Konten

Belegarten

Unter Belegarten (oder auch Konten) versteht man Kategorien, denen Ein- und Ausgangsrechnungen zugeordnet werden. So wird die Buchhaltung gemäß BAO strukturiert und aus diesen Kategorien lassen sich sämtliche Auswertungen und Finanzamtsmeldungen generieren.

Buchungslogik

Jedem Konto ist eine Kontonummer zugeordnet, die das Zuordnen zu bestimmten Gruppen ermöglicht und die Belegart eindeutig identifizierbar macht. Eine Kontennummer ist meist eine Zahl mit 4 Stellen, manche Unternehmen haben aber auch Kontennummern mit 3 oder mehr als 4 Stellen. Weiters werden Kontennummern nicht einfach aufsteigend chronologisch vergeben, sondern die einzelnen Ziffern haben eine Bedeutung. Die wichtigste Ziffer ist die erste Ziffer, denn sie ordnet das Konto einer ‚‘’Kontenklasse’’’ zu. Es gibt dementsprechend folgende Klassen:

0xxx: Anlagevermögen

Im Anlagevermögen befinden sich Maschinen, Grundstücke, Gebäude und Finanzanlagen, die mit der Absicht gehalten werden, längerfristig im Unternehmen zu verbleiben.

1xxx: Vorräte

In den Vorräten befindet sich vor allem das Inventar eines Unternehmens.

2xxx: Sonstiges Umlaufvermögen

Dem sonstigen Umlaufvermögen werden Bank, Kassa und andere Zahlungsmittelkonten zugerechnet, aber auch Wertpapiere, die zur baldigen Wiederveräußerung gehalten werden.

3xxx: Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten sind Fremdkapital. Hier werden unter anderem Kredite, Verbindlichkeiten an das Finanzamt, sowie Verbindlichkeiten an Lieferanten notiert.

4xxx: Erträge

Erträge aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit, aber auch sonstige betriebliche Erträge (wie zB. das Verkaufen eines Firmenfahrzeugs) werden hier erfasst.

5xxx: Materialaufwand

Der Kauf von Hilfsmaterial, Betriebsmaterial oder Halbfertigerzeugnissen wird hier verbucht.

6xxx: Personalaufwand

In dieser Kategorie werden Löhne und Gehälter erfasst.

7xxx: Sonstige Aufwände

Alle anderen Aufwendungen werden unter „sonstige Aufwände“ erfasst.

8xxx: Finanzerträge- und Aufwände

In dieser Klasse werden sowohl die Erträge als auch die Aufwendungen erfasst, die durch das Handeln mit Wertpapieren und anderen Finanzanlagen entstehen.

9xxx: Eigenkapital und Abschlusskonten

Das Eigenkapital zeigt, wie viel von den sich im Unternehmen befindlichen Wertgegenständen durch Kapital des/der Eigentümer/s finanziert sind.

Anfangsbestand / Eröffnungsbilanz / EBK

Der Anfangsbestand / Eröffnungsbilanzkonto (EBK) definiert den Startwert bestimmter Belegarten zu Beginn eines Finanzjahres - besonders wichtig bei Bestandskonten wie Kassa, Bank, Verrechnungskonto Finanzamt, etc..

In der Doppelten Buchhaltung nennt sich dieses Konto "Eröffnungsbilanzkonto (EBK)".

Durchführung: Sie legen eine neue Umbuchung an.

Navigation

  1.  Buchhaltung
  2.  Neue Um-/Abschlussbuchung

Setzen des Anfangsbestandes des Bankkontos auf 1.200,-- eur mit Beginn des Jahres 2019

Feld Wert / Auswahl Erklärung
Typ Umbuchung Schränkt die anderen Felder in der Maske ein
Datum 01.01.2019 Datum des Anfangsbestandes vor der ersten Buchung
von Konto Anfangsbestand 9800 Wählen der Belegart Anfangsbestand
auf Konto Bank 2800 Bankkonto
Betrag 1200 Eingabe des Netto Betrages
Beschreibung Anfangsbestand für Bankkonto Beispieltext
Referenz Geben Sie weitere Referenzen Beispieltext

Verrechnungskonto Finanzamt sowie Umsatz- und Einkommenssteuer

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über jene Konten, hinter denen eine besondere Buchungslogik steht.

