Fehlerhafte Rechnung: Rechnungskorrektur einfach erklärt

Fehlerhafte Rechnung können für den betroffenen Unternehmer schnell teuer werden, z. B. ist ein Vorsteuerabzug nicht möglich und nicht korrigierte Rechnungen können im Zuge einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt zusätzliche Kosten verursachen.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Fehlerhafte Rechnung – auf einen Blick
  2. Was ist eine fehlerhafte Rechnung?
  3. Wann gilt eine Rechnung als fehlerhaft?
  4. Rechnung falsch ausgestellt – was tun?
  5. Bußgeldhöhe bei Verstößen
  6. Nachträglich berichtigte Rechnungen und Vorsteuerabzug
  7. Berichtigungsfähige Rechnungen und rückwirkende Korrektur
  8. Häufige Fehler bei der Rechnungserstellung
  9. Fragen und Antworten
  10. Quellen
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Fehlerhafte Rechnung – auf einen Blick

Die 6 wichtigsten Fakten zu fehlerhaften Rechnungen
Definition Rechnungen können aus den verschiedensten Gründen fehlerhaft sein, etwa weil die angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) nicht stimmt, Fehler bei der Anschrift passiert sind oder die Umsatzsteuer (USt) falsch ausgewiesen wurde.
Form Je nachdem, ob die fehlerhafte Rechnung bereits verbucht ist oder nicht, kann sie mittels Rechnungskorrektur oder Stornorechnung berichtigt werden.
Buchhaltung Egal ob Stornorechnung oder Rechnungskorrektur, die korrigierte Rechnung muss in der Buchhaltung immer zusammen mit der fehlerhaften Originalrechnung aufbewahrt werden.
Bestimmung Rechnungskorrekturen und Stornorechnungen dürfen nur vom ursprünglichen Rechnungssteller ausgestellt werden und nicht durch den Empfänger erfolgen.
Frist Grundsätzlich gibt es keine Befristung, wie lange Rechnungen nachträglich korrigiert werden dürfen. Jedoch sollten fehlerhafte Rechnungen schnellstmöglich korrigiert werden, um unangenehme Folgen für alle Beteiligten zu vermeiden.
Konsequenz Tauchen bei einer Betriebsprüfung fehlerhafte Rechnungen auf, so kann das im schlimmsten Fall zu einer rückwirkenden Aberkennung des Vorsteuerabzugs führen.

Was ist eine fehlerhafte Rechnung?

Eine fehlerhafte Rechnung ist eine von einem Unternehmen an Kundschaft ausgestellte Ausgangsrechnung, die in den Formvorschriften und Pflichtangaben Fehler aufweist. Das können falsche Angaben in der Rechnung genauso sein, wie ein falscher Steuersatz, der in der Rechnung ausgewiesen wurde.

Der Erhalt einer fehlerhaften Rechnung ist vor allem für Rechnungsempfänger ärgerlich, da diese negative Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben können. Findet das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung fehlerhafte Rechnungen, für die es keine Berichtigung gibt, so kann das teuer werden.

Die Ausstellung beziehungsweise der Erhalt einer fehlerhaften Rechnung ist für alle Beteiligten unangenehm:

  • Für den Rechnungsempfänger betrifft das vor allem den Vorsteuerabzug.

  • Beim Aussteller fehlerhafter Rechnung kommt es zu einer zu hohen oder zu niedrigen Umsatzsteuerzahllast.

Zudem wirkt es sich negativ auf das eigene Image als Unternehmer aus, wenn Kunden wiederholt fehlerhafte Rechnungen erhalten. Nicht nur deshalb sollten Rechnungen besonders genau kontrolliert werden.

Wann gilt eine Rechnung als fehlerhaft?

Fehlerhafte Rechnungen liegen meist vor, wenn Pflichtangaben der Rechnung entweder falsch sind, oder gänzlich fehlen. Solche Pflichtangaben sind beispielsweise:

  • Daten des Rechnungsempfängers und des Rechnungsstellers
  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
  • Steuernummern bzw. UID-Nummern
  • Angaben zur Umsatzsteuer

Kommt es dazu, dass die Umsatzsteuer auf der Rechnung falsch ausgewiesen wird – etwa wegen eines Rechenfehlers oder der Anwendung eines falschen Steuersatzes, so gibt es zwei Szenarien:

  • Ist der Steuersatz zu hoch angegeben, dann schuldet der Rechnungsaussteller den entsprechenden Betrag.

