Ihr zentraler Aktenschrank: das Doku-Archiv

Dateien sicher, zentral & stets zur Hand?

Sie möchten alle Ihre unternehmensrelevanten Dokumente an einem Ort verwahren?
Sie möchten Ihren Buchungen die Fotos der Belege zuordnen?
Dann sind Sie hier richtig.

 

Zentral zur Hand

  • Hochladen von Dateien in FreeFinance
  • Dokumentieren Sie jeden beliebigen Geschäftsfall rund um ihr Unternehmen mit den notwendigen Anhängen
  • Verlinkung der Dateien direkt bei Belegen, Anlagen oder Dokumenten der Rechnungslegung bzw. Kunden/Lieferanten
  • Übersichtlicher Datei-Explorer: Frei definierbare Ordner-Struktur, Tagging & Suche

Mobile Erfassung

Beleg-Fotos aufnehmen oder andere Dokumente von Ihrem Smartphone mit der kostenlosen PaperCut-App für Android und iOS ins Doku-Archiv hochladen:

  • Für die Vorerfassung von Ausgaben oder Einnahmen
  • Zur Zuweisung zu Kunden/Lieferanten etc.
  • QR-Codes scannen und Werte übernehmen

Dropbox anbinden

  • Authorisieren Sie FreeFinance zum Lesen der Dropbox
  • Verlinken Sie Dokumente aus Ihrer Dropbox
  • Wichtig: FreeFinance schreibt NIE Daten in Ihre Dropbox - nur Lesezugriff!
  • Ihre Daten verbleiben stets in der Dropbox - Sie haben die Möglichkeit, Dropbox-Dokumente bequem ins Doku-Archiv zu importieren

Ihre Vorteile mit FreeFinance

  1. Alle Daten zentral verwahrt und gesichert
  2. Alle Buchungen dokumentiert - auch für Ihren Berater
  3. Übernahme oder Verlinkung in der Dropbox

Überzeugen Sie sich

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Häufig gestellte Fragen

Mit wenigen Klicks können Sie Belege und Dokumente verlinken, sodass nie wieder ein Dokument abhandenkommt und alle zusammengehörigen Daten ohne langes Suchen abrufbereit sind.

Das Modul Doku-Archiv ermöglicht es Ihnen unter anderem, direkt in FreeFinance Ordnerstrukturen ganz nach Ihren Wünschen und Anforderungen zu erstellen, sodass Sie immer wissen, was wo gespeichert und archiviert ist.

Wir empfehlen eine Ordnerstruktur anhand Zeiträumen, entweder monatlich oder quartalsweise - abhängig davon, in welchen Intervallen Sie Ihre Buchhaltung erledigen bzw. ob bei Ihnen eine große Anzahl an Dokumenten anfällt.

Ja, mit FreeFinance archivieren Sie einfach und unkompliziert alle für Ihr Unternehmen relevanten Dokumente, sodass Sie immer alles finden.

So können zusammengehörige Dokumente verlinkt und Belege mit Buchungen sowie Stammdaten verknüpft werden. Auf diese Weise wissen Sie immer, dass alles dort ist, wo es tatsächlich auch sein soll!

Die Anbindung Ihrer Dropbox ist eine für reinen Lese-Zugriff. Das bedeutet, sobald Sie Ihre Dropbox mit FreeFinance verbunden haben, sieht FreeFinance den freigegebenen Ordner und Sie können Verlinkungen erstellen. Werden Dateien in der Dropbox verschoben, bleibt die Verlinkung aufrecht. Wenn Sie in der Dropbox löschen, wird die Verlinkung ungültig.

Sie können aus FreeFinance heraus keine Dateien in der Dropbox speichern - es werden keine Dateien aus der Dropbox automatisch in FreeFinance übernommen.

Im Menüpunkt "Buchen vom Foto" haben Sie die Möglichkeit, ausgewählte Dateien aus der Dropbox ins Doku-Archiv zu kopieren.

Ja - in FreeFinance hochgeladene Dokumente können mit der entsprechenden Funktion im Datei-Explorer getaggt werden!

Noch nicht - wir arbeiten bereits an dieser Erweiterung!

Deshalb empfehlen wir stets, alle erhaltenen Belege dennoch in einer Box aufzuheben. Die Sortierung ist dabei eher nebensächlich, da Sie diese Belege mit hoher Wahrscheinlichkeit nie mehr brauchen werden, sobald Sie ein Foto davon in FreeFinance gespeichert haben.