Verrechnungskonto Finanzamt

Das Konto 3390 Verrechnungskonto Finanzamt stellt das Finanzamtskonto des Unternehmers im System dar. Das bedeutet, dass hier sowohl der Jahres-Anfangsbestand als auch die laufenden Beträge die durch Umsatzsteuervoranmeldung, Einkommensteuervorschreibung bzw. der jeweiligen Zahlungen und Überweisungen abgebildet werden können.

Dieses Konto muss nicht zwingend verwendet werden. Durch die Verwendung können die Buchungen und Überweisungen an bzw. vom Finanzamt auch im System übersichtlich dargestellt und ausgewertet werden.

Dieses Konto wird auch als Gegenkonto geführt da es ein reales Konto des täglichen Lebens darstellt.

Beispiele Umsatzsteuer

Das Verrechnungskonto Finanzamt kann als Sammelkonto (Verbindlichkeiten Finanzamt) gesehen werden auf das alle Voranmeldungen summiert und von dem aus dann die Zahlungen, monatlich, pro quartal oder Jahresabrechnungen, überwiesen werden.

Beispiele Einkommenssteuer

Das Verrechnungskonto Finanzamt kann als Sammelkonto gesehen werden, auf das alle Vorschreibungen summiert und von dem aus dann die quartalsweisen Zahlungen überwiesen werden.

    

Umsatzsteuer

Nach erfolgter Umsatzsteuermeldung an das Finanzamt kann die Umsatzsteuerzahllast gegen das Konto Verrechnungskonto Finanzamt summiert werden.

Die folgenden Buchungen (unter Buchhaltung > Neue Um-/Abschlussbuchung) sollten erstellt werden:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 25** Vorsteuerkonto 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Umbuchung alle Vorsteuerkonten auf die Zahllast
Abschlussbuchung 35** Umsatzsteuerkonto 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Umbuchung alle Umsatzsteuerkonten auf die Zahllast
Abschlussbuchung 35** Einfuhrumsatzsteuer 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Die Einfuhrumsatzsteuer wird auch auf die Zahllast umgebucht

Jetzt sollte am Zahllastkonto der gleiche Betrag stehen wie in der UVA berechnet.

In der Nettomethode sind folgende Buchungen durchzuführen, nachdem die Buchungen unter UST Zahllast - alle Buchungen durchgeführt wurden

1. USt-Zahllast auf Verrechnungskonto Finanzamt buchen

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 3520 USt-Zahllast

3390 Verrechnungskonto Finanzamt

positiver Betrag Bei Zahllast: Gesamte Zahllast umbuchen
Abschlussbuchung 3390 Verrechnungskonto Finanzamt 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Bei Gutschrift: Gesamte Zahllast umbuchen bei Gutschrift

Anmerkung: Das Konto "Verrechnungskonto Finanzamt" gilt als Verbindlichkeitskonto gegenüber Finanzamt - dh: beim Buchen der Zahllast wird die Schuld beim Finanzamt höher, weshalb das Konto als "von Konto" verwendet wird.

2.Die Bezahlung vom Bankkonto

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 3390 Verrechnungskonto Finanzamt 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen

In der Bruttomethode sind folgende Buchungen durchzuführen, nachdem die Buchungen unter UST Zahllast - alle Buchungen durchgeführt wurden

Bezahlung der USt-Zahllast oder USt-Gutschrift

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Eingangsrechnung 7991 USt-Zahllast 2800 Bank positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Ausgangsrechnung 4991 USt-Gutschrift 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen
Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 3520 USt-Zahllast 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen

Einkommenssteuer

Die Einkommensteuern werden vom Finanzamt vorgeschrieben.

