Fakturierung einfach erklärt

Der Begriff „Rechnungslegung“ umfasst im betriebswirtschaftlichen Sinn deutlich mehr als das reine Ausstellen von Rechnungen an Kundschaft.

Die Rechnungslegung umfasst die gesamte externe Finanzberichterstattung von Unternehmen und dient der Dokumentations- und Informationsfunktion nach innen und außen:

• Die externe Unternehmensrechnung – oder auch Rechnungslegung – ist grundlegender Bestandteil des Rechnungswesens jedes Unternehmens.

• Dieses Rechnungswesen dient der Erfassung und Auswertung der wirtschaftlichen Vorgänge im Unternehmen selbst, sowohl mengen- als auch wertmäßig.

• Die Ermittlung des unternehmerischen Erfolgs wird anhand der Rechnungslegungsprozesse vorgenommen.

• Die Rechnungslegung bildet die Grundlage der Zahlungsbemessung des Unternehmens.

Das Rechnungswesen im Unternehmen spielt somit eine tragende Rolle in der Unternehmenskontrolle und für die laufende Planung im Unternehmen.

Unter „Vorfakturierung“ versteht man das Ausstellen einer Rechnung, noch bevor eine Dienstleistung erbracht wurde oder eine Warenlieferung erfolgt ist.

Klassischerweise findet man die Vorfakturierung im Onlinehandel. Findet dabei auch eine Bezahlung im Vorhinein statt, wird zudem von „Vorkasse“ gesprochen. Deshalb ist die Vorfakturierung meistens einhergehend mit dem Bezahlvorgang in Form der Vorkasse.

Geschäftsfälle | Aufzeichnungspflicht

Die einfache Antwort ist: Weil Sie dazu vom Gesetzgeber angehalten werden. In Österreich sind die dazugehörigen Bestimmungen im Umsatzsteuergesetz unter § 11 Abs. 1 UStG und in der Bundesabgabenordnung (BAO) zu finden.

Das beutetet also, dass Sie i.d.R als Unternehmer dazu verpflichtet sind, die Einnahmen aus den Umsätzen zu fakturieren - sie müssen also eine Rechnung (oder einen Beleg) ausstellen und die Geschäftsvorfälle entsprechend dokumentieren. Es geht nicht ohne Fakturierung.

Rechnungen | Geschäftsbriefe | Bestimmungen

Unternehmen, die aufgrund der Bestimmungen in UStG und BAO der Rechnungslegungs- und Aufzeichnungspflicht unterliegen, müssen auf ihren Rechnungen und Geschäftsbriefen bestimmte Formvorschriften einhalten und Pflichtangaben machen.

Wenn Sie ein Produkt verkaufen oder eine Dienstleistung erbringen, sind Sie durch die Bestimmungen zur Umsatzbesteuerung in der Regel dazu verpflichtet, eine Rechnung zu stellen.

• Wichtig dabei ist, dass Sie bestimmte Formvorschriften einhalten, da sonst die Rechnung im schlimmsten Fall nicht rechtsgültig ist.

Oft wird die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, eRechnung oder auch XRechnung (weil XML-basiert) geschrieben, mit Rechnungen, die direkt per E-Mail im PDF-Format ausgestellt werden, verwechselt.

• Die hier gemeinte elektronische Rechnung gemäß österreichischem XML-Standard hat damit aber nichts zu tun.

• Diese elektronische Rechnung meint eine maschinenlesbare Rechnung nach Normvorgabe.

Die Umsetzung der elektronischen Rechnung basiert auf den Vorgaben durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU und wurde mit § 368 im Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG) geregelt. Diese Norm definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen in Europa.

In der Fakturierung von Unternehmen, die Waren herstellen und liefern, spielen Lieferscheine eine wichtige Rolle:

• Ein Lieferschein wird im Zuge von Warenlieferungen an die Kundschaft zu Dokumentations- und Kontrollzwecken ausgestellt.

• Der Lieferschein muss dabei bestimmte Angaben enthalten.

Eine gesetzliche Verpflichtung zum Ausstellen von Lieferscheinen gibt es in Österreich nicht – jedoch stellen heutzutage so gut wie alle Waren herstellenden und verkaufenden Unternehmen Lieferscheine zu ihren Lieferungen aus.

