Details zur Registrierkassenpflicht
Alle Regelungen rund um die Registrierkassenpflicht finden Sie in unserem Ratgeber.
Buchhaltung
Seit der RKSV 2017 ist unter gewissen Umständen eine Registrierkasse zu führen. Wenn Sie gemäß dieser Bestimmungen eine Registrierkasse brauchen, erfahren Sie In diesem Artikel wie Sie mit Ihrer FreeFinance Registrierkasse startklar werden und Ihre rechtskonformen Bons drucken können.
Lesen Sie alles zu den grundsätzlichen Bestimmungen in unseren weiteren Informationen Registrierkassenpflicht in Österreich.
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Benötige ich eine Registrierkasse?
- Erste Schritte zu Ihrer FreeFinance Registrierkasse
- Ihre Signatureinrichtung
- Kassa erstellen
- Kassa aktivieren
- Melden von Signatur und Kassa ans Finanzamt
- Signatur erneuern
- Null-Jahresbeleg melden
- Häufige Fragen
- Was kann die Registrierkasse?
- Neues Jahr beginnen
- Barentnahme oder Bareinlage
- Bezahlen mit der Kasse: Barentnahme
- Externe Registrierkasse?
Benötige ich eine Registrierkasse?
Grob gesprochen benötigen Sie eine Registrierkasse, sobald
- der Jahresumsatz je Betrieb € 15.000 Jahresumsatz - davon € 7.500,- in bar
- Ausnahme "Kalte Hände Regelung": € 45.000,- Jahresumsatz (bis 31.12.2025 € 15.000,-)
- die Barumsätze dieses Betriebes € 15.000,- (bis 31.12.2025 € 7.500,-) im Jahr
Wieviele Barumsätze habe ich?
Prüfen Sie dazu am besten Ihre bisherigen Barumsätze in FreeFinance über Meine Belege > Ausgangsrechnungen und wählen bei der Option "Bezahlt auf" die Belegart 2700 Kassa.
Erste Schritte zu Ihrer FreeFinance Registrierkasse
Nach der Bestellung der Registrierkasse- Belegarten
Wir empfehlen als ersten Schritt pro anzulegender Kassa eine vollkommen neue Kassa-Belegart (Konto) anzulegen. Duplizieren Sie dafür bitte das Standard-Kassa-Konto 2700. - Zahlungsmittelkonto
Im nächsten Schritt nehmen Sie die Erstellung eines Zahlungsmittelkontos mit dieser neu angelegten Kassa-Belegart (Konto) vor. - Neue Kassen
Legen Sie sich nun Ihre Kassen an. Nähere Informationen in den Kassen-Einstellungen
Ihre Signatureinrichtung
Ihre Signatureinrichtung haben Sie mit dem Feature "Registrierkasse" ebenfalls bezogen, diese muss noch bei A-Trust "abgeholt" werden.
Geben Sie dafür eine der drei möglichen Identifikationsmöglichkeiten an und klicken Sie auf Registrieren.
Kassa erstellen
Die Kassaeinstellung umfasst sowohl die Kassa-Namen und Nummern als auch die Layout-Einstellungen. Die Layout-Anpassungsmöglichkeiten des Barbelegs reichen von A4-Belegen bis zu Bondrucker für 80mm breite Bondrucker, die PDF-Dateien drucken können. Beispiel hierfür ist der Epson TM-T20II. Details unter Registrierkasse Einstellungen
Kassa aktivieren
Ist die Kassa fertig erstellt und die Signatur von A-Trust registriert, können Sie die Kassa aktivieren. Die Signatur ist automatisch ausgewählt.
Lesen Sie Informationen im Dialog durch und wenn Sie einverstanden sind, aktivieren Sie die Kassa.
Bei erfolgreicher Aktivierung, wird der Startbeleg sofort erstellt und die Kassa ist einsatzbereit.
Melden von Signatur und Kassa ans Finanzamt
Sowohl Signatur als auch Kassa müssen zeitnah an das Finanzamt gemeldet werden. Dies kann entweder direkt (händisch) in FinanzOnline erfolgen oder aber automatisch mittels Direktschnittstelle an FinanzOnline übertragen werden.
Möchten Sie Ihre Meldungen automatisch mittels Schnittstelle an FinanzOnline übertragen, muss dafür ein Webservicebenutzer in FinanzOnline angelegt werden.
