Kleinunternehmer einfach erklärt

Bleibt man im Zuge seiner Geschäftstätigkeit unter einer bestimmten Umsatzgrenze, ist man steuerrechtlich ein sogenannter Kleinunternehmer, der von der Umsatzsteuer befreit ist.

Themenübersicht

Auf unseren Detailseiten haben wir alle Informationen rund um das Thema: "Kleinunternehmer" für Sie zusammengetragen:

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Zusammenfassung

Kleinunternehmer | Kleinunternehmerregelung gem. UStG

Der Vorteil der Kleinunternehmerregelung besteht darin, dass Unternehmen, die hauptsächlich an Privatkunden verrechnen, ihre Leistungen günstiger anbieten können, weil sie von der Umsatzsteuer (USt) befreit sind und diese daher nicht im Preis enthalten.

  • Die Kleinunternehmerregelung können nur Unternehmen anwenden, deren Umsatz unter 35.000 Euro netto im Jahr liegt.
  • Diese Grenze darf einmal in 5 Jahren um 15 % überschritten werden.

Stellt ein Kleinunternehmer eine Rechnung aus, darf die USt nicht ausgewiesen werden und der Vorsteuerabzug ist nicht möglich.

  • Außerdem muss der Hinweis auf die USt-Befreiung gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) auf den Rechnungen vermerkt sein.

Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist durch Wechsel in die Regelbesteuerung (Verrechnung mit Umsatzsteuer) jederzeit möglich - dabei ist zu beachten:

  • Entscheiden Sie sich als Kleinunternehmer für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung, bindet dieser Wechsel in die Regelbesteuerung jedenfalls für die Dauer von 5 Jahren.
  • Sie können erst nach Ablauf dieser Frist wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückwechseln.

Es ist daher wichtig, um Probleme möglichst zu vermeiden, die zukünftige Geschäftsentwicklung möglichst genau einzuschätzen.

Übersicht

Umsatzsteuergesetz (UStG) | Umsatzgrenze


Wer als Unternehmer die Umsatzgrenze von 35.000 Euro netto für das Geschäftsjahr nicht überschreitet, fällt unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung und kann diese in Anspruch nehmen.

Als ein solcher Kleinunternehmer ist man unecht umsatzsteuerbefreit, das bedeutet:

  • Man muss von den Einnahmen keine Umsatzsteuer abführen.
  • Daher wird auf den Ausgangsrechnungen von Kleinunternehmern keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
  • Man darf dementsprechend von den Ausgaben auch keine Vorsteuer abziehen.
  • Deshalb gibt es für Kleinunternehmer auch keinen Vorsteuerabzug von Eingangsrechnungen.

Die Kleinunternehmerregelung in Österreich ist in § 6 Abs 1 Z 27 UStG - Umsatzsteuergesetz - geregelt.

Zu beachten: Erlaubte Überschreitung der Umsatzgrenze

Einmal in 5 Jahren darf die Umsatzgrenze von den 35.000 Euro um maximal 15 % überschritten werden.

Unechte Umsatzsteuerbefreiung

Was die Regelung mit der unechten Steuerbefreiung noch bedeutet und welche Umsätze darunter fallen, finden Sie direkt in unserem Beitrag zum Thema:

Mehr zum Thema

Unterschied Kleinunternehmer & Kleinstunternehmer?

Umsatzsteuergesetz (UStG) | Definition


Die Regelungen für Kleinunternehmer und Kleinstunternehmer sind gleich. Die Begriffe "Kleinunternehmer" und "Kleinstunternehmer" sind umsatzsteuerrechtlich gleichbedeutend - das heißt:

  • In den Bestimmungen der Umsatzbesteuerung sind Kleinunternehmer und Kleinstunternehmer gleichermaßen umfasst und daher in diesem Kontext gleichgestellt.
  • Für beide gilt die Kleinunternehmerregelung und somit die gleiche Umsatzgrenze.

Unterschied laut Definition:

  • Beim Kleinstunternehmer handelt es sich in der Regel um eine Person, die das jeweilige Unternehmen führt.
  • Bei Kleinunternehmern hingegen ist nicht klar definiert, wie viele Personen das Unternehmen leiten oder zur jeweiligen Unternehmensführung befugt sind.

Abgrenzung: Sozialversicherung

Kleinunternehmer | Sozialversicherungsgesetz (ASVG)


Die Kleinunternehmerregelung und damit der steuerrechtliche Kleinunternehmer sind nicht zu verwechseln mit dem Kleinunternehmer im Sinne des Sozialversicherungsgesetzes:

  • Für die Sozialversicherung der Selbstständigen (SVS) sind Sie Kleinunternehmer, wenn Ihre Einnahmen unter 5.830,20 Euro im Jahr (Stand 2022) liegen.

