Ihr zentraler Aktenschrank: das Doku-Archiv
Ihre Dateien sicher, zentral & stets zur Hand!
Nicht suchen - finden!
- Hochladen von Dateien in FreeFinance oder Ihren Cloud-Speicher
- Dokumentieren Sie jeden beliebigen Geschäftsfall rund um ihr Unternehmen mit den notwendigen Anhängen
- Verlinkung der Dateien direkt bei Belegen, Anlagen oder Dokumenten der Rechnungslegung bzw. Kunden/Lieferanten
- Übersichtlicher Datei-Explorer: Frei definierbare Ordner-Struktur, Tagging & Suche
Mobile Erfassung
Beleg-Fotos mit Ihrem Smartphone aufnehmen und mit der kostenlosen PaperCut-App für Android und iOS ins Doku-Archiv hochladen:
- Für die Vorerfassung von Ausgaben direkt vor Ort
- Foto vom Beleg machen
- Stuzza- oder RKSV QR-Codes werden automatisch erkannt und vorbefüllt
- Automatische Bilderkennung (OCR) spart Zeit und Fehler!
Bilderkennung & KI
Die automatische Belegerkennung (OCR) von Bildern und Dokumenten hilft, wichtige Informationen von Belegen wie Datum, Lieferant, Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, usw. automatisch zu übernehmen via Buchen vom Foto/PDF. Definieren Sie Ordner, für die alle neuen Dateien automatisch analysiert werden sollen!
- Alle Daten zentral verwahrt und gesichert
- Alle Buchungen dokumentiert - auch für Ihren Berater
- Übernahme oder Verlinkung in Ihrem Cloud-Speicher
Überzeugen Sie sich
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Cloud-Speicher anbinden
- Autorisieren Sie FreeFinance zum Lesen des Cloud-Speichers
- Dropbox, Google Drive, NextCloud oder MS OneDrive
- Verlinken Sie Dokumente aus Ihrem Speicher mit Belegen in FreeFinance - Ihre Daten verbleiben stets in der Cloud (FreeFinance schreibt NIE Daten in Ihre Cloud).
- Die automatische Bilderkennung ist auch für Ihren Cloud-Speicher möglich!
Häufige Fragen
Kann ich Dokumente mit Belegen verknüpfen?
Mit wenigen Klicks können Sie Belege und Dokumente verlinken, sodass nie wieder ein Dokument abhandenkommt und alle zusammengehörigen Daten ohne langes Suchen abrufbereit sind.
Ordnerstruktur Unternehmen: kann ich meine Dokumente innerhalb von FreeFinance sortieren?
Das Modul Doku-Archiv ermöglicht es Ihnen unter anderem, direkt in FreeFinance Ordnerstrukturen ganz nach Ihren Wünschen und Anforderungen zu erstellen, sodass Sie immer wissen, was wo gespeichert und archiviert ist.
Wir empfehlen eine Ordnerstruktur anhand Zeiträumen, entweder monatlich oder quartalsweise - abhängig davon, in welchen Intervallen Sie Ihre Buchhaltung erledigen bzw. ob bei Ihnen eine große Anzahl an Dokumenten anfällt.
Kann ich direkt in FreeFinance meine Dokumente speichern?
Ja, mit FreeFinance archivieren Sie einfach und unkompliziert alle für Ihr Unternehmen relevanten Dokumente, sodass Sie immer alles finden.
So können zusammengehörige Dokumente verlinkt und Belege mit Buchungen sowie Stammdaten verknüpft werden. Auf diese Weise wissen Sie immer, dass alles dort ist, wo es tatsächlich auch sein soll!
Wie funktioniert die Anbindung an meinen Cloud-Speicher?
Durch die Anbindung Ihres Cloud-Speichers erhält FreeFinance nur einen Lese-Zugriff. Das bedeutet, sobald Sie Ihren Cloud-Speicher mit FreeFinance verbunden haben, sieht FreeFinance den freigegebenen Ordner und Sie können Verlinkungen zu Belegen in Ihrer Buchhaltung erstellen. Werden Dateien im Cloud-Speicher verschoben, bleibt die Verlinkung aufrecht. Werden jedoch Dateien dort gelöscht, wird die Verlinkung ungültig.
Sie können aus FreeFinance heraus keine Dateien im Cloud-Speicher ablegen - und es werden keine Dateien aus Ihrem Cloud-Speicher ins Doku-Archiv von FreeFinance übernommen.
Kann ich Dokumente taggen?
Ja - in FreeFinance hochgeladene Dokumente können über Einträge im Feld Beschreibung im Datei-Explorer getaggt werden!
Ist das Doku-Archiv revisionssicher?
Noch nicht - wir arbeiten bereits an dieser Erweiterung!
Deshalb empfehlen wir stets, alle erhaltenen Belege dennoch in einer Box aufzuheben. Die Sortierung ist dabei eher nebensächlich, da Sie diese Belege mit hoher Wahrscheinlichkeit nie mehr brauchen werden, sobald Sie ein Foto davon in FreeFinance gespeichert haben.