Konten

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Belegarten
  2. Buchungslogik
  3. Bilanzbuchungen in der doppelten Buchhaltung
  4. Anfangsbestand / Eröffnungsbilanz / EBK
  5. Verrechnungskonto Finanzamt sowie Umsatz- und Einkommenssteuer
  6. Löhne und Gehälter sowie Abgaben
  7. SVS Vorgeschriebene Sozialversicherung
  8. Vorsteuer direkt gebucht
  9. Vorsteuer Kürzung
  10. Darlehen / Kredit
  11. Kilometergeld und Diäten
  12. Anlagenbuch
  13. Berichtigung der Vorsteuer oder Umsatzsteuer
  14. Kunden- und Lieferantenskonto
  15. Rundungsdifferenzen | Centausgleich in der doppelten Buchhaltung
  16. Rückstände
  17. Verrechnung mit Gesellschaftern & Geschäftsführern

Belegarten

Unter Belegarten (oder auch Konten) versteht man Kategorien, denen Ein- und Ausgangsrechnungen zugeordnet werden. So wird die Buchhaltung gemäß BAO strukturiert und aus diesen Kategorien lassen sich sämtliche Auswertungen und Finanzamtsmeldungen generieren.

Buchungslogik

Jedem Konto ist eine Kontonummer zugeordnet, die das Zuordnen zu bestimmten Gruppen ermöglicht und die Belegart eindeutig identifizierbar macht. Eine Kontennummer ist meist eine Zahl mit 4 Stellen, manche Unternehmen haben aber auch Kontennummern mit 3 oder mehr als 4 Stellen. Weiters werden Kontennummern nicht einfach aufsteigend chronologisch vergeben, sondern die einzelnen Ziffern haben eine Bedeutung. Die wichtigste Ziffer ist die erste Ziffer, denn sie ordnet das Konto einer ‚‘’Kontenklasse’’’ zu. Es gibt dementsprechend folgende Klassen:


Wie Sie in FreeFinance Umbuchungen, Korrekturen und Abschlussbuchungen erledigen, erfahren Sie in diesem Tutorial Video. 

0xxx: Anlagevermögen

Im Anlagevermögen befinden sich Maschinen, Grundstücke, Gebäude und Finanzanlagen, die mit der Absicht gehalten werden, längerfristig im Unternehmen zu verbleiben.

1xxx: Vorräte

In den Vorräten befindet sich vor allem das Inventar eines Unternehmens.

2xxx: Sonstiges Umlaufvermögen

Dem sonstigen Umlaufvermögen werden Bank, Kassa und andere Zahlungsmittelkonten zugerechnet, aber auch Wertpapiere, die zur baldigen Wiederveräußerung gehalten werden.

3xxx: Verbindlichkeiten

Verbindlichkeiten sind Fremdkapital. Hier werden unter anderem Kredite, Verbindlichkeiten an das Finanzamt, sowie Verbindlichkeiten an Lieferanten notiert.

4xxx: Erträge

Erträge aus der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit, aber auch sonstige betriebliche Erträge (wie zB. das Verkaufen eines Firmenfahrzeugs) werden hier erfasst.

5xxx: Materialaufwand

Der Kauf von Hilfsmaterial, Betriebsmaterial oder Halbfertigerzeugnissen wird hier verbucht.

6xxx: Personalaufwand

In dieser Kategorie werden Löhne und Gehälter erfasst.

7xxx: Sonstige Aufwände

Alle anderen Aufwendungen werden unter „sonstige Aufwände“ erfasst.

8xxx: Finanzerträge- und Aufwände

In dieser Klasse werden sowohl die Erträge als auch die Aufwendungen erfasst, die durch das Handeln mit Wertpapieren und anderen Finanzanlagen entstehen.

9xxx: Eigenkapital und Abschlusskonten

Das Eigenkapital zeigt, wie viel von den sich im Unternehmen befindlichen Wertgegenständen durch Kapital des/der Eigentümer/s finanziert sind.

Bilanzbuchungen in der doppelten Buchhaltung

Bilanzbuchungen in der doppelten Buchhaltung sind unter Bilanzbuchungen beschrieben (die Bilanz-Erweiterung ist kostenpflichtig).

Dazu zählen ua.:

  • Stammkapital und Ausstehende Einlagen
  • Warenbewertungen
  • Forderungsbewertungen
  • Rückstellungen
  • Rechnungsabgrenzungen
  • Rücklagen und Bewertungsreserven
  • Körperschaftsteuer
  • Bilanzabschlussbuchungen inkl. GuV-Abschluss
Neue Bilanzbuchung

Anfangsbestand / Eröffnungsbilanz / EBK

Der Anfangsbestand / Eröffnungsbilanzkonto (EBK) definiert den Startwert bestimmter Belegarten zu Beginn eines Finanzjahres - besonders wichtig bei Bestandskonten wie Kassa, Bank, Verrechnungskonto Finanzamt, etc..