Wenn Sie diese Voraussetzungen erfüllen, haben Sie die Möglichkeit, sich aus der Pflichtversicherung ausnehmen zu lassen.

Entscheidungshilfe zur Kleinunternehmerregelung

Umsatzsteuerbefreiung | Vorteile


Als Unternehmensgründer stehen Sie zu Beginn vor der Qual der Wahl:

  • Sie müssen im Vorhinein bekannt geben, ob Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen wollen.
  • Das ist zu Zeitpunkt, zu dem Sie noch nicht mit Sicherheit sagen können, ob Ihre Umsätze über oder unter 35.000 Euro netto liegen werden.


Wann lohnt es sich, Kleinunternehmer zu sein?

Wenn Sie als Unternehmer Ihre Leistungen hauptsächlich für private Kunden erbringen, müssen Sie keine Umsatzsteuer ausweisen und haben dadurch den Vorteil, dass Sie die Leistung eventuell günstiger anbieten können.

Die Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung lohnt sich also, wenn Sie:

  • Hauptsächlich Privatpersonen zu Ihren Kunden zählen.
  • Geringe Investitionen bei der Gründung haben.
  • Ihr Umsatz (voraussichtlich) 35.000 Euro nicht übersteigen wird.

Praxisbeispiel: Umsatzsteuerbefreiung

Kleinunternehmerregelung | Rahmenbedingungen


Wann ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoll?

Frau Eder ist selbstständig als Hundetrainerin tätig. Sie plant, für das Gründungsjahr einen Umsatz von 18.000 Euro zu erwirtschaften.

  • Ihre Kunden sind Privatpersonen und damit Endverbraucher.
  • Ausgaben sowie laufende Kosten sind bei Frau Eder sehr gering.
  • Investitionen sind auch nicht geplant, da alle nötigen Betriebsmittel schon vorhanden sind.

Für Frau Eder ist es sinnvoll, die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen. Ihre Kunden sind Endverbraucher (Privatpersonen), sie muss keine Investitionen tätigen und laufende Kosten hat sie nur in geringer Höhe zu bedienen. Zudem rechnet sie mit einem Umsatz von deutlich unter 35.000 Euro.

  • Frau Eder kann ihre Leistung somit um 20 % "günstiger" anbieten als Konkurrenz mit Regelbesteuerung, da sie keine Umsatzsteuer verrechnen muss, im Gegenzug aber auch keine Vorsteuer geltend machen kann.

Entscheidungshilfe zur Regelbesteuerung

Kleinunternehmerregelung | Nachteile


Wann ist die Kleinunternehmerregelung nicht sinnvoll?

Wenn Sie als Unternehmer Ihre Leistungen hauptsächlich an andere Unternehmen erbringen, ist die Regelbesteuerung für Sie von Vorteil:

Diese Unternehmen erhalten die an Sie bezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt wieder zurück.

  • Ihr direkter Vorteil besteht darin, dass Sie dementsprechend auch selbst dazu berechtigt sind, bezahlte Vorsteuern vom Finanzamt zurückzuerhalten.

Der Vorsteuerabzug wird besonders interessant, wenn beispielsweise gerade zu Beginn der Geschäftstätigkeit umfangreichere Investitionen oder Anschaffungen geplant sind und Sie auf diesem Weg die Vorsteuer dafür geltend machen können.

Sie sollten also direkt die Regelbesteuerung verwenden, wenn Sie:

  • Leistungen, Produkte hauptsächlich an Firmenkunden verkaufen (B2B).
  • Für die Unternehmensgründung viele Investitionen tätigen müssen (Büroeinrichtung, IT-Infrastruktur, Maschinen, etc.).
  • Laufende Kosten (in höherem Ausmaß) haben (Miete, Leasingverträge, Lizenzen, usw.).
  • Ihr Umsatz voraussichtlich 35.000 Euro netto übersteigen wird.

Praxisbeispiel: Verzicht auf Kleinunternehmerregelung

Regelbesteuerung | Rahmenbedingungen


Wann ist es sinnvoll, gleich mit USt zu verrechnen?

Herr Maier ist in der IT-Branche tätig. Er betreut und installiert für Unternehmen die elektronische Infrastruktur und Sicherheitssysteme.

  • Für die Erfüllung dieser Aufträge braucht er stets modernes und viel an teurem elektronischem Equipment.
  • Er hat dadurch laufend hohe Investitionen zu tätigen.

