Konten

Belegarten

Unter Belegarten (oder auch Konten) versteht man Kategorien, denen Ein- und Ausgangsrechnungen zugeordnet werden. So wird die Buchhaltung gemäß BAO strukturiert und aus diesen Kategorien lassen sich sämtliche Auswertungen und Finanzamtsmeldungen generieren.

Buchungslogik

Jedem Konto ist eine Kontonummer zugeordnet, die das Zuordnen zu bestimmten Gruppen ermöglicht und die Belegart eindeutig identifizierbar macht. Eine Kontennummer ist meist eine Zahl mit 4 Stellen, manche Unternehmen haben aber auch Kontennummern mit 3 oder mehr als 4 Stellen. Weiters werden Kontennummern nicht einfach aufsteigend chronologisch vergeben, sondern die einzelnen Ziffern haben eine Bedeutung. Die wichtigste Ziffer ist die erste Ziffer, denn sie ordnet das Konto einer ‚‘’Kontenklasse’’’ zu. Es gibt dementsprechend folgende Klassen:

  • 0xxx: Anlagevermögen: Im Anlagevermögen befinden sich Maschinen, Grundstücke, Gebäude und Finanzanlagen, die mit der Absicht gehalten werden, längerfristig im Unternehmen zu verbleiben.
  • 1xxx: Vorräte: In den Vorräten befindet sich vor allem das Inventar eines Unternehmens.
  • 2xxx: Sonstiges Umlaufvermögen: Dem sonstigen Umlaufvermögen werden Bank, Kassa und andere Zahlungsmittelkonten zugerechnet, aber auch Wertpapiere, die zur baldigen Wiederveräußerung gehalten werden.
  • 3xxx: Verbindlichkeiten: Verbindlichkeiten sind Fremdkapital. Hier werden unter anderem Kredite, Verbindlichkeiten an das Finanzamt, sowie Verbindlichkeiten an Lieferanten notiert.
  • 4xxx: Erträge: Erträge aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit, aber auch sonstige betriebliche Erträge (wie zB. das Verkaufen eines Firmenfahrzeugs) werden hier erfasst.
  • 5xxx: Materialaufwand: Der Kauf von Hilfsmaterial, Betriebsmaterial oder Halbfertigerzeugnissen wird hier verbucht.
  • 6xxx: Personalaufwand: In dieser Kategorie werden Löhne und Gehälter erfasst.
  • 7xxx: Sonstige Aufwände: Alle anderen Aufwendungen werden unter „sonstige Aufwände“ erfasst.
  • 8xxx: Finanzerträge- und Aufwände: In dieser Klasse werden sowohl die Erträge als auch die Aufwendungen erfasst, die durch das Handeln mit Wertpapieren und anderen Finanzanlagen entstehen.
  • 9xxx: Eigenkapital und Abschlusskonten: Das Eigenkapital zeigt, wie viel von den sich im Unternehmen befindlichen Wertgegenständen durch Kapital des/der Eigentümer/s finanziert sind.

Umsatz-, Einkommen- und Körperschaftssteuer sowie Verrechnungskonto Finanzamt

Im folgenden finden Sie eine Übersicht über jene Konten, hinter denen eine besondere Buchungslogik steht.

USt, ESt und Verrechnungskonto Finanzamt

Verwendung

Das Konto 3390 Verrechnungskonto Finanzamt stellt das Finanzamtskonto des Unternehmers im System dar. Das bedeutet, dass hier sowohl der Jahres-Anfangsbestand als auch die laufenden Beträge die durch Umsatzsteuervoranmeldung, Einkommensteuervorschreibung bzw. der jeweiligen Zahlungen und Überweisungen abgebildet werden können.

Dieses Konto muss nicht zwingend verwendet werden. Durch die Verwendung können die Buchungen und Überweisungen an bzw. vom Finanzamt auch im System übersichtlich dargestellt und ausgewertet werden.

Dieses Konto wird auch als Gegenkonto geführt da es ein reales Konto des täglichen Lebens darstellt.