In der Doppelten Buchhaltung nennt sich dieses Konto "Eröffnungsbilanzkonto (EBK)".

Durchführung: Sie legen eine neue Umbuchung an.

Navigation

  1.  Buchhaltung
  2.  Neue Um-/Abschlussbuchung

Setzen des Anfangsbestandes des Bankkontos auf 1.200,-- eur mit Beginn des Jahres 2019

Feld Wert / Auswahl Erklärung
Typ Umbuchung Schränkt die anderen Felder in der Maske ein
Datum 01.01.2019 Datum des Anfangsbestandes vor der ersten Buchung
von Konto Anfangsbestand 9800 Wählen der Belegart Anfangsbestand
auf Konto Bank 2800 Bankkonto
Betrag 1200 Eingabe des Netto Betrages
Beschreibung Anfangsbestand für Bankkonto Beispieltext
Referenz Geben Sie weitere Referenzen Beispieltext

Verrechnungskonto Finanzamt sowie Umsatz- und Einkommenssteuer

Im Folgenden finden Sie eine Übersicht über jene Konten, hinter denen eine besondere Buchungslogik steht.

Verrechnungskonto Finanzamt

Das Konto 3390 Verrechnungskonto Finanzamt stellt das Finanzamtskonto des Unternehmers im System dar. Das bedeutet, dass hier sowohl der Jahres-Anfangsbestand als auch die laufenden Beträge die durch Umsatzsteuervoranmeldung, Einkommensteuervorschreibung bzw. der jeweiligen Zahlungen und Überweisungen abgebildet werden können.

Dieses Konto muss nicht zwingend verwendet werden. Durch die Verwendung können die Buchungen und Überweisungen an bzw. vom Finanzamt auch im System übersichtlich dargestellt und ausgewertet werden.

Dieses Konto wird auch als Gegenkonto geführt da es ein reales Konto des täglichen Lebens darstellt.

Beispiele Umsatzsteuer

Das Verrechnungskonto Finanzamt kann als Sammelkonto (Verbindlichkeiten Finanzamt) gesehen werden auf das alle Voranmeldungen summiert und von dem aus dann die Zahlungen, monatlich, pro quartal oder Jahresabrechnungen, überwiesen werden.

Beispiele Einkommenssteuer

Das Verrechnungskonto Finanzamt kann als Sammelkonto gesehen werden, auf das alle Vorschreibungen summiert und von dem aus dann die quartalsweisen Zahlungen überwiesen werden.

Umsatzsteuer

Nach erfolgter Umsatzsteuermeldung an das Finanzamt kann die Umsatzsteuerzahllast gegen das Konto Verrechnungskonto Finanzamt summiert werden.

Die folgenden Buchungen (unter Buchhaltung > Neue Um-/Abschlussbuchung) sollten erstellt werden:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 25** Vorsteuerkonto 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Umbuchung alle Vorsteuerkonten auf die Zahllast
Abschlussbuchung 35** Umsatzsteuerkonto 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Umbuchung alle Umsatzsteuerkonten auf die Zahllast
Abschlussbuchung 35** Einfuhrumsatzsteuer 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Die Einfuhrumsatzsteuer wird auch auf die Zahllast umgebucht

Jetzt sollte am Zahllastkonto der gleiche Betrag stehen wie in der UVA berechnet.

In der Nettomethode sind folgende Buchungen durchzuführen, nachdem die Buchungen unter UST Zahllast - alle Buchungen durchgeführt wurden

1. USt-Zahllast auf Verrechnungskonto Finanzamt buchen

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 3520 USt-Zahllast

3390 Verrechnungskonto Finanzamt

 positiver Betrag Bei Zahllast: Gesamte Zahllast umbuchen
Abschlussbuchung 3390 Verrechnungskonto Finanzamt 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Bei Gutschrift: Gesamte Zahllast umbuchen bei Gutschrift

Anmerkung: Das Konto "Verrechnungskonto Finanzamt" gilt als Verbindlichkeitskonto gegenüber Finanzamt - dh: beim Buchen der Zahllast wird die Schuld beim Finanzamt höher, weshalb das Konto als "von Konto" verwendet wird.

2.Die Bezahlung vom Bankkonto

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 3390 Verrechnungskonto Finanzamt 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen
Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 3520 USt-Zahllast 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen

In der Bruttomethode sind folgende Buchungen durchzuführen, nachdem die Buchungen unter UST Zahllast - alle Buchungen durchgeführt wurden. In dieser Erklärung wird die Verbuchung mit nur dem UST-Zahllast-Konto beschrieben.

1. Bezahlung der USt-Zahllast oder USt-Gutschrift

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Eingangsrechnung 7991 Bezahlung Ust Zahllast (NUR bei Bruttomethode) 2800 Bank positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Ausgangsrechnung 4991 Erhaltene Ust Gutschrift (NUR bei Bruttomethode) 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen

2. Ausgleich des UST-Zahllast-Kontos

Um nun die UST-Zahllast-Konten 3520 und 7991 bzw. 4491 auszugleichen, muss eine Abschlussbuchung durchgeführt werden.

