Buchen von Foto oder Datei

Übersicht

Mit der Funktion Buchen vom Foto verarbeiten Sie Ihre hochgeladenen Belegfotos für Ihre Buchhaltung.

Das kann zeitlich völlig getrennt erfolgen - Sie laden die Belege hoch, dann wenn Sie anfallen und verbuchen diese beispielsweise gesammelt am Quartalsende, wenn Ihre UVA fällig ist.

Möglich wird dabei auch, dass Sie auf diesem Weg Ihre Belege digital sammeln und Ihr Berater bzw. Buchhalterin verbucht diese!

Zusätzlich erreichen Sie damit, dass jedem Beleg (hier meist die Ausgabenseite) aus Ihrer Buchhaltung automatisch die entsprechende Datei aus dem Doku-Archiv zugeordnet ist. So sehen Sie auch Jahre später noch, welcher Bon Ihrer Buchung zugrunde lag.

So geht Buchen vom Foto

Gleich Tutorial-Video anschauen und künftig richtig bequem Belege verarbeiten.

Dateien hochladen

Sie haben auf dieser Seite mehrere Möglichkeiten, Belegfotos auszuwählen. Alle hochgeladenen Dateien befinden sich dabei letzten Endes in Ihrem Doku-Archiv.

Alternativ dazu können Sie auch Ordner Ihrer Dropbox auswählen - diese Dateien verbleiben ausnahmslos in Ihrer Dropbox. FreeFinance speichert dabei lediglich Referenzen. 

PaperCut App

Sie verwenden die Smartphone-App PaperCut für das Erfassen der Belegfotos?

Damit landen die Fotos in FreeFinance dann automatisch im Ordner "Belegfoto-Upload.

Buchen vom Foto startet anfangs automatisch mit diesem Ordner.

Direkt

Oder Sie laden Ihre neuen Dateien direkt auf dieser Seite im Browser hoch - zB. ziehen Sie die gewünschten Dateien auf die Dateiliste (Drop-Zone).

Damit landen Sie im aktuell gewählten Ordner!

Ordner wechseln

Sie wählen einen beliebigen bestehenden Ordner Ihres Doku-Archivs, wo Sie bereits vorab Dokumente hochgeladen haben.

Natürlich können Sie auch auf Ihre Dropbox-Ordner wechseln.

Gleich PaperCut installieren!

Unser empfohlener Ablauf

Ordner wählen

Wählen Sie Ihren gewünschten Ordner, setzen Sie den gewünschten Status, sowie die gewünschte Sortierung.

 

Verwenden Sie den Status "Neu", um eine Stapelverarbeitung zu ermöglichen. Verbuchte Bilder verschwinden damit (vorübergehend) aus der Liste.

Datei wählen

Starten Sie nun am besten durch Klick auf die erste Zeile = Datei in der Liste. Damit wird die Vorschau vom Beleg geladen (für PDFs, PNGs, JPGs). 

 

Gleichzeitig klappt die linke Spalte ein, damit mehr Platz für die Vorschau bleibt. Auf breiten Monitoren können Sie sich natürlich wieder alle 3 Spalten einblenden, diese Einstellung wird für die Dauer der Sitzung gemerkt.

Verbuchen

Verbuchen Sie die nun über die jeweilige Box in der rechten Spalte die Belege wie gewünscht.

 

 Nach der letzten Datei verschieben Sie die Bilder in gewünschte Ordner Ihres Doku-Archivs. Ändern Sie dafür in der linken Spalte den Status auf "Verarbeitet" und markieren Sie die gewünschten Dateien über die Checkbox in der Tabelle.

Die linke Spalte

Die linke Spalte zeigt Ihnen die Dateien aus dem gewählten Ordner.

Für eine bequeme Stapelverarbeitung können Sie diese Spalte nach Selektion der ersten Datei einklappen, um der Dateivorschau mehr Platz des Bildschirms zu erlauben.

Nach dem Verbuchen wird - sofern der Filter auf "Neu" lautet, automatisch das nächste Bild aus der Liste geladen.

Neben den Filter-Optionen bietet die linke Spalte noch die folgenden Funktionen:

Über das Bleistift-Symbol können Sie den Dateinamen, sowie die Beschreibung ändern.

Nach dem Verarbeiten der letzten Datei aus dem aktuellen Verzeichnis verschieben Sie die Bilder am besten weiter in die gewünschte Ordner Ihres Doku-Archivs. Ändern Sie dafür bei Bedarf den Filter-Status auf "Verarbeitet" und markieren Sie die gewünschten Dateien über die Checkbox in der Tabelle. Das Verschieben erfolgt über das  Pfeil-Symbol.

Nach dem Verbuchen sehen Sie die Anzahl der Zuordnungen. Sie können auch zu den erstellten Belegen navigieren.

Weiters kann die Verlinkung zwischen Datei und Beleg aufgehoben werden.

Wurden noch keine Buchungen durchgeführt, kann die Datei über die Schaltfläche gelöscht werden.

Die mittlere Spalte

Hier sehen Sie die Dateivorschau. Diese ist verfügbar für die Bildformate PNG, JPG und GIF - sowie für PDF-Dateien.

Verwenden Sie die grauen Pfeile, um zur vorigen bzw. nächsten Datei zu navigieren.

Die rechte Spalte

Sie verbuchen über die folgenden drei Boxen

Die Schaltflächen

  • Weitere Zeile
    Legen Sie Ein- und Ausgangsrechnungen mit mehreren Zeilen an.
  • Speichern und weiter
    Verbucht den aktuellen Beleg.
    Es wird automatisch zur nächsten Datei gewechselt
  • Speichern
    Verbucht den aktuellen Beleg.
    Verbleibt beim aktuellen Bild, damit beispielsweise eine weitere Ein- oder Ausgangsrechnung angelegt werden kann.

Sonstiges

Wie gewohnt können Sie auch hier über das Plus-Symbol direkt neue Einträge in Ihren Stammdaten anlegen.

 

Sind im Kunden- bzw. Lieferantenstamm die Daten unter Buchhaltung gepflegt, werden diese nach Auswahl des Lieferanten sofort vorausgewählt.

  • Belegart
  • Steuersatz und wenn nötig eine Sonderbuchungsoption
  • Privatanteil (für Lieferanten)

Nähere Informationen im Lieferantenstamm bzw. Kundenstamm

Wird ein Bezahlt-Datum angegeben, werden die Belege sofort gebucht - und sind damit nur mehr eingeschränkt änderbar.

Sie können auch Offene Posten anlegen, indem Sie das Bezahlt-Datum leer lassen.