  • Ist der Steuersatz hingegen zu niedrig angegeben, so muss vom Steuerpflichtigen trotzdem der korrekte Betrag an das Finanzamt übermittelt werden, während der Rechnungsempfänger nur den niedrigeren Betrag zum Vorsteuerabzug geltend machen kann.

Beispiel: Falscher Steuersatz

Angenommen, die Rechnung sieht folgendermaßen aus:

  • Entgelt: 2000 EUR
  • +10 % Umsatzsteuer (obwohl 20 % richtig wären): 200 EUR
  • Gesamtrechnungsbetrag: 2.200 EUR

In diesem Fall schuldet der Rechnungsersteller den Normalsteuersatz von 366,66 Euro (2.200 × 0,166666).

Treffen die Voraussetzungen des § 12 Abs. 1 UStG zu, so ist der Rechnungsempfänger nur berechtigt, den ausgewiesenen Steuerbetrag in Höhe von 200 EUR als Vorsteuer geltend zu machen.

Rechnung falsch ausgestellt – was tun?

Wurde eine Rechnung falsch ausgestellt, dann sollte zuallererst der Kunde darüber informiert werden.

Solange die Rechnung gewisse Pflichtangaben enthält, kann sie nachträglich korrigiert werden – entweder in Form einer nachträglichen Rechnungskorrektur oder mit einer Stornorechnung in Verbindung mit einer neuen, korrigierten Rechnung.

Rechnungskorrektur

Hat der Kunde die Rechnung bereits erhalten, aber noch nicht bezahlt, so ist es möglich, dem Kunden ein Berichtigungsdokument auszustellen.

  • Dieses muss einige Pflichtangaben enthalten, darunter die Adressdaten von Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger, die Bezeichnung des korrigierten Fehlers, das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer der korrigierten Rechnung.

Achtung: In der Buchhaltung muss bei Rechnungsaussteller und Kunden beides zusammen abgelegt werden – also sowohl die ursprüngliche, fehlerhafte Originalrechnung, als auch das Dokument über die Berichtigung der Rechnung.

Stornorechnung

Wurde eine fehlerhafte Rechnung bereits verbucht, dann kann zusätzlich zur neuen, korrigierten Rechnung eine Stornorechnung ausgestellt werden.

  • Diese Stornorechnung enthält die gleichen Angaben wie eine normale Rechnung, mit dem Unterschied, dass die ursprünglichen Rechnungsbeträge als negative Beträge aufscheinen.

  • Zudem muss sie einen Hinweis auf die fehlerhafte Originalrechnung enthalten.

Alle Details zur Stornorechnung und den dabei zu beachtenden Angaben, Inhalten und Hinweisen finden Sie direkt hier:

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Bußgeldhöhe bei Verstößen

Wird vorsätzlich keine Rechnung ausgestellt, so kann diese Finanzordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld von bis zu 5.000 Euro bestraft werden.

Nachträglich berichtigte Rechnungen und Vorsteuerabzug

Für den Vorsteuerabzug ist es zwingend notwendig, dass eine korrekte Rechnung vorliegt. Ist die Umsatzsteuer auf einer Rechnung falsch ausgewiesen, so ist man nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Mögliche Berichtigungen sind:

  • Korrektur oder Nachreichung der Rechnungsnummer

  • Ergänzung fehlender Angaben in Bezug auf die Lieferung bzw. Leistung

  • Nachtrag der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) oder der Steuernummer

  • Vervollständigung oder Korrektur der Anschrift des Kunden

  • Vervollständigung oder Korrektur der Bezeichnung des Rechnungsausstellers

Berichtigungsfähige Rechnungen und rückwirkende Korrektur

Ob man eine Rechnung korrigieren muss, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hat sich lediglich im Begleittext der Rechnung ein Rechtschreibfehler eingeschlichen, der die Erkennbarkeit als Rechnung nicht beeinträchtigt, so kann man sich den Administrationsaufwand einer Korrektur sparen.

