Faktura Layoutübersicht

Ihre schöne Rechnung

Sie können mit der Rechnungslegung von FreeFinance tolle Rechnungen (sowie Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigung, Mahnung, Briefe, Gutschriften) erstellen.

Über die Layouteinstellungen steuern Sie, wie die PDF-Dokumente aussehen sollen

Die Layout-Übersicht

In der Layoutübersicht sehen Sie alle bereits angelegten Layouts für FreeFinance

Ein Layout kann für alle Dokumenttypen und auch den Brief verwendet werden.

Sie können auch mehrere Layouts für verschiedene Bereiche, zB:

  • wirtschaftliche Bereiche (mehrere Unternehmungen mit unterschiedlichen Layouts)
  • unterschiedliche Layouts für verschiedene: Angebote, Rechnungen, Mahnungen, Briefe

Sind mehrere Layouts verfügbar, können diese bei jedem Geschäftsdokument gewählt werden.

Unser Video zum Thema

  •  Bearbeiten des bestehenden Layouts
  •  Löschen des Layouts
  •  Kopieren der Layouteinstellung
  •  Die JRXML-Vorlage herunterladen
  •  Ihr neues Layout testen

Layout erstellen oder bearbeiten

Sie können mit der Rechnungslegung von FreeFinance tolle Rechnungen (sowie Angebote, Lieferscheine, Auftragsbestätigung, Mahnung, Briefe, Gutschriften) erstellen.

Über die Layouteinstellungen steuern Sie, wie die PDF-Dokumente aussehen sollen

Tab Grundeinstellungen

Tab Druckoptionen

Tab Zahlungsmittel

Tab Grundeinstellung

Beschreibung

Vergeben Sie einen Namen für Ihre Layouteinstellung

Layout

Für die Erstellung Ihrer Geschäftsdokumente haben Sie 4 Möglichkeiten, die jederzeit geändert werden können - und für alle neuen Dokumente gelten:

Erweiterte Vorlage (JRXML): Sie können auf Basis der von FreeFinance zur Verfügung gestellten Vorlagen (im Tab Druckoptionen) verwenden oder herunterladen, nach Ihren Vorstellungen individuell anpassen und unter "Eigene Vorlage" wieder hochladen. Laden Sie keine eigene Vorlage hoch, wird automatisch die Standard-Vorlage verwendet. Die Anpassung kann selbst durchgeführt werden. Details siehe unter: Faktura JRXML Einstellungen.

Fixes Layout: Der schnellste Weg zu Ihrer Rechnung. Die Detaileinstellungen wie Position (links, mittig, rechts) etc. kann im Tab Druckeinstellung im Block "Konfiguration" eingestellt werden. Konto- und Firmeninformationen, etc. können Sie in den Kopf- oder Fußzeilenbereich als Text eintragen. Die Größe des dargestellten Logos im PDF kann über die tatsächliche Bildgröße der hochgeladenen Bilddatei gesteuert werden.

Briefpapier: Sowohl beim Fixen Layout, als auch bei der JRXML-Option kann die Briefpapier-Variante angewendet werden: dies ist für vorbedrucktes Briefpapier gedacht. Damit werden weder Logo noch Kopf- und Fußzeilentexte am PDF angezeigt.

Die weiteren Einstellungen zum Layout können unter Druckoptionen vorgenommen werden.

Dokumentensprache

Mit dieser Einstellung wird die Sprache, in der die Geschäftsdokumente erstellt werden, festgelegt.

Dokument signieren

Mit dieser Einstellung wird festgelegt, das mit der Verwendung des Layouts auch das PDF-Dokument der digitalen Signatur von FreeFinance signiert wird.

Standard

Damit wird dieses Layout (im Falle mehrerer verschiedener Layouts) als erste Wahl beim Erstellen neuer Dokumente angezeigt.

Überschriften

Die Dokumentenüberschrift ist der Name des Dokumentes. Bei einer Rechnung kann dies zB: Rechnung oder Honorarnote oder auch Schlussrechnung, etc sein.

Die Überschriften (Namen) können pro Layout und pro möglichem Dokumententyp vorgenommen werden:

Die Überschriften werden mit Standardwerten vorbelegt und können jederzeit geändert werden. Änderungen beziehen sich immer auf noch nicht erstellte, neue Dokumente.

Tab Druckoptionen

Kopf- und Fußzeile sowie Logo

Die Kopf- bzw. Fußzeile wird am Geschäftsdokument oben (Kopfzeile) und unten (Fußzeile) angezeigt.

Eine Positionierung kann bei der Layoutwahl "Fixes Layout" gewählt werden, in der JRXML-Datei obliegt Ihnen die Platzierung.

Logo

Laden Sie Ihr eigenes Logo hoch (vorausgesetzt ein Logo soll verwendet werden), sowohl für die JRXML-Vorlage als auch beim Fixen Layout.

Sollte die Größe des Logos im PDF nicht Ihren Vorstellungen entsprechen, versuchen Sie die Bilddatei in einem geeigneten Grafikprogramm anzupassen und das Logo erneut hochzuladen. Bitte optimieren Sie die Dateigröße, das geht oft fast verlustfrei.

