Kostenstellen

In FreeFinance kann auch eine grundlegende Kostenstellenrechnung als kostenpflichitges Zusatzmodul bestellt werden. Scheint die Option zur Kostenstellenrechnung in Ihrem Mandanten nicht auf, muss diese erst erworben werden.

Um Ihr Abo um Zusatzmodule zu erweitern, gehen Sie bitte wie in der entsprechenden Anwendungshilfe beschrieben vor. Eine detaillierte Aufstellung aller Pakete und Module in FreeFinance finden Sie außerdem in unseren Preisen.

Beachten Sie bitte, dass es sich um eine Kostenstellen- und keine Kostenträgerrechnung handelt. Diese stellt somit lediglich für Sie ein reporting-tool dar, hat keine rechtliche Verbindlichkeit und beeinflusst vor allem Ihre Buchhaltung nicht.

In der Übersicht Ihrer Kostenstellen erhalten Sie auf einen Blick einen Report über Ihre Projekte. Es werden sowohl, sofern gesetzt, die Planwerte der einzelnen Kostenstellen, als auch die tatsächlich gebuchten Werte der Kostenstellen gezeigt. Um einen sofortigen Überblick zu erhalten, wird die Nutzung des Planbudgets auch als grafische Aufbereitung in Form eines Balkens dargestellt.

Alle bestehenden Kostenstellen können wie gewohnt auch gefiltert werden. Dabei kann eine Unterscheidung der Anzeige der Ist- sowie Planwerte getroffen werden. Außerdem können ausgeblendete Kostenstellen ebenso gefiltert werden wie eingeblendete Kostenstellen.

Das Ein- und Ausblenden von Kostenstellen funktioniert analog zum Ein- und Ausblenden von Konten in der Kontenübersicht.

Erstellen Sie über das Symbol wie bei allen anderen Modulen eine neue Kostenstelle. Diese muss verpflichtend benannt und zur leichteren Erkennung einer Farbe zugeordnet werden.

Optional können jeder Kostenstelle Planwerte für Aufwände und Erlöse zugeordnet werden. Werden Planwerte gesetzt, erscheint in der Kostenstellenübersicht auch ein Vergleich der auf die Kostenstelle verbuchten Aufwände/Erlöse mit den gesetzten Planwerten. Zu Planwerten können auch Notizen und weitere Informationen hinzugefügt werden.

Über das Symbol können Kostenstellen auch nachträglich bearbeitet werden. Hier gibt es keine Einschränkungen und sämtliche Werte können, sofern nötig, neu gesetzt werden.

Navigieren Sie durch klicken des Symbols zu einer detaillierten Auswertung der betreffenden Kostenstelle. Neben den Details der Kostenstelle, mit einem Überblick der Plan- und Istwerte, können drei verschiedene Detailaufstellungen ausgewertet werden:

• Kostenstellenauswertung: Die erste Auswertung zeigt Ihnen sämtliche Buchungen, welcher die betreffende Kostenstelle zugeordnet wurde. Diese sind nach dem Buchungsdatum sortiert und entsprechen einem kleinen Buchungsjournal dieser Kostenstelle.
• Pro Geschäftspartner: Diese Auswertung zeigt Ihnen sämtliche Buchungen konsolidiert zu den jeweiligen Geschäftspartnern. Somit haben Sie stets einen Überblick über die wichtigsten Partner der jeweiligen Projekte.
• Pro Belegart: Der Bericht der Buchungen pro Belegart ermöglicht Ihnen eine inhaltliche Auswertung der betreffenden Kostenstelle. Sie finden sowohl eine Aufstellung der Kontenklassen, als auch der einzeln bebuchten Konten.

Alle drei Auswertungen haben einen gleichen Aufbau gemeinsam:

• Kumulierte Aufstellung der Aufwände/Erlöse pro Geschäftspartner oder Belegart
• Kumulierte Aufstellung der offenen Posten pro Geschäftspartner oder Belegart
• Summe aller Aufwände/Erlöse sowie offener Posten

Über die entsprechende Schaltfläche, können sämtliche Auswertungen auch als pdf, xls oder csv Datei exportiert werden.

Filter

Wie gewohnt können auch in dieser Auswertung entsprechende Filter gesetzt werden, um die Übersicht bei einer großen Menge an Buchungen zu erleichtern. Einerseits können Sie Unterscheidungen über den Zahlungsstatus treffen. Des Weiteren können noch detaillierter nach konkreten Belegarten, Geschäftspartnern oder auch Artikeln gesucht werden. Dies ermöglicht eine direkte Auswertung innerhalb der Kostenstelle. Abschließend kann noch nach stornierten Belegen, Währungen oder offenen Posten gefiltert werden.