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 7991 Bezahlung Ust Zahllast (NUR bei Bruttomethode) 3520 USt-Zahllast positiver Betrag Die zwei USt-Zahllast-Konten werden ausgeglichen und 0 gesetzt.
Abschlussbuchung 4991 Erhaltene Ust Gutschrift (NUR bei Bruttomethode) 3520 USt-Zahllast negativer Betrag Die zwei USt-Zahllast-Konten werden ausgeglichen und 0 gesetzt.

In der Bruttomethode sind folgende Buchungen durchzuführen, nachdem die Buchungen unter UST Zahllast - alle Buchungen durchgeführt wurden. In dieser Erklärung wird die Verbuchung mit der Verwendung des Verrechnungskontos Finanzamt beschrieben.

1. Umbuchen der USt-Zahllast oder USt-Gutschrift auf Verrechnungskonto Finanzamt

Die Umbuchung von USt-Zahllast auf das Verrechnungskonto Finanzamt kann direkt im Steuerjournal passieren, indem auf die Schaltfläche "in Umbuchung abschließen" geklickt wird. Alternativ kann folgende Buchung manuell durchgeführt werden:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 3520 USt-Zahllast 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Umbuchung von Zahllast auf das Verrechnungskonto Finanzamt
Umbuchung 3520 USt-Zahllast 3390 Verrechnungskonto Finanzamt negativer Betrag Umbuchung von Gutschrift auf das Verrechnungskonto Finanzamt

2. Überweisung ans oder vom Finanzamt

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Eingangsrechnung 7991 Bezahlung Ust Zahllast (NUR bei Bruttomethode) 2800 Bank positiver Betrag Zahlung an das Finanzamt
Ausgangsrechnung 4991 Erhaltene Ust Gutschrift (NUR bei Bruttomethode) 2800 Bank positiver Betrag Auszahlung von USt Gutschrift

3. Ausgleichen des Verrechnungskontos Finanzamt

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 7991 Bezahlung Ust Zahllast (NUR bei Bruttomethode) 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Ausgleich des Verrechnungskontos Finanzamt
Abschlussbuchung 4991 Erhaltene Ust Gutschrift (NUR bei Bruttomethode) 3390 Verrechnungskonto Finanzamt negativer Betrag Ausgleich des Verrechnungskontos Finanzamt

Einkommenssteuer

Vorschreibung

Die Einkommensteuern werden vom Finanzamt vorgeschrieben.

Diese Vorschreibung kann auf zwei Arten verbucht werden:

  1. über das Konto Verrechnungskonto Finanzamt oder (1-3)
  2. direkt auf das Bankkonto (Alternative "kurz")
Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Abschlussbuchung 3530 ESt-Zahllast Finanzamt 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Bei Zahllast: Gesamte Zahllast umbuchen
Abschlussbuchung 3530 ESt-Zahllast Finanzamt 3390 Verrechnungskonto Finanzamt negativer Betrag Bei Gutschrift: Gesamte Zahllast umbuchen
Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 3390 Verrechnungskonto Finanzamt positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 3390 Verrechnungskonto Finanzamt 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen

Am Jahresende empfehlen wir eine Abschlussbuchung von Konto 8550 Einkommensteuer / 8555 Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen auf Konto 3530 ESt-Zahllast Finanzamt in Höhe der gesamten bezahlten Vorauszahlungen.

  • Buchungen mit der Belegart 8550 werden nicht in die ESt-Erklärung aufgenommen und sind für E1A (Einkommensteuererklärung)
  • Buchungen mit der Belegart 8555 werden in der K1-Erklärung sowohl positiv als auch negativ in der Mehr-Weniger-Rechnung aufgenommen und sind für K1 (Körperschaftssteuererklärung)

Alternativ nehmen Sie diese Buchung quartalsweise parallel zu Schritt 2 vor. 

Abkürzungsvariante über die Belegart Einkommensteuer / Körperschaftsteuer

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag Erklärung
Umbuchung 2800 Bank 8550 Einkommensteuer / Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen positiver Betrag Bei Zahllast: gesamte Zahllastzahlung buchen
Umbuchung 8550 Einkommensteuer / Körperschaftsteuer KÖSt und sonstige Steuern vom Einkommen 2800 Bank positiver Betrag Bei Gutschrift: gesamte Gutschriftszahlung buchen

Nachzahlung

Sollte es vom Finanzamt zu einer Nachforderung bzw. einer Nachzahlung für das Vorjahr kommen, so wird diese normalerweise ebenso wie die Vorschreibung verbucht. 

Rückstellungen (Doppelte Buchhaltung)

Gibt es jedoch Rückstellungen aus dem Vorjahr für Steuernachzahlungen, so werden diese natürlich berücksichtigt. Dazu werden sie in der notwendigen Höhe aufgelöst (konkrete Buchungen hierzu in den Bilanzbuchungen) und der weitere Betrag normal verbucht, sollte dieser höher sein als die Rückstellungen.

