzjahre nachtragen wollen

Sie klicken nach dem Anlegen von Ein- und Ausgangsrechnungen, sowie Kilometerbuch-Einträgen bzw. Diäten auf "Speicher+Neu" oder auf die blaue Schaltfläche rechts oben "Neue XY". Damit geht FreeFinance von einer Stapelverarbeitung aus und übernimmt das Datum des zuletzt eingegeben Datensatzes.

Wenn Sie in den Grundeinstellungen "Offene Posten" (getrennt für AR/ER) aktiviert haben, so wird das Rechnungsdatum verpflichtend zur Eingabe vorgeschlagen (und nicht vorbelegt). Deaktivieren Sie diese Option (was für alte Finanzjahre sinnvoller ist), so wird als Bezahlt-Datum automatisch der 31.12. des Default-Finanzjahres gewählt.

Sie können dann, wenn Sie das aktuelle Kalenderjahr pflegen möchten, die Option "Offene Posten" jederzeit wieder aktivieren.

Offene Posten

Sie würden gerne Ihre Außenstände bzw. jene Ihrer Kunden auswerten können? Dann aktivieren Sie je auf Wunsch die Option "OP Ausgaben" und/oder "OP Einnahmen"! Sie erhalten damit die Möglichkeit, bei Belegen das Rechnungsdatum unabhängig vom Bezahlt-Datum einzugegeben. Die Option ist eher überflüssig, wenn Sie Ihre Buchhaltung im Nachhinein eingeben. Sie können die Option auch jederzeit wieder deaktivieren.

Zu finden in der Applikation: Finanzeinstellungen > Grundeinstellungen > Boxen Standartwerte
Nähere Infos im Wiki: Grundeinstellungen

Kontenrahmen (Belegarten) anpassen

Ihr automatisch vorkonfigurierter Kontorahmen basiert auf dem österreichischen Einheitskontenrahmen für Einzelunternehmer. Selbstverständlich können Sie diesen an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. Wir zeigen zur besseren Übersichtlichkeit standardmäßig nicht alle Belegarten (Konten) an, Sie können aber selber steuern, welche Konten für Sie relevant sind. Blenden Sie jene aus, die Sie nicht benötigen - vermeiden Sie ein Löschen. Erweitern Sie Konten durch Kopieren bestehender oder ändern Sie die Beschreibungen, sodass die Konten besser zu Ihren Geschäftsfällen passen.

Es kann beispielsweise praktisch sein, bei mehreren Firmenkonten das Bankkonto, bei einem Paypal-Account oder Kreditkarte uU das Kassa-Konto zu kopieren.

Zu finden in der Applikation: Finanzeinstellungen > Belegarten
Nähere Infos im Wiki: Belegarten (Konten)
Zu finden in der Applikation: Finanzeinstellungen > Jahreseinstellungen
Nähere Infos im Wiki: Übersicht über die Finanzjahre und die jahresabhängigen Einstellungen
Neues Finanzjahr anlegen: Neues Finanzjahr

Zahlungsmittelkonto anlegen

Nutzen Sie die Rechnungslegung oder den Kontoauszugslader, dann hinterlegen Sie hier Ihre Zahlungsmittel- bzw. Bankverbindungen und ordnen es einem Konto aus der Buchhaltung zu. Die Daten können dann zB auf Ihrer Rechnung angezeigt werden.

Zu finden in der Applikation: Finanzeinstellungen > Zahlungsmittelkonten
Nähere Infos im Wiki: Zahlungsmittelkonten

Belegarten

Anfangsbestände

Bevor Sie zu buchen beginnen, wollen Sie unter Umständen Anfangsbestände zB für Bank- oder Kassakonten, Verrechnungskonto Finanzamt oder ähnliches angeben.

Das geht in FreeFinance ganz einfach über Umbuchungen. Wir haben dazu für Sie vorbildhafte Geschäftsfälle (zB U 1) angelegt. Filtern Sie zB nach "Anfangsbestand".