Diese Vorschreibung kann auf zwei Arten verbucht werden:

  1. über das Konto Verrechnungskonto Finanzamt oder
  2. direkt auf das Bankkonto
Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 3530 ESt-Zahllast Finanzamt 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Bei Zahllast: Gesamte Zahllast umbuchen
Abschlussbuchung 3530 ESt-Zahllast Finanzamt 3390 Verrechnungskonto Finanzamt negativer Betrag Bei Gutschrift: Gesamte Zahllast umbuchen
Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 3390 Verrechnungskonto Finanzamt 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen

Abkürzungsvariante über die Belegart Einkommensteuer / Körperschaftsteuer

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 8550 Einkommensteuer / Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 8550 Einkommensteuer / Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen

Die komplette Langvariante wäre: a. eine Abschlussbuchung: von Konto: 8550 Einkommensteuer / Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen auf Konto 3530 ESt-Zahllast Finanzamt als erste Buchung passieren b. und dann die Buchungen unter 1. und 2. durchgeführt werden

Löhne und Gehälter sowie Abgaben

Die Verbuchung von Löhnen und Gehältern sowie die Sozial- und Steuerabgaben erfolgt unter der Einangsrechnung.

Es gibt grundlegend zwei Varianten wie die Gehälter in FreeFinance eingegeben werden können.

  1. pro Aufwandsart (empfohlen)
  2. pro Mitarbeiter

In dem Fall werden alle Mitarbeiter zusammengefasst und Aufwände auf die einzelnen Aufwandsarten zusammengefasst:

  1. Nettolöhne
  2. Sozialaufwände
  3. Lohn- und Gehaltsabgaben (Steuer)

 

1.Buchung für den Nettolohn

Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:

  • Als Lieferant können Sie entweder jeden Mitarbeiter eingeben oder gesammelt "Mitarbeiter".
  • Belegart 6000 Löhne und Gehälter
  • Als Bezahlt mit kann entweder ein eigenes Verbindlichkeitenkonto erstellt werden oder es wird gleich gegen Bank gebucht werden (auch direkt über den Kontoauszug).

Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.

2. Sozialaufwand

Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:

  • Als Lieferant können Sie entweder Sozialversicherung angeben
  • Belegart 6500 Gesetzlicher Sozialaufwand und gleiches vorgehen wie oben

Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.

3. Lohn-und Gehaltsabgaben

Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:

  • Als Lieferant kann "Finanzamt" eingetragen werden
  • Belegart "6600 Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag Familienlastenausgleichsfond (FLAF)" und gleiches vorgehen wie oben
  • Als Bezahlt mit kann entweder "3390 Verrechnungskonto Finanzamt" verwendet werden oder es wird gleich gegen Bank gebucht (auch direkt über den Kontoauszug).

Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.

Auszahlung bei Verbindlichkeitsbuchung

  • In der doppelten Buchhaltung wird die Auszahlung dann auch über die Eingangsrechnung durchgeführt. Diese Bezahlung kann auch über den Kontoauszug durch Auswahl der offenen Eingangsrechnung gebucht werden.
  • In der Einnahmen Ausgaben Rechnung wird die Auszahlung dann über eine Umbuchung (im Sinne des Zahlungsflusses) wiefolgt durchgeführt: von Bank auf Verbindlichkeitskonto. Diese Buchung kann auch über den Kontoauszug direkt gebucht werden.
  • Es wird eine Eingangsrechnung mit mehreren Zeilen und allen obgenannten Ausgabenkonten pro Mitarbeiter erstellt.
  • Als "Bezahlt mit" Konto wird ein eigenes Verbindlichkeitenkonto verwendet.

Die Bezahlung wird dann immer als Umbuchung:

  • Von Bank
  • Auf das Verbindlichkeitenkonto bzw. das "3390 Verrechnungskonto Finanzamt"

Für alle auszuzahlenden Stellen (Mitarbeiter, SVA, Steuer, ...) umgebucht werden.

Vorsteuer direkt gebucht

Für den Fall, dass Vorsteuern in Eingangsrechnungen nicht über die Steuersätze auswählbar sind, ist es möglich diese Vorsteuern direkt über die Belegart (Konto) Vorsteuer direkt gebucht (2503) einzugeben.

Es kann auch sein - zb: für die Korrektur von Privatanteilen am Ende des Jahres - das Vorsteuern korrigiert werden müssen. Dies kann als Umbuchung - Korrektur mit der Belegart Vorsteuer direkt gebucht (2503) erledigt werden.

Wichtig in dem Zusammenhang: Es wird das Steuerkonto Vorsteuer (2500) immer automatisch bebucht und nicht die Belegart 2503!

