FAQ

Sie haben Fragen zu Funktionsweise oder Bedienung von FreeFinance?

Auf unseren FAQ-Seiten versuchen wir kurze Antworten auf die häufigsten Fragen zu geben:

Allgemeines rund um FreeFinance

Am Ende der Testphase erhalten Sie nach erfolgreichem anmelden auf der Startseite einen farblich hervorgehobenen Block "Produkte abgelaufen". Klicken Sie den darin enthaltenen Link und gelangen Sie auf die Produktübersicht. Hier erhalten Sie einen Überblick über Ihre Produkte und deren Laufzeit. Sie entscheiden welche Produkte Sie weiter verwenden wollen, indem Sie über die Schaltfläche "bestellen" die jeweiligen Produkte um 1 Jahr verlängern.

Gehen Sie unter Einstellungen / Produkte / Neue Produkte und wählen Sie aus weiteren verfügbaren Produkten, wie zb: Reisekosten oder Dokumentenmanagement

Die erste Rechnung erhalten Sie nach der Verlängerung etwaiger Testmonat(e). In den weiteren Jahren wird jeweils nach der Verlängerung die Rechnung für FreeFinance erstellt.

Wollen Sie nach der Testphase FreeFinance nicht weiter verwenden müssen Sie nichts weiter unternehmen. Haben sie bereits eine Rechnung erhalten / bezahlt und möchten FreeFinance nicht weiter verwenden müssen Sie ebenso nichts weiter unternehmen - Ihr Vertrag endet automatisch solange Sie nicht weiter verlängern.

Alle Daten, die in FreeFinance eingegeben oder berechnet werden, können auch exportiert werden. Hierzu können die Formate PDF, Excel, CSV oder XML gewählt werden.

Ausgewählte Daten können in FreeFinance auch importiert werden. Details siehe unter Import.

Fehlermeldung FreeFinance

Es tritt eine Fehlermeldung auf und ich weiß nicht was sie bedeutet oder wie ich sie lösen kann: Siehe Fehlermeldungen

Rechnungslegung (Faktura)

Die digitale Signatur ist eine einfache Möglichkeit vom Finanzministerium zum Nachweis des korrekten Vorsteuerabzuges von digital übermittelten Rechnungen (zb: als PDF in E-Mails) vorgeschrieben. Details zur digitalen Signatur unter Digitale Signatur in der Rechnungslegung. Alternativ wäre der Nachweis eines "innerbetrieblichen Steuerungsverfahrens" möglich.

Jede digitale Signatur wird grundsätzlich vom Adobe Acrobat Reader als ungültig eingestuft. Dies kann jedoch geändert werden - folgen Sie der Anleitung unter Digitale Signatur in der Rechnungslegung um Ihren Adobe Acrobat Reader die digital gültige manubu Signatur beizubringen.

Gehen sie auf pruefung.signatur.rtr.at und laden Sie die erstellte, signierte PDF-Datei hoch. Sie erhalten sofort die Gültigkeitsprüfung der Signatur.

Details in der eigenen Gutscheine-Hilfeseite

Mailversand How-Tos und Problemlösungen für den Standardmailversand und Versand über den eigenen Mailserver

HTML-Editor Informationen, How-Tos und Problemlösungen für die Verwendung des HTML-Editors und den Versand

Ja - alle Details unter Dauerrechnung

Registrierkassa

Ja - die Registrierkassensicherheitsverordnung 2017 ist bereits umgesetzt und die Kassa ist RKSV 2017 konform!

Sie können beliebig viele Kassen anlegen. Jede Kassa benötigt eine eindeutige Belegart (Konto) in der Buchhaltung.

Sie benötigen nur eine (1) Signatur pro Mandant, dh: pro Buchhaltung.

Die Signatur wird über FreeFinance bestellt und für Sie registriert.

Die Signatur wird von A-Trust bereitgestellt und über Online-APIs direkt in FreeFinance verwendet. Wir kümmern uns um alles - Sie müssen nichts tun!

Wenn Sie das Produkt Direktschnittstelle zum Finanzamt haben, müssen Sie nichts händisch machen sondern nur auf die Buttons klicken - wir machen die Meldung für Sie! Sie können die Daten aber auch selbst im FinanzOnline melden!

Sie können einfach mehrere Kassen anlegen und diese nach der Finanzart benennen, zB: Kreditkartenkassa, Hauptkassa, etc

Wird eine Belegart, zb: Kassa 2700, mit der Registrierkassa verbunden, kann diese Belegart nicht mehr direkt in der EA-Rechnung verwendet werden. Der Kassastand in der Registrierkassa muss mit dem Kassastand in der Buchhaltung übereinstimmen weshalb keine manuellen Buchungen auf der Belegart getätigt werden können.

