Kleinunternehmerregelung in Österreich ⇒ das ist neu ab 2025

Kleinunternehmer und Kleinstunternehmer (das ist in der Regel eine Person, die das jeweilige Unternehmen führt) sind Unternehmer, die unter die Umsatzgrenze von 55.000 EUR Gesamtumsatz (Entgeltgrenze: Summe aller vereinbarten Entgelte ohne unterstellte Steuerpflicht – „Herausrechnen“ der fiktiven Umsatzsteuer entfällt; damit 55.000 Brutto-Grenze) im Kalenderjahr fallen (bis 2024 betrug die Grenze 35.000 EUR netto).

Sie gehören zur Gruppe der unecht umsatzsteuerbefreiten Berufe und sind der Einfachheit halber ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit.

Das bedeutet:

• Die Verrechnung ihrer Leistungen geschieht ohne Ausweisen der Umsatzsteuer.
• Daher darf allerdings auch kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.
• Die Rechnungsbeträge werden in der Rechnungslegung als Netto-Beträge ausgewiesen und es ist auf die Steuerbefreiung hinzuweisen.
• Alle Ausgaben werden Brutto, sprich inklusive der Umsatzsteuer, als Ausgaben geltend gemacht.

Wird diese Grenze überschritten, kann die Kleinunternehmerbefreiung im darauffolgenden Kalenderjahr nicht mehr angewendet werden.

• Wenn die Grenze um maximal 10 Prozent überschritten wird, kann die Kleinunternehmerregelung noch bis Ende dieses Jahres angewandt werden und mit dem Folgejahr muss zur Regelbesteuerung gewechselt werden.
• Wird die Grenze um mehr als 10 % überschritten, entfällt die Kleinunternehmerregelung sofort und damit für den Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wurde, sowie die nachfolgenden Umsätze.

Die Regelungen für Kleinunternehmer und Kleinstunternehmer sind gleich.

• Beim Kleinstunternehmer handelt es sich in der Regel um eine Person, die das jeweilige Unternehmen führt.
• Bei Kleinunternehmern hingegen ist nicht klar definiert, wie viele Personen das Unternehmen leiten (dürfen).

Zu beachten: In den Bestimmungen und Regelungen der Umsatzbesteuerung sind Kleinunternehmer und Kleinstunternehmer gleichermaßen umfasst und daher in diesem Kontext gleichgestellt - für beide gilt die Kleinunternehmerregelung.

Die Kleinunternehmerregelung ermöglicht Unternehmen und Selbstständigen mit einem gesamten Jahresumsatz von bis zu 55.000 Euro brutto (keine unterstellte Steuerpflicht mehr: „Herausrechnen“ der fiktiven USt entfällt ab 2025, für die Brutto-Grenze als Entgeltgrenze zählt die Gesamtsumme aller vereinbarten Entgelte) und Sitz der wirtschaftlichen Tätigkeit in Österreich oder einem anderen EU-Staat, von der Umsatzsteuerpflicht befreit zu sein. Bis 31.12.2024 war die Grenze bei 35.000 Euro netto (diese ist für Jahresabschlüsse von 2024 zu beachten) und der Unternehmenssitz musste in Österreich sein.

• Unternehmen aus anderen EU-Staaten müssen die im Land des Sitzes ihrer wirtschaftlichen Tätigkeit (Unternehmenssitz) geltende Kleinunternehmergrenze einhalten und die Kleinunternehmerbefreiung im Ansässigkeitsstaat beantragen.
• Der unionsweite (EU-weite) Jahresumsatz darf den Schwellenwert von 100.000 EUR im vorangegangenen Kalenderjahr nicht und im laufenden Jahr noch nicht überschreiten.

Besonders zu beachten: Wenn der Kleinunternehmer trotz Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung und daher Steuerbefreiung die Umsatzsteuer in Rechnung stellt, schuldet er diese dem Finanzamt und muss sie auch abführen.

• Wenn ein Unternehmer unter die Kleinunternehmerregelung fällt und nicht auf diese verzichtet, führt ein Ausweisen der USt auf seinen Rechnungen automatisch zu einer entsprechenden Steuerschuld beim Finanzamt - diese muss dann auch beglichen werden!

Weiters gilt:

• Kleinunternehmer-Rechnungen müssen ebenso die Pflichtangaben der Rechnungslegung enthalten.

• Aufgrund der Umsatzsteuerbefreiung dürfen Kleinunternehmer auch keine Vorsteuern geltend machen.

Diese Regelungen haben entsprechende Auswirkungen auf die Rechnungen von Kleinunternehmern, für die einige besondere Punkte gelten:

Pflichtangaben für die Kleinunternehmer-Rechnung:

• Für erfüllte Aufträge ist eine Rechnung ohne Ausweisen der Umsatzsteuer sowie mit dem Verweis "Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994" (= umsatzsteuerbefreit aufgrund Kleinunternehmerregelung) zu legen.
• Eine UID-Nummer muss nicht angegeben werden.

Die Kleinunternehmer-Rechnung muss somit folgende Merkmale und Angaben erfüllen und enthalten:

• Kein Ausweisen der Umsatzsteuer.

• Verweis auf den Grund der Umsatzsteuerbefreiung: "Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994".

• Keine Vorsteuerabzüge.

• UID-Nummer muss nicht angeführt werden.

