Jedem Konto ist eine Kontonummer zugeordnet, die das Zuordnen zu bestimmten Gruppen ermöglicht und die Belegart eindeutig identifizierbar macht. Eine Kontennummer ist meist eine Zahl mit 4 Stellen, manche Unternehmen haben aber auch Kontennummern mit 3 oder mehr als 4 Stellen. Weiters werden Kontennummern nicht einfach aufsteigend chronologisch vergeben, sondern die einzelnen Ziffern haben eine Bedeutung. Die wichtigste Ziffer ist die erste Ziffer, denn sie ordnet das Konto einer ‚‘’Kontenklasse’’’ zu. Es gibt dementsprechend folgende Klassen:
Konten
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Belegarten
- Buchungslogik
- Bilanzbuchungen in der doppelten Buchhaltung
- Anfangsbestand / Eröffnungsbilanz / EBK
- Verrechnungskonto Finanzamt sowie Umsatz- und Einkommenssteuer
- Löhne und Gehälter sowie Abgaben
- SVS Vorgeschriebene Sozialversicherung
- Vorsteuer direkt gebucht
- Vorsteuer Kürzung
- Darlehen / Kredit
- Kilometergeld und Diäten
- Anlagenbuch
- Berichtigung der Vorsteuer oder Umsatzsteuer
- Kunden- und Lieferantenskonto
- Rundungsdifferenzen | Centausgleich in der doppelten Buchhaltung
- Rechnungsabgrenzungen in der doppelten Buchhaltung
- Rückstellungen in der doppelten Buchhaltung
- Siehe auch
Belegarten
Unter Belegarten (oder auch Konten) versteht man Kategorien, denen Ein- und Ausgangsrechnungen zugeordnet werden. So wird die Buchhaltung gemäß BAO strukturiert und aus diesen Kategorien lassen sich sämtliche Auswertungen und Finanzamtsmeldungen generieren.
Buchungslogik
Wie Sie in FreeFinance Umbuchungen, Korrekturen und Abschlussbuchungen erledigen, erfahren Sie in diesem Tutorial Video.
0xxx: Anlagevermögen
Im Anlagevermögen befinden sich Maschinen, Grundstücke, Gebäude und Finanzanlagen, die mit der Absicht gehalten werden, längerfristig im Unternehmen zu verbleiben.
1xxx: Vorräte
In den Vorräten befindet sich vor allem das Inventar eines Unternehmens.
2xxx: Sonstiges Umlaufvermögen
Dem sonstigen Umlaufvermögen werden Bank, Kassa und andere Zahlungsmittelkonten zugerechnet, aber auch Wertpapiere, die zur baldigen Wiederveräußerung gehalten werden.
3xxx: Verbindlichkeiten
Verbindlichkeiten sind Fremdkapital. Hier werden unter anderem Kredite, Verbindlichkeiten an das Finanzamt, sowie Verbindlichkeiten an Lieferanten notiert.
4xxx: Erträge
Erträge aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit, aber auch sonstige betriebliche Erträge (wie zB. das Verkaufen eines Firmenfahrzeugs) werden hier erfasst.
5xxx: Materialaufwand
Der Kauf von Hilfsmaterial, Betriebsmaterial oder Halbfertigerzeugnissen wird hier verbucht.
6xxx: Personalaufwand
In dieser Kategorie werden Löhne und Gehälter erfasst.
7xxx: Sonstige Aufwände
Alle anderen Aufwendungen werden unter „sonstige Aufwände“ erfasst.
8xxx: Finanzerträge- und Aufwände
In dieser Klasse werden sowohl die Erträge als auch die Aufwendungen erfasst, die durch das Handeln mit Wertpapieren und anderen Finanzanlagen entstehen.
9xxx: Eigenkapital und Abschlusskonten
Das Eigenkapital zeigt, wie viel von den sich im Unternehmen befindlichen Wertgegenständen durch Kapital des/der Eigentümer/s finanziert sind.
Bilanzbuchungen in der doppelten Buchhaltung
Bilanzbuchungen in der doppelten Buchhaltung, wie Stammkapital, Abgrenzungen, Rückstellungen, etc, sind unter Bilanzbuchungen beschrieben.
Anfangsbestand / Eröffnungsbilanz / EBK
Der Anfangsbestand / Eröffnungsbilanzkonto (EBK) definiert den Startwert bestimmter Belegarten zu Beginn eines Finanzjahres - besonders wichtig bei Bestandskonten wie Kassa, Bank, Verrechnungskonto Finanzamt, etc..
In der Doppelten Buchhaltung nennt sich dieses Konto "Eröffnungsbilanzkonto (EBK)".
Durchführung: Sie legen eine neue Umbuchung an.
Navigation
- Buchhaltung
- Neue Um-/Abschlussbuchung
Beispiel Anfangsbestand
Setzen des Anfangsbestandes des Bankkontos auf 1.200,-- eur mit Beginn des Jahres 2019
| Feld | Wert / Auswahl | Erklärung |
|---|---|---|
| Typ | Umbuchung | Schränkt die anderen Felder in der Maske ein |
| Datum | 01.01.2019 | Datum des Anfangsbestandes vor der ersten Buchung |
| von Konto | Anfangsbestand 9800 | Wählen der Belegart Anfangsbestand |
| auf Konto | Bank 2800 | Bankkonto |
| Betrag | 1200 | Eingabe des Netto Betrages |
| Beschreibung | Anfangsbestand für Bankkonto | Beispieltext |
| Referenz | Geben Sie weitere Referenzen | Beispieltext |
Verrechnungskonto Finanzamt sowie Umsatz- und Einkommenssteuer
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über jene Konten, hinter denen eine besondere Buchungslogik steht.