Grundlegend kann die Testkassa alles mit zwei Ausnahmen: a) Die Integration in die Rechnungslegung ist nicht möglich b) Tagesabschluss buchen in die Buchhaltung wird nicht durchgeführt.

Die Barausgaben werden immer in der EA-Rechnung als Ausgabe gebucht. Die richtige Verbuchung ist unter Registrierkassa beschrieben.

Mailversand How-Tos und Problemlösungen für den Standardmailversand und Versand über den eigenen Mailserver

Buchhaltung

Die Eingabe erfolgt unter Ausgabe erweitert. Ein Beispiel ist unter Sonderbuchungen verfügbar.

Nach Wahl der Belegart muss der Steuersatz gewählt werden, der im Inland normalerweise für diese Lieferung oder Leistung zu bezahlen wäre. Durch die Wahl der Sonderbuchung wird die Ausgabe zu einer innergemeinschaflichen Lieferung oder Reverse Charge Leistung.

Eine Neuanlage eines Kontos funktioniert immer über Kopieren eines "vergleichbaren" Kontos. da hinter jedem Konto liegen eine Fülle von Regeln, die für die richtige Verwendung in der UVA, Est/Ust-Erklärung notwendig sind. Details zu den Einstellungsmöglichkeiten von Belegarten (Konten) unter Kontenübersicht.

Der Anfangsbestand wird mittels Umbuchung erstellt. Für den jährlich neuen Anfangsbestand auf einem Bankkonto ist zu Beginn des Jahres eine Umbuchung zu erstellen.

Durch das Abschließen ist der Beleg nicht mehr änderbar. Alle Belege, die in einer UVA enthalten sind werden im Zuge der Meldung automatisch abgeschlossen.

Ja - Details unter Umsatzsteuer Sonderfälle

Durch das Abschließen der Beilage zur EST-Erklärung wird das betroffene Finanzjahr geschlossen. Dadurch ist keine Buchung in diesem Finanzjahr mehr möglich. Dies sollte der letzte Schritt sein und nach der tatsächlichen Meldung an das Finanzamt durchgeführt werden.

Unter dem Menüpunkt Einnahmen Ausgaben Rechnung / Analyse / Belegarten Analyse kann die Saldenliste für die gewünschten Parameter erstellt werden.

Vergeben Sie einfach einen speziellen Text bei der Eingabe von Einnahmen/Ausgaben/Umbuchungen oder auch Rechnungen, Lieferscheinen, etc. in dem Feld "Notiz". Nach diesem Text können Sie jederzeit wieder suchen und die so markierten Datensätze (Belege) wiederfinden.

 

Details in der eigenen Gutscheine-Hilfeseite

Finanzamtsmeldungen

Sofern die Einstellungen unter Direktschnittstelle Finanzamt korrekt durchgeführt wurden, werden die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) sowie die Zusammenfassende Meldung (ZM) direkt an FinanzOnline übertragen.

Im Rahmen der Einkommensteuererklärung müssen die Daten aus der Umsatzsteuererklärung (U1) und Beilage zur Einkommensteuererklärung (E1A) eingefügt werden. Die Daten für diese Erklärungen/Meldungen werden aus FreeFinance automatisch erstellt und müssen nur in FinanzOnline übertragen werden. Wenn die Direktschnittstelle Finanzamt nicht gewünscht bzw. eingetragen ist müssen auch die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) und die Zusammenfassende Meldung (ZM) auf Basis der erstellen Daten aus FreeFinance selbst in FinanzOnline eingetragen werden.

Anlagenbuch

Geben Sie die Anlage über den Menüpunkt Anlagenbuch / Neue Anlage ein. Hierbei wird die Anlage als Ausgabe im Sinne der Umsatzsteuer (Vorsteuerabzug) als Ausgabe aufgenommen. Zugleich wird ein Datensatz im Anlagenverzeichnis erstellt. Das Anlagenverzeichnis ist dann für die Abschreibungen im Sinne der Afa oder GwG zuständig.

Geben Sie die Anlage über den Menüpunkt Anlagenbuch / Übernahme Alt-Anlage direkt im Anlagenbuch mit den originalen Anschaffungsdaten (Datum, Preis, etc) ein. Die bereits abgeschriebenen Jahre werden im Feld "Jahre abgeschrieben" eingegeben (unabhängig ob Halb- oder Ganzjahres Abschreibung). Das System erstellt den Abschreibungsplan automatisch. 

Siehe auch