Buchhaltung für alle Branchen

Jetzt 30 Tage kostenlos testen

Kostenlos & unverbindlich: keine Kreditkarte notwendig, kein automatisches Abo!

Kilometergeld und Diäten

7350 Kilometergeld Inland

Die Belegart 7350 Kilomtergeld Inland wird für die Berechnung und Kategorisierung der Kilometergeld-Ausgaben verwendet, die durch Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug im Inland des Unternehmers entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart um automatisch das Kilometergeld in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

7351 Kilometergeld Ausland

Die Belegart 7351 Kilomtergeld Ausland wird für die Berechnung und Kategorisierung der Kilometergeld-Ausgaben verwendet, die durch Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug ins Ausland entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart um automatisch das Kilometergeld in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

7360 Tag- und Nächtigungsgelder Inland (Diäten)

Die Belegart 7360 Tag- und Nächtigungsgelder Inland (Diäten) wird vor allem für die Berechnung und Kategorisierung der Diäten verwendet, die durch Geschäftsreisen im Inland des Unternehmers entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart, um automatisch die Diäten in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

7361 Tag- und Nächtigungsgelder Ausland (Diäten)

Die Belegart 7361 Tag- und Nächtigungsgelder Ausland (Diäten) wird vor allem für die Berechnung und Kategorisierung der Diäten verwendet, die durch Geschäftsreisen ins Ausland entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart, um automatisch die Diäten in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

Anlagenbuch

7010 Abschreibung von Sachanlagen (automatische Buchung über Anlagenbuch)

Die Belegart 7010 Abschreibung von Sachanlagen wird automatisch bei der Verbuchung von Abschreibungen aus dem Anlagenbuch verwendet.

7020 Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (automatische Buchung über Anlagenbuch)

Die Belegart 7020 Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern wird automatisch bei der Verbuchung von Geringwertigen Wirtschaftsgütern aus dem Anlagenbuch verwendet.

7021 Geringwertiges Wirtschaftsgut (direkter Aufwand in der Eingangsrechnung)

Über das Konto 7021 ist das geringwertige Wirtschaftsgut direkt als Aufwand in der Eingangsrechnung zu buchen. Damit wird kein Anlagenbucheintrag erstellt und der Aufwand sofort einbezogen.

Beim Verkauf von Anlagen ist folgende Reihenfolge durchzuführen - Details zu einigen Schritten im Anschluss unten:

  1. Ausscheidung erfassen: dies wird im Anlagenbuch direkt bei der Anlage durchgeführt
  2. Anlage fertig abschreiben: dies wird über das Anlagenbuch direkt gemacht
  3. Restbuchwert buchen
  4. Anlagenverkauf buchen
  5. Jetzt wird die Differenz zwischen Restbuchwert und Verkaufspreis ermittelt und dem entsprechend:
    1. Bei Verkauf mit Gewinn: Verkaufserlös und den Gewinn verbuchen
    2. Bei Verkauf mit Verlust: Verkaufserlös und den Verlust verbuchen

 

Restbuchwert buchen (auf 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand))

Die Belegart 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand) wird automatisch beim Ausscheiden von Anlagen aus dem Anlagenbuch verwendet bzw. bebucht.

Anlagenverkauf

Der Verkauf der Anlage wird als Ausgangsrechnung (oder Rechnung in der Rechnungslegung) erfasst. Hierbei verwendet man die Belegart 4600 Erlöse aus Abgang von Anlagen

Anlagenverkauf mit Gewinn

Wird im Vergleich von Restbuchwert und Verkaufserlös ein Gewinn berechnet, dann:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 4600 Erlöse aus Abgang von Anlagen 4630 Erträge aus dem Abgang von Anlagen (ausgenommen Finanzanlagen) positiver Betrag Bei des Erlöses
Umbuchung 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand) 4630 Erträge aus dem Abgang von Anlagen (ausgenommen Finanzanlagen) positiver Betrag Buchung des Restbuchwertes

 

Anlagenverkauf mit Verlust

Wird im Vergleich von Restbuchwert und Verkaufserlös ein Verlust berechnet, dann:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 4600 Erlöse aus Abgang von Anlagen 7830 Verluste aus dem Abgang von Anlagen positiver Betrag Bei des Erlöses
Umbuchung 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand) 7830 Verluste aus dem Abgang von Anlagen positiver Betrag Buchung des Restbuchwertes

Kunden- und Lieferantenskonto

Grundlegend ist in der EA-Rechnung nur der tatsächliche Betrag aufzunehmen. Aus der Rechnungslegung werden nur die tatsächlichen Beträge übernommen - Skonto wird nicht eingebucht.