Beispiele Umsatzsteuer

Das Verrechnungskonto Finanzamt kann als Sammelkonto (Verbindlichkeiten Finanzamt) gesehen werden auf das alle Voranmeldungen summiert und von dem aus dann die Zahlungen, monatlich, pro quartal oder Jahresabrechnungen, überwiesen werden.

UST Zahllast - alle Buchungen

Nach erfolgter Umsatzsteuermeldung an das Finanzamt kann die Umsatzsteuerzahllast gegen das Konto Verrechnungskonto Finanzamt summiert werden. Die folgenden Buchungen (unter Buchhaltung > Neue Um-/Abschlussbuchung) sollten erstellt werden:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 25** Vorsteuerkonto 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Umbuchung alle Vorsteuerkonten auf die Zahllast
Abschlussbuchung 35** Vorsteuerkonto 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Umbuchung alle Umsatzsteuerkonten auf die Zahllast
Abschlussbuchung 35** Einfuhrumsatzsteuer 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Die Einfuhrumsatzsteuer wird auch auf die Zahllast umgebucht

Jetzt sollte am Zahllastkonto der gleiche Betrag stehen wie in der UVA berechnet.

UST Zahllast - Nettomethode

In der Nettomethode sind folgende Buchungen durchzuführen, nachdem die Buchungen unter UST Zahllast - alle Buchungen durchgeführt wurden

1. USt-Zahllast auf Verrechnungskonto Finanzamt buchen

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 3520 USt-Zahllast 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Bei Zahllast: Gesamte Zahllast umbuchen
Abschlussbuchung 3520 USt-Zahllast 3390 Verrechnungskonto Finanzamt negativer Betrag Bei Gutschrift: Gesamte Zahllast umbuchen bei Gutschrift
 

2.Die Bezahlung vom Bankkonto

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 3390 Verrechnungskonto Finanzamt 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen
 

Alternative zu 1+2. Die USt-Zahllast wird vom Bankkonto direkt bezahlt

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 3520 USt-Zahllast 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen

UST Zahllast - Bruttomethode

In der Bruttomethode sind folgende Buchungen durchzuführen, nachdem die Buchungen unter UST Zahllast - alle Buchungen durchgeführt wurden

Bezahlung der USt-Zahllast oder USt-Gutschrift

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Ausgabe 7991 USt-Zahllast 2800 Bank positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Einnahme 4991 USt-Gutschrift 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen

Beispiele Einkommensteuer

Das Verrechnungskonto Finanzamt kann als Sammelkonto gesehen werden, auf das alle Vorschreibungen summiert und von dem aus dann die quartalsweisen Zahlungen überwiesen werden.

Einkommensteuer Vorauszahlung

Die Einkommensteuern werden vom Finanzamt vorgeschrieben.

Diese Vorschreibung kann auf zwei arten verbucht werden: a) über das Konto Verrechnungskonto Finanzamt b) direkt auf das Bankkonto

 

1. ESt-Zahllast auf Verrechnungskonto Finanzamt buchen

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 3530 ESt-Zahllast Finanzamt 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Bei Zahllast: Gesamte Zahllast umbuchen
Abschlussbuchung 3530 ESt-Zahllast Finanzamt 3390 Verrechnungskonto Finanzamt negativer Betrag Bei Gutschrift: Gesamte Zahllast umbuchen
 

2. Die Bezahlung vom Bankkonto

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 3390 Verrechnungskonto Finanzamt 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen
 

Alternative zu 1+2. Die Einkommensteuer / Körperschaftsteuer wird vom Bankkonto direkt bezahlt

Abkürzungsvariante über die Belegart Einkommensteuer / Körperschaftsteuer

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 8550 Einkommensteuer / Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 8550 Einkommensteuer / Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen

Die komplette Langvariante wäre: a. eine Abschlussbuchung: von Konto: 8550 Einkommensteuer / Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen auf Konto 3530 ESt-Zahllast Finanzamt als erste Buchung passieren b. und dann die Buchungen unter 1. und 2. durchgeführt werden

Kilometergeld und Diäten

Die Belegart 7350 Kilomtergeld Inland wird für die Berechnung und Kategorisierung der Kilometergeld-Ausgaben verwendet, die durch Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug im Inland des Unternehmers entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart um automatisch das Kilometergeld in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

