Fakturierung einfach erklärt

Fakturierung | Rechnungswesen

Der Begriff „Rechnungslegung“ umfasst im betriebswirtschaftlichen Sinn deutlich mehr als das reine Ausstellen von Rechnungen an Kundschaft.

Die Rechnungslegung umfasst die gesamte externe Finanzberichterstattung von Unternehmen und dient der Dokumentations- und Informationsfunktion nach innen und außen:

• Die externe Unternehmensrechnung - oder eben Rechnungslegung - ist grundlegender Bestandteil des Rechnungswesens jedes Unternehmens.

• Dieses Rechnungswesen dient der Erfassung und Auswertung der wirtschaftlichen Vorgänge im Unternehmen selbst, sowohl mengen- als auch wertmäßig.

• Die Ermittlung des unternehmerischen Erfolgs wird anhand der Rechnungslegungsprozesse vorgenommen.

• Die Rechnungslegung bildet die Grundlage der Zahlungsbemessung des Unternehmens.

Das Rechnungswesen im Unternehmen spielt somit eine tragende Rolle in der Unternehmenskontrolle und für die laufende Planung im Unternehmen.

Buchhaltung | Rechnungslegung

Unter "Vorfakturierung" versteht man das Ausstellen einer Rechnung, noch bevor eine Dienstleistung erbracht wurde oder eine Warenlieferung erfolgt ist.

Klassischerweise findet man die Vorfakturierung im Onlinehandel. Findet dabei auch eine Bezahlung im Vorhinein statt, wird zudem von "Vorkasse" gesprochen. Deshalb ist die Vorfakturierung meistens einhergehend mit dem Bezahlvorgang in Form der Vorkasse.

Geschäftsfälle | Aufzeichnungspflicht

Die einfache Antwort ist: Weil Sie dazu vom Gesetzgeber angehalten werden. In Österreich sind die dazugehörigen Bestimmungen im Umsatzsteuergesetz unter § 11 Abs. 1 UStG und in der Bundesabgabenordnung (BAO) zu finden.

Das beutetet also, dass Sie i.d.R als Unternehmer dazu verpflichtet sind, die Einnahmen aus den Umsätzen zu fakturieren - sie müssen also eine Rechnung (oder einen Beleg) ausstellen und die Geschäftsvorfälle entsprechend dokumentieren. Es geht nicht ohne Fakturierung.

Rechnungen | Geschäftsbriefe | Bestimmungen

Unternehmen, die wie im vorhergehenden Kapitel aufgrund der Bestimmungen in UStG und BAO der Rechnungslegungs- und Aufzeichnungspflicht unterliegen, müssen auf ihren Rechnungen und Geschäftsbriefen bestimmte Formvorschriften einhalten und Pflichtangaben machen.

Fakturierung | Geschäftsunterlagen

Wenn Sie ein Produkt verkaufen oder eine Dienstleistung erbringen, sind Sie durch die Bestimmungen zur Umsatzbesteuerung in der Regel dazu verpflichtet, eine Rechnung zu stellen.

Wichtig dabei ist, dass Sie bestimmte Formvorschriften einhalten, da sonst die Rechnung im schlimmsten Fall nicht rechtsgültig ist.

Hinweis: Damit Sie auch gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen, haben wir eine Rechnungsvorlage für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.

ebInterface | Maschinenlesbare Rechnung nach Normvorgabe

Oft wird die elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, eRechnung oder auch XRechnung (weil XML-basiert) geschrieben, mit Rechnungen, die direkt per E-Mail im PDF-Format ausgestellt werden, verwechselt.

• Die hier gemeinte namentliche elektronische Rechnung gemäß österreichischem XML-Standard ebInterface hat damit aber nichts zu tun!

Die Umsetzung der elektronischen Rechnung basiert auf den Vorgaben durch die EU-Richtlinie 2014/55/EU und wurde mit § 368 im Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG) geregelt. Diese Norm definiert ein einheitliches semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen in Europa.

ebInterface: XML-Standard

Der sogenannte ebInterface ist der österreichische Standard für die elektronische Rechnung:

• Dieser elektronische Standard auf XML-Basis (Extensible Markup Language) ermöglicht eine maschinenlesbare Rechnung und vollautomatische Erstellung der Rechnung sowie den vollautomatischen Rechnungseingang.