In der Ein- oder Ausgangsrechnung kann es aber nötig sein Skontbeträge einzubuchen. Dies geschieht dann dem entsprechend mit der Verwendung der beiden Skonto-Konten und einem negativen Betrag:

Buchungsart Belegart Betrag Erklärung
Eingangsrechnung 5800 Lieferantenskonti negativer Betrag Beim Abzug von Lieferantenskonti werden die gesamten Rechnungszeilen eingegeben und eine weitere Skonto-Zeile mit negativem Betrag ergänzt
Ausgangsrechnung 4410 Kundenskonti negativer Betrag Beim Abzug von Kundenskonti werden die gesamten Rechnungszeilen eingegeben und eine weitere Skonto-Zeile mit negativem Betrag ergänzt

In der Doppelten Buchhaltung werden die Skontobuchungen automatisch aus der Ein- bzw. Ausgangsrechnung bzw. aus der Rechnungslegung verbucht.

Sollen manuelle Skontobuchungen angelegt werden, ist die Vorgehensweise wie in der EA-Rechnung.

Rundungsdifferenzen | Centausgleich in der doppelten Buchhaltung

In der doppelten Buchhaltung kann es zu Rundungsdifferenzen oder Zahlungsabweichungen im Centbereich kommen.

Diese werden entweder über die Ein-/Ausgangsrechnung oder in der Rechnungslegung automatisch ausgebucht.

Sollten weitere Rundungsdifferenzen auftauchen, können diese manuell ausgebucht werden. Hierfür sind folgende Buchungen durchzufühgen:

Rundungsdifferenzen im Falle der Ausgaben/Verbindlichkeiten werden wie folgt ausgebucht:

Erklärung Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Es wurde zu viel an den Lieferanten bezahlt - das Verbindlichkeitskonto ist negativ Umbuchung 3**** Verbindlichkeite 7818 Rundungsdifferenz positiver Betrag
Es wurde zu wenig an den Lieferanten bezahlt - das Verbindlichkeitskonto ist positiv Umbuchung 3**** Verbindlichkeite 4845 Rundungsdifferenzengewinne positiver Betrag

Rundungsdifferenzen im Falle der Einnahmen/Forderungen werden wie folgt ausgebucht:

Erklärung Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Es wurde zu viel von den Kunden bezahlt - das Forderungskonto ist negativ Umbuchung 2**** Forderungen 4845 Rundungsdifferenzengewinne positiver Betrag
Es wurde zu wenig von den Kunden bezahlt - das Forderungskonto ist positiv Umbuchung 2**** Forderungen 7818 Rundungsdifferenz positiver Betrag

Rechnungsabgrenzungen in der doppelten Buchhaltung

Wenn Rechnungen gebucht werden welche Jahresübergreifende Aufwände und Leistungen betreffen, so müssen diese am Ende (Bilanzstichtag) des alten Jahres abgegrenzt werden aber auch im neuen Jahr wieder aufgelöst werden.

Im Folgenden beziehen sich die folgenden Beispiele auf das alte Jahr 2020 und das neue Jahr 2021.

Vorauszahlungen

Es werden Aufwände und Leistungen im neuen Jahr entstehen, welche aber schon davor abgerechnet bzw. gebucht werden (z.B. Jahresabos)

Ein Aufwand wird im neuen Jahr entstehen (der Leistungszeitraum des Aufwands überschreitet den Jahreswechsel). Diese wird im alten Jahr fakturiert/gebucht, weswegen der Betrag, der ins neue Jahr fällt ausgebucht werden muss.

