Buchungsjournal

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Zuletzt aktualisiert:
  1. Buchhaltung mit FreeFinance
  2. Überblick
  3. Buchungsjournal
  4. Steuerjournal
  5. Kassabuch / Bankbuch

Buchhaltung mit FreeFinance

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Überblick

Die Übersicht ist in drei Bereiche gegliedert: Buchungsjournal, Steuerjournal und Kassa-/Bankbuch.

Buchungsjournal

Das Buchungsjournal stellt alle erfassten Buchungen im gewählten Zeitraum dar. Alle hier sichtbaren Buchungen sind auch Grundlage für buchhalterische Auswertungen, sowie Finanzamtsmeldungen.

Hier kann nicht gelöscht, nur mehr storniert werden.

Filter

Verpflichtende Filter

Standardwert bei gesetztem aktuellen Finanzjahr in der Grundeinstellung ist das gesetzte Finanzjahr, ansonsten das aktuelle Jahr.

  • Typ: Wählen Sie einen Belegtyp, um spezifische Einnahmen, Ausgaben oder Umbuchungen zu selektieren.

  • Belegart: Filtern Sie nach Buchungen einer bestimmten Belegart.

  • Suchtext: Geben Sie einen Suchtext ein, der in den Beleginformationen wie Notiz und Beschreibung sowie der Zeilenbeschreibung gesucht wird.

  • Erstellt: Geben Sie den Zeitraum an, rund um den die gewünschten Buchungen angelegt wurden.

  • Dateien anzeigen: aktivieren Sie die Checkbox, um in der Ergebnisliste eine Aufstellung über die Anzahl der verlinkten Doku-Archiv oder Dropbox Dateien zu sehen.

Auswertung

Die Auswertung stellt alle im Zeitraum befindlichen Buchungen dar.

Durch Klicken der Schaltfläche  werden alle Buchungsdetails angezeigt.

Wird die Schaltfläche  geklickt, kann die Buchung bearbeitet werden.

Dateien anzeigen

Wurde die Checkbox Dateien anzeigen gesetzt, wird rechts eine Spalte mit Ketten-Symbol und Anzahl der verlinkten Dokumente angezeigt. Durch den Mouseover kann auch der Name des Dokumentes und bei PDF-Dateien auch sofort die Vorschau angezeigt werden.

Beim Export vom Buchungsjournal erhalten Sie in der exportierten Datei eine Spalte mit den Dateinamen der verknüpften Dokumente. Damit ist eine Zuordnung von Buchung und Datei außerhalb von FreeFinance einfach möglich.

Tipp: Dateien exportieren

Sie können die verknüpften Dateien gesammelt exportieren. Über den Link "Als ZIP-Archiv exportieren" gelangen Sie ins Doku-Archiv und sehen dort alle zugeordneten Dateien aufgelistet, die Sie in 50er-Schritten exportieren können.

Die Nummerierung im Buchungsjournal

Zusätzlich zu den lückenlosen und fortlaufenden Nummernkreisen der Ein- und Ausgangsrechnungen ("Meine Belege", AR / ER) und der Belegkreise der Rechnungslegung werden die daraus resultierenden Buchungen im Buchungsjournal nummeriert:

Spalte 1
Es gibt standardmäßig 3 Nummernkreise, innerhalb dieser werden die Buchungen hinweg fortlaufend und lückenlos nummeriert innerhalb eines Geschäftsjahres: 

  • Einnahme ... Präfix "E", gefolgt von der Jahreszahl: zB: E2022 432
  • Ausgabe ... Präfix "A", gefolgt von der Jahreszahl: zB: A2022 543
  • Umbuchung ... Präfix "U", gefolgt von der Jahreszahl: zB: U2022 321

Spalte 2 (Optional)
Haben Sie in den Finanzeinstellungen die eigenen Belegkreise fürs Bank- bzw. Kassabuch aktiviert, so erhält die Buchung zusätzlich eine fortlaufende & lückenlose Nummer innerhalb des zutreffenden Bank- bzw. Kassa-Belegkreises. Sie haben hier die Wahl, jahresübergreifend nummerieren zu lassen.

 

Sortierung

FreeFinance sortiert standardmäßig innerhalb des angegebenen Zeitraums absteigend nach der Buchungsnummer (Spalte 1) - gruppiert jeweils nach U, E, A.

Auch nach der Nummer aus Bank- bzw. Kassabuch kann (sofern aktiviert) sortiert werden, allerdings ist diese Sortierung textbasiert (nach B2022 2 kommt B2022 20). 

Soll-Haben

Im Buchungsjournal kann auch eine traditionelle Soll-Haben Ansicht der einzelnen Buchungen angezeigt werden.

Wählen Sie entweder durch einen Klick auf das Konto oder einen entsprechenden Filter das betreffende Konto aus. Aktivieren Sie anschließend die Schaltfläche Soll-Haben und aktualisieren Sie die Tabelle.

