Registrierkassenpflicht

Welche Selbstständigen, EPUs und Unternehmen benötigen eine Registrierkasse? Die Antwort: das hängt vom Jahresumsatz und den erwirtschafteten Bareinnahmen ab.

Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

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Zusammenfassung

Registrierkassenpflicht | Aufzeichnungs- & Belegerteilungspflicht

Wenn Sie in Österreich unternehmerisch tätig sind, müssen Sie jedenfalls die Registrierkassenpflicht beachten. Grundlegend richtet sich diese Verpflichtung nach den Umsätzen, die Sie mit Ihrem Unternehmen erwirtschaften.

Die Aufzeichnung und Belegerteilung mit einer Registrierkasse ist ab Erreichen bestimmter Umsatzgrenzen vorgeschrieben:

  • Maßgebend dafür sind der Jahresumsatz in Höhe von 15.000 Euro und
  • die Bareinnahmen in Höhe von 7.500 Euro.

Ausnahmen gibt es nur bei Umsätzen, die nicht in geschlossenen Räumen erzielt werden (z.B. Marktstand), Hütten und mobilen Dienstleistungen direkt beim Kunden, sofern diese die Jahresumsatzgrenze von 30.000 Euro nicht übersteigen.

Bei Nichtbeachtung der Regelungen drohen zumindest Geldstrafen bis 5.000 Euro und eine im Regelfall nicht günstige Schätzung des Umsatzes. Bei schweren Vergehen gegen die gesetzliche Verpflichtung ist man außerdem mit einer Anzeige und den weiterführenden Konsequenzen daraus bedroht.

Wer benötigt eine Registrierkasse?

Registrierkassenpflicht | Erklärung


In Österreich gilt die Registrierkassen- und Belegerteilungspflicht für Bareinnahmen. Daher benötigen Sie als Unternehmer eine Registrierkasse, wenn Ihre Jahresumsätze 15.000 Euro übersteigen und Ihre Barumsätze mehr als 7.500 Euro ausmachen.


Definition: Barumsätze

Unter Barumsätzen im Sinne der Registrierkassenpflicht sind Zahlungen zu verstehen, die direkt vor Ort stattfinden. Das bedeutet für Unternehmer: ​​

  • Wenn ein Kunde in einem Geschäftslokal mit Bankomat- oder Kreditkarte zahlt, ist diese Zahlung als Barumsatz im Sinne der Registrierkassenpflicht zu verstehen.
  • Überweisungen, Zahlungen mit Onlinebanking oder PayPal sind keine Barumsätze.

Voraussetzung für verpflichtende Registrierkasse:

Es müssen beide oben angeführten Bedingungen erfüllt sein, damit Sie unter die Registrierkassenpflicht fallen: Umsatz größer als 15.000 Euro und davon Bareinnahmen von mehr als 7.500 Euro!

Verpflichtend oder nicht: Beispiele

Registrierkassenpflicht | In der Praxis


Verpflichtende Registrierkasse

Frau Hinteregger ist Inhaberin eines kleinen Geschäfts für Schreibwarenzubehör. Fast alle Ihre Kunden zahlen direkt vor Ort entweder mit Bankomatkarte oder in bar:

  • Frau Hinteregger benötigt jedenfalls eine Registrierkasse, da ihr Jahresumsatz größer als 15.000 Euro ist und sie fast den gesamten Umsatz direkt vor Ort erzielt.

Beispiel: Entfall der Registrierkassenpflicht

Nehmen wir an, Frau Hinteregger möchte in Zukunft nicht mehr so viel arbeiten:

  • Ihre Lebenshaltungskosten sind gering und sie hat sich ausgerechnet, dass sie mit einem Umsatz von 15.000 Euro leben könnte.

Frau Hinteregger bräuchte dann keine Registrierkasse mehr, da sie zwar über 7.500 Euro Barumsätze erzielt - Ihr Jahresumsatz aber unter den 15.000 Euro bleibt.

Keine Registrierkassenpflicht

Herr Brunner ist freier Journalist im Bereich Außenpolitik und schreibt für verschiedene Tageszeitungen und Journale:

  • In Summe verrechnet er über das Jahr rund 30.000 Euro an Honorarnoten.
  • Herr Brunner benötigt keine Registrierkasse, da er die gestellten Rechnungsbeträge ausschließlich via Banküberweisung von seinen Auftraggebern bekommt.

Beispiel: Zusätzliche Einnahmen in bar - keine Registrierkassenpflicht

Herr Brunner könnte nebenher noch bis zu 7.500 Euro in bar verrechnen, ohne eine Registrierkasse zu benötigen.

Ausnahmen von der Regelung

Registrierkassenpflicht | Abgrenzung


Ausnahmen bestätigen die Regel - dieser viel zitierte Spruch erlangt auch rund um das Thema Registrierkasse Gültigkeit:


1. Kalte-Hände-Regelung: Befreiung für bestimmte Unternehmen

Die sogenannte "Kalte-Hände-Regelung" besagt, dass Unternehmer, die ihre Umsätze im Freien erzielen, erst dann eine Registrierkasse benötigen, wenn:

  • Der damit erzielte Jahresumsatz die Summe von 30.000 Euro netto übersteigt.
  • Anwendung findet diese Regelung z.B. bei Marktständen, Foodtrucks oder Verkaufsständen an öffentlichen Orten.
  • Aufgrund dieser Regelung von der Pflicht befreiten Unternehmen ist es möglich, die die Tageslosung mittels Kassensturz zu ermitteln, solange die Grenze von 30.000 Euro Netto-Umsatz im Jahr nicht überschritten wird.