Verrechnungskonto Finanzamt
Das Konto 3390 Verrechnungskonto Finanzamt stellt das Finanzamtskonto des Unternehmers im System dar. Das bedeutet, dass hier sowohl der Jahres-Anfangsbestand als auch die laufenden Beträge die durch Umsatzsteuervoranmeldung, Einkommensteuervorschreibung bzw. der jeweiligen Zahlungen und Überweisungen abgebildet werden können.
Dieses Konto muss nicht zwingend verwendet werden. Durch die Verwendung können die Buchungen und Überweisungen an bzw. vom Finanzamt auch im System übersichtlich dargestellt und ausgewertet werden.
Dieses Konto wird auch als Gegenkonto geführt da es ein reales Konto des täglichen Lebens darstellt.
Beispiele Umsatzsteuer
Das Verrechnungskonto Finanzamt kann als Sammelkonto (Verbindlichkeiten Finanzamt) gesehen werden auf das alle Voranmeldungen summiert und von dem aus dann die Zahlungen, monatlich, pro quartal oder Jahresabrechnungen, überwiesen werden.
Beispiele Einkommenssteuer
Das Verrechnungskonto Finanzamt kann als Sammelkonto gesehen werden, auf das alle Vorschreibungen summiert und von dem aus dann die quartalsweisen Zahlungen überwiesen werden.
Umsatzsteuer
Nach erfolgter Umsatzsteuermeldung an das Finanzamt kann die Umsatzsteuerzahllast gegen das Konto Verrechnungskonto Finanzamt summiert werden.
UST Zahllast - alle Buchungen
Die folgenden Buchungen (unter Buchhaltung > Neue Um-/Abschlussbuchung) sollten erstellt werden:
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung | 25** Vorsteuerkonto | 3520 USt-Zahllast | positiver Betrag | Umbuchung alle Vorsteuerkonten auf die Zahllast |
| Abschlussbuchung | 35** Umsatzsteuerkonto | 3520 USt-Zahllast | positiver Betrag | Umbuchung alle Umsatzsteuerkonten auf die Zahllast |
| Abschlussbuchung | 35** Einfuhrumsatzsteuer | 3520 USt-Zahllast | positiver Betrag | Die Einfuhrumsatzsteuer wird auch auf die Zahllast umgebucht |
Jetzt sollte am Zahllastkonto der gleiche Betrag stehen wie in der UVA berechnet.
UST Zahllast - Nettomethode
In der Nettomethode sind folgende Buchungen durchzuführen, nachdem die Buchungen unter UST Zahllast - alle Buchungen durchgeführt wurden
1. USt-Zahllast auf Verrechnungskonto Finanzamt buchen
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung | 3520 USt-Zahllast |
3390 Verrechnungskonto Finanzamt |
positiver Betrag | Bei Zahllast: Gesamte Zahllast umbuchen |
| Abschlussbuchung | 3390 Verrechnungskonto Finanzamt | 3520 USt-Zahllast | positiver Betrag | Bei Gutschrift: Gesamte Zahllast umbuchen bei Gutschrift |
Anmerkung: Das Konto "Verrechnungskonto Finanzamt" gilt als Verbindlichkeitskonto gegenüber Finanzamt - dh: beim Buchen der Zahllast wird die Schuld beim Finanzamt höher, weshalb das Konto als "von Konto" verwendet wird.
2.Die Bezahlung vom Bankkonto
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|---|
| Umbuchung | 2800 Bank | 3390 Verrechnungskonto Finanzamt | positiver Betrag | Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen |
| Umbuchung | 3390 Verrechnungskonto Finanzamt | 2800 Bank | positiver Betrag | Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen |
UST Zahllast - Bruttomethode
In der Bruttomethode sind folgende Buchungen durchzuführen, nachdem die Buchungen unter UST Zahllast - alle Buchungen durchgeführt wurden
Bezahlung der USt-Zahllast oder USt-Gutschrift
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|---|
| Eingangsrechnung | 7991 USt-Zahllast | 2800 Bank | positiver Betrag | Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen |
| Ausgangsrechnung | 4991 USt-Gutschrift | 2800 Bank | positiver Betrag | Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen |
Alternative "kurz": Die USt-Zahllast wird vom Bankkonto direkt bezahlt
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|---|
| Umbuchung | 2800 Bank | 3520 USt-Zahllast | positiver Betrag | Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen |
| Umbuchung | 3520 USt-Zahllast | 2800 Bank | positiver Betrag | Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen |
Einkommenssteuer
Die Einkommensteuern werden vom Finanzamt vorgeschrieben.
Diese Vorschreibung kann auf zwei Arten verbucht werden:
- über das Konto Verrechnungskonto Finanzamt oder (1-3)
- direkt auf das Bankkonto (Alterantive "kurz""
1. ESt-Zahllast auf Verrechnungskonto Finanzamt buchen
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung | 3530 ESt-Zahllast Finanzamt | 3390 Verrechnungskonto Finanzamt | positiver Betrag | Bei Zahllast: Gesamte Zahllast umbuchen |
| Abschlussbuchung | 3530 ESt-Zahllast Finanzamt | 3390 Verrechnungskonto Finanzamt | negativer Betrag | Bei Gutschrift: Gesamte Zahllast umbuchen |
2. Die Bezahlung vom Bankkonto
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|---|
| Umbuchung | 2800 Bank | 3390 Verrechnungskonto Finanzamt | positiver Betrag | Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen |
| Umbuchung | 3390 Verrechnungskonto Finanzamt | 2800 Bank | positiver Betrag | Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen |
3. Erfassung auf 8550 ESt / 8555 KÖSt
Am Jahresende empfehlen wir eine Abschlussbuchung von Konto 8550 Einkommensteuer / 8555 Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen auf Konto 3530 ESt-Zahllast Finanzamt in Höhe der gesamten bezahlten Vorauszahlungen.
