Wareneingangsbuch ⇒ einfach erklärt
Das Wareneingangsbuch ist ein Pflichtteil der Buchhaltung für gewerblich tätige Unternehmen, die ihre Gewinne über die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln. Es müssen alle erworbenen Waren und Materialien eingetragen werden.
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
Wareneingangsbuch – auf einen Blick
| Definition |
Wird von gewerblich tätigen Unternehmen geführt, um Waren- und Materialeinkäufe steuerlich zu dokumentieren |
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| Ausnahmen |
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| Angaben |
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Wareneingangsbuch: Definition & Übersicht
Das Wareneingangsbuch, kurz WEB, ist von gewerblich tätigen Unternehmern zu führen.
Gemäß den Bestimmungen der Bundesabgabenordnung (BAO) in den §§ 127 und 128 sind gewerblich tätige Unternehmen dazu verpflichtet, ein Wareneingangsbuch (WEB) zu führen.
- Dieses Buch dient der Dokumentation von Waren- und Materialeinkäufen zu steuerlichen Zwecken.
Das heißt, dass grundsätzlich gewerbliche Unternehmen, die Waren- bzw. Materialeinkäufe tätigen, verpflichtet sind, ein Wareneingangsbuch zu führen.
Von dieser Buchführungspflicht ausgenommen sind jene Betriebe, die keine Waren kaufen, um diese später wieder anderen gewerblichen Unternehmen weiterzuveräußern. Dabei muss der Erwerb nicht zwingend durch Kauf stattfinden, sondern kann auch durch Schenkung, Tausch oder Erbschaft erfolgen.
- Ebenso sind gewerbliche Unternehmen von der Führung eines WEB ausgenommen, die zur Bilanzierung anhand der doppelten Buchhaltung verpflichtet sind oder freiwillig bilanzieren.
Daher gilt die Verpflichtung zur Führung eines Wareneingangsbuchs für gewerbliche Einnahmen-Ausgaben-Rechner.
- Ins WEB aufzunehmen sind Waren auch dann, wenn diese auf Kommission übernommen oder für betriebsfremde Zwecke erworben wurden.
Selbst produzierte Waren müssen nicht aufgenommen werden. Die dafür benötigten Stoffe, Waren oder Halberzeugnisse hingegen sehr wohl.
Wareneingangsbuch: Ausnahmen von der Eintragung
Nicht eintragungspflichtig sind jedoch Gegenstände des Anlagevermögens.
- Gegenstände, die im Betrieb vollkommen wertlos eintreffen wie Büromaterial, Treibstoff, Heizmaterial und ähnliche Artikel.
Wareneingangsbuch: Verpflichtende Posten
Im Wareneingangsbuch sind Waren einzutragen, die entweder für den weiteren Handelsverkauf bestimmt sind oder die nach einer Veredelung wieder zum Verkauf gelangen. Das umfasst:
- Handelswaren
- Rohstoffe
- Hilfsstoffe
- Halberzeugnisse und Zutaten
Dabei ist es unerheblich, ob das Unternehmen die Teile mit der Absicht erwirbt, sie selbst zu verwenden oder weiterzuverkaufen.
- Ebenso ist es unerheblich, ob die Waren auf eigene oder fremde Rechnung, entgeltlich oder unentgeltlich sowie gegen sofortige Bezahlung oder auf Kredit erworben wurden.
Wareneingangsbuch: Angaben zu den Posten
Zur korrekten Aufzeichnung der Waren im Wareneingangsbuch (WEB) müssen die folgenden Daten als Minimalanforderung verzeichnet werden:
Mindestangaben Wareneingangsbuch:
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Laufende Nummer: Wie auch beim Anlagenverzeichnis bzw. Kassenbuch und Bankbuch muss im WEB eine laufende Nummer den Datensatz und den Beleg identifizieren. Diese Nummer ist ebenso auf der Rechnung zu vermerken.
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Belegnummer: Die Belegnummer ist als Referenz zum erhaltenen Beleg zu verwenden. Bei der Art des Beleges kann es sich um eine Rechnung, einen Lieferschein, eine Zahlungsbestätigung oder um Frachtpapiere handeln.
