Buchungsjournal ⇒ Erfassung der Geschäftsvorfälle

Ein Buchungsjournal, auch Grundbuch oder Tagebuch der Buchführung genannt, ist ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung eines Unternehmens. Es dient zur systematischen Erfassung und Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle und Buchungsvorgänge mit Buchungssätzen, die im Unternehmen anfallen.

Jede Transaktion, ob Eröffnungsbuchungen, Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Geldeingang oder Zahlung, wird im Grundbuch in chronologischer Reihenfolge erfasst.

• Auf diese Weise stellt das Buchungsjournal sicher, dass alle Buchungen transparent und nachvollziehbar dokumentiert sind.

Die Hauptfunktion des Buchungsjournals besteht darin, als primäres Aufzeichnungsinstrument alle Buchungsvorgänge zu dokumentieren.

Das Journal bildet die Basis für die Einträge im Hauptbuch, indem es alle Transaktionen in zeitlicher Reihenfolge listet und relevante Details festhält. Hierbei sind die wichtigsten Elemente eines Eintrags das Buchungsdatum, die Beträge, die Konten (Soll- und Habenkonto), der Buchungstext und die Belege.

• Durch das Journal wird eine lückenlose Dokumentation gewährleistet. Das ist insbesondere für die Einhaltung steuerlicher und gesetzlicher Bestimmungen von Bedeutung, da alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar dokumentiert und bei Bedarf überprüfbar sind.

• Buchungssätze werden auch als Buchungsanweisungen bezeichnet, da sie die Information, welche Konten im Soll beziehungsweise Haben mit zugehörigen Beträgen angesprochen werden, beinhalten.

Außerdem ermöglicht das Buchungsjournal Unternehmen, die Art und Häufigkeit von Transaktionen zu analysieren und einen Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu erhalten. Die präzise Führung des Journals ist entscheidend, um spätere Auswertungen der Finanzsituation und betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu erleichtern.

Zur Erstellung eines Buchungsjournals ist zunächst eine geeignete Buchhaltungssoftware erforderlich, wie zum Beispiel FreeFinance, die eine strukturierte Erfassung und Verwaltung der Geschäftsvorfälle ermöglicht.

Zunächst werden im Buchungsjournal alle relevanten Informationen für die Erfassung eines Geschäftsvorfalls festgelegt. Diese Informationen umfassen:

• Datum des Geschäftsvorfalls: Das Buchungsdatum dient zur zeitlichen Einordnung und erleichtert die Reihenfolge der Buchungen.

• Buchungstext: Der Buchungstext beschreibt die Art des Geschäftsvorfalls, z. B. „Eingangsrechnung“ oder „Banküberweisung“.

• Betrag: Der Betrag gibt an, wie hoch die jeweilige Transaktion ist.

• Konten: Die betroffenen Konten, z. B. „Kasse“ oder „Forderungen“, werden eingetragen, um die Buchung eindeutig zuzuordnen.

• Belege: Jeder Geschäftsvorfall benötigt einen Beleg, der die Transaktion nachvollziehbar macht.

Die Führung erfordert ein systematisches Vorgehen. Jeder Geschäftsvorfall wird unverzüglich nach dessen Eintreten im Journal erfasst.

• Es ist entscheidend, dass die Buchungen in chronologischer Reihenfolge und ohne Lücken eingetragen werden.

Um diese Ordnung zu gewährleisten, müssen alle Buchungen fortlaufend nummeriert sein, und das Buchungsdatum sollte stets festgehalten werden.

Ein gutes Buchungsjournal bietet zusätzlich die Möglichkeit, Einträge zu kategorisieren und zu filtern. Hierbei werden sämtliche Transaktionen einer bestimmten Art oder einem bestimmten Konto zugeordnet.

• Die einheitliche Erfassung der Daten trägt zur Genauigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen bei und sichert die Grundlage für eine verlässliche Finanzberichterstattung des Unternehmens.

Das Buchungsjournal liefert für die Unternehmensführung umfassende Einblicke in die finanzielle Situation und ermöglicht die Kontrolle aller betrieblichen Vorgänge und deren Auswirkungen auf die Finanzen des Unternehmens.

• Für das Management stellt das Buchungsjournal somit eine essenzielle Informationsquelle dar, um fundierte betriebswirtschaftliche Entscheidungen zu treffen.

Ein ordnungsgemäß geführtes Buchungsjournal kann zudem als Beweismittel dienen, wenn es zu internen oder externen Prüfungen kommt. Es gewährleistet, dass alle Geschäftsvorfälle nachweisbar und transparent sind und dass keine Transaktion übersehen wurde.

• Durch diese lückenlose Erfassung wird nicht nur das Vertrauen in die interne und externe Finanzberichterstattung gestärkt, sondern auch das Risiko von Fehlern oder unrechtmäßigen Handlungen minimiert.

In Österreich unterliegen Buchungsjournale den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), die sicherstellen, dass die Buchführung korrekt und vollständig ist.

Diese Vorschriften umfassen unter anderem:

• Grundsatz der Vollständigkeit: Alle Transaktionen müssen lückenlos dokumentiert werden.

• Klarheit und Nachvollziehbarkeit: Alle Einträge im Buchungsjournal müssen so erfolgen, dass Außenstehende die Geschäftsvorfälle nachvollziehen können.

• Sicherung der Unveränderbarkeit: Einträge im Journal dürfen nachträglich nicht geändert werden, um die Integrität der Aufzeichnungen zu wahren. Gegebenenfalls müssen Korrekturen als separate Korrekturbuchungen erfasst werden.

• Belegprinzip: Jede Buchung muss durch einen Beleg untermauert sein, der als Nachweis des Geschäftsvorfalls dient.

• Aufbewahrungspflicht: Gemäß § 212 Unternehmensgesetzbuch (UGB) müssen alle Buchhaltungsunterlagen, wie etwa Belege, für einen Zeitraum von sieben Jahren aufbewahrt werden.

Die GoB und zugehörigen maßgebenden Bestimmungen in Unternehmensgesetzbuch (UGB) und Bundesabgabenordnung (BAO) gewährleisten die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung und stellen sicher, dass das Buchungsjournal als verlässliche Informationsquelle für die Unternehmensführung und für steuerliche sowie gesetzliche Prüfungen dient.