Löhne und Gehälter sowie Abgaben

Die Verbuchung von Löhnen und Gehältern sowie die Sozial- und Steuerabgaben erfolgt unter der Einangsrechnung.

Es gibt grundlegend zwei Varianten wie die Gehälter in FreeFinance eingegeben werden können.

  1. pro Aufwandsart (empfohlen)
  2. pro Mitarbeiter

In dem Fall werden alle Mitarbeiter zusammengefasst und Aufwände auf die einzelnen Aufwandsarten zusammengefasst:

  1. Nettolöhne
  2. Sozialaufwände
  3. Lohn- und Gehaltsabgaben (Steuer)

 

1.Buchung für den Nettolohn

Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:

  • Als Lieferant können Sie entweder jeden Mitarbeiter eingeben oder gesammelt "Mitarbeiter".
  • Belegart 6000 Löhne und Gehälter
  • Als Bezahlt mit kann entweder ein eigenes Verbindlichkeitenkonto erstellt werden oder es wird gleich gegen Bank gebucht werden (auch direkt über den Kontoauszug).

Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.

2. Sozialaufwand

Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:

  • Als Lieferant können Sie entweder Sozialversicherung angeben
  • Belegart 6500 Gesetzlicher Sozialaufwand und gleiches vorgehen wie oben

Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.

3. Lohn-und Gehaltsabgaben

Es wird eine Eingangsrechnung mit den Details erstellt:

  • Als Lieferant kann "Finanzamt" eingetragen werden
  • Belegart "6600 Lohnsteuer, Dienstgeberbeitrag Familienlastenausgleichsfond (FLAF)" und gleiches vorgehen wie oben
  • Als Bezahlt mit kann entweder "3390 Verrechnungskonto Finanzamt" verwendet werden oder es wird gleich gegen Bank gebucht (auch direkt über den Kontoauszug).

Die Buchung kann auch direkt über den Kontoauszug gebucht werden.

Auszahlung bei Verbindlichkeitsbuchung

  • In der doppelten Buchhaltung wird die Auszahlung dann auch über die Eingangsrechnung durchgeführt. Diese Bezahlung kann auch über den Kontoauszug durch Auswahl der offenen Eingangsrechnung gebucht werden.
  • In der Einnahmen Ausgaben Rechnung wird die Auszahlung dann über eine Umbuchung (im Sinne des Zahlungsflusses) wiefolgt durchgeführt: von Bank auf Verbindlichkeitskonto. Diese Buchung kann auch über den Kontoauszug direkt gebucht werden.
  • Es wird eine Eingangsrechnung mit mehreren Zeilen und allen obgenannten Ausgabenkonten pro Mitarbeiter erstellt.
  • Als "Bezahlt mit" Konto wird ein eigenes Verbindlichkeitenkonto verwendet.

Die Bezahlung wird dann immer als Umbuchung:

  • Von Bank
  • Auf das Verbindlichkeitenkonto bzw. das "3390 Verrechnungskonto Finanzamt"

Für alle auszuzahlenden Stellen (Mitarbeiter, SVA, Steuer, ...) umgebucht werden.

Ein Mitarbeiter hat ein Unternehmensdarlehen über Jahre getilgt. Die letzte Rate von 500 Euro wird dem MA erlassen und ihm als Prämie gewährt. Sie buchen wie folgt.

Erlass Dienstnehmerdarlehen:

Buchungsart Buchungsdatum von Konto auf Konto Betrag
Abschlussbuchung 31.12. 2430 Dienstnehmerdarlehen  6002 Prämien positiver Betrag

SVS Vorgeschriebene Sozialversicherung

Für diese - üblicherweise quartalsweise zu bezahlenden Beträge - wird in FreeFinance eine Eingangsrechnung erstellt

  • Eigene Versicherungsbeiträge an die Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) ... 6580
  • Eigene Selbständigenvorsorge lt. BMSVG ... 6590
  • Selbstbehalte, Kostenanteile, etc. für die Sozialversicherung der Selbständigen (SVS) ... 9614

Die Steuersätze sind jeweils 0% (wird automatisch vorgeschlagen).

Es gibt auch einen beispielhaften Geschäftsfall Suchtext "SVS", der bequem übernommen werden kann - die Konten sind standardmäßig vorhanden und eingeblendet.

Verwenden Sie als Zahlungsmittel jenes Bankkonto, von dem Sie die Überweisung tätigen.

Vorsteuer direkt gebucht

Für den Fall, dass Vorsteuern in Eingangsrechnungen nicht über die Steuersätze auswählbar sind, ist es möglich diese Vorsteuern direkt über die Belegart (Konto) Vorsteuer direkt gebucht (2503) einzugeben.