- Buchungen mit der Belegart 8550 werden nicht in die ESt-Erklärung aufgenommen und sind für E1A (Einkommensteuererklärung)
- Buchungen mit der Belegart 8555 werden in der K1-Erklärung sowohl positiv als auch negativ in der Mehr-Weniger-Rechnung aufgenommen und sind für K1 (Körperschaftssteuererklärung)
Alternativ nehmen Sie diese Buchung quartalsweise parallel zu Schritt 2 vor.
Alternative "kurz" zu 1-3. Die ESt/ KöSt wird vom Bankkonto direkt bezahlt
Abkürzungsvariante über die Belegart Einkommensteuer / Körperschaftsteuer
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|---|
| Umbuchung | 2800 Bank | 8550 Einkommensteuer / Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen | positiver Betrag | Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen |
| Umbuchung | 8550 Einkommensteuer / Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen | 2800 Bank | positiver Betrag | Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen |
Löhne und Gehälter sowie Abgaben
Die Verbuchung von Löhnen und Gehältern sowie die Sozial- und Steuerabgaben erfolgt unter der Einangsrechnung.
Es gibt grundlegend zwei Varianten wie die Gehälter in FreeFinance eingegeben werden können.
- pro Aufwandsart (empfohlen)
- pro Mitarbeiter
Verbuchung pro Aufwandsart (empfohlen)
In dem Fall werden alle Mitarbeiter zusammengefasst und Aufwände auf die einzelnen Aufwandsarten zusammengefasst:
- Nettolöhne
- Sozialaufwände
- Lohn- und Gehaltsabgaben (Steuer)
1.Buchung für den Nettolohn
Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:
- Als Lieferant können Sie entweder jeden Mitarbeiter eingeben oder gesammelt "Mitarbeiter".
- Belegart 6000 Löhne und Gehälter
- Als Bezahlt mit kann entweder ein eigenes Verbindlichkeitenkonto erstellt werden oder es wird gleich gegen Bank gebucht werden (auch direkt über den Kontoauszug).
Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.
2. Sozialaufwand
Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:
- Als Lieferant können Sie entweder Sozialversicherung angeben
- Belegart 6500 Gesetzlicher Sozialaufwand und gleiches vorgehen wie oben
Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.
3. Lohn-und Gehaltsabgaben
Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:
- Als Lieferant kann "Finanzamt" eingetragen werden
- Belegart "6600 Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag Familienlastenausgleichsfond (FLAF)" und gleiches vorgehen wie oben
- Als Bezahlt mit kann entweder "3390 Verrechnungskonto Finanzamt" verwendet werden oder es wird gleich gegen Bank gebucht (auch direkt über den Kontoauszug).
Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.
Auszahlung bei Verbindlichkeitsbuchung
- In der doppelten Buchhaltung wird die Auszahlung dann auch über die Eingangsrechnung durchgeführt. Diese Bezahlung kann auch über den Kontoauszug durch Auswahl der offenen Eingangsrechnung gebucht werden.
- In der Einnahmen Ausgaben Rechnung wird die Auszahlung dann über eine Umbuchung (im Sinne des Zahlungsflusses) wiefolgt durchgeführt: von Bank auf Verbindlichkeitskonto. Diese Buchung kann auch über den Kontoauszug direkt gebucht werden.
Verbuchung pro Mitarbeiter
- Es wird eine Eingangsrechnung mit mehreren Zeilen und allen obgenannten Ausgabenkonten pro Mitarbeiter erstellt.
- Als "Bezahlt mit" Konto wird ein eigenes Verbindlichkeitenkonto verwendet.
Die Bezahlung wird dann immer als Umbuchung:
- Von Bank
- Auf das Verbindlichkeitenkonto bzw. das "3390 Verrechnungskonto Finanzamt"
Für alle auszuzahlenden Stellen (Mitarbeiter, SVA, Steuer, ...) umgebucht werden.
Dienstnehmerdarlehen verbuchen
Ein Mitarbeiter hat ein Unternehmensdarlehen über Jahre getilgt. Die letzte Rate von 500 Euro wird dem MA erlassen und ihm als Prämie gewährt. Sie buchen wie folgt.
Erlass Dienstnehmerdarlehen:
| Buchungsart | Buchungsdatum | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung | 31.12. | 2430 Dienstnehmerdarlehen | 6002 Prämien | positiver Betrag |
SVS Vorgeschriebene Sozialversicherung
Für diese - üblicherweise quartalsweise zu bezahlenden Beträge - wird in FreeFinance eine Eingangsrechnung erstellt
- Eigene Versicherungsbeiträge an die Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) ... 6580
- Eigene Selbständigenvorsorge lt. BMSVG ... 6590
- Selbstbehalte, Kostenanteile, etc. für die Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) ... 9614
Die Steuersätze sind jeweils 0% (wird automatisch vorgeschlagen).
Es gibt auch einen beispielhaften Geschäftsfall Suchtext "SVS", der bequem übernommen werden kann - die Konten sind standardmäßig vorhanden und eingeblendet.
Verwenden Sie als Zahlungsmittel jenes Bankkonto, von dem Sie die Überweisung tätigen.
Vorsteuer direkt gebucht
Für den Fall, dass Vorsteuern in Eingangsrechnungen nicht über die Steuersätze auswählbar sind, ist es möglich diese Vorsteuern direkt über die Belegart (Konto) Vorsteuer direkt gebucht (2503) einzugeben.