Noch keinen Webservice-Benutzer?
Damit sich FreeFinance mit Ihrem FinanzOnline verbinden kann, muss dort zuerst ein sogenannter Webservice-Benutzer angelegt werden. Diese Anmeldedaten können dann in FreeFinance hinterlegt werden. Ihr klassischer Online-Zugang zu FinanzOnline funktioniert dafür leider nicht.
FinanzOnline WebserviceBenutzer anlegenIst der Zugang korrekt eingerichtet, können Sie folgende Informationen direkt an FinanzOnline übermitteln:
- Signaturinformation
- Kassainformationen beim Aktivieren der Kassa
- Beendigungsmeldung einer Kassa
- Prüfung einzelner Belege direkt mit FinanzOnline.
Signatur melden
Der Dialog zeigt die Signaturinformationen. Wird manuell in FinanzOnline gemeldet, sind diese Informationen mittels Copy/Paste händisch zu übertragen. Ist die Direktschnittstelle zum Finanzamt aktiviert, kann die Übertragung auch automatisch erfolgen.
Kassa melden
Der Dialog zeigt die Information zur Kassa. Wird manuell in FinanzOnline gemeldet, sind diese Informationen mittels Copy/Paste händisch zu übertragen. Ist die Direktschnittstelle zum Finanzamt aktiviert, kann die Übertragung auch hier direkt und automatisch erfolgen.
Innerhalb von 7 Tage nach Aktivierung muss der Startbeleg geprüft werden. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Haben Sie die Direktmeldung Finanzamt - und damit die Kassa und Signaturerstellungseinheit bereits an FinanzOnline gemeldet - können Sie dies direkt einfach in den Berichten > Datenerfassungsprotokoll durch Klick auf das Symbol "Jetzt prüfen".
- Ansonsten ist die Prüfung direkt in FinanzOnline oder mit der App von FinanzOnline händisch vorzunehmen. Nähere Details zu den Die BMF-Apps sowie das Handbuch
Der Kassenstand in der FreeFinance-Kassa sollte stets mit dem tatsächlichen Inhalt in Ihrer Kassa übereinstimmen.
Damit Sie Ihre Kasse starten konnten, musste der Kontostand auf der hinterlegten Belegart auf 0 sein. Wenn Sie jetzt das Wechselgeld bzw. den bisherigen Saldo wieder angeben möchten, so erfassen Sie diesen Anfangsbestand bitte als Bargeldeinlage einbuchen:
- Entweder den Saldo der im 1. Schritt (Kassa auf Null setzen) als Bargeldentnahme ausgebucht wurde wieder einbuchen oder
- Den tatsächlichen Anfangsbestand der Kassa wieder als Bargeldeinlage einbuchen
Signatur erneuern
Weitere Signatureinrichtung bestellenAlle 5 Jahre läuft Ihre Signatur ab und muss erneut gekauft werden. Zur Aktualisierung der Signatur sind folgende Schritte notwendig:
Navigieren Sie zu "Mein Abo" und bestellen das Zusatzprodukt "Signatureinrichtung".
Wählen Sie auf Wunsch weitere Produkte oder klicken Sie einfach auf Weiter und führen Sie die Bestellung zu Ende. Durch die Bestellung erwerben Sie ein Signaturzertifikat mit einer Gültigkeit von 5 Jahren für alle Ihre Registrierkassen eines Mandanten (dh einer Buchhaltung). Dh: Sie müssen das Zertifikat nur ein mal (1x) für alle Ihre Kassen eines Mandanten bestellen.
Sie sehen nun direkt unter dem Produkt Registrierkasse eine weitere Produktzeile mit vorausgewählter Checkbox: Signaturzertifikat a.sign RK ONLINE.
Eine Signatureinrichtung genügt!
👉 Wichtig: Sie benötigen nur eine (1) Signatur für alle Kassen eines Mandanten (dh: einer Buchhaltung).
Null-Jahresbeleg melden
Auch wenn mit einer Registrierkasse in einem Finanzjahr kein Beleg erstellt wurde, muss am Ende des Jahres der Jahresbeleg erstellt und gemeldet werden.