• Sofern ein Lieferschein ausgestellt wird, ist er ein geschäftliches Dokument und außerdem ein Beleg im Sinne der Bundesabgabenordnung (BAO).

• Als ein solches Dokument unterliegt der Lieferschein auch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und muss die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe enthalten.

In der Fakturierung gibt es auch Ersatzbelege oder interne Belege – die sogenannten Eigenbelege:

• Diese werden innerhalb des Unternehmens für verloren gegangene Fremdbelege wie Rechnungen oder Quittungen sowie zur internen Dokumentation bezüglich Geschäftsprozessen für die Buchhaltung ausgestellt, wie zum Beispiel Materialentnahmescheine oder als Nachweis für Privatentnahmen oder auch Gehaltsabrechnungen.

Zu beachten bei Eigenbelegen sind bestimmte Regelungen und Einschränkungen, auch was die Anerkennung durch das Finanzamt angeht:

• Das Finanzamt erkennt einen Eigenbeleg nur dann als Ersatzbeleg an, wenn es nicht möglich ist, für den betreffenden Geschäftsvorfall einen Fremdbeleg zu bekommen.

• Ein Eigenbeleg ist immer eine Notlösung (daher auch als „Notbeleg“ bezeichnet) und sollte keinesfalls übermäßig oft genutzt werden, da sonst eine sehr genaue Kontrolle durch das Finanzamt droht.

• Die Vorlage eines Eigenbelegs als Ersatzbeleg für eine nicht mehr vorhandene Rechnung berechtigt nicht zum Abzug der Vorsteuer – das ist nur mit originalen Rechnungen, die die Umsatzsteuer (USt) ausweisen, möglich.

Manchmal bekommt man für einen Geschäftsvorfall auch schlicht keine Quittung. Hier ist für eine korrekte Buchführung ein Eigenbeleg auszustellen.

Steuerrechtlich ist eine Gutschrift auch eine Rechnung, wird aber als umgekehrte Rechnung bezeichnet, weil sie die folgende Besonderheit aufweist:

• Sie wird nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt.

• Auch Gutschriften unterliegen bestimmten Pflichtangaben.

Gutschriften gibt es in unterschiedlichen Formen und sie werden klassischerweise in der Provisionsabrechnung im Vertrieb oder bei monatlichen Abrechnungen im Zuge einer Zusammenarbeit mit einem Freelancer oder Freiberufler angewandt.

• Gutschriften bringen sowohl dem Auftraggeber als auch dem Leistungserbringer bestimmte Vorteile.

Die häufigste Form der Gutschrift ist die Abrechnungsgutschrift, im Zuge derer der Rechnungsempfänger dem Rechnungssteller eine Gutschrift für Lieferungen oder eine andere Leistung übermittelt.

In Sachen Fakturierung spielt natürlich auch der Skonto eine Rolle. Dieser ist ein spezieller Rabatt in Form von einem Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag oder Teilbeträge einer Rechnung.

Der Skonto ist an eine gesonderte Zahlungsbedingung geknüpft und wird daher entweder bei sofortiger oder Bezahlung der Rechnung innerhalb einer verkürzten Zahlungsfrist gewährt:

• Häufigste Anwendung des Skontos ist in Form eines Preisnachlasses in Höhe von 2 bis 3 % auf den gesamten Brutto-Rechnungsbetrag.

Zur Fakturierung gehören auch Preisnachlässe, die Unternehmen in bestimmten Varianten und Rahmenbedingungen ihrer Kundschaft gewähren können.

Zu den Preisnachlässen gehören die sogenannten Rabatte, die Unternehmen oft als Instrument der Preisvariation zu bestimmten Zwecken einsetzen:

• Für die Kundschaft sind Rabatte bares Geld – sie spart diesen Anteil eines eigentlichen Rechnungsbetrags ein und kann diese Mittel anderweitig einsetzen.

• Für die Unternehmen, die einen Rabatt gewähren, haben dieser in unternehmerischer und strategischer Hinsicht noch weitere Funktionen, insbesondere unter den Aspekten Kaufanreiz und Kundenbindung.