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Datum: Als Datum kann entweder das Wareneingangsdatum oder das Datum der Bezahlung angenommen werden. Die einmal getroffene Entscheidung muss aber beibehalten werden.
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Lieferant: Name und Adresse des Lieferanten müssen eingetragen werden.
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Warenbezeichnung: Hierbei muss eine branchenübliche Kategorisierung vorgenommen werden. Eine bloße Kategorisierung in Rohstoffe und Handelswaren reicht nicht aus. Vielmehr sind sprechende Sammelbezeichnungen wie Gemüse, Bürobedarf, Rauchwaren, Rohre, Holz etc. anzuwenden. Diese Bezeichnungen sind von Branche zu Branche unterschiedlich.
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Wert / Preis: Vermerk des Einkaufspreises des Warenpostens (ohne Umsatzsteuer) sowie der zusätzlichen Aufwendungen (z.B. Transport oder Zoll).
Hinweis:
In der Praxis werden häufig Wareneingangsbücher geführt, die über die im Gesetz vorgesehenen Spalten hinaus noch weitere Spalten enthalten, die der Aufgliederung des Rechnungsbetrages dienen.
- Da das Wareneingangsbuch hinsichtlich Wareneinkäufe meist auch die Funktion eines Vorsteuerbuches übernimmt, ist eine Vorsteuerspalte zu führen.
Wareneingangsbuch: Optionale Angaben
Optional können im WEB noch weitere Daten vermerkt werden:
- Aufsplittung des Preises in Nettopreis und Bruttopreis
- Vorsteuer mit Vorsteuersatz
- Erwerbssteuer mit dem jeweiligen Steuersatz, im Falle innergemeinschaftlichen Erwerbs
- Einfuhrumsatzsteuer mit dem jeweiligen Steuersatz, im Falle des Erwerbs von Waren aus Drittstaaten
- Eventuell eingelöste Rabatte, Skonti oder Gutschriften
Nachdem die einzelnen Rechnungspositionen in Kategorien aufgeteilt eingegeben werden und meist nicht eine ganze Rechnung als ein WEB-Datensatz eingeht, ist der Abzug von Rabatten und Skonti nur mit Mehraufwand berechenbar. Um das zu vereinfachen, können diese Daten extra gespeichert werden.
- Zahlungsinformationen
Hier können die Belegnummer bzw. Zahlungszeitpunkt eingetragen werden, um einen besseren Überblick über die noch offenen Verbindlichkeiten zu erhalten.
- Des Weiteren kann das WEB auch als Kalkulationsgrundlage für den Verkaufspreis herangezogen werden.
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Fragen und Antworten
Was ist das Wareneingangsbuch (WEB)?
Das Wareneingangsbuch ist eine Aufzeichnung, die Unternehmen dabei unterstützt, sämtliche Einkäufe von Waren und Materialien festzuhalten. Diese Aufzeichnungen dienen hauptsächlich der steuerlichen Dokumentation.
- Unternehmen, die ihre Gewinne über die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermitteln, müssen gemäß gesetzlicher Vorschriften ein Wareneingangsbuch führen.
Was muss ins Wareneingangsbuch eingetragen werden?
Im Wareneingangsbuch werden sämtliche erworbenen Waren und Materialien festgehalten, die entweder für den Verkauf bestimmt sind oder für den eigenen Gebrauch des Unternehmens dienen.
- Es ist jedoch nicht erforderlich, Gegenstände des Anlagevermögens oder wertlose Artikel einzutragen.
Zu den grundlegenden Angaben, die im Wareneingangsbuch gemacht werden müssen, gehören eine fortlaufende Nummer, die Belegnummer, das Datum, der Name und die Adresse des Lieferanten, eine klare Beschreibung sowie der Einkaufspreis inklusive zusätzlicher Kosten.
Quellen
-
Gesamte Rechtsvorschrift für Bundesabgabenordnung (BAO):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
Gesamte Rechtsvorschrift für Unternehmensgesetzbuch (UGB):
Tagesaktuelle Fassung im RIS