Es kann auch sein - zb: für die Korrektur von Privatanteilen am Ende des Jahres - das Vorsteuern korrigiert werden müssen. Dies kann als Umbuchung - Korrektur mit der Belegart Vorsteuer direkt gebucht (2503) erledigt werden.
Wichtig in dem Zusammenhang: Es wird das Steuerkonto Vorsteuer (2500) immer automatisch bebucht und nicht die Belegart 2503!
Rücküberweisung
Waren Ihre Vorschreibungen zu hoch und Sie erhalten Geld vom Finanzamt retourüberwiesen auf Ihr Bankkonto, erfassen Sie diese als gleiche Eingangsrechnung - jedoch mit negativem Betrag.
Vorsteuer Kürzung
In gewissen Fällen kann es notwendig sein, dass der bei Belegen erfasste Vorsteuerabzug zu hoch ist und damit berichtigt werden muss, zum Beispiel wenn Sie sowohl steuerpflichtige als auch unecht ust-befreite Umsätze erzielen.
Dabei gibt es grundsätzlich mehrere Aufteilungsmöglichkeiten:
- Direkte Zuordnung (wenn möglich, z.B. bei neuer Küche in steuerpflichtig vermieteter Wohnung)
- Aufteilung nach Maßgabe der wirtschaftlichen Zurechenbarkeit
- Aufteilung nach dem Umsatzschlüssel (bei Vermietung auch: Flächenschlüssel)
Beispiel
Sie sind umsatzsteuerpflichtig und vermieten ein Gebäude mit 3 Wohneinheiten (75% Flächenanteil) und einer Praxis (25% Flächenanteil) an 3 Familien und die Praxis an einen Unecht-Umsatzsteuer-Befreiten Arzt.
Sie schreiben also an die 3 Familien Rechnungen mit Umsatzsteuer, jedoch ohne Umsatzsteuer an den Arzt.
Das bedeutet jedoch auch, dass Sie sich die Vorsteuer für Ausgaben am gesamten Gebäude nur aliquot - hier zu 75% -zurückholen dürfen.
In FreeFinance erfassen Sie die Ausgaben in voller Höhe mit dem angefallenen Steuersatz, und abschließend folgende Korrektur:
Vorsteuer-Berichtigung
Erfassen Sie eine Eingangsrechnung "Vorsteuer direkt gebucht" - mit negativem Betrag in Höhe der Korrektur der Vorsteuer-Summe über die betroffenen Belege - gemäß Beispiel 25%.
Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, empfiehlt es sich auch, eine entsprechende Notiz über den gewählten Verteilungsschlüssel zu vermerken.
Bei einer etwaigen Korrektur im Zuge der Erstellung der Jahreserklärung kommt Ihnen diese Notiz ebenfalls zu Gute.
Darlehen / Kredit
Variante 1
Hierfür duplizieren (kopieren) Sie ein Bankkonto (zB 2800 Bank) in der Belegartenübersicht - benennen dieses wie gewünscht - inkl. der Nummer und vergeben einen Anfangsbestand mit negativem Betrag (Kreditbetrag bzw. zum Start noch offener Kreditbetrag).
Variante 2
Ein Darlehen erfassen Sie alternativ bitte als Anfangsbestand auf 3150 "Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten" mit positivem Betrag.
Der Erhalt des Darlehens auf das Bankkonto wird über eine Umbuchung von Darlehen auf Bank abgebildet (positiver Betrag).
Tilgung
Die Darlehenstilgung der monatlichen Kreditkarte ist dann: Umbuchung von Bank auf Darlehen > damit verringern sich sowohl das Bankkonto als auch das Darlehen bzw. des Kreditkontos.
Zur Erklärung: Die Konten Bank und Darlehen unterscheiden sich grundlegend:
- Bei Bankkonto handelt es sich um ein Aktiv-Konto (im Soll vermehrt / positiv)
- Bei Darlehenskonto handelt es sich um ein Passiv-Konto (im Haben vermehrt / positiv)
Wichtig: Eine Rückzahlung der Rate ist keine Ausgabe - nur die Zinsen sind Ausgaben.
Kilometergeld und Diäten
7350 Kilometergeld Inland
Die Belegart 7350 Kilomtergeld Inland wird für die Berechnung und Kategorisierung der Kilometergeld-Ausgaben verwendet, die durch Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug im Inland des Unternehmers entstanden sind.
Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart um automatisch das Kilometergeld in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.
7351 Kilometergeld Ausland
Die Belegart 7351 Kilomtergeld Ausland wird für die Berechnung und Kategorisierung der Kilometergeld-Ausgaben verwendet, die durch Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug ins Ausland entstanden sind.
Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart um automatisch das Kilometergeld in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.
7360 Tag- und Nächtigungsgelder Inland (Diäten)
Die Belegart 7360 Tag- und Nächtigungsgelder Inland (Diäten) wird vor allem für die Berechnung und Kategorisierung der Diäten verwendet, die durch Geschäftsreisen im Inland des Unternehmers entstanden sind.
Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart, um automatisch die Diäten in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.
7361 Tag- und Nächtigungsgelder Ausland (Diäten)
Die Belegart 7361 Tag- und Nächtigungsgelder Ausland (Diäten) wird vor allem für die Berechnung und Kategorisierung der Diäten verwendet, die durch Geschäftsreisen ins Ausland entstanden sind.
Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart, um automatisch die Diäten in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.
Anlagenbuch
7010 Abschreibung von Sachanlagen (automatische Buchung über Anlagenbuch)
Die Belegart 7010 Abschreibung von Sachanlagen wird automatisch bei der Verbuchung von Abschreibungen aus dem Anlagenbuch verwendet.
