Kontenübersicht

Übersicht

In der Übersicht der Belegarten (oder auch Kontenübersicht) erhalten Sie eine Aufstellung über alle Ihre Konten. Eine Grundauswahl an Konten wird nach der Grundkonfiguration bzw. den Jahreseinstellungen für jeden Mandanten auf Basis vom Einheitskontenrahmen erstellt. Diese stellen den Kontenrahmen dar.

Sie können die bestehenden Konten in verschiedene Konten aufteilen (Duplizieren) oder zum Beispiel auch ausgeblendet oder gelöscht werden. Sie können auch eigene Kontonummern und Bezeichnungen für Konten vergeben.

Filter

Sie können sich alle Konten anzeigen oder auch Konten von bestimmten Belegtypen, zB nur Einnahmen, anzeigen lassen. Belegtypen sind eine grobe Kategorisierung der Konten. Dadurch fällt es in der gesamten Anwendung leichter bestimmte Konten zu finden.

Zusätzlich können in der Belegartenliste in den jeweiligen Tabellenspalten nach

gesucht werden.

Kontenübersicht / Übersicht der Belegarten

Die Kontenübersicht beinhaltet auch folgende Funktionen:

  • Drücken Sie auf das Auge-Symbol um die Belegart in den Wertelisten nicht auswählbar zu haben - oder erneut um die Belegart wieder auswählen zu können
  • Sehen Sie sich die Detailinformationen zu diesem Konto an und bearbeiten Sie diese.
  • Konto löschen - Konto wird gelöscht.
  • Kopieren (Duplizieren) Sie ein Konto. Auf diese Art und Weise wird in FreeFinance ein neues Konto erstellt. Nähere Informationen sowie eine genaue Erklärung finden Sie unter "Belegarten erstellen".

Achtung beim Konto löschen

Das Löschen von Konten sollte nach Möglichkeit vermieden werden. Sie können kein Konto mit der gleichen Kontonummer mehr erstellen.

Wenn Sie ein Konto nur ausblenden möchten in den Auswahllisten, so geschieht das über das Auge-Symbol.

Belegart erstellen

In FreeFinance wird eine neue Belegart angelegt, indem eine ähnliche bestehende Belegart kopiert (dupliziert) wird. Dabei werden alle Regeln des ursprünglichen Kontos beibehalten. Um eine Belegart/ Konto zu kopieren, sind folgende einfache Schritte notwendig.

Grundsätzliches

FreeFinance verwendet ein komplexes Regelwerk zur automatischen Erstellung der Finanzamtsmeldungen sowie der automatisch richtigen Verwendung von Buchungen zB: im Falle von Pauschalierungen. Aus diesem Grund sind folgende Punkte zu beachten:

  • Die Kopie einer Belegart sollte immer von einem "ähnlichen" Konto erfolgen.
  • Die Anlage eines neuen Kontos ist immer über die Kopieren-Funktionalität durchzuführen.
  • Steuerberater können über die Kontenverwaltung jedes Konto individuell anpassen.

Kopieren einer bestehenden Belegart (Konto)

Es gibt in FreeFinance mehrere Arten Belegarten zu kopieren:

In der Belegartenübersicht können bestehende Belegarten über das Symbol  kopiert werden. Damit wird die gewählte Belegart automatisch kopiert und erscheint sofort in der Liste.

Durch die Auswahl einer Belegart über das Symbol  gelangt man in die Detailansicht der Belegart. Hier kann über die Schaltfläche Kopie erstellen das Konto kopiert werden. Das somit neu erstellte (kopierte) Konto wird sofort angezeigt.

Beispiele: Kopie erstellen

Das aktuelle Konto wird kopiert - die Nummerierung der Kontonummer des aktuellen Kontos wird herangezogen und um eine weitere Stelle erweitert. Somit kann ein Konto in verschiedene Konten unterteilt oder verfeinert werden.

Die Bezeichnung der Belegart kann jederzeit geändert werden.

Beispiel 1: Konto 0400 Maschinen wird kopiert die Bezeichnung wie folgt angepasst:

  • Konto 04001 Schleifmaschinen
  • Konto 04002 Bohrmaschinen
  • Konto 04003 Sonstige Maschinen

Beispiel 2: Ähnliches Beispiel für Waren / Wareneingangsbuch für verschiedenste Branchen: Konto 5000 Handelswareneinsatz wird kopiert über die "Kopie erstellen" Funktion auf:

  • Konto 50001 Computer
  • Konto 50002 Monitore
  • Konto 50003 Kleinteile wie Tastatur, Maus, etc.