Rechnung und Honorarnote sind in Österreich im Grunde das Gleiche. Jedoch unterscheidet sich die Art der Rechnungslegung im Rahmen von bestimmten Berufsgruppen:

• Honorarnoten werden vor allem von Freiberuflern & Freelancern verwendet (z. B. Architekten, Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, usw.).

• Gewerbetreibende stellen zumeist Rechnungen aus.

Die Honorarnote wird vor allem für die Abrechnung kleinerer Nebentätigkeiten verwendet, bei denen kein Arbeitsverhältnis besteht und der jeweilige Auftragnehmer auch kein eigenes Unternehmen führt.

Beim Ausstellen von Honorarnoten sind, wie bei der Rechnung von Gewerbetreibenden, bestimmte Kriterien zu erfüllen und gewisse Angaben unerlässlich.

• Als Faustregel gilt auch hier: Je höher die in Rechnung gestellten Beträge sind, desto mehr Angaben sieht die Gesetzgebung für die Honorarnote vor.

Insbesondere für den allfälligen Vorsteuerabzug ist es Bedingung, dass die Honorarnote korrekt ausgestellt wird.

Anzahlung | Vorauszahlung | Teilzahlung

In der Fakturierung der Unternehmen spielen auch die unterschiedlichen Zahlungsmodalitäten eine große Rolle:

• Anhand dieser bezahlt die Kundschaft den Preis für die beauftragte Leistung oder Lieferung.

Je nach Rahmenbedingungen, Umfang der Leistung oder Lieferung, Dauer eines Projekts sowie unter weiteren unternehmerischen Gesichtspunkten, bringt jede der drei typischen Zahlungsmodalitäten bestimmte Vorteile mit sich.

Wenn eine Rechnung für erbrachte Lieferung und Leistung nicht fristgerecht bezahlt wurde, ergibt sich ein kundenseitiger Zahlungsverzug. Für diese Fälle ist ein entsprechendes Mahnwesen vorgesehen.

• Rechtlich gibt es für Mahnungen keine Grundlage, sobald aber jemand seine Rechnung nicht zahlt, steht dem Unternehmen ein Durchsetzungsrecht bei Gericht zu.

• Im Unterschied zur Zahlungserinnerung bringt das Mahnwesen zusätzliche Konsequenzen in Form von Mahnspesen und Zinsen, die der säumigen Kundschaft in bestimmter Höhe verrechnet werden dürfen, mit sich.

• Es hat sich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, um möglichst schnell und effizient einen Zahlungseingang zu bewirken, wobei erst an dessen Ende der Gang zum Gericht steht – für den Fall, dass auch nach der letzten Mahnung kein Zahlungseingang vorliegt.

• Die Stufen der Mahnungen erstrecken sich dabei von der ersten Mahnung als Erinnerung und Zahlungsaufforderung bis zur dritten Mahnung, die einerseits für die Kundschaft eine letzte Chance auf Erledigung abseits des Rechtswegs darstellt und andererseits genau diese Vorgangsweise androht.

Das Mahnwesen ist zwar nicht an bestimmte Formvorschriften gebunden, dennoch sollten unbedingt bestimmte Angaben gemacht und Daten angeführt werden.

Zu unterscheiden in der Fakturierung ist zwischen Mahnwesen und der inoffiziellen Zahlungserinnerung. Diese kann als dem Mahnwesen vorgelagert verstanden werden.

Zwar wird die erste Mahnung aufgrund ihres betont freundlichen Charakters oft als Zahlungserinnerung bezeichnet, in Form einer Mahnung ist diese aber bereits Teil des Mahnwesens und bringt daher mögliche Konsequenzen wie Zusatzkosten für die säumige Kundschaft mit sich.

• Die Mahnung ist eine deutliche Zahlungsaufforderung, insbesondere weil die Drohkulisse des Mahnwesens mit allen möglichen Konsequenzen bis hin zum Rechtsweg skizziert wird.

• Die Zahlungserinnerung ist ihrem Charakter nach noch eine reine Erinnerung, ein betont freundliches Schreiben mit dem Hinweis auf Verzug und der Bitte um Begleichung.