7020 Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (automatische Buchung über Anlagenbuch)
Die Belegart 7020 Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern wird automatisch bei der Verbuchung von Geringwertigen Wirtschaftsgütern aus dem Anlagenbuch verwendet.
7021 Geringwertiges Wirtschaftsgut (direkter Aufwand in der Eingangsrechnung)
Über das Konto 7021 ist das geringwertige Wirtschaftsgut direkt als Aufwand in der Eingangsrechnung zu buchen. Damit wird kein Anlagenbucheintrag erstellt und der Aufwand sofort einbezogen.
Abgang von Anlagen
Beim Verkauf von Anlagen ist folgende Reihenfolge durchzuführen - Details zu einigen Schritten im Anschluss unten:
- Ausscheidung erfassen: dies wird im Anlagenbuch direkt bei der Anlage durchgeführt
- Anlage fertig abschreiben: dies wird über das Anlagenbuch direkt gemacht
- Restbuchwert buchen
- Anlagenverkauf buchen
- Jetzt wird die Differenz zwischen Restbuchwert und Verkaufspreis ermittelt und dem entsprechend:
- Bei Verkauf mit Gewinn: Verkaufserlös und den Gewinn verbuchen
- Bei Verkauf mit Verlust: Verkaufserlös und den Verlust verbuchen
Restbuchwert buchen (auf 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand))
Die Belegart 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand) wird automatisch beim Ausscheiden von Anlagen aus dem Anlagenbuch verwendet bzw. bebucht.
Anlagenverkauf
Der Verkauf der Anlage wird als Ausgangsrechnung (oder Rechnung in der Rechnungslegung) erfasst. Hierbei verwendet man die Belegart 4600 Erlöse aus Abgang von Anlagen
Anlagenverkauf mit Gewinn
Wird im Vergleich von Restbuchwert und Verkaufserlös ein Gewinn berechnet, dann:
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung | 4600 Erlöse aus Abgang von Anlagen | 4630 Erträge aus dem Abgang von Anlagen (ausgenommen Finanzanlagen) | positiver Betrag | Bei des Erlöses |
| Umbuchung | 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand) | 4630 Erträge aus dem Abgang von Anlagen (ausgenommen Finanzanlagen) | positiver Betrag | Buchung des Restbuchwertes |
Anlagenverkauf mit Verlust
Wird im Vergleich von Restbuchwert und Verkaufserlös ein Verlust berechnet, dann:
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung | 4600 Erlöse aus Abgang von Anlagen | 7830 Verluste aus dem Abgang von Anlagen | positiver Betrag | Bei des Erlöses |
| Umbuchung | 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand) | 7830 Verluste aus dem Abgang von Anlagen | positiver Betrag | Buchung des Restbuchwertes |
Berichtigung der Vorsteuer oder Umsatzsteuer
Zu bestimmten Geschäftsfällen kann es nötig sein, eine Berichtigung der Vorsteuer oder Umsatzsteuer zu buchen. Diese Berichtigung wird auch in der UVA bzw. USt-Erklärung verwendet.
Berichtigung der Vorsteuer
Hier sind prinzipiell zwei Korrekturen möglich:
- Ändern sich im Veranlagungszeitraum die Verhältnisse, die im Kalenderjahr der erstmaligen Verwendung maßgebend waren, ist dies mittels Buchung auf das Konto 2542 Vorsteuerberichtigung: § 12 Abs. 10, 11 (UST-KZ: 063) in der USt-Kennzahl 063 einzutragen. Hierzu zählen zB: Änderungen von oder zur unechten Steuerberfreiung.
- Ändert sich die Bemessungsgrundlage für die Vorsteuern im aktuellen Veranlagungszeitraum, zB: durch Abzug von Privatanteilen, ist der Betrag mittels einer Buchung auf dem Konto 2517 Vorsteuerberichtigung: § 16 (UST-KZ: 067) unter der USt-Kennzahl 067 einzutragen.
Vorsteuer berichtigen in FreeFinance:
| Typ | Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Reduktion der Vorsteuer (dh: Erhöhung der Steuerschuld) | Korrektur |
2542 Vorsteuerberichtigung: § 12 Abs. 10, 11 (UST-KZ: 063) |
zB: 2509 Nicht abziehbare Vorsteuer (auch ig / Reverse Charge) | positiver Betrag |
| Erhöhung der Vorsteuer (dh: Verringerung der Steuerschuld) | Korrektur |
2542 Vorsteuerberichtigung: § 12 Abs. 10, 11 (UST-KZ: 063) |
zB: 2509 Nicht abziehbare Vorsteuer (auch ig / Reverse Charge) | negativer Betrag |
Berichtigung der Umsatzsteuer
Die Berichtigung der Umsatzsteuer für die Kennzahl 090 gilt für vorangegangene Jahre. Die Buchungen können über die
| Typ | Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Erhöhung der Steuerschuld (dh: Erhöhung der Umsatzsteuer) | Korrektur | 3510 Berichtigung der Umsatzsteuer (UST-KZ: 090) | zB: 2800 Bank | positiver Betrag |
| Verringerung der Steuerschuld (dh: Verringerung der Umsatzsteuer) | Korrektur | 3510 Berichtigung der Umsatzsteuer (UST-KZ: 090) | zB: 2800 Bank | negativer Betrag |
Kunden- und Lieferantenskonto
EA-Rechnung
Grundlegend ist in der EA-Rechnung nur der tatsächliche Betrag aufzunehmen. Aus der Rechnungslegung werden nur die tatsächlichen Beträge übernommen - Skonto wird nicht eingebucht.
