Ihre FreeFinance Buchhaltung starten

Wie Sie Ihre Buchhaltung kickstarten

Aller Anfang ist schwer? Das Arbeiten mit einer neuen Software ist nie ganz einfach. Wir wollen Ihnen mit FreeFinance den Weg zu Ihrer schlauen Buchhaltung ebnen und Ihnen in diesem Leitfaden zeigen, wie Sie loslegen können und wo Sie bei uns die weiterführenden Infos finden.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

Nach Ihrer Registrierung bei FreeFinance ist Ihre Buchhaltung sofort startklar. Hier finden Sie nun einen Leitfaden, wie Sie am schnellsten und besten loslegen!

Willkommen bei FreeFinance

Danke fürs Interesse!

FreeFinance strafft Prozesse im Unternehmen: Ziel ist es, einmalig zu Beginn die Konfiguration vorzunehmen - unterm Jahr fallen dann nur mehr wenige Klicks und Aufwände an.

Eine Arbeitsteilung mit einem Berater / Mitarbeiter kann individuell getroffen werden - wo es im jeweiligen Unternehmen am besten passt - bzw. wo die Kompetenzen am ökonomischsten und effizientesten genutzt sind.

Registrierung und Testphase

Durch Ihre Registrierung bei FreeFinance stehen Ihnen die Funktionen des gewählten Pakets 30 Tage lang in vollem Umfang kostenlos und unverbindlich zur Verfügung.

 

  • Bitte achten Sie bei der Registrierung auf die Auswahl der für Sie zutreffenden Art der Buchhaltung, ein nachträglicher Wechsel zwischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, Vermietung und Verpachtung oder Doppelter Buchhaltung ist leider nicht möglich (es ist eine neue Registrierung notwendig).
  • Bis auf die Registrierkassa können Sie Ihre Buchhaltung vom Fleck weg produktiv nutzen.
  • Die Testphase kann jederzeit vorzeitig beendet und die Bestellung der gewünschten Pakete vorgenommen werden - das ist vor allem dann nötig, wenn Sie sofort mit einer echten Registrierkassa starten möchten.
  • Möchten Sie während Ihrer Testphase Funktionen aus einem anderen Paket testen, schreiben Sie uns. Wir upgraden gern das Test-Paket für Sie.
  • Die optionalen Zusatzoptionen können Sie sich selbst aktivieren unter "Mein Abo".

Testphase ist aus

Nach Ablauf der 30-tägigen Testphase können Sie Ihr Wunsch-Paket bestellen. Gleich am Dashboard nach Ihrer Anmeldungen finden Sie die Möglichkeit dazu.

 

  • Ihr FreeFinance-Abo können Sie fürs gewünschte Paket für entweder 12 oder 36 Monate abschließen.
  • Die Preise sind vom gewählten Paket (und Zusatz-Optionen) sowie gewählter Laufzeit abhängig und ob Sie sich für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder die Doppelte Buchführung entscheiden.
  • Alle Preise finden Sie auf unser Website
  • Alle Ihre Eingaben bleiben erhalten - nichts wird gelöscht! Nach der Bestellung und erfolgreicher Bezahlung sehen Sie auch wieder die Menüpunkte des gekauften Pakets sowie Ihre Eingaben.
  • Haben Sie nur Testdaten eingeben - auf Wunsch können Ihre Testdaten nach dem Testen auch zurückgesetzt werden (unter gewissen Bedingungen).

Nach der Bestellung

  • Die EPS-Bezahlung Ihrer Bestellung bewirkt automatisch die Freischaltung der Funktionen fürs gewählte Paket. Ihre Rechnung erhalten Sie automatisch nach Ihrer Bestellung.
  • Stichtag fürs Abo ist bei erster Bestellung das Datum der Bestellung, danach werden die Abos lückenlos geführt, also unabhängig vom Zeitpunkt der Bestellung.
  • Ist Ihr Abo abgelaufen, können keine neuen Daten mehr eingegeben werden. Ihr Zugriff auf den Datenbestand bleibt "lesend" bestehen. Sobald die Bestellung inkl. Zahlung erfolgt ist, sind auch die gewünschten "schreibenden" Funktionen sofort wieder verfügbar.