Zahlungserinnerungen ohne Androhung möglicher Konsequenzen haben folgende Intention:

• Kundenzufriedenheit
• Kundenbindung

Bei Zahlungsverzug können im Kontext des Mahnwesens von der säumigen Kundschaft zusätzlich zum offenen Rechnungsbetrag auch Zinsen verlangt werden.

Diese Verzugszinsen werden anhand gesetzlicher Rahmenbedingungen bis zu einer bestimmten Höhe im Zuge der Mahnungen und eines allfälligen Mahnverfahrens verrechnet:

• Für säumige Kundschaft bedeuten die Verzugszinsen zusätzliche Kosten, die rechtlich gedeckt in Rechnungen gestellt werden.

In Sachen Verzugszinsen ist zu unterscheiden:

• Ob schon im Vertrag über die erbrachte Leistung oder auch anhand der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens Verzugszinsen in bestimmter Höhe vertraglich festgehalten sind, oder

• mangels einer solchen Regelung durch das Unternehmen gesetzliche Verzugszinsen verlangt werden dürfen.

Weiters ist von Bedeutung, ob es sich beim betreffenden Geschäftsfall um ein B2B-Geschäft oder ein B2C-Geschäft handelt:

• Die Gesetzgebung sieht unterschiedliche Regelungen und Höchstgrenzen für die Zinsen vor, je nachdem, ob ein anderes Unternehmen oder eine private Kundschaft in Zahlungsverzug geraten ist.

Das Inkasso, genauer Inkassoverfahren, stellt eine Möglichkeit dar, wie man als Unternehmen fällige Geldbeträge von Kunden einbringen kann:

• Die Betreibung der offenen Forderungen gegenüber Kunden wird dabei an ein Inkassounternehmen, oft als Inkassobüro oder Inkassoinstitut bezeichnet, ausgelagert.

Zum Inkassoverfahren kommt es üblicherweise nach der letzten Mahnung durch das Unternehmen an die säumige Kundschaft, die zugleich die Androhung des Rechtswegs oder eben das Betreiben der offenen Forderung via Inkasso darstellt – sofern dann noch immer kein Zahlungseingang vorliegt.

Entschließt sich das Unternehmen zur Beauftragung eines Inkassounternehmens, hat es zwei Möglichkeiten, die Auslagerung und Varianten des Inkassoverfahrens zu gestalten:

• Einziehung der Schulden im Auftrag: Das Unternehmen mit der offenen Forderung gegenüber dem Schuldner erteilt dem Inkassobüro Auftrag und Vollmacht, die Forderung zu betreiben und den offenen Betrag einzuziehen.

• Dabei ergibt sich das Risiko, dass das Unternehmen als Gläubiger auf den Forderungsverlusten sitzen bleibt und es kann außerdem vorkommen, dass die Schulden auch vom Inkassounternehmen nicht eingetrieben werden können – Stichwort Zahlungsunfähigkeit des Schuldners.

• Forderungsabtretung an das Inkassounternehmen: Die zweite Variante ist, dass der Gläubiger die offene Forderung an das Inkassounternehmen abtritt und das Inkassounternehmen dabei im Auftrag den gesamten Prozess des Eintreibens der offenen Beträge inklusive Kommunikation mit dem Schuldner übernimmt.

• Das Inkassounternehmen kümmert sich dann um den Zahlungsverkehr und trägt dann auch das Risiko des Forderungsausfalls, wenn die Gelder nicht eingebracht werden können.

Im Zuge des Forderungsmanagements durch ein Inkassounternehmen entstehen zusätzliche Kosten:

• Für den Auftraggeber des Inkassounternehmens, also den Gläubiger.

• Für den Schuldner.

Die Gläubigergebühren werden dem auftraggebenden Unternehmen verrechnet, die Schuldnergebühren werden der säumigen Kundschaft zusätzlich zur offenen Forderung in Rechnung gestellt:

• Dazu gehören vor allem Inkassokosten wie Zinsen, Spesen und Mahngebühren.

• Diese Kosten werden dem Schuldner als Inkassogebühren in Rechnung gestellt.

• Die Höchstsätze für diese Gebühren sind gesetzlich geregelt.