In der Ein- oder Ausgangsrechnung kann es aber nötig sein Skontbeträge einzubuchen. Dies geschieht dann dem entsprechend mit der Verwendung der beiden Skonto-Konten und einem negativen Betrag:
| Buchungsart | Belegart | Betrag | Erklärung |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnung | 5800 Lieferantenskonti | negativer Betrag | Beim Abzug von Lieferantenskonti werden die gesamten Rechnungszeilen eingegeben und eine weitere Skonto-Zeile mit negativem Betrag ergänzt |
| Ausgangsrechnung | 4410 Kundenskonti | negativer Betrag | Beim Abzug von Kundenskonti werden die gesamten Rechnungszeilen eingegeben und eine weitere Skonto-Zeile mit negativem Betrag ergänzt |
Doppelte Buchhaltung
In der Doppelten Buchhaltung werden die Skontobuchungen automatisch aus der Ein- bzw. Ausgangsrechnung bzw. aus der Rechnungslegung verbucht.
Sollen manuelle Skontobuchungen angelegt werden, ist die Vorgehensweise wie in der EA-Rechnung.
Rundungsdifferenzen | Centausgleich in der doppelten Buchhaltung
In der doppelten Buchhaltung kann es zu Rundungsdifferenzen oder Zahlungsabweichungen im Centbereich kommen.
Diese werden entweder über die Ein-/Ausgangsrechnung oder in der Rechnungslegung automatisch ausgebucht.
Sollten weitere Rundungsdifferenzen auftauchen, können diese manuell ausgebucht werden. Hierfür sind folgende Buchungen durchzufühgen:
Verbindlichkeiten
Rundungsdifferenzen im Falle der Ausgaben/Verbindlichkeiten werden wie folgt ausgebucht:
| Erklärung | Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Es wurde zu viel an den Lieferanten bezahlt - das Verbindlichkeitskonto ist negativ | Umbuchung | 3**** Verbindlichkeite | 7818 Rundungsdifferenz | positiver Betrag |
| Es wurde zu wenig an den Lieferanten bezahlt - das Verbindlichkeitskonto ist positiv | Umbuchung | 3**** Verbindlichkeite | 4845 Rundungsdifferenzengewinne | positiver Betrag |
Forderungen
Rundungsdifferenzen im Falle der Einnahmen/Forderungen werden wie folgt ausgebucht:
| Erklärung | Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Es wurde zu viel von den Kunden bezahlt - das Forderungskonto ist negativ | Umbuchung | 2**** Forderungen | 4845 Rundungsdifferenzengewinne | positiver Betrag |
| Es wurde zu wenig von den Kunden bezahlt - das Forderungskonto ist positiv | Umbuchung | 2**** Forderungen | 7818 Rundungsdifferenz | positiver Betrag |
Rechnungsabgrenzungen in der doppelten Buchhaltung
Wenn Rechnungen gebucht werden welche Jahresübergreifende Aufwände und Leistungen betreffen, so müssen diese am Ende (Bilanzstichtag) des alten Jahres abgegrenzt werden aber auch im neuen Jahr wieder aufgelöst werden.
Im Folgenden beziehen sich die folgenden Beispiele auf das alte Jahr 2020 und das neue Jahr 2021.
Vorauszahlungen
Es werden Aufwände und Leistungen im neuen Jahr entstehen, welche aber schon davor abgerechnet bzw. gebucht werden (z.B. Jahresabos)
Aktive Rechnungsabgrenzung (Eigene Vorauszahlung)
Ein Aufwand wird im neuen Jahr entstehen (der Leistungszeitraum des Aufwands überschreitet den Jahreswechsel). Diese wird im alten Jahr fakturiert/gebucht, weswegen der Betrag, der ins neue Jahr fällt ausgebucht werden muss.
Auflösung der Abgrenzung im neuen Jahr:
| Buchungsart | Buchungsdatum | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Abschluss | 01.01.2021 | 2900 Aktive Rechnungsabgrenzung | 5/6/7/8... Aufwandskonto | positiver Betrag |
Abgrenzungsbuchung im Jahr, in dem die Abgrenzung vorgenommen werden soll:
Es gibt zwei Varianten wie die Buchung erstellt werden kann:
| Variante | Buchungsart | Buchungsdatum | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tausch der Konten, immer positiver Betrag | Abschluss | 31.12.2020 | 5/6/7/8... Aufwandskonto | 2900 Aktive Rechnungsabgrenzung | positiver Betrag |
| 2. gleiche Konten wie bei Auflösung, negativer Betrag | Abschluss | 31.12.2020 | 2900 Aktive Rechnungsabgrenzung | 5/6/7/8... Aufwandskonto | negativer Betrag |
Passive Rechnungsabgrenzung (Fremde Vorauszahlung)
Eine Leistung für den Kunden wird im neuen Jahr erbracht werden (der Leistungszeitraum des Ertrags überschreitet den Jahreswechsel). Diese wird im alten Jahr fakturiert/gebucht, weswegen der Betrag, der ins neue Jahr fällt ausgebucht werden muss.
Auflösung der Abgrenzung im neuen Jahr:
| Buchungsart | Buchungsdatum | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Abschluss | 1.1.2021 | 4/8... Einnahmenkonto | 3900 Passive Rechnungsabgrenzung | positiver Betrag |
Abgrenzungsbuchung im Jahr, in dem die Abgrenzung vorgenommen werden soll:
Es gibt zwei Varianten wie die Buchung erstellt werden kann:
| Variante | Buchungsart | Buchungsdatum | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tausch der Konten, immer positiver Betrag | Abschluss | 31.12.2020 | 3900 Passive Rechnungsabgrenzung | 4/8... Einnahmenkonto | positiver Betrag |
| 2. gleiche Konten wie bei Auflösung, negativer Betrag | Abschluss | 31.12.2020 | 4/8... Einnahmenkonto | 3900 Passive Rechnungsabgrenzung | negativer Betrag |
Rückstände
Es sind im alten Jahr Aufwände und Leistungen entstanden, welche jedoch erst im neuen Jahr abgerechnet bzw. gebucht werden.