Wo Sie in FreeFinance Unterstützung finden

Klappentext

Kurze Infos zur aktuellen Seite integriert immer zu finden rechts neben der Überschrift über das Fragezeichen-Symbol.

Anwendungshilfe

Weiterführende Details immer passend zur aktuellen Seite - zu finden über die orange Schaltfläche im Klappentext.

Tutorial-Videos

Unsere kurzen Erklärvideos finden Sie in unserem Youtube-Kanal.

Beispielfälle

Unsere beispielhaften Geschäftsfälle in den Vorlagen können bequem übernommen werden und erleichtern so die ersten Buchungen.

Erste Schritte in der Buchhaltung

Finanzjahr korrekt?

Für welches Jahr - bzw. welche Jahre - wollen Sie Ihre Buchhaltung machen?

Nach Ihrer Registrierung wurde mit Ihrem Speichern der Schnelleinstellungen bereits das aktuelle Kalenderjahr automatisch angelegt - weitere (abgelaufene) Finanzjahre werden mit nur wenigen Klicks anlegt.

Prüfen Sie kurz, ob folgende Einstellungen korrekt sind:

Bestandsdaten einpflegen

Anfangsbestände

Bevor Sie zu buchen beginnen, wollen Sie unter Umständen Anfangsbestände zB für Bank- oder Kassakonten, Verrechnungskonto Finanzamt oder ähnliches angeben.

Das geht in FreeFinance ganz einfach über Umbuchungen. Wir haben dazu für Sie vorbildhafte Geschäftsfälle (zB U 1) angelegt. Filtern Sie zB nach "Anfangsbestand".

 

Zu finden in der Anwendung: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung > Neue Belege eingeben > Beispielfälle
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: BeispielfälleUmbuchungen

Zahlungsmittelkonto anlegen

Nutzen Sie die Rechnungslegung oder den Kontoauszugslader oder Registrierkasse, dann hinterlegen Sie hier Ihre Zahlungsmittel- bzw. Bankverbindungen und ordnen es dem korrespondierenden Konto aus der Buchhaltung zu. 

 

Zu finden in der Anwendung: Finanzeinstellungen > Zahlungsmittelkonten
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Zahlungsmittelkonten

Anlagen übernehmen

Bei Bedarf können bestehende Anlagen ins Anlagenbuch aufgenommen werden. Neue Anschaffungen werden als Ausgabe mit Typ "Anlage" angelegt und im Anschluss im Anlagenbuch weiter ergänzt.

 

Zu finden in der Anwendung: Übernahme Alt-Anlage
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Übernahme Alt-Anlage

Kunden und Lieferanten

Pflegen Sie Ihre bestehenden Kunden und Lieferanten ein! Diese können natürlich auch iterativ im Zuge neuer Belege oder Angebote/Rechnungen etc. angelegt werden

Sie haben auch die Möglichkeit, eine passende CSV-Datei zu importieren (wenn Sie zB. vorher ein anderes System verwendet haben).

 

Zu finden in der Anwendung: Kunden-/Lieferantenstamm > Kunden bzw. Lieferanten
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: KundenstammLieferantenstammKunden importierenLieferanten importieren

Ihr Kontenrahmen

Ihr automatisch vorkonfigurierter Kontorahmen basiert auf dem österreichischen Einheitskontenrahmen. Mit diesen Konten / Belegarten kategorisieren (buchen) Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben. Selbstverständlich können Sie die Konten an Ihre eigenen Bedürfnisse anpassen.

Belegarten reduzieren

Wir zeigen zur besseren Übersichtlichkeit standardmäßig nicht alle Belegarten (Konten) an, Sie können aber selber steuern, welche Konten für Sie relevant sind.