• ebInterface wird in Österreich vor allem durch die öffentliche Verwaltung (Bund, Länder, etc.) und ausgewählte Unternehmen (beispielsweise ÖBB-Personenverkehr AG) als Standardformat für die Rechnungslegung angewandt.

• Daher hat die E-Rechnung vor allem Bedeutung, wenn solche Institutionen oder die öffentliche Verwaltung zu Ihren Kunden zählen - diese akzeptieren seit 2014 ausschließlich elektronische Rechnungen gemäß ebInterface-Standard!

Fakturierung | Warenlieferung

In der Fakturierung von Unternehmen, die Waren herstellen und liefern, spielen natürlich auch die entsprechenden Lieferscheine eine wichtige Rolle:

• Ein Lieferschein wird im Zuge von Warenlieferungen an die Kundschaft zu Dokumentations- und Kontrollzwecken ausgestellt.

• Der Lieferschein muss dabei bestimmte Angaben enthalten.

Eine gesetzliche Verpflichtung zum Ausstellen von Lieferscheinen gibt es in Österreich nicht - jedoch stellen heutzutage so gut wie alle warenherstellenden und -verkaufenden Unternehmen entsprechende Lieferscheine zu ihren Lieferungen aus.

• Sofern ein Lieferschein ausgestellt wird, ist er ein geschäftliches Dokument und außerdem ein Beleg im Sinne der Bundesabgabenordnung (BAO).

• Als ein solches Dokument unterliegt der Lieferschein auch der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und muss die Pflichtangaben für Geschäftsbriefe enthalten.

Fakturierung | Interne Belege | Ersatzbelege

In der Fakturierung gibt es auch Ersatzbelege oder internen Belege - die sogenannten Eigenbelege. Diese werden innerhalb des Unternehmens für verloren gegangene Fremdbelege wie Rechnungen oder Quittungen sowie zur internen Dokumentation bezüglich Geschäftsprozessen für die Buchhaltung ausgestellt, wie zum Beispiel Materialentnahmescheine oder als Nachweis für Privatentnahmen oder auch Gehaltsabrechnungen.

Zu beachten bei Eigenbelegen sind bestimmte Regelungen und Einschränkungen, auch was die Anerkennung durch das Finanzamt angeht:

• Das Finanzamt erkennt einen Eigenbeleg nur dann als Ersatzbeleg an, wenn es nicht möglich ist, für den betreffenden Geschäftsvorfall einen Fremdbeleg zu bekommen.

• Ein Not- beziehungsweise Eigenbeleg ist immer eine Notlösung und sollte keinesfalls übermäßig oft genutzt werden, da sonst eine sehr genaue Kontrolle durch das Finanzamt droht.

• Außerdem berechtigt die Vorlage eines Eigenbelegs als Ersatzbeleg für eine nicht mehr vorhandene Rechnung nicht zum Abzug der Vorsteuer - das ist nur mit originalen Rechnungen, die die Umsatzsteuer ausweisen, möglich.

Manchmal bekommt man für einen Geschäftsvorfall auch schlicht keine Quittung. Hier ist für eine korrekte Buchführung ein Eigenbeleg auszustellen.

Fakturierung | Umgekehrte Rechnung

Steuerrechtlich ist eine Gutschrift auch eine Rechnung, sie wird aber als umgekehrte Rechnung bezeichnet, weil sie die folgende Besonderheit aufweist:

• Sie wird nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt.
• Auch Gutschriften unterliegen bestimmten Pflichtangaben.

Gutschriften gibt es in unterschiedlichen Formen und sie werden klassischerweise in der Provisionsabrechnung im Vertrieb oder bei monatlichen Abrechnungen im Zuge einer Zusammenarbeit mit einem Freelancer oder Freiberufler angewandt.