Es kann auch sein - zb: für die Korrektur von Privatanteilen am Ende des Jahres - das Vorsteuern korrigiert werden müssen. Dies kann als Umbuchung - Korrektur mit der Belegart Vorsteuer direkt gebucht (2503) erledigt werden.

Wichtig in dem Zusammenhang: Es wird das Steuerkonto Vorsteuer (2500) immer automatisch bebucht und nicht die Belegart 2503!

Rücküberweisung

Waren Ihre Vorschreibungen zu hoch und Sie erhalten Geld vom Finanzamt retourüberwiesen auf Ihr Bankkonto, erfassen Sie diese als gleiche Eingangsrechnung - jedoch mit negativem Betrag.

Vorsteuer Kürzung

In gewissen Fällen kann es notwendig sein, dass der bei Belegen erfasste Vorsteuerabzug zu hoch ist und damit berichtigt werden muss, zum Beispiel wenn Sie sowohl steuerpflichtige als auch unecht ust-befreite Umsätze erzielen.

Dabei gibt es grundsätzlich mehrere Aufteilungsmöglichkeiten: 

  • Direkte Zuordnung (wenn möglich, z.B. bei neuer Küche in steuerpflichtig vermieteter Wohnung)
  • Aufteilung nach Maßgabe der wirtschaftlichen Zurechenbarkeit 
  • Aufteilung nach dem Umsatzschlüssel (bei Vermietung auch: Flächenschlüssel)

 

Beispiel

Sie sind umsatzsteuerpflichtig und vermieten ein Gebäude mit 3 Wohneinheiten (75% Flächenanteil) und einer Praxis (25% Flächenanteil) an 3 Familien und die Praxis an einen Unecht-Umsatzsteuer-Befreiten Arzt.
Sie schreiben also an die 3 Familien Rechnungen mit Umsatzsteuer, jedoch ohne Umsatzsteuer an den Arzt.
Das bedeutet jedoch auch, dass Sie sich die Vorsteuer für Ausgaben am gesamten Gebäude nur aliquot - hier zu 75% -zurückholen dürfen.

In FreeFinance erfassen Sie die Ausgaben in voller Höhe mit dem angefallenen Steuersatz, und abschließend folgende Korrektur:

Vorsteuer-Berichtigung

Erfassen Sie eine Eingangsrechnung "Vorsteuer direkt gebucht" - mit negativem Betrag in Höhe der Korrektur der Vorsteuer-Summe über die betroffenen Belege - gemäß Beispiel 25%.

Um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten, empfiehlt es sich auch, eine entsprechende Notiz über den gewählten Verteilungsschlüssel zu vermerken.

Bei einer etwaigen Korrektur im Zuge der Erstellung der Jahreserklärung kommt Ihnen diese Notiz ebenfalls zu Gute.

Darlehen / Kredit

 

Variante 1

Hierfür duplizieren (kopieren) Sie ein Bankkonto (zB 2800 Bank) in der Belegartenübersicht - benennen dieses wie gewünscht - inkl. der Nummer und vergeben einen Anfangsbestand mit negativem Betrag (Kreditbetrag bzw. zum Start noch offener Kreditbetrag).

 

Variante 2

Ein Darlehen erfassen Sie alternativ bitte als Anfangsbestand auf 3150 "Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten" mit positivem Betrag.

Der Erhalt des Darlehens auf das Bankkonto wird über eine Umbuchung von Darlehen auf Bank abgebildet (positiver Betrag).

Tilgung

Die Darlehenstilgung der monatlichen Kreditkarte ist dann: Umbuchung von Bank auf Darlehen > damit verringern sich sowohl das Bankkonto als auch das Darlehen bzw. des Kreditkontos.

Zur Erklärung: Die Konten Bank und Darlehen unterscheiden sich grundlegend:

  • Bei Bankkonto handelt es sich um ein Aktiv-Konto (im Soll vermehrt / positiv)
  • Bei Darlehenskonto handelt es sich um ein Passiv-Konto (im Haben vermehrt / positiv)

Wichtig: Eine Rückzahlung der Rate ist keine Ausgabe - nur die Zinsen sind Ausgaben.

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Kilometergeld und Diäten

7350 Kilometergeld Inland

Die Belegart 7350 Kilometergeld Inland wird für die Berechnung und Kategorisierung der Kilometergeld-Ausgaben verwendet, die durch Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug im Inland des Unternehmers entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart, um automatisch das Kilometergeld in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

7351 Kilometergeld Ausland

Die Belegart 7351 Kilometergeld Ausland wird für die Berechnung und Kategorisierung der Kilometergeld-Ausgaben verwendet, die durch Geschäftsfahrten mit dem Privatfahrzeug ins Ausland entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart, um automatisch das Kilometergeld in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

7360 Tag- und Nächtigungsgelder Inland (Diäten)

Die Belegart 7360 Tag- und Nächtigungsgelder Inland (Diäten) wird vor allem für die Berechnung und Kategorisierung der Diäten verwendet, die durch Geschäftsreisen im Inland des Unternehmers entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart, um automatisch die Diäten in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

7361 Tag- und Nächtigungsgelder Ausland (Diäten)

Die Belegart 7361 Tag- und Nächtigungsgelder Ausland (Diäten) wird vor allem für die Berechnung und Kategorisierung der Diäten verwendet, die durch Geschäftsreisen ins Ausland entstanden sind.