Durch diese Möglichkeiten kann jeder seinen eigenen Kontenrahmen für seine Zwecke anpassen und einrichten.

Belegart bearbeiten

Um eine Belegart zu bearbeiten, wird auf  geklickt. Dadurch öffnet sich ein Dialog mit folgenden Feldern, die auch großteils angepasst werden können. Das Formular gliedert sich in folgende Bereiche:

Details zur Belegart (Konto)

  • Konto Nr: Kontonummer - eindeutige Nummer jedes Kontos, angelehnt an den österreichischen Einheitskontenrahmen.
  • Belegtyp: Grobkategorisierung des Kontos - Unter diesem Überbegriff ist das Konto in den Einnahmen- und Ausgabenmasken zu finden. Dieser Typ ist nicht änderbar.
  • Belegart: Name des Kontos wie von FreeFinance vorgegeben. Dieser Name ist nicht änderbar - dafür ist Ihre Bezeichnung zu wählen.
  • Meine Bezeichnung: Sie können dem Konto einen eigenen Namen vergeben
  • Standardsteuersatz: Alle Steuersätze der obgenannten Steuerklasse stehen hier zur Auswahl. Sie können den Steuersatz als Standard auswählen, den Sie im Normalfall verwenden.
  • Sonderbuchung: Etwaige Sonderbuchungen, die beim Konto als Standard verwenden wird.
  • Anzeigen: Sie bestimmen individuell, ob ein Konto in den Eingabemasken angezeigt werden soll oder nicht.

Erweitert

  • Export Konto Nr.: für den Export in Steuerberatungssoftware wie BMD/RZL
  • EST-Kennzahl: EST-Kennzahl (Nur vom Berater änderbar)
  • Umsatzsteuer Klasse: Welche Umsatzsteuersätze für das Konto verfügbar sein sollen. Nach dem Wechsel der Umsatzsteuerklasse ist unter Details der Standardsteuersatz und alternativ die Sonderbuchung zu wählen. (Nur vom Berater änderbar)
  • Steuersatz fixieren: Aktivieren Sie diese Option, wenn der Steuersatz in den Formularen nicht änderbar sein soll.
  • Vorzeichen: Bestimmt ob das Konto ein Ertragskonto (+1) oder ein Aufwandskonto (-1) ist

Kontoverwendung

Zeigt an, in welchen Bereichen von FreeFinance dieses Konto verwendet wird. Rein informativer Charakter

Bitte beachten

Beim Bearbeiten der Kontonummer ist mit Bedacht vorzugehen, da die Kontoauszugsautomatisierung sowie unsere Beispielvorlagen darauf basieren und die Trefferquote sinkt.

Es ist dabei auch zu beachten, dass - selbst wenn Sie die Kontonummer ändern - die Eigenschaften vom Konto unangetastet bleiben und sich dadurch weder die Kontoklasse noch die Berücksichtigung in der vorgesehenen Stelle der Finanzamtsmeldungen ändert.

Steuersätze fixieren in Erlöskonten

Sie können in Ihren Konten die Steuersätze fixieren, um Fehler bei der korrekten steuerlichen Zuordnung zu vermeiden. Unter Finanzeinstellungen > Belegarten (Konten) > das entsprechende Konto auswählen und bearbeiten in der Registerkarte "Erweitert".

Warum Steuersatz fixieren?

BMD oder RZL erlauben beim Import üblicherweise bei Einnahmen pro Konto nur einen Steuersatz.

In FreeFinance kann im Standard jedoch der Steuersatz nach Bedarf angepasst werden (aus den erlaubten Möglichkeiten). Damit also der Export ins Steuerberater-System reibungslos klappt, kann für Einnahmen-Konten der Steuersatz fixiert werden. Legen Sie parallel dazu die notwendigen Konten an und weisen Sie die entsprechenden Steuersätze - fixiert - zu.

Beachten Sie, dass diese Änderung nur für künftige Eingaben gültig ist - bestehende Buchungen bleiben unverändert.

