FreeFinance-Registrierkasse und Trinkgeld

Bar gezahltes Trinkgeld an Ihre Mitarbeitenden wird am besten in einem (bzw. mehreren) Sammelbehältnis gesammelt und nicht buchhalterisch erfasst. 

Sie als UnternehmerIn haben sicherzustellen, dass bezahltes Trinkgeld Ihre Belegschaft "erreicht", finden Sie für Ihr Unternehmen und Ihr Kollegium die optimale Variante: 

• Jeder Mitarbeitende sammelt im eigenen Gefäß
• Der zentral gesammelte Trinkgeld-Betrag wird unter den Kollegen in abgestimmten Zeiträumen in abgestimmten Verhältnissen verteilt.

Tipp: Bar gezahltes Trinkgeld ist am einfachsten und übersichtlichsten zu verwalten - es kann hilfreich sein, Kunden darauf hinzuweisen.

Per Karte bezahlte Beträge gehen üblicherweise etwas zeitverzögert und oftmals vermindert um etwaige Spesen am Bankkonto ein. Es besteht also die Herausforderung, per Kartenzahlung geleistete Trinkgelder auf diesem Weg nachzuverfolgen.

Legen Sie sich den Posten "Trinkgeld" am besten als eigenen Artikel in Ihren Stammdaten an:

• Je nach Prozess einen "zentralen" Artikel "Trinkgeld" oder pro Mitarbeiter einen eigenen Artikel: zB.: "Trinkgeld Valerie", "Trinkgeld Thomas"
• Weisen Sie dem Artikel das erforderliche Konto für die Buchhaltung zu:
  • Für Mitarbeitende: Damit es steuerlich nicht berücksichtigt wird, duplizieren Sie unter Grundeinstellungen > Konten (Belegarten) das Konto 4999 Durchlaufposten (0% Keine Umsatzsteuer) und weisen Sie das neue Konto zu
  • Für Sie als UnternehmerIn: Duplizieren Sie ein passendes Erlöskonto und wählen Sie den zutreffenden Steuersatz → (uU. kann es bei (Gastro-) Betrieben mit gemischten Steuersätzen sinnvoll/erforderlich sein, die anteiligen Steuersätze nachträglich zu korrigieren)

• Ein Kunde zahlt Trinkgeld - fügen Sie den gewünschten Artikel dem Bon hinzu und geben Sie die gewünschte Höhe an
• Wählen Sie jene Kasse, die der Bezahlart des Kunden entspricht (Bankomat, Kreditkarte...)

• Die Auszahlungen Ihrer Zahlungsanbieter (SumUp, PayPal, CardComplete) nehmen in FreeFinance bekanntlich üblicherweise einen Umweg über ein Verrechnungskonto.
• Ihre Saldenliste bzw. der Warengruppenbericht in der Registrierkasse zeigt Ihnen, wieviel Trinkgeld eingenommen wurde.
• Für das Herauslösen der Trinkgelder an Ihre Mitarbeitenden erstellen Sie 
  • für den Fall, dass das Konto 4999 betroffen ist: eine Eingangsrechnung mit 7999 (bzw. einem Duplikat davon) - verwenden Sie als Bezahlt-Konto jenes, mit dem Sie das Geld auszahlen. Wahlweise pro Mitarbeitenden.
  • Wenn Sie es aus der Registrierkasse bar entnehmen möchten, machen Sie in gesamter Höhe aus der Registrierkasse eine Barentnahme auf Schwebende Geldbewegungen und verwenden als Bezahlt-Konto für die Eingangsrechnung ebenfalls "Schwebende Geldbewegungen"!
  • TODO: Wenn sich am Verrechnungskonto aufgrund der Spesen des Zahlungsanbieters ein negativer Saldo ergibt, können diese TODO
• Überprüfen Sie am Ende der Abrechnungsperiode den Saldo auf 7999/4999 (bzw. den entsprechenden Trinkgeld-Duplikaten). Dieser sollte ausgeglichen sein. 

Wenn Sie als UnternehmerIn beispielsweise im Rahmen eines Geschäftsessens Trinkgeld geben, kann dieses in den meisten Fällen als Betriebsausgabe erfasst werden. Dabei gilt:

• Wichtig ist, dass das Trinkgeld im Zusammenhang mit einem betrieblich veranlassten Anlass steht (z. B. Geschäftsessen, Kundentermin).
• Das Trinkgeld wird als Aufwand verbucht, beispielsweise unter "Bewirtungskosten" oder "Repräsentationsaufwendungen". 
• Es kann üblicherweise keine Vorsteuer geltend gemacht werden.