Kunden und Lieferanten

Pflegen Sie Ihre bestehenden Kunden und Lieferanten ein! Sie können aber auch bei Bedarf stückweise angelegt werden - bei neuen Belegen oder Angeboten/Rechnungen etc. Sie haben auch die Möglichkeit, eine passende CSV-Datei zu importieren (wenn Sie zB. vorher ein anderes System verwendet haben).

Anlagenbuch übernehmen

Bei Bedarf können bestehende Anlagen ins Anlagenbuch aufgenommen werden. Neue Anschaffungen werden als Ausgabe mit Typ "Anlage" angelegt und im Anschluss im Anlagenbuch ergänzt.

Zu finden in der Applikation: Übernahme Alt-Anlage
Nähere Infos im Wiki: Übernahme Alt-Anlage

Überblick über die möglichen Quellen für Buchungen in der Ihrer Buchhaltung

Funktion Beschreibung DMS* COM*
Neue Eingangsrechnung Eingabe einer neuen Eingangsrechnung/Ausgabe Ja Ja
Neue Ausgangsrechnung Eingabe einer neuen Ausgangsrechnung/Einnahme Ja Ja
Neue Anlage Eingabe einer neuen Anlage Ja Ja
Neuer Wareneingang in der E/A Rechnung Eingabe eines neuen Wareneingangs Ja Ja
Neue Um-/ Korrektur-/Abschlussbuchung Eingabe einer (erfolgsneutralen) Umbuchung, Korrekturbuchung oder Abschlussbuchung Ja Ja
Vorlagen Übersicht über die Vorlagen und Beispielfälle; erstellen, anpassen, verwenden und löschen von Vorlagen Nein Nein
Beispielfälle Übernahme von anschaulich erklärten Beispielfällen / Geschäftsfällen Nein Nein
Anlagenbuch Abschreibungs-Buchungen aus dem Anlagenbuch Ja Ja
Vom Kontoauszugslader Manuelles oder Automatisiertes Erstellen von Eingangs- /Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen auf Basis eines Kontoauszugs Ja Ja
Übernahme Alt-Anlage Abschreibungs-Buchungen für Anlagen, denen keine Eingangsrechnung zugrunde liegt Ja Ja
Buchen von Foto oder Datei Erstellen von Eingangs- /Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen auf Basis hochgeladener Dateien Ja Nein
Aus der Rechnungslegung Geldeingänge zur Rechnungslegung übertragen Ja Ja
Aus der Registrierkassa Tageslosung der Registrierkassa übertragen Ja Ja
Aus dem Fahrtenbuch/Reisekosten Kilometergeld aus dem Fahrtenbuch übertragen Ja Ja
Aus den Diäten/Reisekosten Diäten aus den erfassten Geschäftsreisen übertragen Ja Ja

Erklärung Abkürzung

DMS* ... Integriertes Doku-Archiv unterstützt
COM* ... Integrierte Kommunikation unterstützt

Getting Started mit den Finanzamtsmeldungen

Haben Sie Belege eingegeben und Ihre erste UVA-Meldung steht an, dann möchten Sie vermutlich auch die kostenlose Direktschnittstelle zur elektronischen Übermittlung der Meldung ans Finanzamt von FreeFinance nutzen.

Über diese Direktschnittstelle können sowohl die UVA-Meldung, als auch die Zusammenfassende Meldung ans Finanzamt gemeldet werden - bzw. auch die Databox abgerufen werden. Die weiteren Meldungen wie die jährliche Umsatzsteuer- oder Einkommensteuererklärung sind nach wie vor direkt in FinanzOnline einzugeben. Die Meldungen werden aber von FreeFinance erstellt und die Werte können bequem in FinanzOnline übernommen werden.

Für den Datenaustausch erfordert FinanzOnline vorher das Anlegen eines sogenannten "Webservicebenutzers". Dessen Anmeldedaten hinterlegen Sie dann in FreeFinance.

FinanzOnline Webservicebenutzer

Zu finden in der Applikation: FinanzOnline-Zugang konfigurieren
Nähere Infos im Wiki: FinanzOnline-Zugang

FinanzOnline Databox abrufen

Zum Prüfen der korrekten und funktionierenden Verbindung rufen Sie am einfachsten Ihre FinanzOnline-Databox über FreeFinance ab.