Blenden Sie nicht benötigte Konten über das Auge-Symbol aus. Vermeiden Sie ein Löschen.

 

Zu finden in der Anwendung: Finanzeinstellungen > Belegarten
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Belegarten (Konten)

Belegarten verfeinern

Erweitern und verfeinern Sie Ihre Konten durch Kopieren bestehender. Ändern Sie die Beschreibungen oder auch die Nummer, sodass die Konten besser zu Ihren Geschäftsfällen passen.

Es kann beispielsweise praktisch sein,

  • bei mehreren Firmenkonten oder einem Kredit das Bankkonto,
  • bei einem Paypal-Account oder Kreditkarte (und natürlich für die Registrierkassen) uU das Kassa-Konto zu kopieren.

Wofür sind meine Belegarten?

Hinter diesen Konten versteckt sich bei FreeFinance eine Menge Logik und sie stellen die Ausgangsbasis für die automatische Berechnung Ihrer Finanzamtsmeldungen dar. Durch das Duplizieren / Kopieren stellt FreeFinance sicher, dass dieses Regelwerk intakt bleibt. 

Belegarten aktualisieren

Ergeben sich am Finanzjahr nachträgliche Änderungen, verwenden Sie bei Bedarf die Option "Aktualisiere Belegarten", damit Ihr vorkonfigurierter Kontorahmen den geänderten Einstellungen entsprechend aktualisiert wird.

PaperCut App konfigurieren

Laden Sie sich kostenlos die PaperCut-App auf Ihr Smartphone, damit Sie die Belegfotos mit dem Handy erstellen und einfach synchronisieren können. Über die Funktion "Buchen vom Foto"

Woher Buchungen kommen

Wie in der Grafik ersichtlich, gibt es unterschiedliche Quellen von Buchungen, die für Ihre Buchhaltung relevant sein können. Nicht nur über die Eingabe von Ein- oder Ausgangsrechnungen kommen Buchungen zustande, sondern eben auch über

  • das Anlagenbuch durch Abschreibungen,
  • die Rechnungslegung durch Geldeingänge,
  • die Registrierkassa durch Tageslosungen,
  • die Reisekosten durch Diäten und Kilometergeld,
  • manuelle Um-, Korrektur- & Abschlussbuchungen.
Funktion Beschreibung DMS COM
Neue Eingangsrechnung Eingabe einer neuen Eingangsrechnung/Ausgabe Ja Ja
Neue Ausgangsrechnung Eingabe einer neuen Ausgangsrechnung/Einnahme Ja Ja
Neue Anlage Eingabe einer neuen Anlage Ja Ja
Neuer Wareneingang in der E/A Rechnung Eingabe eines neuen Wareneingangs Ja Ja
Neue Um-/ Korrektur-/Abschlussbuchung Eingabe einer (erfolgsneutralen) Umbuchung, Korrekturbuchung oder Abschlussbuchung Ja Ja
Vorlagen Übersicht über die Vorlagen und Beispielfälle; erstellen, anpassen, verwenden und löschen von Vorlagen Nein Nein
Beispielfälle Übernahme von anschaulich erklärten Beispielfällen / Geschäftsfällen Nein Nein
Anlagenbuch Abschreibungs-Buchungen aus dem Anlagenbuch Ja Ja
Vom Kontoauszugslader Manuelles oder Automatisiertes Erstellen von Eingangs- /Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen auf Basis eines Kontoauszugs Ja Ja
Übernahme Alt-Anlage Abschreibungs-Buchungen für Anlagen, denen keine Eingangsrechnung zugrunde liegt Ja Ja
Buchen von Foto oder Datei Erstellen von Eingangs- /Ausgangsrechnungen sowie Umbuchungen auf Basis hochgeladener Dateien Ja Nein
Aus der Rechnungslegung Geldeingänge zur Rechnungslegung übertragen Ja Ja
Aus der Registrierkassa Tageslosung der Registrierkassa übertragen Ja Ja
Aus dem Fahrtenbuch/Reisekosten Kilometergeld aus dem Fahrtenbuch übertragen Ja Ja
Aus den Diäten/Reisekosten Diäten aus den erfassten Geschäftsreisen übertragen Ja Ja