Auflösung der Abgrenzung im neuen Jahr:

Buchungsart Buchungsdatum von Konto auf Konto Betrag
Abschluss 01.01.2021 2900 Aktive Rechnungsabgrenzung 5/6/7/8... Aufwandskonto positiver Betrag

 

Abgrenzungsbuchung im Jahr, in dem die Abgrenzung vorgenommen werden soll:

Es gibt zwei Varianten wie die Buchung erstellt werden kann:

Variante Buchungsart Buchungsdatum von Konto auf Konto Betrag
1. Tausch der Konten, immer positiver Betrag Abschluss 31.12.2020 5/6/7/8... Aufwandskonto 2900 Aktive Rechnungsabgrenzung positiver Betrag
2. gleiche Konten wie bei Auflösung, negativer Betrag Abschluss 31.12.2020 2900 Aktive Rechnungsabgrenzung 5/6/7/8... Aufwandskonto negativer Betrag

Eine Leistung für den Kunden wird im neuen Jahr erbracht werden (der Leistungszeitraum des Ertrags überschreitet den Jahreswechsel). Diese wird im alten Jahr fakturiert/gebucht, weswegen der Betrag, der ins neue Jahr fällt ausgebucht werden muss.

Auflösung der Abgrenzung im neuen Jahr:

Buchungsart Buchungsdatum von Konto auf Konto Betrag
Abschluss 1.1.2021 4/8... Einnahmenkonto 3900 Passive Rechnungsabgrenzung positiver Betrag

 

Abgrenzungsbuchung im Jahr, in dem die Abgrenzung vorgenommen werden soll:

Es gibt zwei Varianten wie die Buchung erstellt werden kann:

Variante Buchungsart Buchungsdatum von Konto auf Konto Betrag
1. Tausch der Konten, immer positiver Betrag Abschluss 31.12.2020 3900 Passive Rechnungsabgrenzung 4/8... Einnahmenkonto positiver Betrag
2. gleiche Konten wie bei Auflösung, negativer Betrag Abschluss 31.12.2020 4/8... Einnahmenkonto 3900 Passive Rechnungsabgrenzung negativer Betrag

   

Rückstände

Es sind im alten Jahr Aufwände und Leistungen entstanden welche jedoch erst im neuen Jahr abgerechnet bzw. gebucht werden.

Im alten Jahr ist ein Aufwand entstanden der im neuen Jahr (zB: 2021) verrechnet/fakturiert wird. Der ins alte Jahr fallende (Teil-)Betrag gehört ins alte Jahr (zB: 2020) eingebucht.

1. Die Eingangsrechnung wird im neuen Jahr ganz normal eingegeben, zB: mit dem Verbindlichkeitskonto des Lieferanten.

2. Einbuchen des Rückstandes ins alte Jahr:

Buchungsart Datum von Konto auf Konto Betrag
Korrektur 31.12.2020 5/6/7/8... Aufwandskonto 3700 Sonstige Verbindlichkeiten* positiver Betrag

Damit ist der Aufwand im alten Jahr übernommen, die USt bleibt im neuen Jahr.

3. Bei der Anfangsbestandsübernahme wird der Saldo für das Konto 3700 sonstige Verbindlichkeiten ins Jahr 2021 übernommen.

4. Verringern des Aufwandes im aktuellen/neuen Jahr:

Es gibt zwei Varianten wie die Buchung erstellt werden kann:

Variante Buchungsart Datum von Konto auf Konto Betrag
1. Tausch der Konten, immer positiver Betrag Korrektur 1.1.2021 3700 Sonstige Verbindlichkeiten* 5/6/7/8... Aufwandskonto positiver Betrag
2. gleiche Konten wie bei Auflösung, negativer Betrag Korrektur 1.1.2021 5/6/7/8... Aufwandskonto 3700 Sonstige Verbindlichkeiten* negativer Betrag

Damit ist der Aufwand reduziert, die Verbindlichkeit hebt sich mit der Anfangsbestandsbuchung auf. In der Eingangsrechnung aus 1. ist noch der Gesamtbetrag der Verbindlichkeit auf dem dort verwendeten Konto.

Bezahlung vom KundenErlös im aktuellen/neuen Jahr:

Die Bezahlung der Eingangsrechnung wird ganz normal über die Eingangsrechnung aus dem Punkt 1 erledigt

* Statt dem Konto 3700 Sonstige Verbindlichkeiten kann auch das Verbindlichkeitskonto des Lieferanten des Lieferanten verwendet werden.