Getting Started mit der Rechnungslegung

Ein Assistent leitet Sie mit wenigen Klicks zu Ihrer ersten Rechnung.

Dieser unterstützt Sie beim

  • Definieren der Standardtexte
  • Konfigurieren Ihres Layouts
  • Anlegen von Belegkreisen und Definieren der gewünschten Nummerierung
  • Anlegen von Zahlungsbedingungen
  • Anlegen von Mahnstufen
Zu finden in der Applikation: Rechnungslegung > Konfiguration
Nähere Infos im Wiki: Grundeinstellungen

Artikelstamm anlegen

Sie haben die Möglichkeit, Kategorien und Artikel anzulegen. Weiters ist es möglich, bestehende Artikel per CSV-Datei zu importieren. So können Sie den Dokumenten künftig noch schneller Zeilen hinzufügen und haben die Angebote oder Rechnungen etc in Windeseile fertig.

Zu finden in der Applikation: Rechnungslegung > Artikelstamm
Nähere Infos im Wiki: Artikel importieren

Dauerrechnung in der Vermietung und Verpachtung

Nähere Informationen finden Sie unter Dauerrechnung für die Vermietung und Verpachtung

Getting Started Kontoauszug

Die Verwendung von Bankkontoauszugsdaten unterstützt bei der Verbuchung sowohl im Bereich der schnelleren Eingabe von Buchungen als auch bei der Minimierung von Fehlern.

Durch die Automatisierung von wiederkehrenden Buchungen über Vorlagen oder Hinterlegung von Buchungsinformationen bei Kunden oder Lieferanten sowie bei der automatischen Erkennung von Geldeingängen zu Rechnungen kann ein Großteil der Buchungsvorschläge erstellt und mit nur wenigen Klicks automatisch erstellt werden.

Kontoauszug importieren

Kontoauszug verbuchen

Automatische Buchungsvorschläge erstellen

Getting Started mit den Reisekosten

Grundeinstellungen vornehmen

Zu finden in der Applikation: Konfiguration zur korrekten Verbuchung der Reisekosten
Nähere Infos im Wiki: Grundeinstellungen Diäten

Fahrzeug(e) anlegen

Zu finden in der Applikation: Fuhrpark Übersicht
Nähere Infos im Wiki: Infos zu Fuhrpark

manumeter App

Erfassen Sie Ihr Kilometerbuch sofort und einfach am Smartphone mit der App manumeter fürs iPhone oder Android-Smartphone , auf Wunsch auch mit Koordinaten.

Bestehende Fahrten importieren

Kilometerbuch-Einträge können manuell angelegt, über die manumeter-Apps synchronisiert oder eben auch per CSV-Datei importiert werden.

Zu finden in der Applikation: Reisekosten
Nähere Infos im Wiki: KilometerbuchDiätenKilometerbuch importieren

Getting Started mit den erweiterten Benachrichtigungen und der Verwendung des eigenen Mailservers

Funktionsumfang

Mit dem Modul Erweiterte Benachrichtigungen und Mailserver stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

  • Benachrichtigungen, wie Fälligkeiten von Rechnungen, Einnahmen- und Ausgaben, oder Finanzamtsmeldungen, werden in FreeFinance oder per E-Mail zugestellt
  • Ein Eigener Mailserver kann für den Versand der Kundendokumente aus der Rechnungslegung und der Registrierkassa verwendet werden.
  • Beim Versand und in den Vorlagen für die Mails der Kundendokumente können Formatierungen vorgenommen werden.
  • Automatische Erstellung einer V-Card und Versand mit den Mails. Die Daten werden aus den Mandanteneinstellungen automatisch erstellt.
  • Beim Versand der Mails: Entfall der Standard-Fußzeile im Versand (Information über den Versand und Verlinkung zu FreeFinance)

Einstellungen vornehmen

Zu finden in der Applikation: Einstellungen der Benachrichtungen
Nähere Infos im Wiki: Einstellungen des Mailservers

 

Die Einstellungen sind im Menü unter Mein Profil > Benachrichtigungen & Mail durchzuführen.