Dafür wird pro Registrierkasse ohne Bons ein Null-Beleg, also ein Kassenbon über einen Gesamtwert von 0 € im abzuschließenden Jahr erstellt. Dadurch können nun Tag, Monat und Jahr abgeschlossen werden, und so erfolgreich gemeldet werden.
Häufige Fragen
Geeignete USB-Barcode-Scanner (die sich wie eine Tastatur verhalten) können bei entsprechender Barcode-Erfassung im Artikelstamm bereits jetzt in Kombination mit einem PC oder Laptop zur Artikel-Auswahl bei Rechnungen genutzt werden. Es gibt prinzipiell auch Bluetooth-Barcode-Scanner, die für Tablets/Smartphones geeignet sind!
Als Cloud-Software-Dienstleister bieten wir leider keinen Hardware-Support und bieten keine Hardware-Pakete (Geräte wie spezielle Bondrucker, Kassenlade, Kundendisplay).
Der als PDF-Datei generierte Barbeleg kann auf einem Drucker Ihrer Wahl ausgedruckt werden - bei aufrechter Internetverbindung.
Über den Kontoauszugslader besteht die Möglichkeit, CSV-Dateien aus einem externen Registrierkassen-System in FreeFinance zu importieren und die Salden in Ihrer Buchhaltung zu verbuchen.
Es stehen drei Optionen zum Druck von Barbelegen zur Verfügung:
- Bons im A4-Format
- Bons für 80mm "webprintfähige" Bondrucker gedruckt
- Epson TM-T20II
- Epson TM-T88V
- Bons für 58mm Bondrucker des Herstellers STAR
Für die mobile Applikation (App) sind für den direkten Druck vom Tablet aus aktuell die Drucker von STAR möglich.
Gerne nehmen wir Ihre Modelle auf, die Sie erfolgreich mit FreeFinance im Einsatz haben!
Seit RKSV 2017 zeigt Ihr Bon alle notwendigen Details:
- Kassen-Identifikationsnummer
- Tag und Uhrzeit der Belegausstellung
- Betrag der Barzahlung nach Steuersätzen getrennt
- Maschinenlesbarer Code, dieser enthält
- Kassenidentifikationsnummer
- Fortlaufende Nummer des Barumsatzes
- Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
- Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
- Umsatzzähler (verschlüsselt)
- Seriennummer Signaturzertifikat
- Signaturwert des vorhergehenden Barumsatzes
Zusätzlich können Sie Logo, sowie die Inhalte zu Kopfzeile und Fußzeile angeben.
Was kann die Registrierkasse?
Funktionen der Kassen Tabs des Registrierkassen-Dashboards
Wählen Sie eine Ihrer Kassen in unserem Registrierkassen-Dashboard an und folgende Funktionen sind möglich.
- Der aktuelle Kassenstand der ausgewählten Kasse wird angezeigt.
- Neue Bar-Belege eingeben
- Barentnahme oder Bareinlage buchen (z.B.: Einzahlung auf ein Bankkonto, Abheben von einem Bankkonto, Barzahlung von Waren direkt im Geschäft, etc.)
- Datenerfassungsprotokoll exportieren
- Start- und Jahresbeleg prüfen
Weitere Funktionen des Registierkassen-Dashboards
- Direkter Wechsel zur manubu POS APP (touch)
- Einblick in die Übersicht Kundenumsatz
- Tagesabschluss, Monatsabschluss und Verbuchen in die Buchhaltung
- Berichte Alle Berichte im Sinne des Gesetzes sind abrufbar: Periodenbericht, Warengruppenbericht, Bedienerbericht und natürlich das Datenerfassungsprotokoll
- Einstellungen Einrichten der Kassen inkl. Aktivieren
- Verwaltung des Artikelstammes
Neues Jahr beginnen
Die Anlage eines neuen Finanzjahres muss nicht händisch erledigt werden sondern wird automatisch bei der Buchung einer neuen Buchung im neuen Jahr erstellt.
Voraussetzung dafür sind:
- Tagesabschluss des letzten Buchungstages wurde durchgeführt
- Die neue Buchung befindet sich in einem neueren Jahr als der letzte durchgeführte Tagesabschluss
Monatsabschluss des letzten gebuchten Monats und Jahresabschluss des letzten Jahres werden ebenso automatisch durchgeführt.