Gutschriften bringen sowohl dem Auftraggeber als auch dem Leistungserbringer bestimmte Vorteile. Die häufigste Form der Gutschrift ist die Abrechnungsgutschrift, im Zuge derer der Rechnungsempfänger dem Rechnungssteller eine Gutschrift für Lieferungen oder eine andere Leistung übermittelt.

Fakturierung | Preisnachlass

In Sachen Fakturierung spielt natürlich auch der Skonto eine Rolle. Dieser ist ein spezieller Rabatt in Form von einem Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag oder Teilbeträge einer Rechnung.

Der Skonto ist an eine gesonderte Zahlungsbedingung geknüpft und wird daher entweder bei sofortiger oder Bezahlung der Rechnung innerhalb einer verkürzten Zahlungsfrist gewährt:

• Häufigste Anwendung des Skontos ist in Form eines Preisnachlasses in Höhe von 2 bis 3 % auf den gesamten Rechnungsbetrag.
• Für Kunden ist der Preisnachlass bares Geld - es kann anderweitig eingesetzt werden.
• Für das Unternehmen ist das Gewähren des Preisnachlasses ein wirksames Instrument, den Absatz zu steigern und somit die Absatzrate hochzuhalten.
• Der Skonto schafft außerdem einen Anreiz zu frühzeitigem Bezahlen der Rechnungen - Unternehmen kommen mithilfe dieses Hebels früher zu ihrem Geld.

Im Regelfall wird der Skonto auf den Bruttobetrag gewährt, somit ist der allfällige Rabatt auch vom Bruttobetrag oder den für den Abzug ausgewiesenen Brutto-Teilbeträgen abzuziehen.

Hinweis: Mit dem Skontorechner können Sie den Preisvorteil einfach selber berechnen und durch Eingabe der Daten auf die eigenen Rahmenbedingungen abstimmen - sowohl aus Kundensicht, als auch aus Sicht des anbietenden Unternehmens.

Fakturierung | Preisnachlass

Zur Fakturierung gehören auch Preisnachlässe, die Unternehmen in bestimmten Varianten und Rahmenbedingungen ihrer Kundschaft im Zuge der Rechnungslegung gewähren können.

Zu den Preisnachlässen gehören die sogenannten Rabatte, die Unternehmen oft als Instrument der Preisvariation zu bestimmten Zwecken einsetzen:

• Für die Kundschaft sind Rabatte bares Geld - sie spart diesen Anteil eines eigentlichen Rechnungsbetrags ein und kann diese Mittel anderweitig einsetzen.
• Für die Unternehmen, die einen Rabatt gewähren, haben dieser in unternehmerischer und strategischer Hinsicht noch weitere Funktionen, insbesondere unter den Aspekten Kaufanreiz und Kundenbindung.

Fakturierung | Geschäftsunterlagen

Rechnung und Honorarnote sind in Österreich im Grunde das Gleiche. Jedoch unterscheidet sich die Art der Rechnungslegung im Rahmen von bestimmten Berufsgruppen:

• Honorarnoten werden vor allem von Freiberuflern & Freelancern verwendet (z.B. Architekten, Ärzte, Rechtsanwälte, Steuerberater, usw.)
• Gewerbetreibende stellen zumeist Rechnungen aus

Merkmale der Honorarnote

Die Honorarnote wird vor allem für die Abrechnung kleinerer Nebentätigkeiten verwendet, bei denen kein Arbeitsverhältnis besteht und der jeweilige Auftragnehmer auch kein eigenes Unternehmen führt.

Beim Ausstellen von Honorarnoten sind, wie bei der Rechnung von Gewerbetreibenden, bestimmte Kriterien zu erfüllen und gewisse Angaben unerlässlich.

• Als Faustregel gilt auch hier: Je höher die in Rechnung gestellten Beträge sind, desto mehr Angaben sieht die Gesetzgebung für die Honorarnote vor.

