In der Jahreseinstellungsübersicht erhalten Sie eine Kurzübersicht über die bereits eingegebenen Jahreseinstellungen.
Jahreseinstellungen
Die Jahreseinstellungen sind bestimmte buchhaltungsspezifische Einstellungen, die sich jährlich im Unternehmen ändern können.
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Übersicht
- Schaltflächen
- Belegkreise
- Jahr konfigurieren
- Sie nutzen die Kleinunternehmerregelung?
- Die Kleinunternehmerregelung
- Was passiert bei Überschreitung der Umsatzgrenze als Kleinunternehmer?
- Umsatzsteuer-Zahllast bei der Bruttomethode
- Belegarten/Konten anpassen an Gewinnermittlungsart
- Wechsel zwischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Doppelte Buchhaltung
Übersicht
Schaltflächen
- Neues Finanzjahr: Erstellen Sie ein neues Finanzjahr.
- Speichern: Speichert Ihre Änderungen - haben Sie die Option "Belegarten aktualisieren" aktiviert, wird der Kontenrahmen angepasst.
Wie Sie die Jahreseinstellungen, d. h. ein Finanzjahr korrekt in FreeFinance anlegen und weiteres, zeigen wir Ihnen in diesem Tutorial Video.
Belegkreise
Belegkreise dienen zur fortlaufenden und strukturierten Vergaben von Belegnummern. Begründet ist die eindeutige und lückenlos fortlaufende Nummerierung von Belegen in der Bundesabgabenverordnung und somit vom Gesetz vorgeschrieben.
Folgende Belegkreise werden automatisch beim Anlegen einer neuen Jahreseinstellunge erstellt::
- E = Einnahmen: für die automatische Nummerierung aller Einnahmen
- A = Ausgaben: für die automatische Nummerierung aller Ausgaben außer Wareneingängen
- U = Umbuchungen: für die automatische Nummerierung aller Umbuchungen
- ER = Eingangsrechnungen: für die automatische Nummerierung aller Eingangsrechnungen
- AR = Ausgangsrechnungen: für die automatische Nummerierung aller Ausgangsrechnungen
In der Übersicht werden auch alle bereits angelegten Belegkreise und die letzten vergebenen Nummern angezeigt.
Der Belegkreis für die Anlagen wird nicht angezeigt.
Jahr konfigurieren
Jede Jahreseinstellung betrifft (wie der Name schon sagt) genau ein Finanzjahr. Das älteste einstellbare Finanzjahr ist das Jahr 2006. Wird in der Übersicht auf "Neues Finanzjahr" geklickt, öffnet sich ein Dialog in dem die Daten für ein neues Jahre eingegeben werden können. Folgende Felder sind anzugeben:
- Jahr: Geben Sie das zu konfigurierende Finanzjahr ein.
- Meldungsintervall: Ihr Meldungsintervall der Umsatzsteuervoranmeldung wird bei der Berechnung dieser herangezogen.
- Die Währung ist die Standardwährung für alle Ihre Belege im System.
Ja nachdem ob man doppelte Buchhaltung oder Einnahmen-Ausgaben Rechnung führt, gibt es folgende weitere Optionen:
Einnahmen-Ausgaben Rechnung
- Gewinnermittlungsart: Die Gewinnermittlungsart ist die wichtigste Einstellung. Hierbei kann gewählten werden zwischen:
- Einnahmen-Ausgaben Rechnung
- Pauschalierung (die Berechnung der Pauschalbeträge erfolgt automatisch, mehr dazu etwas weiter unten)
- Detaillierte Gewinnermittlungsart: Je nachdem was bei Gewinnermittlungsart ausgewählt wird, gibt es hier unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten. Diese Einstellung ist essenziell wichtig und steuert die Berechnungen für die Finanzamtsmeldungen.
- Abweichendes Finanzjahr: Im Zuge der Registrierung/Ersteinrichtung kann ein abweichendes Finanzjahr konfiguriert werden. Geben Sie jenen Monat an, in den der Bilanzstichtag fällt. Es wird immer der Letzte des Monats als Bilanzstichtag herangezogen, dh: Das Finanzjahr läuft bis zu diesem Tag. Diese Einstellung ist nicht änderbar (kann auch nachträglich konfiguriert werden) und wird für Einkommen-, Körperschaft- und Umsatzsteuererklärungen herangezogen. Eine quartalsweise Umsatzsteuermeldung ist hier nicht möglich.
Beispiel: Bei Wahl Juni läuft das Finanzjahr von 1. Juli bis 30. Juni - Umsatzsteuer:
- "Ja, Nettoverrechnung" ist normalerweise "Standard".