Seine Kunden sind ausschließlich Unternehmen und durch erfolgreiche Arbeit und Weiterempfehlungen an andere Unternehmen könnte Herr Maier auch die Umsatzgrenze von 35.000 Euro überschreiten.

  • Für Herrn Maier ist es sinnvoll, gleich die Regelbesteuerung in Anspruch zu nehmen, da er dann selbst berechtigt ist, die für sein teures Arbeitsequipment (Computer, Laptops, Software, Datenträger & Speichermedien, etc.) bezahlten Vorsteuern vom Finanzamt für Einkäufe zurückzuerhalten.

Wechsel zur Regelbesteuerung

Option zur Regelbesteuerung | Wann und wie dazu wechseln?


Der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung und damit Wechsel in die Regelbesteuerung ist grundsätzlich zu jedem Zeitpunkt möglich.

  • Für den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist es nötig, eine entsprechende Erklärung beim Finanzamt einzubringen.
  • Das geschieht durch Einreichen des ausgefüllten und unterzeichneten Formulars U12.

Wird ein Wechsel vorgenommen, sind in Sachen durch den Wechsel von Umsatzsteuerbefreiung zur Umsatzsteuerpflicht die folgenden Punkte zu beachten:

Rückverrechnung der USt: Vorsteuerberichtigung

Wenn der Wechsel vorgenommen wird, darf im Zuge dessen eine positive Vorsteuerkorrektur gemacht werden. Das bedeutet konkret:

  • Umlaufvermögen: Für Umlaufvermögen darf die Vorsteuer entsprechend bestimmter Regularien die nachträglich geltend gemacht werden.
  • Anlagegüter: Für Anlagegüter ist eine (anteilige) nachträgliche Geltendmachung möglich, wenn die Anschaffung oder Herstellung innerhalb des Berichtigungszeitraums liegt.

Die gesetzlich geregelten Berichtigungszeiträume sind:

  • Bewegliche Anlagegüter: Fünf Jahre
  • Unbewegliche Anlagegüter: Zwanzig Jahre

Hinweis zur Rückverrechnung der Umsatzsteuer:

Beachten Sie im Zuge eines Wechsels von der Kleinunternehmerregelung auf die Regelbesteuerung auch, dass es in der Praxis mitunter schwierig sein kann, bereits gestellte Rechnungen um die USt zu korrigieren.

  • Bei Firmenkunden, die selbst vorsteuerabzugsberechtigt sind, sollte das keine Probleme bereiten.
  • Bei Privatkunden stellt es sich jedoch in der Regel als schwierig bis nicht möglich dar!

Bindungsfrist bei Verzicht auf Kleinunternehmerregelung

Kleinunternehmer | Regelbesteuerung


Wenn Sie als Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung optieren, das heißt auf die Kleinunternehmerregelung verzichten, ist die Bindungsfrist zu beachten:

  • An die Regelbesteuerung (Verrechnung mit USt) ist man mindestens 5 Jahre lang gebunden.
  • Verzichten Sie also auf die Kleinunternehmerregelung, können Sie frühestens nach 5 Jahren wieder zu dieser wechseln.

Rechnung

Kleinunternehmer | Rechnungslegung


Durch die Bestimmungen der Umsatzbesteuerung müssen auch Kleinunternehmer in aller Regel Rechnungen ausstellen, diese Bestimmungen gelten für Kleinunternehmer trotz der Umsatzsteuerbefreiung genauso:

  • Erbringt ein Unternehmer eine Lieferung oder Leistung, muss eine Rechnung ausgestellt werden.
  • Wenn diese Verpflichtung zum Schreiben von Rechnungen vorliegt, muss dieser innerhalb von sechs Monaten nachgekommen werden.

Sie können also auch als Kleinunternehmer davon ausgehen, dass Sie eine Rechnung schreiben müssen.

Für die Rechnung eines Kleinunternehmers gelten daher auch die allgemeinen Formvorschriften und Pflichtangaben an die Rechnungslegung - aber es sind einige Besonderheiten zusätzlich zu beachten:

  • Wenn der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer in Rechnung stellt, obwohl er durch die Kleinunternehmerregelung umsatzsteuerbefreit ist, schuldet er diese dem Finanzamt und muss sie auch abführen.
  • Will man das verhindern, ist man verpflichtet, die Rechnung gegenüber dem Kunden so zu korrigieren, dass keine Umsatzsteuer mehr ausgewiesen wird.
  • Außerdem ist auf den Rechnungen ein Hinweis auf die Steuerbefreiung anzuführen - siehe dazu auch nächstes Kapitel.