Barentnahme oder Bareinlage
Grundsatz
- Die Kassa ist bewusst von den Buchhaltungsfunktionen und Belegarten (vor allem im Bereich der Eingangsrechnungen) getrennt. Der Bediener der Kassa hat zB: im Falle einer direkten Zug-um-Zug Bezahlung eines Lieferanten nicht Buchhaltungskenntnisse oder Kenntnisse über die richtigen Belegarten zu haben.
- Geben Sie immer positive Beträge an!
Barverkehr an Banken
Wenn die Einzahlung von Ihrer Kasse auf Ihr Geschäftskonto zeitlich auseinanderfallen, wird das Konto 2880 "Barverkehr mit Banken" dazwischengeschaltet.
Vorauszahlung Körperschaftssteuer:
| Buchungsart | Buchungsdatum | von Konto | auf Konto | Betrag |
|---|---|---|---|---|
| Umbuchung | Datum der Entnahme | 2700 Kassa | 2880 Barverkehr mit Banken | positiver Betrag |
| Umbuchung | Buchungsdatum der Bank | 2880 Barverkehr mit Banken | 2800 Bank | positiver Betrag |
Barentnahmen oder Bareinlagen können direkt über die Schaltflächen:
- Neue Bargeld Entnahme aus der Kassa: Geben Sie die gewünschte Belegart an, auf die die Entnahme verbucht wird. Beispiele für Entnahmen sind:
- Entnahmen für Barzahlung von Waren direkt im Geschäft (zB: Lieferant wird direkt bar bezahlt): Verwenden Sie eine Entnahme auf "Privat" und buchen Sie dann die Ausgabe in der Buchhaltung ebenso als Bezahlt mit: Privat.
- Details dazu siehe unter Detaillierte Vorgehensweise bei einer Barentnahme
- Entnahme der Tageslosung und Einzahlung auf das Bankkonto: Verwenden Sie die Entnahme auf "Bank" - es ist keine weitere Buchung nötig.
- Neue Bargeld Einlage in die Kassa: Beispielsweise
- Bareinlagen im ersten Jahr für den Anfangsbestand oder sonstige Bareinlagen in die Kassa
Bezahlen mit der Kasse: Barentnahme
Es kommt vor, dass direkt aus der Kassa diverse Eingangsrechnungen beglichen werden. Die Vorgehensweise - aufgrund der Trennung von Kassa und Buchhaltung und der damit verbundenen Sperre der Buchung auf Kassa-Belegarten direkt in der Buchhaltung - ist wie folgt:
1. Tätigkeiten in der Kassa
- Der Kassa-Bediener bucht pro Eingangsrechnung, die bar aus der Kassa beglichen wurde, eine Barentnahme auf zB: die Belegart Privat mit seiner Kassa. (Es empfiehlt sich eine eigene Belegart dafür heranzuziehen, zB: durch Duplizieren der Privat-Belegart)
- Die erhaltene Barentnahme-Belegnummer kann auf der Eingangsrechnung vermerkt werden.
- Dies wird mit allen Eingangsrechnungen des Tages analog durchgeführt - es können beliebig viele Barentnahmen pro Tag durchgeführt werden.
- Der Tagesabschluss der Kassa kann nun zeitgerecht durchgeführt werden - unabhängig von der wirklichen Verbuchung in der Buchhaltung!
2. Tätigkeiten in der Buchhaltung
- Die weitere Verbuchung in der Buchhaltung, je nach Belegart im Wareneingangsbuch (bei EA-Rechnung), als Ausgabe oder evtl. Anlage wird dann in der Buchhaltung Beleg für Beleg durchgeführt.
- Als Bezahlt mit Belegart wird die gleiche Belegart wie für die Barentnahme verwendet.
- Dadurch ist auch eine einfache Prüfung möglich, ob alle Entnahmen des Tages auch wirklich als Ausgabe verbucht wurden. Die Belegart müsste am Ende der Buchhaltungs-Buchungen wieder 0 sein.
Damit stellen Sie sicher, dass der Kassastand nachvollziehbar und korrekt bleibt!
Externe Registrierkasse?
Sie haben bereits eine Registrierkassa? Dann benötigen Sie in FreeFinance lediglich die Salden (tages- oder Monatsweise) nach Erlösarten sowie Steuersätzen getrennt.
Oder importieren Sie die Salden einfach wie einen Kontoauszug als CSV-Datei.