Eigener Rückstand
Im alten Jahr ist ein Aufwand entstanden der im neuen Jahr (zB: 2021) verrechnet/fakturiert wird. Der ins alte Jahr fallende (Teil-)Betrag gehört ins alte Jahr (zB: 2020) eingebucht.
1. Die Eingangsrechnung wird im neuen Jahr ganz normal eingegeben, zB: mit dem Verbindlichkeitskonto des Lieferanten.
2. Einbuchen des Rückstandes ins alte Jahr:
| Buchungsart | Datum | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Korrektur | 31.12.2020 | 5/6/7/8... Aufwandskonto | 3700 Sonstige Verbindlichkeiten* | positiver Betrag |
Damit ist der Aufwand im alten Jahr übernommen, die USt bleibt im neuen Jahr.
3. Bei der Anfangsbestandsübernahme wird der Saldo für das Konto 3700 sonstige Verbindlichkeiten ins Jahr 2021 übernommen.
4. Verringern des Aufwandes im aktuellen/neuen Jahr:
Es gibt zwei Varianten wie die Buchung erstellt werden kann:
| Variante | Buchungsart | Datum | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tausch der Konten, immer positiver Betrag | Korrektur | 1.1.2021 | 3700 Sonstige Verbindlichkeiten* | 5/6/7/8... Aufwandskonto | positiver Betrag |
| 2. gleiche Konten wie bei Auflösung, negativer Betrag | Korrektur | 1.1.2021 | 5/6/7/8... Aufwandskonto | 3700 Sonstige Verbindlichkeiten* | negativer Betrag |
Damit ist der Aufwand reduziert, die Verbindlichkeit hebt sich mit der Anfangsbestandsbuchung auf. In der Eingangsrechnung aus 1. ist noch der Gesamtbetrag der Verbindlichkeit auf dem dort verwendeten Konto.
Bezahlung vom KundenErlös im aktuellen/neuen Jahr:
Die Bezahlung der Eingangsrechnung wird ganz normal über die Eingangsrechnung aus dem Punkt 1 erledigt
* Statt dem Konto 3700 Sonstige Verbindlichkeiten kann auch das Verbindlichkeitskonto des Lieferanten des Lieferanten verwendet werden.
Fremder Rückstand
Im alten Jahr wurde dem Kunden eine Leistung erbracht die im neuen Jahr (zb: 2021) verrechnet/fakturiert wurde. Der ins alte Jahr fallende (Teil-)Betrag gehört ins alte Jahr (zB: 2020) eingebucht und im aktuellen Jahr verringert.
1. Die Ausgangsrechnung (oder Rechnung in der Rechnungslegung) wird im neuen Jahr ganz normal eingegeben, zB: mit dem Forderungskonto des Kunde.
2. Einbuchen des Rückstandes ins alte Jahr:
| Buchungsart | Datum | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Korrektur | 31.12.2020 | 2300 Sonstige Forderungen* | 4/8... Einnahmenkonto | positiver Betrag |
Damit ist der Erlös ins alte Jahr übernommen, die USt bleibt im neuen Jahr.
3. Bei der Anfangsbestandsübernahme wird der Saldo für das Konto 2700 sonstige Forderungen ins Jahr 2021 übernommen.
4. Auflösung/Ausbuchen im aktuellen/neuen Jahr:
Es gibt zwei Varianten wie die Buchung erstellt werden kann:
| Variante | Buchungsart | Datum | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 1. Tausch der Konten, immer positiver Betrag | Korrektur | 1.1.2021 | 4/8... Einnahmenkonto | 2300 Sonstige Forderungen* | positiver Betrag |
| 2. gleiche Konten wie bei Auflösung, negativer Betrag | Korrektur | 1.1.2021 | 2300 Sonstige Forderungen* | 4/8... Einnahmenkonto | negativer Betrag |
Damit ist der Erlös im Jahr 2021 reduziert, die Forderung hebt sich mit der Anfangsbestandsbuchung auf. In der Ausgangsrechnung aus 1. ist noch der Gesamtbetrag der Forderung auf dem dort verwendeten Konto.
Bezahlung vom KundenErlös im aktuellen/neuen Jahr:
Die Bezahlung der Ausgangsrechnung oder Rechnung in der Rechnunglegung wird ganz normal über die Ausgangsrechnung / Rechnungslegung aus dem Punkt 1 erledigt
* Statt dem Konto 2700 Sonstige Forderungen kann auch das Forderungskonto des Kunden verwendet werden.
Rückstellungen in der doppelten Buchhaltung
In vielen Fällen werden in der doppelten Buchhaltung Rückstellungen - meist am Ende des Jahres - gebildet und im folgenden Jahr aufgelöst, erweitert oder verringert.