Das Modul Reisekosten verwendet diese Belegart, um automatisch die Diäten in der Einnahmen Ausgaben Rechnung als Ausgabe zu erstellen.

Anlagenbuch

7010 Abschreibung von Sachanlagen (automatische Buchung über Anlagenbuch)

Die Belegart 7010 Abschreibung von Sachanlagen wird automatisch bei der Verbuchung von Abschreibungen aus dem Anlagenbuch verwendet.

7020 Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (automatische Buchung über Anlagenbuch)

Die Belegart 7020 Abschreibung von geringwertigen Wirtschaftsgütern wird automatisch bei der Verbuchung von Geringwertigen Wirtschaftsgütern aus dem Anlagenbuch verwendet.

7021 Geringwertiges Wirtschaftsgut (direkter Aufwand in der Eingangsrechnung)

Über das Konto 7021 ist das geringwertige Wirtschaftsgut direkt als Aufwand in der Eingangsrechnung zu buchen. Damit wird kein Anlagenbucheintrag erstellt und der Aufwand sofort einbezogen.

Für Einnahmen-Ausgabenrechner:
Wird eine Anlage verkauft, sollten folgende zwei Schritte durchgeführt werden:

  1. Ausscheiden der Anlage aus dem Anlagenbuch: Für diesen Teil ist wie unter Ausscheiden einer Anlage vorzugehen
  2. Verkauf der Anlage: Für diesen Teil ist eine Einnahme zu verbuchen, die den Verkauf dokumentiert. Hierbei verwendet man als Erlöskonto die Belegart 4600 Erlöse aus Abgang von Anlagen. 

 

Für doppelte Buchführung:
Beim Verkauf von Anlagen sind folgende Schritte durchzuführen – Details zu einigen Schritten im Anschluss unten:

  1. Im Anlagenbuch werden folgende Schritte durchgeführt:
    1. die Anlage fertig abschreiben
    2. die Ausscheidung erfassen & somit Restbuchwert buchen, sollte einer vorhanden sein
  2. Anlagenverkauf buchen, normal als Einnahme
  3. Jetzt wird die Differenz zwischen Restbuchwert und Verkaufspreis ermittelt und dementsprechend verbucht – mehr Details & konkrete Buchungen sind im Anlagenbuch zu finden
    1. Bei Verkauf mit Gewinn: Verkaufserlös und den Gewinn verbuchen
    2. Bei Verkauf mit Verlust: Verkaufserlös und den Verlust verbuchen

Berichtigung der Vorsteuer oder Umsatzsteuer

Zu bestimmten Geschäftsfällen kann es nötig sein, eine Berichtigung der Vorsteuer oder Umsatzsteuer zu buchen. Diese Berichtigung wird auch in der UVA bzw. USt-Erklärung verwendet.

Berichtigung der Vorsteuer

Hier sind prinzipiell zwei Korrekturen möglich:

  • Ändern sich im Veranlagungszeitraum die Verhältnisse, die im Kalenderjahr der erstmaligen Verwendung maßgebend waren, ist dies mittels Buchung auf das Konto 2542 Vorsteuerberichtigung: § 12 Abs. 10, 11 (UST-KZ: 063) in der USt-Kennzahl 063 einzutragen. Hierzu zählen zB: Änderungen von oder zur unechten Steuerberfreiung.
  • Ändert sich die Bemessungsgrundlage für die Vorsteuern im aktuellen Veranlagungszeitraum, zB: durch Abzug von Privatanteilen, ist der Betrag mittels einer Buchung auf dem Konto 2517    Vorsteuerberichtigung: § 16 (UST-KZ: 067) unter der USt-Kennzahl 067 einzutragen.

Vorsteuer berichtigen in FreeFinance:

Typ Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Reduktion der Vorsteuer (dh: Erhöhung der Steuerschuld) Korrektur

2542 Vorsteuerberichtigung: § 12 Abs. 10, 11 (UST-KZ: 063)
oder
2517    Vorsteuerberichtigung: § 16 (UST-KZ: 067)

 zB: 2509    Nicht abziehbare Vorsteuer (auch ig / Reverse Charge) positiver Betrag
Erhöhung der Vorsteuer (dh: Verringerung der Steuerschuld) Korrektur

2542 Vorsteuerberichtigung: § 12 Abs. 10, 11 (UST-KZ: 063)
oder
2517    Vorsteuerberichtigung: § 16 (UST-KZ: 067)

 zB: 2509    Nicht abziehbare Vorsteuer (auch ig / Reverse Charge) negativer Betrag

 