Die Belegart 7351 Kilomtergeld Ausland wird für die Berechnung und Kategorisierung der Kilometergeld-Ausgaben verwendet, die durch Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug ins Ausland entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart um automatisch das Kilometergeld in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

Die Belegart 7360 Tag- und Nächtigungsgelder Inland (Diäten) wird vor allem für die Berechnung und Kategorisierung der Diäten verwendet, die durch Geschäftsreisen im Inland des Unternehmers entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart, um automatisch die Diäten in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

Die Belegart 7361 Tag- und Nächtigungsgelder Ausland (Diäten) wird vor allem für die Berechnung und Kategorisierung der Diäten verwendet, die durch Geschäftsreisen ins Ausland entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart, um automatisch die Diäten in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

Löhne und Gehälter sowie Abgaben

Die Verbuchung von Löhnen und Gehältern sowie die Sozial- und Steuerabgaben erfolgt unter der Einangsrechnung.

Es gibt grundlegend zwei Varianten wie die Gehälter in FreeFinance eingegeben werden können.

  1. pro Aufwandsart (empfohlen)
  2. pro Mitarbeiter

In dem Fall werden alle Mitarbeiter zusammengefasst und Aufwände auf die einzelnen Aufwandsarten zusammengefasst:

  1. Nettolöhne
  2. Sozialaufwände
  3. Lohn- und Gehaltsabgaben (Steuer)

 

1.Buchung für den Nettolohn

Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:

  • Als Lieferant können Sie entweder jeden Mitarbeiter eingeben oder gesammelt "Mitarbeiter".
  • Belegart 6000 Löhne und Gehälter
  • Als Bezahlt mit kann entweder ein eigenes Verbindlichkeitenkonto erstellt werden oder es wird gleich gegen Bank gebucht werden (auch direkt über den Kontoauszug).

Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.

2. Sozialaufwand

Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:

  • Als Lieferant können Sie entweder Sozialversicherung angeben
  • Belegart 6500 Gesetzlicher Sozialaufwand und gleiches vorgehen wie oben

Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.

3. Lohn-und Gehaltsabgaben

Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:

  • Als Lieferant kann "Finanzamt" eingetragen werden
  • Belegart "6600 Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag Familienlastenausgleichsfond (FLAF)" und gleiches vorgehen wie oben
  • Als Bezahlt mit kann entweder "3390 Verrechnungskonto Finanzamt" verwendet werden oder es wird gleich gegen Bank gebucht (auch direkt über den Kontoauszug).

Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.

Auszahlung bei Verbindlichkeitsbuchung

  • In der doppelten Buchhaltung wird die Auszahlung dann auch über die Eingangsrechnung durchgeführt. Diese Bezahlung kann auch über den Kontoauszug durch Auswahl der offenen Eingangsrechnung gebucht werden.
  • In der Einnahmen Ausgaben Rechnung wird die Auszahlung dann über eine Umbuchung (im Sinne des Zahlungsflusses) wiefolgt durchgeführt: von Bank auf Verbindlichkeitskonto. Diese Buchung kann auch über den Kontoauszug direkt gebucht werden.
  • Es wird eine Eingangsrechnung mit mehreren Zeilen und allen obgenannten Ausgabenkonten pro Mitarbeiter erstellt.
  • Als "Bezahlt mit" Konto wird ein eigenes Verbindlichkeitenkonto verwendet.

Die Bezahlung wird dann immer als Umbuchung:

  • Von Bank
  • Auf das Verbindlichkeitenkonto bzw. das "3390 Verrechnungskonto Finanzamt"

Für alle auszuzahlenden Stellen (Mitarbeiter, SVA, Steuer, ...) umgebucht werden.

Anlagenbuch

Die Belegart 7010 Abschreibung von Sachanlagen wird automatisch bei der Verbuchung von Abschreibungen aus dem Anlagenbuch verwendet.

Die Belegart 7020 Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern wird automatisch bei der Verbuchung von Geringwertigen Wirtschaftsgütern aus dem Anlagenbuch verwendet.