Erklärung: Kalte-Hände-Regelung

Die Jahresumsatzgrenze von 30.000 Euro bezieht sich auf sämtliche Umsätze, die nicht in festen Räumlichkeiten erwirtschaftet werden, nicht auf den gesamten Umsatz des Unternehmens.

Beispiel: Kalte-Hände-Regelung

Ein Bio-Bäckerbetrieb liefert seine Backwaren an regionale Supermärkte und Händler:

  • Die Umsätze aus diesem Geschäft machen rund 470.000 Euro im Jahr aus.
  • Der Betrieb verkauft außerdem am wöchentlichen Freitagsmarkt in der Gemeinde seine Mehlspeisen und Backwaren.
  • Die Barumsätze aus dem Freitagsmarkt-Geschäft machen rund 25.000 Euro im Jahr aus.

Keine Registrierkassenpflicht - Begründung:
Der Bio-Bäckerbetrieb benötigt trotzdem keine Registrierkasse, da die Bareinnahmen unter die "Kalte-Hände-Regelung" fallen:

  • Der Verkauf findet ausschließlich im Freien statt.
  • Der Umsatz übersteigt die Grenze von 30.000 Euro nicht.
  • Es liegen keine zusätzlichen Barverkäufe vor.

2. Umsätze auf Hütten

Wie bei der "Kalte-Hände-Regelung" gilt auf Alm-, Ski-, Berg- und Schutzhütten eine Jahresumsatzgrenze von 30.000 Euro pro Hütte:

  • Liegt bei solchen Einrichtungen der Jahresumsatz darunter, wird keine Registrierkasse benötigt.

Definition: Hütten

Beachten Sie: "Hütten" sind definiert als einfache Bauwerke, die in abgelegenen Gegenden liegen und keine direkte oder schlechte Anbindung an die öffentliche Infrastruktur haben.

3. Ausnahme für "mobile Unternehmer"

Unternehmen, die ihre Dienstleistung direkt beim Kunden und nicht in der eigenen Betriebsstätte erbringen, können ihre Barumsätze in der Registerkasse nacherfassen:

  • Die Nacherfassung ist vorzunehmen, sobald man in die Betriebsstätte zurückgekehrt ist.
  • Wichtig dabei ist, dass ein Papierbeleg für den Kunden ausgestellt wird.

Tipp: Mobile Registrierkasse

Um Zeit zu sparen, empfehlen wir den Einsatz unserer mobilen Registrierkasse. Damit haben Sie Ihre Registrierkasse immer am Smartphone dabei und müssen Zuhause nicht nachbuchen.

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Registrierkasse + Buchhaltung: aus einer Hand

Keine Registrierkasse - was passiert?

Registrierkassenpflicht | Sanktionierung bei Verstoß


Um die Beachtung der Registrierkassenpflicht kommen Unternehmen in Österreich nicht umher - besonders wichtig dabei:

  • Es müssen stets die jeweiligen Umsatzgrenzen und Bestimmungen Berücksichtigung finden.

Sanktionierung bei Verstoß gegen Registrierkassenpflicht

Wenn die Bestimmungen zur Registrierkasse nicht eingehalten oder ignoriert werden, drohen empfindliche Strafen:

  • Die erzielten Umsätze können dann mit einem Sicherheitszuschlag geschätzt werden.
  • Es drohen im Zuge der Sanktionierung Geldstrafen bis zu 5.000 Euro.
  • In schweren Fällen erfolgt zudem eine Anzeige.

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Fragen und Antworten

In Österreich benötigen Sie als Unternehmer eine Registrierkasse, wenn Ihre Jahresumsätze 15.000 Euro übersteigen und Ihre Barumsätze mehr als 7.500 Euro ausmachen:

  • Unter Barumsätzen sind Zahlungen zu verstehen, die direkt vor Ort stattfinden.
  • Das bedeutet für Unternehmer: Wenn ein Kunde in einem Geschäftslokal mit Bankomat- oder Kreditkarte zahlt, ist diese Zahlung als Barumsatz im Sinne der Registrierkassenpflicht zu verstehen.
  • Überweisungen, Zahlungen mit Onlinebanking oder PayPal sind keine Barumsätze im Sinne der Registrierkassenpflicht.

Registrierkassenpflicht: Beispiel

Frau Hinteregger ist Inhaberin eines kleinen Geschäfts für Schreibwarenzubehör. Fast alle Ihre Kunden zahlen direkt vor Ort entweder mit Bankomatkarte oder in bar:

  • Frau Hinteregger benötigt jedenfalls eine Registrierkasse, da ihr Jahresumsatz größer als 15.000 Euro ist und sie fast den gesamten Umsatz direkt vor Ort erzielt.