- "Ja, Bruttoverrechnung": Sie melden immer die Bruttobeträge - die Umsatzsteuer ist eine Einnahmen bzw. Ausgabe
- "Nein, Unecht Umsatzsteuerbefreit" (siehe §6 Abs. 1)" ) muss die zutreffende Kennzahl im nächsten Punkt eingegeben werden:
- USt-befreite Einnahmen?: Geben Sie hier Ihre Kennzahl an, mit der verifiziert wird, dass Sie "Unecht Umsatzsteuerbefreit" (wie zB: für Kleinunternehmer, Ärzte, etc) sind. Details zu diesen Kennzahlen - siehe RIS-Ust-Gesetz. Sie verrechnen also keine Umsatzsteuer - dürfen sich auch keine Vorsteuer abziehen.
Ist das Finanzjahr bereits aktiv, das bedeutet, dass bereits Belege eingegeben wurden, ist die Umsatzsteuermethode nur vom Steuerberater änderbar.
Pauschalierung in der Einnahmen Ausgaben Rechnung
In der Pauschalierung stehen zur Verfügung:
- Pauschalierung trifft zu?: Dann wechseln Sie bei Gewinnermittlungsart auf Pauschalierung, daraufhin können Sie unter Detaillierte Gewinnermittlungsart die zutreffende Pauschalierung auswählen, sowie bei Bedarf die dann eingeblendete Option Vorsteuerpauschale aktivieren.
- Wählen Sie dort "Pauschalierung für nicht buchführende Gewerbetreibende", so können Sie den zutreffenden Prozentsatz selbst angeben! Details dazu in unserem Ratgeber.
- Basis und Branchenpauschalierung
Die Pauschalierungssätze werden nach Auswahl der Branche automatisch übernommen - Spezielle Branchenpauschalierung für nicht buchführende Gewerbe (54 spezielle Gewerbe)
Die Pauschalierungssätze müssen gemäß anwendbarer Branche selbst eingetragen werden. Die Liste der Branchensätze zb: bei der WKO abrufbar
Wichtig: Die Vorsteuerpauschalierung muss durch das Aktivieren der Kontrollkästchen extra bestätigt werden, um unbeabsichtigte Selektion zu verhindern.
Die Vorsteuerpauschalierung kann in FreeFinance nur in Kombination mit der ESt-Pauschalierung gewählt werden. Damit werden "gewöhnliche" Aufwände pauschaliert berücksichtigt, gesondert abziehbare Vorsteuern wie Erwerbssteuer oder Einfuhrumsatzsteuer können leider nicht automatisch berücksichtigt werden, wählen Sie in diesem Fall die "Neue Eingangsrechnung" mit Aufwandskonto 2503 "Vorsteuer direkt gebucht". Damit wird die gewünschte Vorsteuer in der UVA berücksichtigt.
Einnahmen-Ausgaben Rechnung für Vermietung und Verpachtung
Die folgenden - von einer klassischen EA-Rechnung abweichenden Angaben sind zu treffen:
- Gewinnermittlungsart: Damit legen Sie fest, ob Sie
- eine Wohnung oder Haus (bebautes Grundstück)
- oder ein unbebautes Grundstück vermieten.
- Der Verteilungszeitraum für den Herstellungsaufwand ist relevant für die Abschreibungsdauer dieser Aufwände und wird im Finanzamtsdokument entsprechend vermerkt.
Doppelte Buchführung
Bei der doppelten Buchführung haben sie andere Auswahlmöglichkeiten als bei der Einnahmen-Ausgaben Rechnung.
- Detaillierte Gewinnermittlungsart: Legen Sie fest, ob Sie die doppelte Buchhaltung für eine Körperschaft oder ein Einzelunternehmen führen. Es stehen dafür die Optionen “Doppelte Buchhaltung für EinzelunternehmerInnen (E1A)” und “Doppelte Buchhaltung für Körperschaften, wie GmbH, etc. (K1)” zur Verfügung. Die Auswahl ist zu treffen, sodass FreeFinance das richtige Formular vorbefüllt.
- Abweichendes Finanzjahr: Im Zuge der Registrierung/Ersteinrichtung kann ein abweichendes Finanzjahr mit dem Bilanzstichtag erstellt werden. Geben Sie den Monat an, in dem der Bilanzstichtag fällt. Es wird immer der letzte eines Monats als Bilanzstichtag herangezogen, dh: das Finanzjahr läuft bis zu diesem Tag. Diese Einstellung ist nicht mehr änderbar (auch kann auch nicht nachträglich angegeben werden). Eine quartalsweise Umsatzsteuermeldung ist hier nicht möglich.