Berichtigung der Umsatzsteuer

Die Berichtigung der Umsatzsteuer für die Kennzahl 090 gilt für vorangegangene Jahre. Die Buchungen können über die

Typ Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Erhöhung der Steuerschuld (dh: Erhöhung der Umsatzsteuer) Korrektur 3510 Berichtigung der Umsatzsteuer (UST-KZ: 090) zB: 2800 Bank positiver Betrag
Verringerung der Steuerschuld (dh: Verringerung der Umsatzsteuer) Korrektur 3510 Berichtigung der Umsatzsteuer (UST-KZ: 090) zB: 2800 Bank negativer Betrag

 

Kunden- und Lieferantenskonto

Grundlegend ist in der EA-Rechnung nur der tatsächliche Betrag aufzunehmen. Aus der Rechnungslegung werden nur die tatsächlichen Beträge übernommen - Skonto wird nicht eingebucht.

In der Ein- oder Ausgangsrechnung kann es aber nötig sein Skontbeträge einzubuchen. Dies geschieht dann dem entsprechend mit der Verwendung der beiden Skonto-Konten und einem negativen Betrag:

Buchungsart Belegart Betrag Erklärung
Eingangsrechnung 5800 Lieferantenskonti negativer Betrag Beim Abzug von Lieferantenskonti werden die gesamten Rechnungszeilen eingegeben und eine weitere Skonto-Zeile mit negativem Betrag ergänzt
Ausgangsrechnung 4410 Kundenskonti negativer Betrag Beim Abzug von Kundenskonti werden die gesamten Rechnungszeilen eingegeben und eine weitere Skonto-Zeile mit negativem Betrag ergänzt

In der Doppelten Buchhaltung werden die Skontobuchungen automatisch aus der Ein- bzw. Ausgangsrechnung bzw. aus der Rechnungslegung verbucht.

Sollen manuelle Skontobuchungen angelegt werden, ist die Vorgehensweise wie in der EA-Rechnung.

Rundungsdifferenzen | Centausgleich in der doppelten Buchhaltung

In der doppelten Buchhaltung kann es zu Rundungsdifferenzen oder Zahlungsabweichungen im Centbereich kommen.

Diese werden entweder über die Ein-/Ausgangsrechnung oder in der Rechnungslegung automatisch ausgebucht.

Sollten weitere Rundungsdifferenzen auftauchen, können diese manuell ausgebucht werden. Hierfür sind folgende Buchungen durchzufühgen:

Rundungsdifferenzen im Falle der Ausgaben/Verbindlichkeiten werden wie folgt ausgebucht:

Erklärung Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Es wurde zu viel an den Lieferanten bezahlt - das Verbindlichkeitskonto ist negativ Umbuchung 3**** Verbindlichkeite 7818 Rundungsdifferenz positiver Betrag
Es wurde zu wenig an den Lieferanten bezahlt - das Verbindlichkeitskonto ist positiv Umbuchung 3**** Verbindlichkeite 4845 Rundungsdifferenzengewinne positiver Betrag

Rundungsdifferenzen im Falle der Einnahmen/Forderungen werden wie folgt ausgebucht:

Erklärung Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Es wurde zu viel von den Kunden bezahlt - das Forderungskonto ist negativ Umbuchung 2**** Forderungen 4845 Rundungsdifferenzengewinne positiver Betrag
Es wurde zu wenig von den Kunden bezahlt - das Forderungskonto ist positiv Umbuchung 2**** Forderungen 7818 Rundungsdifferenz positiver Betrag

Rückstände

Es sind im alten Jahr Aufwände und Leistungen entstanden, welche jedoch erst im neuen Jahr abgerechnet bzw. gebucht werden.

Im alten Jahr ist ein Aufwand entstanden der im neuen Jahr (zB: 2021) verrechnet/fakturiert wird. Der ins alte Jahr fallende (Teil-)Betrag gehört ins alte Jahr (zB: 2020) eingebucht.

1. Die Eingangsrechnung wird im neuen Jahr ganz normal eingegeben, zB: mit dem Verbindlichkeitskonto des Lieferanten.

2. Einbuchen des Rückstandes ins alte Jahr:

Buchungsart Datum von Konto auf Konto Betrag
Korrektur 31.12.2020 5/6/7/8... Aufwandskonto 3700 Sonstige Verbindlichkeiten* positiver Betrag

Damit ist der Aufwand im alten Jahr übernommen, die USt bleibt im neuen Jahr.

3. Bei der Anfangsbestandsübernahme wird der Saldo für das Konto 3700 sonstige Verbindlichkeiten ins Jahr 2021 übernommen.