Die allgemeinen Formvorschriften und Pflichtangaben gelten grundsätzlich auch für die Rechnungslegung von Kleinunternehmern:

1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
2. Menge und Art der Leistung
3. Tag/Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung
4. Entgelt für die Lieferung bzw. Leistung und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
5. Summe der Steuer (Beachten: bei Kleinunternehmerregelung kein Ausweisen der Umsatzsteuer und Verrechnung ohne USt!)
6. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
7. Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID) des Unternehmens (Beachten: bei Kleinunternehmerregelung und somit Verrechnung ohne USt keine Angabe oder Verweis "keine UID-Nummer vorhanden"!)
8. UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 10.000 EUR inkl. USt, weiters, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht)
9. Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Hinweis auf diese (z.B. Antiquitätenhandel)
10. Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt: Steuerbetrag zusätzlich in Euro angeben

Mehr zum Thema finden Sie in unserem Beitrag zur Rechnungslegung!

Ja - ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung und damit Optieren zur Regelbesteuerung ist jederzeit möglich:

• Kleinunternehmer haben grundsätzlich die Möglichkeit, auf die unechte Steuerbefreiung zu verzichten, indem sie beim Finanzamt einen Antrag auf Regelbesteuerung einbringen.
• Das führt dazu, dass sie allen anderen steuerpflichtigen Unternehmen gleichgestellt werden.
• Der Wechsel zur Regelbesteuerung wird dem Finanzamt durch Einreichen des ausgefüllten und unterzeichneten Formulars U12 angezeigt.

Die Rechnungslegung des Unternehmers erfolgt ab dann dementsprechend mit Umsatzsteuer. Im Gegenzug kann die Vorsteuer für alle betrieblichen Aufwendungen vom Finanzamt zurückgeholt werden.

Zu beachten: Der Antrag auf Regelbesteuerung bindet Kleinunternehmer für mindestens 5 Jahre - erst nach dieser Zeitspanne kann wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückgewechselt werden.

Dabei gilt es, bestimmte Faktoren in Bezug auf die eigene individuelle Geschäftstätigkeit und die dabei vorliegenden Rahmenbedingungen zu beachten:

• Wenn Sie viele Firmenkunden haben, Investitionen tätigen oder hohe laufende Kosten haben, ist es sicherlich von Vorteil, direkt mit USt zu verrechnen – selbst dann, wenn Sie 55.000 Euro brutto Jahresumsatz (Gesamtumsatz, Summe aller vereinbarten Entgelte ohne Herausrechnen der fiktiven Umsatzsteuer) nicht überschreiten.
• Der Umstieg in die Regelbesteuerung kann auch bei hohen Vorsteuerbeträgen, z. B. im Rahmen der Unternehmensgründung, oder bei hauptsächlicher Lieferung an vorsteuerbefreite Unternehmen Vorteile haben.

Ja - beim Wechsel zur Regelbesteuerung muss eine Bindefrist beachtet werden:

• Wenn Sie als Kleinunternehmer in die Regelbesteuerung wechseln, dann bringt diese Optionserklärung eine Bindung für die Dauer von 5 Jahren mit sich.
• Daher können Sie auch erst nach Ablauf dieser Frist wieder zurück in die Kleinunternehmerregelung mit der Umsatzsteuerbefreiung wechseln!

Wegen der Bindefrist ist es besonders wichtig, die zukünftige Geschäftsentwicklung möglichst genau einzuschätzen - um Probleme möglichst zu vermeiden.

Kleinunternehmer als unecht umsatzsteuerbefreite Unternehmer sind nicht von der Aufzeichnungspflicht und der Verpflichtung zur Einreichung der Steuererklärung befreit, sondern müssen diese ordnungsgemäß durchführen.

• Nur bei Umsätzen unter 7.500 EUR pro Jahr entfällt diese USt-Erklärungspflicht.

Wenn ein unecht steuerbefreiter Kleinunternehmer in seinen Rechnungen Beträge mit Umsatzsteuer ausweist, entsteht automatisch eine Steuerschuld und die Umsatzsteuer ist an das Finanzamt abzuführen.

Trotz Umsatzsteuerbefreiung gibt es Sonderfälle bei EU-weiten Geschäften, im Zuge dieser auch Kleinunternehmer im Sinne des § 6 Abs. 1 Z 27 UStG eine UID-Nummer beantragen müssen. Daher sind für Kleinunternehmer die folgenden Punkte zu beachten:

Warenimporte aus der EU:

• Kleinunternehmer ohne UID-Nummer behandeln Warenimporte aus der EU wie Privatpersonen.

• Der Verkäufer verrechnet die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) des jeweiligen EU-Landes.

• Wenn die innergemeinschaftlichen Einkäufe im Vorjahr unter 11.000 Euro netto lagen und im aktuellen Jahr nicht überschritten werden, ist man von der österreichischen Umsatzsteuer befreit.

• Wird diese Grenze überschritten, müssen 20 % Umsatzsteuer auf den Netto-Rechnungsbetrag an das österreichische Finanzamt abgeführt werden.

• Bei B2C-Geschäften ist USt-Satz des Mitgliedstaates des Verbrauches heranzuziehen.

• Hierzu muss sich der Versender im Zielland Österreich zur Umsatzsteuer oder im Mitgliedstaat des Unternehmenssitzes für EU-Umsatzsteuerportal EU-OSS registrieren.

B2B-Dienstleistungen innerhalb der EU:

• Dienstleistungen gelten am Ort des Empfängers als erbracht.

• Führt man als Kleinunternehmer Dienstleistungen für ein EU-Unternehmen durch, liegt der Leistungsort meist außerhalb Österreichs und die Umsatzsteuer geht auf das ausländische Unternehmen über.

• Werden Dienstleistungen in Österreich für ein ausländisches Unternehmen erbracht, muss die Umsatzsteuer vom Kleinunternehmer selbst berechnet und abgeführt werden (Reverse Charge).

• In beiden Fällen wird eine UID-Nummer benötigt.