Beispiel: Bei Wahl Juni läuft das Finanzjahr von 1. Juli bis 30. Juni
Sie nutzen die Kleinunternehmerregelung?
Wenn Sie Kleinunternehmerregelung unterliegen lt. §6 UstG Abs. 1, so sind Sie somit unecht umsatzsteuerfrei.
Sie aktivieren daher bei Umsatzsteuer: Nein, Unecht Umsatzsteuerbefreit (siehe §6 Abs. 1) und geben im Eingabefeld "USt-befreite Einnahmen? Zahl:" die auf Sie zutreffende Zahl ein, für Kleinunternehmen ist das üblicherweise die Kennzahl 27.
Erlöse korrekt eingeben
👉 Ihre Erlöse erfassen Sie stets mit dem Steuersatz "0% Steuerfrei - Kleinunternehmer".
Aufwände korrekt eingeben
👉 Ihre Ausgaben sollten Sie in FreeFinance stets mit den tatsächlich angefallenen Steuersätzen erfassen, nicht nur brutto.
Wenn Sie sich die Vorsteuer nicht abziehen können und dies in den Jahreseinstellung auch angegeben ist, berechnet FreeFinance die Vorsteuer automatisch als Aufwand (also brutto).
Auf diese Weise stehen Ihnen bessere Auswertungen und umfangreiche Vergleichsmöglichkeiten am Jahresende zur Verfügung!
Ausnahme Kleinunternehmerpauschalierung
Für den Fall, dass Sie die Kleinunternehmerpauschalierung in Anspruch nehmen, sind bitte alle Ausgaben mit dem Bruttowert und 0% Steuer anzugeben.
Hier ist dann auch eine eigene Finanzamtsmeldung im Zuge des Jahresabschlusses zu wählen - die E1a-K, die jedoch nicht in FreeFinance zur Verfügung steht. Sie haben dennoch die Möglichkeit, die Werte der E1a aus FreeFinance zu übernehmen, müssten dort bitte jedoch abweichende, korrespondierenden Kennzahlen wählen.
👉 Wichtiger Hinweis: Bei OCR-Erkennung oder E-Rechnungen werden die Steuersätze vom Beleg vorgeschlagen - achten Sie deshalb bitte auf die korrekte Übersteuerung!
Dies erzielen Sie verlässlich durch die Eigenschaft "Steuersatz fixieren" unter Finanzeinstellungen > Belegarten (Konten) bei den erforderlichen Belegarten.
Die Kleinunternehmerregelung
Mehr erfahrenWas passiert bei Überschreitung der Umsatzgrenze als Kleinunternehmer?
Seit 2025 gilt:
- Wird die Grenze um maximal 10 % überschritten, kann die Kleinunternehmerregelung noch bis zum Jahresende angewandt werden. Sie starten damit mit dem neuen Finanzjahr, das Sie dann bitte entsprechend konfigurieren (Netto- oder Bruttoverrechnung, oder Pauschalierung).
- Bei Überschreiten der Grenze um mehr als 10 % entfällt die Steuerbefreiung sofort inklusive des Umsatzes, mit dem die Grenze überschritten wurde.
Ich werde sofort steuerpflichtig - was ist zu tun?
- Damit FreeFinance nur jene Belege berücksichtigt, die ab der Überschreitung relevant sind, erstellen Sie für die bisherigen Eingaben bitte eine Umsatzsteuervoranmeldung für jenes Monat, mit dem die Regelung endet.
Aktivieren Sie dabei unbedingt die Option "Vorperioden".
Schließen Sie diese UVA ab, ohne Meldung an FinanzOnline - damit werden die bisherigen Buchungen des betroffenen Jahres, die die Kleinunternehmerregelung betroffen haben, geschlossen. Nach Umstellung zu Regelbesteuerung werden in die künftigen UVAs nur jene Belege berücksichtigt, die nicht mehr von der Kleinunternehmerregelung betroffen sind. - Wenn Sie die Eingangsrechnungen mit Vorsteuer erfasst haben (was wir üblicherweise empfehlen, weil FreeFinance die erfasste Vorsteuer im Falle einer USt-Befreiung hinzurechnet): Damit auch in die Jahreserklärung diese Vorsteuer-Beträge nicht aufgenommen werden (für diese steht Ihnen ja nach wie vor kein Vorsteuerabzug zu), ist eine Umbuchung des Steuer-Saldos auf Konto 2500 auf das Konto 2509 "Nicht abziehbare Vorsteuern" erforderlich.
Ersichtlich ist dieser Saldo am einfachsten unter Buchhaltung > Buchungsjournal > Steuerjournal - filtern Sie auf jenen Zeitraum, für den die Kleinunternehmerregelung noch gilt. - In den Jahreseinstellungen muss nun die richtige Gewinnermittlungsart hinterlegt sein, gerne nehmen wir die Änderung gerne für Sie vor.