Hinweis: Damit Sie als Kleinunternehmer gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen und eine rechtskonforme Rechnung ausstellen, haben wir eine Vorlage für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.

Rechnungslegung: Hinweis Kleinunternehmer

Kleinunternehmer | Rechnungslegung | Umsatzsteuergesetz (UStG)


Wie vorgehend angeführt, müssen Kleinunternehmer, sofern sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen, auf ihren Rechnungen einen eindeutigen Hinweis auf die Steuerfreiheit ausweisen - man spricht dabei vom Kleinunternehmerhinweis.

Die Kleinunternehmerregelung mit der unechten Umsatzsteuerbefreiung ist in Paragraf 6 Abs. 1 Z 27 Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG) formuliert.

Entsprechend dieser gesetzlichen Grundlage ist ein Hinweis auf den Kleinunternehmer-Rechnungen anzuführen. Wichtig ist, dass die Steuerbefreiung gemäß Kleinunternehmerregelung eindeutig kenntlich gemacht wird.

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Fragen und Antworten

Kleinunternehmer und Kleinstunternehmer (das ist in der Regel eine Person, die das jeweilige Unternehmen führt) sind Unternehmer, die unter die Netto-Umsatzgrenze von 35.000 EUR im Geschäftsjahr fallen (bis 2006 betrug die Grenze 22.000 EUR und vor der nunmehr gültigen Neuregelung 2020 lag sie bei 30.000 EUR).

Sie gehören zur Gruppe der unecht umsatzsteuerbefreiten Berufe und sind der Einfachheit halber ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit.

Das bedeutet:

  • Die Verrechnung ihrer Leistungen geschieht ohne Ausweisen der Umsatzsteuer.
  • Daher darf allerdings auch kein Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.
  • Die Rechnungsbeträge werden in der Rechnungslegung als Netto-Beträge ausgewiesen und es ist auf die Steuerbefreiung hinzuweisen.
  • Alle Ausgaben werden Brutto, sprich inklusive der Umsatzsteuer, als Ausgaben geltend gemacht.

Die Grenze von 35.000 EUR darf einmal in fünf Jahren um 15 % auf 40.250 EUR überzogen werden. Hilfsgeschäfte können außer Acht gelassen werden.

Die Regelungen für Kleinunternehmer und Kleinstunternehmer sind gleich.

  • Beim Kleinstunternehmer handelt es sich in der Regel um eine Person, die das jeweilige Unternehmen führt.
  • Bei Kleinunternehmern hingegen ist nicht klar definiert, wie viele Personen das Unternehmen leiten (dürfen).

Zu beachten: In den Bestimmungen und Regelungen der Umsatzbesteuerung sind Kleinunternehmer und Kleinstunternehmer gleichermaßen umfasst und daher in diesem Kontext gleichgestellt - für beide gilt die Kleinunternehmerregelung.

Die Kleinunternehmerregelung bedeutet, dass Unternehmen, deren Umsatz weniger als 35.000 Euro netto pro Jahr beträgt, keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen müssen. Sie dürfen aber auch keine Vorsteuer gelten machen.

Die Grenze von 35.000 Euro darf einmal in 5 Jahren um 15 % überschritten werden.

Besonders zu beachten: Wenn der Kleinunternehmer trotz Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung und daher Steuerbefreiung die Umsatzsteuer in Rechnung stellt, schuldet er diese dem Finanzamt und muss sie auch abführen.

  • Wenn ein Unternehmer unter die Kleinunternehmerregelung fällt und nicht auf diese verzichtet, führt ein Ausweisen der USt auf seinen Rechnungen automatisch zu einer entsprechenden Steuerschuld beim Finanzamt - diese muss dann auch beglichen werden!

Weiters gilt:

  • Kleinunternehmer-Rechnungen müssen ebenso die Pflichtangaben der Rechnungslegung enthalten.

  • Aufgrund der Umsatzsteuerbefreiung dürfen Kleinunternehmer auch keine Vorsteuern geltend machen.

Diese Regelungen haben entsprechende Auswirkungen auf die Rechnungen von Kleinunternehmern, für die einige besondere Punkte gelten:


Pflichtangaben für die Kleinunternehmer-Rechnung:

  • Für erfüllte Aufträge ist eine Rechnung ohne Ausweisen der Umsatzsteuer sowie mit dem Verweis "Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994" (= umsatzsteuerbefreit aufgrund Kleinunternehmerregelung) zu legen.
  • Eine UID-Nummer muss nicht angegeben werden.