Im alten Jahr wurde dem Kunden eine Leistung erbracht die im neuen Jahr (zb: 2021) verrechnet/fakturiert wurde. Der ins alte Jahr fallende (Teil-)Betrag gehört ins alte Jahr (zB: 2020) eingebucht und im aktuellen Jahr verringert.

1. Die Ausgangsrechnung (oder Rechnung in der Rechnungslegung) wird im neuen Jahr ganz normal eingegeben, zB: mit dem Forderungskonto des Kunde.

2. Einbuchen des Rückstandes ins alte Jahr:

Buchungsart Datum von Konto auf Konto Betrag
Korrektur 31.12.2020 2300 Sonstige Forderungen* 4/8... Einnahmenkonto positiver Betrag

Damit ist der Erlös ins alte Jahr übernommen, die USt bleibt im neuen Jahr.

3. Bei der Anfangsbestandsübernahme wird der Saldo für das Konto 2700 sonstige Forderungen ins Jahr 2021 übernommen.

4. Auflösung/Ausbuchen im aktuellen/neuen Jahr:

Es gibt zwei Varianten wie die Buchung erstellt werden kann:

Variante Buchungsart Datum von Konto auf Konto Betrag
1. Tausch der Konten, immer positiver Betrag Korrektur 1.1.2021 4/8... Einnahmenkonto 2300 Sonstige Forderungen* positiver Betrag
2. gleiche Konten wie bei Auflösung, negativer Betrag Korrektur 1.1.2021 2300 Sonstige Forderungen* 4/8... Einnahmenkonto negativer Betrag

Damit ist der Erlös im Jahr 2021 reduziert, die Forderung hebt sich mit der Anfangsbestandsbuchung auf. In der Ausgangsrechnung aus 1. ist noch der Gesamtbetrag der Forderung auf dem dort verwendeten Konto.

Bezahlung vom KundenErlös im aktuellen/neuen Jahr:

Die Bezahlung der Ausgangsrechnung oder Rechnung in der Rechnunglegung wird ganz normal über die Ausgangsrechnung / Rechnungslegung aus dem Punkt 1 erledigt

* Statt dem Konto 2700 Sonstige Forderungen kann auch das Forderungskonto des Kunden verwendet werden.

Rückstellungen in der doppelten Buchhaltung

In vielen Fällen werden in der doppelten Buchhaltung Rückstellungen - meist am Ende des Jahres - gebildet und im folgenden Jahr aufgelöst, erweitert oder verringert.

Rückstellungen gibt es für folgende Bereiche:

  • Rückstellung für Körperschaftsteuer
  • Rückstellung für latente Steuern § 198(9) UGB
  • Rückstellung für GSVG
  • Rückstellung für Rechts- und Beratungsaufwand
  • Rückstellung für Abschlussprüfung
  • Rückstellung für Gewährleistungs- und Schadenersatzverpflichtungen
  • Rückstellungen für soziale Aufwände
  • Rückstellung für Prozesskosten
  • Rückstellung für Produkthaftung
  • Sonstige Steuerrückstellungen
  • Sonstige Rückstellungen

und weiters (aber nur noch selten benötigt):

  • Rückstellung für Abfertigungen (Abfertigung "Alt")
  • Rückstellung für Pensionen (bei Firmenpensionen)

 

Beispiele für Bildung und Auflösung von Rückstellungen

Erklärung der, in den folgenden Beispielen vorkommenden, Konten:

  • "Aufwandskonto": Das jeweilige Aufwandskonto, für das eine Rückstellung gebildet oder aufgelöst werden soll
  • "3... Rückstellung für...": Das jeweilige Rückstellungskonto (siehe Liste oben) passend zum Aufwandskonto
  • "47.. Erträge aus der Auflösung...": Das zur Rückstellung/Aufwandskonto passende Ertragskonto, im Falle von zu hoch gebildeten Rückstellungen
  • "7860 Aufwand aus Vorperioden": Wenn die Rückstellung zu gering gebildet wurde
  • "64.. Zuweisung ...": Rückstellungskonten im Rahmen von Rückstellungen für Mitarbeiter

Zur Bildung der Rückstellung wird eine Abschlussbuchung mit dem entsprechenden Aufwandskonto und dem dazu passenden Rückstellungskonto erstellt:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Abschlussbuchung Aufwandskonto 3... Rückstellung für ... positiver Betrag

Weiters wird die Rückstellung (Konto 3... Rückstellung für...) im Folgejahr als Anfangsbestand gebucht.