Insbesondere für den allfälligen Vorsteuerabzug ist es Bedingung, dass die Honorarnote korrekt ausgestellt wird:

• Sowohl für Honorarnote als auch Rechnung gelten dieselben verpflichtenden Vorschriften und Angaben, siehe Kapitel zu den Pflichtangaben auf dieser Seite!

Hinweis: Damit Sie auch gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen, haben wir natürlich eine Honorarnoten-Vorlage für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.

Anzahlung | Vorauszahlung | Teilzahlung

In der Fakturierung der Unternehmen spielen auch die unterschiedlichen Zahlungsmodalitäten eine große Rolle:

• Anhand dieser bezahlt die Kundschaft den Preis für die beauftragte Leistung oder Lieferung.

Je nach Rahmenbedingungen, Umfang der Leistung oder Lieferung, Dauer eines Projekts sowie unter weiteren unternehmerischen Gesichtspunkten, bringt jede der drei typischen Zahlungsmodalitäten bestimmte Vorteile mit sich.

Anzahlung

Wird aufgrund eines abgeschlossenen Vertrags für eine Leistung oder Lieferung ein Teil des Kaufpreises vom Käufer bereits vor Erbringung der Leistung oder Lieferung der Ware bezahlt, spricht man von Anzahlung.

• Die Anzahlung dient zur zusätzlichen Absicherung für den Fall, dass die Kundschaft Insolvenz anmelden muss - das kann vor allem bei umfangreichen und langwierigeren Aufträgen eine Rolle spielen.
• Durch den erhaltenen Vorschuss können damit einhergehende Verluste eingegrenzt werden.
• Anzahlungen helfen dem leistenden Unternehmen dabei, Zins- und Finanzierungskosten zu schmälern.

Vorauszahlung

Wird aufgrund eines abgeschlossenen Vertrags für eine Leistung oder Lieferung der gesamte Kaufpreis vom Käufer bereits vor Erbringung der Leistung oder Lieferung der Ware bezahlt, dann spricht man von Vorauszahlung.

• Die Vorauszahlung führt dem Unternehmen Liquidität, also finanzielle Mittel, zu und ist daher ein wichtiges Finanzierungsinstrument.
• Durch die Zufuhr von Liquidität spart das Unternehmen Zins- bzw. Finanzierungskosten.
• Das Risiko des Zahlungsausfalls der Kundschaft ist für das Unternehmen im Zuge der Vorauszahlung vollständig ausgeschlossen.
• Vorauszahlungen mindern für leistende Unternehmen generell den Bedarf an Eigen- und Fremdkapital für die Warenproduktion oder Vorfinanzierung der Leistung.

Teilzahlung

Bei der Teilzahlung wird für eine bereits teilweise erbrachte Leistung entsprechend eine Bezahlung für diese Teilleistung entrichtet, während ein Teilbetrag oder mehrere Teilbeträge des schlussendlichen Gesamtpreises noch ausständig sind.

• Wenn das zu zahlende Produkt, die Herstellung dessen oder die beauftragte Dienstleistung besonders teuer ist, bietet die Staffelung in Teilleistungen mit entsprechender Teilzahlung(en) der Leistung oder Lieferung eine zusätzliche Sicherheit.
• Wenn sich die Leistung über einen langen Zeitraum erstreckt oder besonders umfangreich gestaltet, bietet die Teilzahlung ebenso zusätzliche Sicherheit für beide Seiten.
• Vor allem dient die Teilzahlung auch zur Minimierung des Finanzierungsrisikos.
• Für den Auftraggeber hat die Teilzahlung den Vorteil, dass dieser länger liquide bleibt.

Fakturierung | Mahnwesen

Wenn eine Rechnung für erbrachte Lieferung und Leistung nicht fristgerecht bezahlt wurde, ergibt sich ein kundenseitiger Zahlungsverzug. Für diese Fälle ist als Teil der Fakturierung im Unternehmen ein entsprechendes Mahnwesen vorgesehen.

Um möglichst schnell und effizient einen Zahlungseingang zu bewirken, hat sich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, wobei erst an dessen Ende der Gang zum Gericht steht - für den Fall, dass auch nach der letzten Mahnung kein Zahlungseingang vorliegt.