Die Kleinunternehmer-Rechnung muss somit folgende Merkmale und Angaben erfüllen und enthalten:

  • Kein Ausweisen der Umsatzsteuer.

  • Verweis auf den Grund der Umsatzsteuerbefreiung: "Umsatzsteuerbefreit – Kleinunternehmer gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994".

  • Keine Vorsteuerabzüge.

  • UID-Nummer muss nicht angeführt werden.

Die allgemeinen Formvorschriften und Pflichtangaben gelten grundsätzlich auch für die Rechnungslegung von Kleinunternehmern:

  1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
  2. Menge und Art der Leistung
  3. Tag/Zeitraum der Lieferung bzw. Leistung
  4. Entgelt für die Lieferung bzw. Leistung und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
  5. Summe der Steuer (Beachten: bei Kleinunternehmerregelung kein Ausweisen der Umsatzsteuer und Verrechnung ohne USt!)
  6. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
  7. Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID) des Unternehmens (Beachten: bei Kleinunternehmerregelung und somit Verrechnung ohne USt keine Angabe oder Verweis "keine UID-Nummer vorhanden"!)
  8. UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 10.000 EUR inkl. USt, weiters, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht)
  9. Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Hinweis auf diese (z.B. Antiquitätenhandel)
  10. Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt: Steuerbetrag zusätzlich in Euro angeben

Mehr zum Thema finden Sie in unserem Beitrag zur Rechnungslegung!

Ja - ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung und damit Optieren zur Regelbesteuerung ist jederzeit möglich:

  • Kleinunternehmer haben grundsätzlich die Möglichkeit, auf die unechte Steuerbefreiung zu verzichten, indem sie beim Finanzamt einen Antrag auf Regelbesteuerung einbringen.
  • Das führt dazu, dass sie allen anderen steuerpflichtigen Unternehmen gleichgestellt werden.
  • Der Wechsel zur Regelbesteuerung wird dem Finanzamt durch Einreichen des ausgefüllten und unterzeichneten Formulars U12 angezeigt.

Die Rechnungslegung des Unternehmers erfolgt ab dann dementsprechend mit Umsatzsteuer. Im Gegenzug kann die Vorsteuer für alle betrieblichen Aufwendungen vom Finanzamt zurückgeholt werden.

Zu beachten: Der Antrag auf Regelbesteuerung bindet Kleinunternehmer für mindestens 5 Jahre - erst nach dieser Zeitspanne kann wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückgewechselt werden.

Dabei gilt es, bestimmte Faktoren in Bezug auf die eigene individuelle Geschäftstätigkeit und die dabei vorliegenden Rahmenbedingungen zu beachten:

  • Wenn Sie viele Firmenkunden haben, Investitionen tätigen oder hohe laufende Kosten haben, ist es sicherlich von Vorteil, direkt mit USt zu verrechnen - selbst dann, wenn Sie 35.000 Euro Jahresumsatz nicht überschreiten.
  • Der Umstieg in die Regelbesteuerung kann auch bei hohen Vorsteuerbeträgen, z.B. im Rahmen der Unternehmensgründung, oder bei hauptsächlicher Lieferung an vorsteuerbefreite Unternehmen Vorteile haben.

Ja - beim Wechsel zur Regelbesteuerung muss eine Bindefrist beachtet werden:

  • Wenn Sie als Kleinunternehmer in die Regelbesteuerung wechseln, dann bringt diese Optionserklärung eine Bindung für die Dauer von 5 Jahren mit sich.
  • Daher können Sie auch erst nach Ablauf dieser Frist wieder zurück in die Kleinunternehmerregelung mit der Umsatzsteuerbefreiung wechseln!

Wegen der Bindefrist ist es besonders wichtig, die zukünftige Geschäftsentwicklung möglichst genau einzuschätzen - um Probleme möglichst zu vermeiden.

Kleinunternehmer als unecht steuerbefreite Unternehmer sind nicht von der Aufzeichnungspflicht und der Verpflichtung zur Einreichung der Steuererklärung befreit, sondern müssen diese ordnungsgemäß durchzuführen.

  • Nur bei Umsätzen unter 7.500 EUR pro Jahr entfällt diese USt-Erklärungspflicht.

Wenn ein unecht steuerbefreiter Kleinunternehmer in seinen Rechnungen Beträge mit Umsatzsteuer ausweist, entsteht automatisch eine Steuerschuld und die Umsatzsteuer ist an das Finanzamt abzuführen.

Quellen