- Der Anschaffungswert von Anlagen ist im Anlagenbuch fortan netto zu erfassen. Bitte prüfen Sie daher bei etwaigen neuen Einträgen im Anlagenbuch des betroffenen Jahres, ob der Anschaffungswert aufgrund der bisherigen Einstellung des Finanzjahres eventuell brutto übernommen wurde.
- Achten Sie bei Ihren Ausgangsrechnungen künftig darauf, den für Sie zutreffenden Umsatzsteuersatz (z. B. 20 %) zu verwenden, besonders bei etwaigen Rechnungsvorlagen und in Ihren Kunden- und Artikelstammdaten (oder beim Kopieren "alter" Rechnungen).
Umsatzsteuer-Zahllast bei der Bruttomethode
Wenn Sie in den Jahreseinstellungen die Bruttomethode gewählt haben, benötigen Sie die Konten 4991 Erhaltene Ust Gutschrift (NUR bei Bruttomethode) und 7991 Bezahlung Ust Zahllast (NUR bei Bruttomethode), um die Umsatzsteuer-Zahllast korrekt in der Einkommensteuererklärung auszuweisen.
Die Umsatzsteuer- und Vorsteuerkonten werden auch bei der Bruttomethode auf das Konto 3520 UST Zahlast saldiert. Der Saldo wird dann jedoch je nach Vorzeichen entsprechend weiterverarbeitet.
Die genauen Buchungssätze finden Sie bei der Anwendungshilfe zu den Konten.
Belegarten/Konten anpassen an Gewinnermittlungsart
Durch Aktivierung dieser Option werden Ihre Konten an die aktuelle Jahreseinstellung angepasst. Änderungen können sich zum Beispiel durch den Wechsel der Gewinnermittlungsart ergeben, da Pauschalierung oder Einnahmen-Ausgaben Rechnung unterschiedliche Konten verwenden.
Wechsel zwischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Doppelte Buchhaltung
Beziehungsweise zwischen Doppelte Buchhaltung und Einnahmen-Ausgaben-RechnungIn FreeFinance ist ein Wechsel zwischen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Doppelter Buchhaltung innerhalb desselben Mandanten nicht möglich.
Der Grund dafür sind die zahlreichen technischen Unterschiede zwischen den beiden Methoden.
👉 Es ist deshalb eine neue Registrierung erforderlich.
Wie ein Wechsel zwischen Mandanten am besten gelingt, lesen Sie bitte im Ratgeber "Bewährte Strategien für die Datenübernahme" nach.
Jetzt nachlesenBei einem Wechsel gilt es Folgendes zu beachten:
So ein Wechsel geht stets mit einigen Umstellungen (Einbringung etc.) einher - ziehen Sie bitte im Bedarfsfall eine steuerliche Beratung hinzu!
| Forderungen | Die Umsatzsteuer von offene Forderungen wird in der Doppelten Buchhaltung bereits zum Rechnungszeitpunkt wirksam. Nehmen Sie darauf in der nächsten UVA Rücksicht. |
| Verbindlichkeiten | Auch offene Verbindlichkeiten sind in der ersten UVA nach dem Wechsel zu melden – unabhängig vom tatsächlichen Zahlungszeitpunkt. |
| Anzahlungen | Bei Anzahlungen entsteht die Steuerschuld bereits im Veranlagungszeitraum der Zahlung, selbst wenn die Leistung erst später erbracht wird. |
| Forderungen |
Offene Forderungen, für die bereits Umsatzsteuer abgeführt wurde, dürfen bei Zahlung nicht erneut berücksichtigt werden. |
| Verbindlichkeiten |
Wurde für eine offene Verbindlichkeit bereits Vorsteuer geltend gemacht, darf diese bei Zahlung nicht nochmals berücksichtigt werden. |
| Anzahlungen | Auch in der Sollversteuerung entsteht die Umsatzsteuerschuld bereits zum Zeitpunkt der Zahlung, unabhängig davon, wann die Leistung tatsächlich erbracht wird. |
| Rückstellungen | Da es in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung keine Rückstellungen gibt, sind bestehenden Rückstellungen aufzulösen. |
| Rechnungsabgrenzung | Rechnungsabgrenzungsposten sind in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nicht vorgesehen, da hier ausschließlich der Zahlungszeitpunkt zählt. → Sämtliche aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen sind daher aufzulösen. |
| Waren und Vorräte |
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung werden Waren und Vorräte nicht aktiviert. Das hat folgende Auswirkungen:
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