Faktura Belegkreise

Konfiguration der Dokumentennummern

Die wichtigste Einstellung ist die Zählbasis der Dokumentennummern. Die Zählbasis gibt an ob jährlich neue Nummern vergeben werden sollen oder ob die Nummerierung der Dokumente immer fortlaufend sein soll.

Die Belegkreise werden zur automatischen Nummerierung der Rechnungen, Angebote und Lieferscheine benötigt.

Je nach Zählbasis in der Grundeinstellung ist zu unterscheiden:

  • Fortlaufende Rechnungsnummern
  • Jährlich neue Rechnungsnummern

Fortlaufende Rechnungsnummern

Bei fortlaufender Rechnungsnummerierung werden die Rechnungsnummern unabhängig vom Jahr, in dem die Rechnung erstellt wird, immer weiter gezählt. Hierbei ist die Einstellung der Belegkreise nur einmal zu Beginn vorzunehmen.

Beispiel:

R 1, R 2, R 3, R 4, ...

Jährlich neue Rechnungsnummern

Werden jährlich neue Rechnungsnummern gewählt, werden alle Rechnungsnummer mit der Jahreszahl in der Nummer versehen. Hierbei sind, ähnlich wie in der Einnahmen-Ausgaben Rechnung, für jedes Jahr eigene Belegkreise anzulegen.

Beispiel:

R 2011-0001, R 2011-0002, R 2011-0003, R 2011-0004, ...

Startnummer für Dokument

Sind vor dem Einsatz der Faktura in FreeFinance bereits Rechnungen erstellt worden, ist es evtl. notwendig die Nummerierung auf Basis der letzten Nummern im Vorsystem anzuschließen. Hierbei vergeben Sie als Startnummer für das jeweilige Dokument die nächste Nummer, die noch nicht vergeben wurde.

Beispiel:

Ist ihre letzte Rechnungsnummer 134 vergeben Sie als Startnummer bei Rechnung: 135

Wollen Sie nicht, dass die Dokumente mit 1 beginnen können Sie mit der Startnummer einen freien Startwert angeben.

Belegkreise anlegen

Durch Drücken der Schaltfläche Hinzufügen werden die Belegkreise mit der Startnummer angelegt.

Hinweis: Belegkreise, die bereits existieren, werden nicht doppelt angelegt.

Füll-0 und Trennzeichen

Durch Angabe der Anzahl der führenden Nullen (Füll-0) kann die Darstellung verschönert werden.

Beispiel:

Angabe von 4 führt bei fortlaufender Rechnungsnummerierung zu: R 0001, R 0002, R 0003, R 0004, ...
Angabe von 4 führt bei jährlich neuer Rechnungsnummerierung zu: R 20110001, R 20110002, R 20110003, R 20110004, ...

Das Trennzeichen kann nur bei jährlich neuer Rechnungsnummerierung verwendet werden, da es als Trennzeichen zwischen Jahr und der Nummer dargestellt wird. Das Trennzeichen kann auch leer gelassen werden.

Beispiel: (Trennzeichen immer ohne " eingeben)

Angabe von "." als Trennzeichen führt zu: R 2011.0001, R 2011.0002, R 2011.0003, R 2011.0004, ...
Angabe von "-" als Trennzeichen führt zu: R 2011-0001, R 2011-0002, R 2011-0003, R 2011-0004, ...
Angabe von " - " als Trennzeichen führt zu: R 2011 - 0001, R 2011 - 0002, R 2011 - 0003, R 2011 - 0004, ...