Wenn aber Pflichtangaben des § 11 Abs. 3 UStG gänzlich fehlen oder fehlerhaft sind, sieht die Sache anders aus:

  • Ist das der Fall, so muss die Rechnung unbedingt rückwirkend korrigiert werden, um Probleme mit dem Vorsteuerabzug zu vermeiden.

Laut Entscheidung des EuGH (Rechtssache C-533/16, Volkswagen AG; Rechtssache C-8/17, Biosafe) ist eine Rechnung dann als berichtigungsfähig zu betrachten, wenn sie Angaben zum Rechnungsaussteller, zum Leistungsempfänger und zur Leistungsbeschreibung enthält.

  • Zusätzlich muss die Rechnung Angaben zum Entgelt und zur gesondert ausgewiesenen Umsatzsteuer enthalten.

Häufige Fehler bei der Rechnungserstellung

Fehler, die gerade in Bezug auf die Steuern in Österreich teure Auswirkungen haben können, passieren oftmals schneller als einem lieb ist. Auf welche Angaben sollte die Buchhaltung nun besonders achten, wenn man Eingangs- und Ausgangsrechnungen auf ihre Richtigkeit überprüft?

Einige der häufigsten Fehler sind die Folgenden:

  1. Fehler bei den Pflichtangaben der Rechnung

  2. Falsche Adresse oder Firmenbezeichnung

  3. Fehlerhafte Steuernummer

  4. Fehlerhafte Rechnungsnummer

  5. Rechenfehler beim Rechnungsbetrag

  6. Anwendung eines falschen Umsatzsteuersatzes

  7. Falsche Angabe des Leistungs- bzw. Lieferdatums

  8. Bei Erhalt einer Rechnungskorrektur: fälschliche Bezeichnung als Gutschrift

Machen Sie es zur Gewohnheit, sowohl eingehende als auch ausgehende Rechnungen genaustens zu kontrollieren. So ersparen Sie sich den Aufwand für Korrekturen und wissen, dass Sie steuerrechtlich auf der sicheren Seite sind.

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Fragen und Antworten

Wann ist eine Rechnung fehlerhaft?

Rechnungen sind fehlerhaft, wenn Pflichtangaben fehlen oder Beträge falsch ausgewiesen werden. Eine Rechnung ist beispielsweise dann fehlerhaft, wenn die Leistung unzureichend beschrieben ist, wenn die UID-Nummer des Leistenden nicht stimmt oder wenn die Umsatzsteuer falsch ausgewiesen wird.

Was tun bei einer fehlerhaften Rechnung?

Erhält man eine fehlerhafte Rechnung, dann sollte man den Rechnungssteller darüber informieren und eine Nachricht mit Bitte um Rechnungskorrektur übermitteln. Hat man selbst eine fehlerhafte Rechnung ausgestellt, dann sollte der Rechnungsempfänger schnellstmöglich darüber informiert und eine neue, korrigierte Rechnung ausgestellt werden.

Welche Auswirkungen hat eine fehlerhafte Rechnung?

Fehlerhafte Rechnungen können eine Vielzahl von negativen Auswirkungen haben. Je nachdem, was für Fehler die Rechnung enthält, können steuerliche Konsequenzen auf einen zukommen, beispielsweise die Aberkennung des Vorsteuerabzugs.

Wie schreibt man eine korrigierte Rechnung?

Eine Rechnungskorrektur muss keine bestimmte Form haben. Sie muss allerdings Angaben wie das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer der ursprünglichen Rechnung, die genaue Bezeichnung des Fehlers und die Adressdaten des Empfängers enthalten. Zudem muss die korrigierte Rechnung immer zusammen mit der fehlerhaften Ursprungsrechnung aufbewahrt werden.

Wie lange darf eine Rechnung rückwirkend korrigiert werden?

Gesetzlich ist nicht festgeschrieben, wie lange man eine Rechnung korrigieren darf, nachdem sie ausgestellt wurde. Wird man auf eine fehlerhafte Rechnung aufmerksam (gemacht), so sollte diese natürlich schnellstmöglich korrigiert werden.

Quellen