Rückstellungen gibt es für folgende Bereiche:
- Rückstellung für Körperschaftsteuer
- Rückstellung für latente Steuern § 198(9) UGB
- Rückstellung für GSVG
- Rückstellung für Rechts- und Beratungsaufwand
- Rückstellung für Abschlussprüfung
- Rückstellung für Gewährleistungs- und Schadenersatzverpflichtungen
- Rückstellungen für soziale Aufwände
- Rückstellung für Prozesskosten
- Rückstellung für Produkthaftung
- Sonstige Steuerrückstellungen
- Sonstige Rückstellungen
und weiters (aber nur noch selten benötigt):
- Rückstellung für Abfertigungen (Abfertigung "Alt")
- Rückstellung für Pensionen (bei Firmenpensionen)
Beispiele für Bildung und Auflösung von Rückstellungen
Erklärung der, in den folgenden Beispielen vorkommenden, Konten:
- "Aufwandskonto": Das jeweilige Aufwandskonto, für das eine Rückstellung gebildet oder aufgelöst werden soll
- "3... Rückstellung für...": Das jeweilige Rückstellungskonto (siehe Liste oben) passend zum Aufwandskonto
- "47.. Erträge aus der Auflösung...": Das zur Rückstellung/Aufwandskonto passende Ertragskonto, im Falle von zu hoch gebildeten Rückstellungen
- "7860 Aufwand aus Vorperioden": Wenn die Rückstellung zu gering gebildet wurde
- "64.. Zuweisung ...": Rückstellungskonten im Rahmen von Rückstellungen für Mitarbeiter
1. Bildung der Rückstellung
Zur Bildung der Rückstellung wird eine Abschlussbuchung mit dem entsprechenden Aufwandskonto und dem dazu passenden Rückstellungskonto erstellt:
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung | Aufwandskonto | 3... Rückstellung für ... | positiver Betrag |
Weiters wird die Rückstellung (Konto 3... Rückstellung für...) im Folgejahr als Anfangsbestand gebucht.
2. Auflösung einer Rückstellung
Die Rückstellung aus dem Vorjahr wird im nächsten Jahr aufgelöst.
Zum Auflösen von Rückstellung gibt es grundlegend zwei Varianten:
a. Auflösung der Rückstellung durch direkte Bebuchung des Rückstellungskontos in der Eingangsrechnung:
| Buchungsart | Belegart | Bezahlt mit | Betrag |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnung |
3... Rückstellung für... Mit entsprechender Vorsteuer |
Bank | positiver Betrag |
b. Auflösung der Rückstellung durch Abschlussbuchung - die Eingangsrechnung wird normal gebucht:
1. Die Eingangsrechnung wird ganz normal mit dem Aufwandskonto verbucht:
| Buchungsart | Belegart | Bezahlt mit | Betrag |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnung |
Aufwandskonto Mit entsprechender Vorsteuer |
Bank | positiver Betrag |
2. Auflösung der Rückstellung durch Umkehrung der Rückstellungsbuchung mit negativem Betrag:
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung | Aufwandskonto | 3... Rückstellung für | negativer Betrag |
Der Betrag hängt von der Höhe des tatsächlichen Aufwandes ab:
- Wurde die Rückstellung mit genau dem gleichen Betrag, wie der tatsächliche Aufwand im Folgejahr, gebildet, wird dieser Betrag verwendet und es sind keine weiteren Buchungen nötig.
- Wurde die Rückstellung mit niedrigerem Betrag als der tatsächliche Aufwand gebildet, wird der Betrag des tatsächlichen Aufwandes für die Buchung herangezogen - weiter Buchungen im folgenden Abschnitt.
- Wurde die Rückstellung mit höherem Betrag als der tatsächliche Aufwand gebildet, wird der Betrag der Rückstellung für die Buchung herangezogen - weiter Buchungen im zweit-folgenden Abschnitt
3. Rückstellung war niedriger als der tatsächliche Aufwand
Die gebildete Rückstellung war zu niedrig.
Zusätzlich zur Auflösung der Rückstellung des tatsächlichen Betrages (siehe Punkt 2.) wird der restliche Aufwand gebucht:
| Buchungsart | Belegart | Bezahlt mit | Betrag |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnung |
7860 Aufwand aus Vorperioden Mit entsprechender Vorsteuer |
Bank | positiver Betrag |
4. Rückstellung war höher als der tatsächliche Aufwand
Die gebildete Rückstellung war höher als der tatsächliche Aufwand.
Zusätzlich zur Auflösung der Rückstellung des tatsächlichen Betrages (siehe Punkt 2.) wird der verbleibende Betrag der Rückstellung als Ertrag gebucht:
| Buchungsart | Belegart | Bezahlt mit | Betrag |
|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung | 3… Rückstellung für … | 4700 Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen | positiver Betrag |
Wird die Rückstellung nicht verwendet, wird der gesamte Betrag der Rückstellung als Ertrag gebucht.
Rückstellungen für Mitarbeiter
Für Rückstellungen für Mitarbeiter sind folgende Buchungen durchzuführen, am Beispiel des Abfertigungsbetrages:
(Anmerkung: Für Abfertigungen werden nur noch Rückstellungen gestellt, wenn Mitarbeiter unter der "Abfertigung Alt" geführt werden. Alle neuen Abfertigungen laufen über Mitarbeitervorsorgekassen, weshalb keine Rückstellungen mehr gepflegt werden)
Bildung der Rückstellung bzw. Erhöhung des Rückstellungsbetrages
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung | 6410 Zuweisung an die Abfertigungsrückstellung | 3000 Rückstellungen für Abfertigungen | positiver Betrag |
Verringerung des Rückstellungsbetrages
| Buchungsart | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|
| Abschlussbuchung | 3000 Rückstellungen für Abfertigungen | 4701 Erträge aus der Auflösung von Abfertigungsrückstellungen | positiver Betrag |
Weiters wird der Saldo der Rückstellung im Folgejahr als Anfangsbestand gebucht.
Auszahlung des Rückstellungsbetrages
| Buchungsart | Belegart (Konto) | Bezahlt mit | Betrag |
|---|---|---|---|
| Eingangsrechnung | 6400 Abfertigungsaufwand | 2800 Bank | positiver Betrag |