Nun erhalten Sie zu jeder Buchung die auf diesem Konto durchgeführt wurde sowohl Soll und Haben, als auch das Gegenkonto der Buchung. Am Ende der Aufstellung wird auch eine saldierte Aufstellung von Soll und Haben dargestellt.

Verprobung

Wählen Sie in den Filtern ein spezifisches Konto aus und kontrollieren Sie unkompliziert die Richtigkeit und Vollständigkeit Ihrer Buchungen.

Die Verprobung stellt einen Vergleich von Soll- und Ist-Werten Ihrer Buchhaltung dar. Es werden dabei die Werte des Buchungsjournals mit den Salden der einzelnen Steuersätze gegenübergestellt. So können Sie leicht Unterschiede erkennen und einfach Lücken in Ihrer Buchhaltung entdecken.

Verschlüsselung

Sie arbeiten mit sensiblen Daten Ihrer Kunden? Dann nutzen Sie gleich die Verschlüsselung von FreeFinance um diese sicher abzulegen!

Mehr dazu

Steuerjournal

Das Steuerjournal stellt für den gewählten Zeitraum alle relevanten Steuerergebnisse dar. Es enthält eine Übersicht der Salden aller wichtiger Umsatzsteuer- sowie Vorsteuerkonten.

Filter

Standardwert bei gesetztem aktuellen Finanzjahr in der Grundeinstellung ist das gesetzte Finanzjahr, ansonsten das aktuelle Jahr.

Auswertung

Die Auswertung stellt alle im Zeitraum befindlichen Summen der Steuerkonten dar.

Folgende Inhalte werden dargestellt:

  • Konto-Nr.: Nummer und Bezeichnung der Belegart (Konto-Nr.)
  • Steuer: Summierter Steuerbetrag

Steuer abschließen

Über die Schaltfläche Steuer abschließen schließen Sie die jeweiligen Steuerkonten gegen das USt-Zahllast-Konto ab.

Bitte gehen Sie dabei pro UVA-Periode vor, beginnend mit Jänner/Feber/März... bzw. Quartal 1 des gewünschten Finanzjahres.

Ziel ist es, nach dem Erstellen der jeweiligen UVA die Steuerkonten umzulegen und danach wieder von 0 zu beginnen für die nächste Periode. Der ideale Workflow in FreeFinance besteht dabei aus den folgenden Schritten:

1. Schritt - Erstellen der UVA

Wenn alle Belege erfasst und alle Buchungen im relevanten Zeitraum erstellt sind, erstellen Sie die UVA erstellt und schließen diese ab. Am bequemsten direkt melden.

2. Schritt - Steuerkonten abschließen

Schließen Sie nun im Steuerjournal die einzelnen Steuerkonten gegen das Konto USt-Zahllast ab - über die jeweilige Schaltfläche rechts in der Tabelle.

Wählen Sie vorab im Filter unbedingt das gleiche Intervall Ihrer gewünschten UVA!
Das Datum der Buchung sollte dem letzten Tag dieser Periode entsprechen.

3. Schritt - USt-Zahllast abschließen:

Das USt-Zahllast-Konto wird nun gegen das entsprechende Verrechnungskonto Finanzamt abgeschlossen.

Durch einen Blick auf das Konto USt-Zahllast zeigt sich entweder eine Schuld ans Finanzamt (=Zahllast in rot), oder eine Forderung (=Gutschrift in grün).
Es sollte dem Ergebnis der abgeschlossenen UVA entsprechen.

4. Schritt - Zahlung

Im Falle einer USt-Zahllast ist jetzt noch die Zahlung durchzuführen und zu erfassen - entweder gleich hier als Umbuchung - oder über den Kontoauszug, wenn Sie Abbuchung verarbeiten.

Gutschriften bzw. Zahllasten gegenüber dem Finanzamt werden im neuen Steuerjournal auch entsprechend farblich dargestellt.

Aufräumen im Doku-Archiv

Hier steht auch unsere Funktion Aufräumen im Doku-Archiv zur Verfügung.

Mehr dazu

Kassabuch / Bankbuch

Das Kassa-/Bankbuch zeigt den aktuellen buchhalterischen Stand der Zahlungsmittelkonten (Kassa, Bank, Kreditkarte).

Filter

Standardwert bei gesetztem aktuellen Finanzjahr in der Grundeinstellung ist das gesetzte Finanzjahr, ansonsten das aktuelle Jahr.

Auswertung

Es werden die (Brutto-) Werte der jeweiligen Zahlungsmittelkonten angezeigt.

Mit der Schaltfläche  kann zu den Buchungen pro Konto weiter navigiert werden (ins Buchungsjournal).

Analysen und Auswertungen

Eine grafische Aufbereitung der Entwicklungen von Bank- bzw. Kassenständen finden Sie in den Analysen und Auswertungen.

An dieser Stelle zeigt eine Tabelle ebenso die monatlichen Salden und Differenzen aller Kassen- und Bank – Buchhaltungskonten. In kurzer Zeit werden hier zum Vergleich auch die Salden verknüpfter Bankkonten hinzugefügt.

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