Kostenstellen können in den Stammdaten sowohl bei Kunden, als auch Lieferanten und Artikeln hinterlegt werden. Sie sind daher an drei Stellen relevant:

Kunden

Erstellen Sie einen Kunden neu über das Symbol oder bearbeiten über das Symbol einen bestehenden Kunden, können Sie im Tab "Sonstiges" eine oder mehrere Kostenstellen hinterlegen. Wie unten folgend beschrieben, wird diese Kostenstelle für alle zukünftigen Buchungen, in denen der jeweilige Kunde ausgewählt wird, automatisch hinzugefügt.

Sind bei Ihren Kunden Kostenstellen hinterlegt, werden diese auch bereits in der Übersicht angezeigt.

Lieferanten

Um Kostenstellen auch bei Lieferanten zu hinterlegen, gehen Sie bitte genau so vor wie eben für Kunden beschrieben.

Artikel

Auch für Artikel funktioniert das Hinzufügen von Kostenstellen so wie für Kunden und Lieferanten. Lediglich der Tab unter welchem Sie die Kostenstellen hinzufügen heißt hier "Erweitert".

Kostenstellen können auch bei einzelnen Belegarten (Konten) hinterlegt werden. Wählen Sie zum Bearbeiten eines Kontos das Symbol und den Tab "Kostenstellen" um auch hier die gewünschten Kostenstellen hinzuzufügen. Hier gilt wie für in den Stammdaten hinterlegte Kostenstellen, dass diese in allen künftigen Buchungen der gewählten Belegart automatisch ausgewählt werden.

Kostenstellen können sowohl zu Eingangs-, als auch Ausgangsbelegen hinzugefügt werden. Sie sind in der Belegübersicht daher an drei Stellen relevant:

Rechnungsübersicht

Kostenstellen können auch nachträglich noch bei bereits gebuchten Belegen hinzugefügt, entfernt oder geändert werden. Wählen Sie zum Bearbeiten des Belegs wie gewohnt das Symbol und adaptieren Sie die jeweiligen Kostenstellen.

Neue Eingangsrechnung

Kostenstellen werden bei Eingangsrechnungen auf Position der Rechnungszeilen hinzugefügt. Ist beim gewählten Lieferanten oder Konto eine Kostenstelle in den Stammdaten hinterlegt, wird diese automatisch eingefügt. Sind bei Kunde oder Konto unterschiedliche Kostenstellen hinterlegt, werden beide eingefügt. Diese können dennoch individuell entfernt oder zusätzlich hinzugefügt werden.

Neue Ausgangsrechnung

Wie bei einer Eingangsrechnung werdenKostenstellen bei Ausgangsrechnungen auf Position der Rechnungszeilen hinzugefügt. Ist beim gewählten Kunden oder Konto eine Kostenstelle in den Stammdaten hinterlegt, wird diese automatisch eingefügt. Sind bei Kunde oder Konto unterschiedliche Kostenstellen hinterlegt, werden beide eingefügt. Diese können dennoch individuell entfernt oder zusätzlich hinzugefügt werden.

Kostenstellen können sowohl zu Rechnungen als auch zu Gutschriften hinzugefügt werden. Sie sind in der Übersicht daher an drei Stellen relevant:

Dokumentenübersicht

Kostenstellen können auch nachträglich noch bei bereits gebuchten Rechnungen oder Gutschriften hinzugefügt, entfernt oder geändert werden. Wählen Sie zum Bearbeiten des Dokuments wie gewohnt das Symbol und adaptieren Sie die jeweiligen Kostenstellen.

Neue Rechnung

Wie bei der Erstellung von Eingangs- und Ausgangsbelegen, werden in der Rechnungslegung Kostenstellen als optionale Daten auf Ebene der Rechnungszeilen eingetragen. Ist beim gewählten Kunden, Artikel oder Konto eine Kostenstelle in den Stammdaten hinterlegt, wird diese automatisch eingefügt. Sind bei Kunde, Artikel oder Konto unterschiedliche Kostenstellen hinterlegt, werden alle eingefügt. Es können auch individuell weitere Kostenstellen hinzugefügt, oder auch entfernt werden.

Neue Gutschrift

Um Kostenstellen neuen Gutschriften hinzuzufügen, gehen Sie bitte analog zum eben Beschriebenen Vorgang in der Rechnungslegung vor.

Das Kostenstellenmodul wird laufend weiterentwickelt um eine noch tiefere Integration mit anderen Funktionen von FreeFinance herzustellen. Als nächste Schritte sind im Moment in Entwicklung:

• Periodenabgrenzungen: Bald wird es möglich sein Planwerte auf gewünschte Perioden zu beschränken um Ihnen somit noch detaillierte Reports zur Verfügung stellen zu können.
• Kostenstellen in den Reisekosten: Auch in unserem Reisekostenmodul werden Kostenstellen bald verfügbar sein

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