Beim Verkauf von Anlagen ist folgende Reihenfolge durchzuführen - Details zu einigen Schritten im Anschluss unten:

  1. Ausscheidung erfassen: dies wird im Anlagenbuch direkt bei der Anlage durchgeführt
  2. Anlage fertig abschreiben: dies wird über das Anlagenbuch direkt gemacht
  3. Restbuchwert buchen
  4. Anlagenverkauf buchen
  5. Jetzt wird die Differenz zwischen Restbuchwert und Verkaufspreis ermittelt und dem entsprechend:
    1. Bei Verkauf mit Gewinn: Verkaufserlös und den Gewinn verbuchen
    2. Bei Verkauf mit Verlust: Verkaufserlös und den Verlust verbuchen

 

Restbuchwert buchen (auf 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand))

Die Belegart 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand) wird automatisch beim Ausscheiden von Anlagen aus dem Anlagenbuch verwendet bzw. bebucht.

Anlagenverkauf

Der Verkauf der Anlage wird als Ausgangsrechnung (oder Rechnung in der Rechnungslegung) erfasst. Hierbei verwendet man die Belegart 4600 Erlöse aus Abgang von Anlagen

Anlagenverkauf mit Gewinn

Wird im Vergleich von Restbuchwert und Verkaufserlös ein Gewinn berechnet, dann:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 4600 Erlöse aus Abgang von Anlagen 4630 Erträge aus dem Abgang von Anlagen (ausgenommen Finanzanlagen) positiver Betrag Bei des Erlöses
Umbuchung 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand) 4630 Erträge aus dem Abgang von Anlagen (ausgenommen Finanzanlagen) positiver Betrag Buchung des Restbuchwertes

 

Anlagenverkauf mit Verlust

Wird im Vergleich von Restbuchwert und Verkaufserlös ein Verlust berechnet, dann:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 4600 Erlöse aus Abgang von Anlagen 7830 Verluste aus dem Abgang von Anlagen positiver Betrag Bei des Erlöses
Umbuchung 7820 Buchwert abgegangener Anlagen (Aufwand) 7830 Verluste aus dem Abgang von Anlagen positiver Betrag Buchung des Restbuchwertes

Kunden- und Lieferantenskonto

Grundlegend ist in der EA-Rechnung nur der tatsächliche Betrag aufzunehmen. Aus der Rechnungslegung werden nur die tatsächlichen Beträge übernommen - Skonto wird nicht eingebucht.

In der Ein- oder Ausgangsrechnung kann es aber nötig sein Skontbeträge einzubuchen. Dies geschieht dann dem entsprechend mit der Verwendung der beiden Skonto-Konten und einem negativen Betrag:

Buchungsart Belegart Betrag Erklärung
Eingangsrechnung 5800 Lieferantenskonti negativer Betrag Beim Abzug von Lieferantenskonti werden die gesamten Rechnungszeilen eingegeben und eine weitere Skonto-Zeile mit negativem Betrag ergänzt
Ausgangsrechnung 4410 Kundenskonti negativer Betrag Beim Abzug von Kundenskonti werden die gesamten Rechnungszeilen eingegeben und eine weitere Skonto-Zeile mit negativem Betrag ergänzt

In der Doppelten Buchhaltung werden die Skontobuchungen automatisch aus der Ein- bzw. Ausgangsrechnung bzw. aus der Rechnungslegung verbucht.

Sollen manuelle Skontobuchungen angelegt werden, ist die Vorgehensweise wie in der EA-Rechnung.

Rechnungsabgrenzungen

Wenn Rechnungen gebucht werden welche Jahresübergreifende Aufwände und Leistungen betreffen, so müssen diese am Ende (Bilanzstichtag) des alten Jahres abgegrenzt werden aber auch im neuen Jahr wieder aufgelöst werden.

Im folgenden beziehen sich die folgenden Beispiele auf das alte Jahr 2020 und das neue Jahr 2021.