Im Falle einer Einstellung Erweiterte Vorlage (JRXML-Vorlage), kann Größe und Position im Jaspersoft-Studio entsprechend angepasst werden.

In diesem Fall darf das Logo keine Transparenzen aufweisen.

Fixes Layout

Wurde bei der Layoutwahl Fixes Layout gewählt, kann im Bereich Einstellungen für fixes Layout die Ausrichtung, Schriftart und Farbe gewählt werden.

  • Position Logo, Kopf- und Fußzeile: Positionieren der drei Bereiche links, zentriert oder rechts auf der Seite
  • Schriftart: Wählen Sie lizenzbedingt bitte aus folgenden Standard-Schriftarten:
    • Arial
    • Comic
    • Courier New
    • Georgia
    • Times New Roman
    • Trebuchet
    • Verdana
  • Schriftfarbe: Wählen Sie die Schriftfarbe für Ihre Dokumente
  • Tabellenfarbe: Bei den Zeilen einer Rechnung besteht die Möglichkeit den Kopfbereich farblich hervorzuheben

Eigenes Briefpapier als Hintergrund

Eigenes Hintergrundbild hochladen

Sie haben schon ein schönes Layout vom Grafiker? Sie können nicht nur ein Logo einfügen, sondern Ihr bestehendes Layout komplett in der Darstellung ihrer Dokumente zur Anwendung bringen.

Das kann gern zum Logo zusätzlich erfolgen. Bitte achten Sie darauf, dass die Bilddatei optimalerweise mind. 595 x 842 Pixel bei 72 dpi aufweist, die Grafik wird als Vollformat-Grafik behandelt, es wird standardmäßig im Dokument zentriert.

Wir benötigen Ihr Briefpapier im Bildformat. Haben Sie es nur als PDF-Datei vorliegen, können Sie daraus eine Grafik exportieren.

Erweiterte Vorlage (JRXML)

Eigene Vorlage verwenden

Sie können eine eigene JRXML-Vorlage für FreeFinance verwenden. Details zu Jaspersoft-Studio (vormals iReport) und der Konfiguration der Vorlagen unter Faktura Jaspersoft Studio Einstellungen

Layout-Beispiele zum Übernehmen oder Anpassen

Wählen sie aus verschiedenen Vorlagen und übernehmen Sie die gewünschte direkt in die Layouteinstellung.

Jede Vorlage kann auch heruntergeladen und mit der Software Jaspersoft Studio angepasst und wieder als eigene Vorlage hochgeladen werden.

Zeilen

Betrag auf Zeile: Anzeige der Zeilen-Gesamtsumme in Brutto oder Netto (betrifft nicht die Zeilen-Einzelpreise). Die Einzelpreise werden direkt von der Eingabe (oder dem Artikel) übernommen.

Tab Zahlungsmittel und QR-Code

Verbinden Sie ein definiertes Bankkonto mit dem aktuellen Layout. Das ausgewählte Bankkonto wird beim Geldeingang automatisch als Standardkonto vorbelegt.

Wird das Kontrollkästchen Kontodetails andrucken aktiviert, werden automatisch am Ende der Rechnung oder auch in der eRechnung (ebInterface) die Bankkontoinformationen angezeigt.

QR-Code - damit Ihre Kunden schneller bezahlen

Mit FreeFinance können Sie die Zahlungsdaten der Rechnung einfach auf der Rechnung mittels QR-Code im Stuzza-Format anbringen.

Damit können Ihre Rechnungsempfänger Ihre Konto- und Rechnungsdaten mit ihrem Smartphone einfach in die mobilen Banking-Apps übernehmen.

Es ist dafür lediglich Verbindung zu einem Zahlungsmittelkonto notwendig.

Ihre Rechnung auf Englisch

Möchten Sie Ihre Rechnung in einer Fremdsprache erstellen, so ist dies mit FreeFinance möglich - die unterstützten Sprachen sind:

  • Deutsch (Standard)
  • Englisch
  • Türkisch

Legen Sie sich pro Sprache ein eigenes Layout an. Sobald Sie bei Ihrem Layout bei Dokumentensprache beispielsweise "Englisch" wählen, werden alle Standardtexte auf Englisch übergeben.

Für eine komplette Rechnung in Englisch wäre weiters zu beachten, dass Sie auch die Artikel und Texte auch in Englisch eingeben bzw. der Rechnung hinterlegen (bei den Artikeln kann hier zB: auch die Artikelkategorien zur Unterscheidung helfen) und bei den Texten auch die Textbausteine und Zahlungs- und Lieferbedingungen, etc.

Hinweis

Haben Sie eigene JRXML-Vorlage erstellt und sind dort Ihre eigenen Fixtexte enthalten, müssten Sie eine eigene JRXML-Vorlage für Englisch vorbereiten.

Nur die Systemtexte - also Label- und Beschreibungstexte - werden automatisch übersetzt.