Die Rückstellung aus dem Vorjahr wird im nächsten Jahr aufgelöst.

Zum Auflösen von Rückstellung gibt es grundlegend zwei Varianten:

a. Auflösung der Rückstellung durch direkte Bebuchung des Rückstellungskontos in der Eingangsrechnung:

Buchungsart Belegart Bezahlt mit Betrag
Eingangsrechnung

3... Rückstellung für...

Mit entsprechender Vorsteuer

Bank positiver Betrag

b. Auflösung der Rückstellung durch Abschlussbuchung - die Eingangsrechnung wird normal gebucht:
1. Die Eingangsrechnung wird ganz normal mit dem Aufwandskonto verbucht:

Buchungsart Belegart Bezahlt mit Betrag
Eingangsrechnung

Aufwandskonto

Mit entsprechender Vorsteuer

Bank positiver Betrag

2. Auflösung der Rückstellung durch Umkehrung der Rückstellungsbuchung mit negativem Betrag:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Abschlussbuchung Aufwandskonto 3... Rückstellung für negativer Betrag

Der Betrag hängt von der Höhe des tatsächlichen Aufwandes ab:

  • Wurde die Rückstellung mit genau dem gleichen Betrag, wie der tatsächliche Aufwand im Folgejahr, gebildet, wird dieser Betrag verwendet und es sind keine weiteren Buchungen nötig.
  • Wurde die Rückstellung mit niedrigerem Betrag als der tatsächliche Aufwand gebildet, wird der Betrag des tatsächlichen Aufwandes für die Buchung herangezogen - weiter Buchungen im folgenden Abschnitt.
  • Wurde die Rückstellung mit höherem Betrag als der tatsächliche Aufwand gebildet, wird der Betrag der Rückstellung für die Buchung herangezogen - weiter Buchungen im zweit-folgenden Abschnitt

Die gebildete Rückstellung war zu niedrig.
Zusätzlich zur Auflösung der Rückstellung des tatsächlichen Betrages (siehe Punkt 2.) wird der restliche Aufwand gebucht:

Buchungsart Belegart Bezahlt mit Betrag
Eingangsrechnung

7860 Aufwand aus Vorperioden

Mit entsprechender Vorsteuer

Bank positiver Betrag

Die gebildete Rückstellung war höher als der tatsächliche Aufwand.
Zusätzlich zur Auflösung der Rückstellung des tatsächlichen Betrages (siehe Punkt 2.) wird der verbleibende Betrag der Rückstellung als Ertrag gebucht:

Buchungsart Belegart Bezahlt mit Betrag
Abschlussbuchung 3… Rückstellung für … 4700 Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen positiver Betrag

Wird die Rückstellung nicht verwendet, wird der gesamte Betrag der Rückstellung als Ertrag gebucht.

   

Rückstellungen für Mitarbeiter

Für Rückstellungen für Mitarbeiter sind folgende Buchungen durchzuführen, am Beispiel des Abfertigungsbetrages:
(Anmerkung: Für Abfertigungen werden nur noch Rückstellungen gestellt, wenn Mitarbeiter unter der "Abfertigung Alt" geführt werden. Alle neuen Abfertigungen laufen über Mitarbeitervorsorgekassen, weshalb keine Rückstellungen mehr gepflegt werden)

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Abschlussbuchung 6410 Zuweisung an die Abfertigungsrückstellung 3000 Rückstellungen für Abfertigungen positiver Betrag
Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Abschlussbuchung 3000 Rückstellungen für Abfertigungen 4701 Erträge aus der Auflösung von Abfertigungsrückstellungen positiver Betrag

Weiters wird der Saldo der Rückstellung im Folgejahr als Anfangsbestand gebucht.

Buchungsart Belegart (Konto) Bezahlt mit Betrag
Eingangsrechnung 6400 Abfertigungsaufwand 2800 Bank positiver Betrag