Geheimtipps zu den Einstellungen

Aktives Finanzjahr

Eine schlaue Datums-Vorbelegung ist für die zahlreichen unterschiedlichen Bedürfnisse und Herangehensweisen allgemein kein einfaches Thema.

Es gibt daher die Möglichkeit, dass Sie sich ein Standard-Finanzjahr einstellen können - es sollte jenem entsprechen, aus dessen Jahr Sie gerade Geschäftsfälle eingeben möchten. Das geht entweder

 

  • in den Jahreseinstellungen oder
  • durch Klick auf das entsprechende Finanzjahr ganz rechts oben der Anwendung

Stapelverarbeitung

Sie möchten mehrere (sortierte) Belege nacheinander abtippen? Klicken Sie nach dem Anlegen von Ein- und Ausgangsrechnungen, sowie Kilometerbuch-Einträgen bzw. Diäten auf "Speichern+Neu" oder auf die blaue Schaltfläche rechts oben "Neue XY".

Damit geht FreeFinance von einer Stapelverarbeitung aus und übernimmt das Datum des zuletzt eingegeben Datensatzes.

Offene Posten

Sie würden gerne Ihre Außenstände bzw. jene Ihrer Kunden auswerten können? Sie können die Option aktivieren - und natürlich jederzeit wieder deaktivieren:

Zu finden in der Anwendung: Finanzeinstellungen > Grundeinstellungen > Boxen Standardwerte

Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Grundeinstellungen

Offene Posten aktivieren

Aktivieren Sie je nach Bedarf und Arbeitsweise die Option "OP Ausgaben" und/oder "OP Einnahmen"! Sie erhalten damit die Möglichkeit, bei Belegen das Rechnungsdatum unabhängig vom Bezahlt-Datum einzugeben. 

Diese Einstellung ist eher kontraproduktiv, wenn Sie Ihre Buchhaltung im Nachhinein eingeben.

Offene Posten & Nachträgliche Eingabe

Wenn Sie in den Grundeinstellungen "Offene Posten" (getrennt für AR/ER) aktiviert haben, so wird das Rechnungsdatum verpflichtend zur Eingabe vorgeschlagen (und nicht vorbelegt). Deaktivieren Sie diese Option (was für alte Finanzjahre sinnvoller ist), so wird als Bezahlt-Datum automatisch der 31.12. des Default-Finanzjahres gewählt.

Sie können dann, wenn Sie das aktuelle Kalenderjahr pflegen möchten, die Option "Offene Posten" jederzeit wieder aktivieren.

Benachrichtigungen

Lassen Sie sich an die wichtigen Termine wie Finanzamtsmeldungen, Fälligkeiten von Rechnungen, Einnahmen- und Ausgaben per Mail oder Systembenachrichtigung erinnern.

Zu finden in der Anwendung: Einstellungen der Benachrichtigungen

Meine erste UVA-Meldung

Sie haben Ihre Belege eingegeben und die erste UVA-Meldung steht an? Dann möchten Sie diese nun auch über die Direktschnittstelle ans Finanzamt - genauer an FinanzOnline - übermitteln.

Über diese Direktschnittstelle können sowohl die UVA-Meldung, als auch die Zusammenfassende Meldung elektronisch ans Finanzamt gemeldet, sowie die Databox abgerufen werden.

Für den Datenaustausch erfordert FinanzOnline vorher das Anlegen eines sogenannten "Webservicebenutzers". Dessen Anmeldedaten hinterlegen Sie dann in FreeFinance.