Anmerkung: Nehmen wir an, Frau Hinteregger möchte in Zukunft nicht mehr so viel arbeiten. Ihre Lebenshaltungskosten sind gering und sie hat sich ausgerechnet, dass sie mit einem Umsatz von 15.000 Euro leben könnte:

  • Frau Hinteregger bräuchte dann keine Registrierkasse mehr, da sie zwar über 7.500 Euro Barumsätze erzielt - Ihr Jahresumsatz aber unter den 15.000 Euro bleibt.

Keine Registrierkassenpflicht: Beispiel

Herr Brunner ist freier Journalist im Bereich Außenpolitik und schreibt für verschiedene Tageszeitungen und Journale. In Summe verrechnet er über das Jahr rund 30.000 Euro an Honorarnoten:

  • Herr Brunner benötigt keine Registrierkasse, da er die gestellten Rechnungsbeträge ausschließlich via Banküberweisung von seinen Auftraggebern bekommt.

Anmerkung: Herr Brunner könnte nebenher noch bis zu 7.500 Euro in bar verrechnen, ohne eine Registrierkasse zu benötigen.

Unternehmen haben zur Einzelerfassung der Barumsätze ein elektronisches Aufzeichnungssystem - die Registrierkasse - zu verwenden, wenn:

  • Der Jahresumsatz je Betrieb 15.000 Euro und

  • die Barumsätze dieses Betriebs 7.500 Euro im Jahr überschreiten.

Zu beachten: Erst wenn beide Grenzen überschritten werden, muss der Unternehmer ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldezeitraums für die Umsatzsteuer (Kalendermonat oder Kalendervierteljahr) ein rechtskonformes Kassensystem besitzen.

Ausnahmen bestätigen die Regel - dieser viel zitierte Spruch gilt auch rund um das Thema Registrierkasse:

1. "Kalte Hände" Regelung

Die sogenannte "Kalte-Hände-Regelung" besagt, dass Unternehmer, die ihre Umsätze im Freien erzielen, erst eine Registrierkasse benötigen, wenn der damit erzielte Jahresumsatz die Summe von 30.000 Euro übersteigt. Anwendung findet diese Regelung z.B. bei Marktständen, Foodtrucks oder Verkaufsständen an öffentlichen Orten.

Erklärung: Die Jahresumsatzgrenze von 30.000 Euro bezieht sich auf sämtliche Umsätze, die nicht in festen Räumlichkeiten erwirtschaftet werden, nicht auf den gesamten Umsatz des Unternehmens.

Beispiel "Kalte Hände" Regelung

Ein Bio-Bäckerbetrieb liefert seine Backwaren an regionale Supermärkte und Händler. Die Umsätze aus diesem Geschäft machen rund 470.000 Euro im Jahr aus.
Zudem verkauft der Betrieb am wöchentlichen Freitagsmarkt in der Gemeinde seine Mehlspeisen und Backwaren. Die Barumsätze aus dem Freitagsmarkt-Geschäft machen rund 25.000 Euro im Jahr aus.

Der Bio-Bäckerbetrieb benötigt trotzdem keine Registrierkasse, da die Bareinnahmen unter die "Kalte Hände" Regelung fallen, weil der Verkauf ausschließlich im Freien stattfindet, 30.000 Euro nicht überschritten werden und sonst keine zusätzlichen Barverkäufe vorliegen.

2. Umsätze auf Hütten

Wie bei der "Kalte Hände" Regelung gilt auf Alm-, Ski-, Berg- und Schutzhütten eine Jahresumsatzgrenze von 30.000 Euro pro Hütte. Das heißt, liegt der Jahresumsatz darunter, wird keine Registrierkasse benötigt.

Beachten Sie: "Hütten" sind definiert als einfache Bauwerke, die in abgelegenen Gegenden liegen und keine direkte oder schlechte Anbindung an die öffentliche Infrastruktur haben.

3. Ausnahme für "mobile Unternehmer"

Unternehmen, die ihre Dienstleistung direkt beim Kunden und nicht in der eigenen Betriebsstätte erbringen, können ihre Barumsätze in der Registerkasse nacherfassen, sobald sie wieder in der Betriebsstätte angekommen sind. Wichtig dabei ist, dass ein Papierbeleg für den Kunden ausgestellt wird.

Tipp: um Zeit zu sparen, empfehlen wir den Einsatz unserer mobilen Registrierkasse. Damit haben Sie Ihre Registrierkasse immer am Smartphone dabei und müssen Zuhause nicht nachbuchen.

Um die Beachtung der Registrierkassenpflicht kommen Unternehmen in Österreich nicht umher:

  • Wichtig ist dabei, dass die jeweiligen Umsatzgrenzen und Bestimmungen Berücksichtigung finden.
  • Achtung: Werden die Bestimmungen zur Registrierkasse nicht eingehalten oder ignoriert, drohen empfindliche Strafen.
  • Die erzielten Umsätze können dann mit einem Sicherheitszuschlag geschätzt werden, es drohen Geldstrafen bis zu 5.000 Euro und in schweren Fällen droht eine Anzeige.

Quellen