Die Stufen der Mahnungen erstrecken sich dabei von der ersten Mahnung als Erinnerung und Zahlungsaufforderung bis zur dritten Mahnung, die einerseits für die Kundschaft eine letzte Chance auf Erledigung abseits des weiteren Rechtswegs darstellt und andererseits genau diese weitere Vorgangsweise androht.

Rechtlich gibt es für Mahnungen keine Grundlage. Sobald jemand seine Rechnung nicht zahlt, steht dem Unternehmen ein entsprechendes Durchsetzungsrecht bei Gericht zu. Im Unterschied zur reinen Zahlungserinnerung bringt das Mahnwesen aber bereits zusätzliche Konsequenzen in Form von Mahnspesen und Zinsen, die der säumigen Kundschaft gemäß Regelungen in bestimmter Höhe verrechnet werden dürfen, mit sich.

Das Mahnwesen ist zwar nicht an bestimmte Formvorschriften gebunden, dennoch sollten unbedingt die folgenden Daten angeführt werden:

• Anschrift und Bezeichnung des Unternehmens sowie der Kundschaft
• Offener Betrag, gegebenenfalls inklusive Umsatzsteuer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID)
• Rechnungsnummer und -datum der ursprünglichen Rechnung
• Bezeichnung der Lieferung oder Leistung
• Zeitpunkt oder Zeitraum Lieferung oder Leistung
• Generell ist es ratsam, in jeder Mahnung die Daten der Originalrechnung anzuführen, schon aus Gründen der Dokumentation!

Hinweis: Damit Sie auch gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen, haben wir dem 3-stufigen Mahnwesen entsprechende Vorlagen für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar:

1. Mahnung - Friendly Reminder
2. Mahnung - nachdrückliche Bitte
3. Mahnung - letzte Chance

Fakturierung | Geschäftsunterlagen

Zu unterscheiden in der Fakturierung ist zwischen Mahnwesen und der inoffiziellen Zahlungserinnerung. Diese kann als dem Mahnwesen vorgelagert verstanden werden.

Zwar wird die erste Mahnung aufgrund ihres betont freundlichen Charakters oft als Zahlungserinnerung bezeichnet, in Form einer Mahnung ist diese aber bereits Teil des Mahnwesens und bringt daher mögliche Konsequenzen wie Zusatzkosten je nach Fortgang mit sich, welche der säumigen Kundschaft zusätzlich in Rechnung gestellt werden können:

• Die Mahnung ist eine deutliche Zahlungsaufforderung, insbesondere weil die Drohkulisse des Mahnwesens mit allen möglichen Konsequenzen bis hin zum Rechtsweg skizziert wird.
• Die Zahlungserinnerung ist ihrem Charakter nach noch eine reine Erinnerung, ein betont freundliches Schreiben mit dem Hinweis auf Verzug und der Bitte um Begleichung.

Zahlungserinnerungen ohne Androhung möglicher Konsequenzen haben folgende Intention:

• Kundenzufriedenheit
• Kundenbindung

Hinweis: Damit Sie auch gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen, haben wir eine Vorlage für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.

Fakturierung | Zahlungsverzug

Bei Zahlungsverzug können im Kontext des Mahnwesens von der säumigen Kundschaft zusätzlich zum offenen Rechnungsbetrag auch Zinsen verlangt werden.

Diese Verzugszinsen werden anhand gesetzlicher Rahmenbedingungen bis zu einer bestimmten Höhe im Zuge der Mahnungen und eines allfälligen Mahnverfahrens verrechnet - das gilt sowohl für das interne Mahnwesen des jeweiligen Unternehmens als auch für Mahnwesen und Mahnverfahren durch ein Inkassounternehmen:

• Für säumige Kundschaft bedeuten die Verzugszinsen zusätzliche Kosten, die rechtlich gedeckt in Rechnungen gestellt werden.