Zu finden in der Anwendung: FinanzOnline-Zugang konfigurieren
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: FinanzOnline-Zugang

 

Zum Prüfen der korrekten und funktionierenden Verbindung rufen Sie am einfachsten Ihre FinanzOnline-Databox über FreeFinance ab.

Die weiteren Meldungen wie die jährliche Umsatzsteuererklärung (U1) oder die Beilage zur Einkommensteuererklärung (E1a, E1b, K1) sind nach wie vor im Rahmen Ihrer Jahreserklärung (E1) direkt in FinanzOnline einzugeben.

Die Meldungen können Sie dabei bequem in FreeFinance erstellen und die Werte einfach in FinanzOnline übernehmen.

Die erste Rechnung schreiben

Unser Assistent unterstützt Sie beim

  • Definieren der Standardtexte
  • Konfigurieren Ihres Layouts
  • Anlegen von Belegkreisen und Definieren der gewünschten Nummerierung
  • Anlegen von Zahlungsbedingungen
  • Anlegen von Mahnstufen

1) Artikelstamm anlegen

Sie haben die Möglichkeit, Kategorien und Artikel anzulegen. Weiters ist es möglich, bestehende Artikel per CSV-Datei zu importieren. So können Sie den Dokumenten künftig noch schneller Zeilen hinzufügen und haben die Angebote oder Rechnungen etc in Windeseile fertig.

2) Artikelstamm anlegen

Zu finden in der Anwendung: Rechnungslegung > Artikelstamm
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Artikel importieren

Assistent

Zu finden in der Anwendung: Rechnungslegung > Konfiguration
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Grundeinstellungen

Dauerrechnung in der Vermietung und Verpachtung

Nähere Informationen finden Sie unter Dauerrechnung für die Vermietung und Verpachtung

Rechnungen per Mail über meinen Mailserver verschicken

Sie können einen eigenen Mailserver für den Versand Ihrer Kundendokumente aus der Rechnungslegung und der Bons der Registrierkassa konfigurieren.

Beim Versand und in den Vorlagen für die Mails der Kundendokumente können simple Formatierungen vorgenommen werden (keine Bilder). Sie können Ihre V-Card auf Basis Ihrer Mandanteneinstellungen mitsenden.

Bankkonto anbinden & Kontoauszug verarbeiten

Viele Geschäftsbewegungen passieren übers Bankkonto. Über die automatische  Bankanbindung bzw. den CSV-Export können Sie diese Geschäftsfälle direkt und schnell in Ihrer Buchhaltung verarbeiten.

Sie können sich dabei vom Buchungsautomat unterstützen lassen: Durch das Konfigurieren von Vorlagen, der Hinterlegung von Buchungsinformationen bei Kunden oder Lieferanten sowie bei der automatischen Erkennung von Geldeingängen zu Rechnungen können Buchungsvorschläge erstellt und mit nur wenigen Klicks automatisch verbucht werden.

Finden Sie nun weiterführende Infos dazu:

Reisekosten aufsetzen

Bestehende Fahrten importieren

Kilometerbuch-Einträge können manuell angelegt, über die manumeter-Apps synchronisiert oder eben auch per CSV-Datei importiert werden.

Zu finden in der Anwendung: Reisekosten
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: KilometerbuchDiätenKilometerbuch importieren

Grundeinstellungen vornehmen

Zu finden in der Anwendung: Konfiguration zur korrekten Verbuchung der Reisekosten
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Grundeinstellungen Diäten

Fahrzeug(e) anlegen

Zu finden in der Anwendung: Fuhrpark Übersicht
Nähere Infos in der Anwendungshilfe: Infos zu Fuhrpark

manumeter App

Erfassen Sie Ihr Kilometerbuch sofort und einfach am Smartphone mit der App manumeter fürs iPhone oder Android-Smartphone, auf Wunsch auch mit Koordinaten.

FreeFinance

Weitere nützliche Infos