4. Verringern des Aufwandes im aktuellen/neuen Jahr:

Es gibt zwei Varianten wie die Buchung erstellt werden kann:

Variante Buchungsart Datum von Konto auf Konto Betrag
1. Tausch der Konten, immer positiver Betrag Korrektur 1.1.2021 3700 Sonstige Verbindlichkeiten* 5/6/7/8... Aufwandskonto positiver Betrag
2. gleiche Konten wie bei Auflösung, negativer Betrag Korrektur 1.1.2021 5/6/7/8... Aufwandskonto 3700 Sonstige Verbindlichkeiten* negativer Betrag

Damit ist der Aufwand reduziert, die Verbindlichkeit hebt sich mit der Anfangsbestandsbuchung auf. In der Eingangsrechnung aus 1. ist noch der Gesamtbetrag der Verbindlichkeit auf dem dort verwendeten Konto.

Bezahlung vom KundenErlös im aktuellen/neuen Jahr:

Die Bezahlung der Eingangsrechnung wird ganz normal über die Eingangsrechnung aus dem Punkt 1 erledigt

* Statt dem Konto 3700 Sonstige Verbindlichkeiten kann auch das Verbindlichkeitskonto des Lieferanten des Lieferanten verwendet werden.

Im alten Jahr wurde dem Kunden eine Leistung erbracht die im neuen Jahr (zb: 2021) verrechnet/fakturiert wurde. Der ins alte Jahr fallende (Teil-)Betrag gehört ins alte Jahr (zB: 2020) eingebucht und im aktuellen Jahr verringert.

1. Die Ausgangsrechnung (oder Rechnung in der Rechnungslegung) wird im neuen Jahr ganz normal eingegeben, zB: mit dem Forderungskonto des Kunde.

2. Einbuchen des Rückstandes ins alte Jahr:

Buchungsart Datum von Konto auf Konto Betrag
Korrektur 31.12.2020 2300 Sonstige Forderungen* 4/8... Einnahmenkonto positiver Betrag

Damit ist der Erlös ins alte Jahr übernommen, die USt bleibt im neuen Jahr.

3. Bei der Anfangsbestandsübernahme wird der Saldo für das Konto 2300 sonstige Forderungen ins Jahr 2021 übernommen.

4. Auflösung/Ausbuchen im aktuellen/neuen Jahr:

Es gibt zwei Varianten wie die Buchung erstellt werden kann:

Variante Buchungsart Datum von Konto auf Konto Betrag
1. Tausch der Konten, immer positiver Betrag Korrektur 1.1.2021 4/8... Einnahmenkonto 2300 Sonstige Forderungen* positiver Betrag
2. gleiche Konten wie bei Auflösung, negativer Betrag Korrektur 1.1.2021 2300 Sonstige Forderungen* 4/8... Einnahmenkonto negativer Betrag

Damit ist der Erlös im Jahr 2021 reduziert, die Forderung hebt sich mit der Anfangsbestandsbuchung auf. In der Ausgangsrechnung aus 1. ist noch der Gesamtbetrag der Forderung auf dem dort verwendeten Konto.

Bezahlung vom KundenErlös im aktuellen/neuen Jahr:

Die Bezahlung der Ausgangsrechnung oder Rechnung in der Rechnunglegung wird ganz normal über die Ausgangsrechnung / Rechnungslegung aus dem Punkt 1 erledigt

* Statt dem Konto 2300 Sonstige Forderungen kann auch das Forderungskonto des Kunden verwendet werden.

Verrechnung mit Gesellschaftern & Geschäftsführern

Oftmals kommt es von Geschäftsführern und Gesellschaftern zu Einlagen oder Entnahmen. Diese Arten der Geldflüsse müssen natürlich auch in der Buchhaltung abgebildet werden. 

Um diese Geldflüsse abzubilden, gibt es die folgenden zwei Konten. Sie werden in der 2er-Klasse geführt und sind somit Forderungen gegenüber des Gesellschafters oder des Geschäftsführers (etwa bei einer Entnahme).

Sollte es zu Verbindlichkeiten kommen, so werden diese ebenfalls über diese Konten abgebildet (etwa bei einer Einlage)

  • 2410 Verrechnungskonto Gesellschafter
  • 2420 Verrechnungskonto Geschäftsführer

Eine Einlage auf das Konto liegt vor, wenn der Gesellschafter oder Geschäftsführer sein Privatvermögen verwendet um Ausgaben des Unternehmens zu decken, oder dem Unternehmen Geld zu 'borgen'. 

Einlage auf das Bankkonto:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Umbuchung 2410 Verrechnungskonto Gesellschafter 2800 Bank positiver Betrag
Umbuchung 2420 Verrechnungskonto Geschäftsführer 2800 Bank positiver Betrag

Eine Entnahme von dem Gesellschafter oder Geschäftsführer liegt vor, wenn das Unternehmen eine private Ausgabe dessen zahlt oder dem Gesellschafter oder Geschäftsführer Geld 'borgt'. 

Entnahme von dem Bankkonto:

Buchungsart von Konto auf Konto Betrag
Umbuchung 2800 Bank 2410 Verrechnungskonto Gesellschafter positiver Betrag
Umbuchung 2800 Bank 2420 Verrechnungskonto Geschäftsführer positiver Betrag

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