In Sachen Verzugszinsen ist zu unterscheiden:

• Ob schon im Vertrag über die erbrachte Leistung oder auch anhand der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens Verzugszinsen in bestimmter Höhe vertraglich festgehalten sind, oder
• mangels einer solchen Regelung durch das Unternehmen gesetzliche Verzugszinsen verlangt werden dürfen.

Weiters ist von Bedeutung, ob es sich beim betreffenden Geschäftsfall um ein B2B-Geschäft oder ein B2C-Geschäft handelt:

• Die Gesetzgebung sieht unterschiedliche Regelungen und Höchstgrenzen für die Zinsen vor, je nachdem, ob ein anderes Unternehmen oder eine private Kundschaft in Zahlungsverzug geraten ist.

Fakturierung | Forderungsmanagement

Das Inkasso, genauer Inkassoverfahren, stellt eine Möglichkeit dar, wie man als Unternehmen fällige Geldbeträge von Kunden einbringen kann:

• Die Betreibung der offenen Forderungen gegenüber Kunden wird dabei an ein Inkassounternehmen - oft als Inkassobüro oder Inkassoinstitut bezeichnet, ausgelagert.

Im Zuge des Mahnwesens kommt das Inkassoverfahren üblicherweise nach der letzten Mahnung durch das Unternehmen an die säumige Kundschaft, die zugleich die Androhung des Rechtswegs oder eben des Betreibens der offenen Forderung via Inkasso darstellt - sofern dann noch immer kein Zahlungseingang vorliegt.

Entschließt sich das Unternehmen zur Beauftragung eines Inkassounternehmens, hat es zwei Möglichkeiten, diese Auslagerung und somit Varianten des Inkassoverfahrens zu gestalten:

Einziehung der Schulden im Auftrag

Das Unternehmen mit der offenen Forderung gegenüber dem Schuldner erteilt dem Inkassobüro Auftrag und Vollmacht, die Forderung zu betreiben und den offenen Betrag einzuziehen.

• Dabei ergibt sich das Risiko, dass das Unternehmen als Gläubiger auf den Forderungsverlusten sitzen bleibt:

• Es kann vorkommen, dass die Schulden auch vom Inkassounternehmen nicht eingetrieben werden können - Stichwort Zahlungsunfähigkeit des Schuldners.

Forderungsabtretung an das Inkassounternehmen

Die zweite Variante ist, dass der Gläubiger die offene Forderung an das Inkassounternehmen abtritt.

• Das Inkassounternehmen übernimmt dann im Auftrag gesamten Prozess des Eintreibens der offenen Beträge.

• Es übernimmt im Zuge dessen ab erfolgter Beauftragung durch den Gläubiger auch die Kommunikation mit dem Schuldner.

• Es kümmert sich um den Zahlungsverkehr im Zuge der offenen Forderung.

• Das Inkassobüro trägt dann auch das Risiko des Forderungsausfalls, wenn die Gelder vom Inkassounternehmen nicht eingebracht werden kann.

Sobald beauftragt, wickelt das Inkassounternehmen das Inkassoverfahren ab, in mehreren Stufen bis hin zur gerichtlichen Zwangsvollstreckung oder Titelüberwachung, wenn die Gelder aufgrund von Zahlungsunfähigkeit nicht eingebracht werden können und die Vermögenslage des Schuldners für bis zu 30 Jahre unter Beobachtung steht, um die offene Forderung zu einem späteren Zeitpunkt einzutreiben.

Im Zuge des Forderungsmanagements durch ein Inkassounternehmen entstehen zusätzliche Kosten:

• Einerseits für den Auftraggeber des Inkassounternehmens, also den Gläubiger.
• Andererseits für den Schuldner.

Die Gläubigergebühren werden dem auftraggebenden Unternehmen verrechnet, die Schuldnergebühren werden der säumigen Kundschaft zusätzlich zur offenen Forderung in Rechnung gestellt:

• Dazu gehören vor allem Inkassokosten wie Zinsen, Spesen und Mahngebühren.
• Diese Kosten werden dem Schuldner als Inkassogebühren in Rechnung gestellt.
• Die Höchstsätze für diese Gebühren sind gesetzlich geregelt.