Es werden Aufwände und Leistungen im neuen Jahr entstehen, welche aber schon davor abgerechnet bzw. gebucht werden (z.B. Jahresabos)

Aktive Rechnungsabgrenzung (Eigene Vorauszahlung)

Ein Aufwand wird im neuen Jahr entstehen (der Leistungszeitraum des Aufwands überschreitet den Jahreswechsel). Diese wird im alten Jahr fakturiert/gebucht, weswegen der Betrag, der ins neue Jahr fällt ausgebucht werden muss.

Buchungsart Buchungsdatum von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschluss 31.12.2020 2900 Aktive Rechnungsabgrenzung 5/6/7/8... Aufwandskonto positiver Betrag Ausbuchung vom alten ins neue Jahr
Abschluss 1.1.2021 5/6/7/8... Aufwandskonto 2900 Aktive Rechnungsabgrenzung positiver Betrag Auflösung im neuen Jahr

 

Passive Rechnungsabgrenzung (Fremde Vorauszahlung)

Eine Leistung für den Kunden wird im neuen Jahr erbracht werden (der Leistungszeitraum des Ertrags überschreitet den Jahreswechsel). Diese wird im alten Jahr fakturiert/gebucht, weswegen der Betrag, der ins neue Jahr fällt ausgebucht werden muss.

Buchungsart Buchungsdatum von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschluss 31.12.2020 3900 Passive Rechnungsabgrenzung 4/8... Einnahmenkonto positiver Betrag Ausbuchung vom alten ins neue Jahr
Abschluss 1.1.2021 4/8... Einnahmenkonto 3900 Passive Rechnungsabgrenzung positiver Betrag Auflösung im neuen Jahr

Es sind im alten Jahr Aufwände und Leistungen entstanden welche jedoch erst im neuen Jahr abgerechnet bzw. gebucht werden.

Eigener Rückstand

Im alten Jahr ist ein Aufwand entstanden der im neuen Jahr verrechnet/fakturiert wird. Der ins alte Jahr fallende (Teil-)Betrag gehört ins alte Jahr eingebucht.

Buchungsart Buchungsdatum von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Korrektur 31.12.2020 5/6/7/8... Aufwandskonto 3700 sonstige Verbindlichkeiten positiver Betrag Einbuchen vom neuen ins alte Jahr
Korrektur 1.1.2021 5/6/7/8... Aufwandskonto 3700 sonstige Verbindlichkeiten negativer Betrag Auflösung im neuen Jahr

 

Fremder Rückstand

Im alten Jahr wurde dem Kunden eine Leistung erbracht die im neuen Jahr verrechnet/fakturiert wurde. Der ins alte Jahr fallende (Teil-)Betrag gehört ins alte Jahr eingebucht.

Buchungsart Buchungsdatum von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Korrektur 31.12.2020 4/8... Einnahmenkonto 2300 sonstige Forderungen positiver Betrag Einbuchen vom neuen ins alte Jahr
Korrektur 1.1.2021 4/8... Einnahmenkonto 2300 sonstige Forderungen negativer Betrag Auflösung im neuen Jahr

Anfangsbestand / Eröffnungsbilanz / EBK

Der Anfangsbestand / Eröffnungsbilanzkonto (EBK) definiert den Startwert bestimmter Belegarten zu Beginn eines Finanzjahres - besonders wichtig bei Bestandskonten wie Kassa, Bank, Verrechnungskonto Finanzamt, etc..

In der Doppelten Buchhaltung nennt sich dieses Konto "Eröffnungsbilanzkonto (EBK)".

Durchführung

Sie legen eine neue Umbuchung an.

Navigation

1. Buchhaltung
2. Neue Um-/Abschlussbuchung

Beispiel Anfangsbestand

Setzen des Anfangsbestandes des Bankkontos auf 1.200,-- eur mit Beginn des Jahres 2019

Feld Wert / Auswahl Erklärung
Typ Umbuchung Schränkt die anderen Felder in der Maske ein
Datum 01.01.2019 Datum des Anfangsbestandes vor der ersten Buchung
von Konto Anfangsbestand 9800 Wählen der Belegart Anfangsbestand
auf Konto Bank 2800 Bankkonto
Betrag 1200 Eingabe des Netto Betrages
Beschreibung Anfangsbestand für Bankkonto Beispieltext
Referenz Geben Sie weitere Referenzen Beispieltext