OSS Versandhandelsumsätze und Dienstleistungen

In FreeFinance ist die "Vorversion" der Versandhandelsumsätze seit Jahren verfügbar: die digitalen Dienstleistungen "B2C" (MOSS).Für den Fall, dass Sie im EU-Ausland auch eine USt-Steuernummer haben, gibt es nun folgende Erlöskonten:

  • Belegart 4120: Spezielle elektronische Leistungen B2C im EU-Ausland (EU OSS-OneStopShop Art 25a UStG)
  • Belegart 4121: Spezielle Versandhandelsumsätze B2C im EU-Ausland (EU OSS-OneStopShop Art 25a UStG)

Folgende Erweiterung der Erlöskonten für Versandhandelsumsätze gibt es.

  • Belegart 4122: Spezielle elektronische Leistungen B2C mit Steuernummer im EU-Ausland (EU OSS-OneStopShop Art 25a UStG)
  • Belegart 4123: Spezielle Versandhandelsumsätze B2C mit Steuernummer im EU-Ausland (EU OSS-OneStopShop Art 25a UStG)

Demnächst wird es dann die Hinterlegung der USt-Steuernummern für die EU-Länder und die eigene Erstellung der EU-OSS XML-Datei und Aufstellung der Meldungsdetails geben.

Nicht verwendete Belegarten ausblenden

Das System stellt für alle möglichen Geschäftsfälle auch Belegarten zur Verfügung. Nach einem repräsentativen Zeitraum (zb: 1 komplettes Meldungsjahr) weiß jeder Unternehmer welche Belegarten (Konten) benötigt werden und welche Belegarten für das spezielle Geschäft des Unternehmers nicht benötigt werden.

Dieses "Ausblenden von nicht verwendeten Belegarten" ist eine Funktionalität die dem Unternehmer diese Arbeit abnimmt und alle Belegarten, die noch nicht verwendet wurden, automatisch ausblendet. Ausgeblendete Konten werden in den Wertelisten der Eingabemasken nicht mehr angezeigt und verringern somit den Suchaufwand für den Unternehmer.

WICHTIG: Diese Funktion ist erst sichtbar sobald es mindestens ein abgeschlossenes Finanzjahr gibt.

Belegarten (Konten) ausblenden

Durch Drücken der Schaltfläche Belegarten optimieren und schließlich Ausblenden werden alle nicht benötigten Belgarten (Konten) ausgeblendet. Alle ausgeblendeten Belegarten werden danach in einem Protokoll angezeigt.

Belegarten wieder einblenden

Nachdem die Schaltfläche Ausblenden gedrückt wurde wird ein Protokoll mit allen ausgeblendeten Belegarten angezeigt. Durch Drücken der Schaltfläche  der Spalte "wieder einblenden" wird die aktuelle Belegart sofort wieder eingeblendet.

Da die Konten nicht gelöscht werden können diese Konten jederzeit wieder eingeblendet werden und stehen dann dem Unternehmer wieder zur Verfügung. Details hierzu unter Kontenverwaltung (Anwendung).

Export Kto-Nummern synch.

Jede Belegart (jedes Konto) hat eine eindeutige Kontonummer.

Für den Berater-Einzelbelegexport wird jedoch nicht diese Nummer, sondern die "Export Konto Nummer" (Registerkarte "Erweitert") herangezogen, um den Import ins Berater-System im Bezug auf die Anzahl der Konten zu steuern (zB: sind vielleicht nicht alle Warenkonten nötig, sondern diese werden auf ein Konto kumuliert).

Mit der Funktion "Export Kto-Nummern synch." werden die Export-Kontonummern durch die Kontonummern (Registerkarte "Details") ersetzt. Wurden also über die Zeit die Kontonummern geändert - vielleicht sogar in Abstimmung mit dem Berater - können somit die Nummern wieder gleichgezogen und der Export vereinfacht werden.

Schaltflächen

  • / um die Belegart in den Wertelisten nicht auswählbar zu haben - oder erneut um die Belegart wieder auswählen zu können
  •  Bearbeiten Sie eine Belegart oder sehen Sie sich die Details zur Belegart an.
  •  Konto löschen
  •  Hiermit wird ein Konto kopiert, und somit ein Duplikat erstellt.
  • Belegarten optimieren: Öffnet den Dialog mit einer Erklärung zum Belegarten optimieren.
  • Ausblenden: Alle nicht benötigten Belegarten werden automatisch ausgeblendet
  •  Die aktuell ausgeblendete Belegart wird wieder eingeblendet