Faktura Auftragsbestätigung

Übersicht

Werden Angebote an Kunden erstellt ist es meist auch nötig eine Auftragsbestätigung zum Angebot dem Kunden zu senden. Diese können in FreeFinance direkt erstellt werden.

Voraussetzungen

Voraussetzung für die Erstellung einer Auftragsbestätigung ist die zuvor durchgeführte Konfiguration der Rechnungslegung. Hierzu zählen für die Erstellung einer Auftragsbestätigung:

Automatische Erstellung

Eine Auftragsbestätigung kann aus einem Angebot automatisch erstellt werden.

Aus einer Auftragsbestätigung kann automatisch eine Rechnung oder ein Lieferschein erstellt werden.

Details zur Automatischen Erstellung unter Faktura Dokumentenübersicht.

Diese automatische Übernahme kann nur erfolgen, wenn alle Daten, vorallem auf Zeilenebene, richtig und vollständig erfasst werden. Das bedeutet, dass Details wie Währung, Belegtyp oder Steuersatz für die Auftragsbestätigung selbst nicht wichtig sind, jedoch für die weitere Verarbeitung notwendig ist.

Auftragsbestätigung Kopfdaten

Der Kopf der Auftragsbestätigung besteht aus Pflichtfeldern und Felder, die optional ausgefüllt werden können.

Auftragsnummer: Nach Abschluss der Auftragsbestätigung wird die nächste fortlaufende Nummer vergeben.

Pflichtfelder

Folgende Felder sind für die Erfassung einer neuen Auftragsbestätigung erforderlich:

  • Währung: die Währung der Auftragsbestätigung bzw. der evtl. daraus entstehenden Rechnungen
  • Datum: Hierbei handelt es sich um das Datum der Auftragsbestätigung

Kunde

Wählen Sie einen Kunden aus oder geben Sie einen Kunden in des Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten inkl. Adresse im Kundenstamm gepflegt sind damit die Auftragsbestätigung auch dem entsprechend richtig ist.

Weitere Funktionen im Bereich Kunde:

  • Erstellen Sie einen neuen Kunden über die Schaltfläche 
  • Nach der Auswahl eines Kunden kann dieser durch Klick auf den  auch gleich bearbeitet werden
  • Wurde für den ausgewählten Kunden eine gültige UID-Nummernprüfung (Level 1 oder 2) durchgeführt, wird das Prüfergebnis inkl. Prüfdatum direkt angezeigt.

Nach der Auswahl eines Kunden wird die aktuelle (Standard-) Rechnungsadresse automatisch vorausgewählt. Die Hauptadresse wird immer auch angezeigt.

Sind beim Kunden mehrere Rechnungsadressen vorhanden, kann durch Klick auf die Adresse über den folgenden Dialog einer der möglichen weiteren Rechnungsadressen gewählt werden.

  • Referenzdatum: Datum für ein Referenzdokument, bzw. zB: Datum der Anfrage oder des Angebotes, etc
  • Referenz: Text zu einem Referenzdokument, zB: lt. Anfrage oder lt. Email oder die Angebotsnummer etc
  • Text vor Zeilen: Ein freier Text für die Auftragsbestätigung - wird im Kundendokument vor den Zeilen angezeigt. Der Text wird bei Neuerstellung von Auftragsbestätigungen mit dem Standard-Text für die Auftragsbestätigung aus den Grundeinstellungen vorbelegt.
  • Text nach Zeilen: Ein freier Text für das Auftragsbestätigung - wird im Kundendokument nach den Zeilen angezeigt
  • Interne Notiz: Freier Text für interne Notizen für die Auftragsbestätigung - wird nicht im Kundendokument angezeigt - die interne Notiz ist immer änderbar!
  • Lieferbedingung: Freier Text für die Lieferbedingung - etwaige bereits verwendete Lieferbedingungen können ausgewählt werden.

Anmerkung: Wollen Sie eine Freitext-Auftragsbestätigung ohne Zeilen erstellen, verwenden Sie bitte die Brief-Funktion.

Auftragsbestätigung Zeilen

Eine Auftragsbestätigung kann beliebig viele Zeilen beinhalten. Die Eingabe der Zeilen unterteilt sich wiederum in Pflicht- und optionale Felder. Es muss mindestens eine (1) Zeile eingegeben werden.

Pflichtfelder

  • Name: Freitext für den Namen der Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Namen vorbelegt.
  • Belegtyp: Den Belegtyp (Konto) für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Rechnungen
  • Steuersatz: Den Steuersatz für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Rechnungen
  • Artikel Preis: Einzelpreis für die Zeile und Angabe ob der Einzelpreis Netto (per Standard) oder Brutto ist. Beide Felder werden bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Verkaufspreis vorbelegt.
  • Anzahl: Anzahl für die Zeile

Sortieren der Rechnungszeilen

Soll die Reihenfolge der Rechnungszeilen geändert werden, kann dies durch Klick auf die Zeile und verschieben mittels Drag-and-Drop an die gewünschte Position erfolgen.

Artikel

  • Sie können einen Artikel wählen, indem Sie:
    • Auf die Lupe klicken und alle Artikel anzeigen
    • Den Namen der Artikelkategorie eingeben (oder einen Teil des Kategorienamens) und zeigen alle Artikel der Kategorie an
    • Den Namen, Nummer des gewünschten Artikels eingeben
  • Erstellen Sie einen neuen Artikel über die Schaltfläche .
  • Nach der Auswahl eines Artikels kann dieser durch Klick auf die Schaltfläche  auch gleich bearbeitet werden.
  • Soll ein ausgewählter Artikel kopiert werden, kann dies nach der Auswahl des Artikels und durch Klick auf die Schaltfläche  danach im Dialog als Kopie gespeichert werden!
  • Artikel: Siehe Artikel wählen
  • Artikelnummer: Artikelnummer des Artikels. Wird bei Wahl eines Artikels mit der Artikel-Nummer vorbelegt.
  • Beschreibung: Beschreibung der Zeile bzw. des Artikels. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Beschreibung vorbelegt.
  • Einheit: Eine Einheit für den Artikel bzw. die Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit der Artikel-Einheit vorbelegt.
  • Ermäßigung: Eine Ermäßigung auf die Rechnungszeile kann direkt eingegeben werden. Die Ermäßigung bezieht sich immer auf den Artikel Preis (egal ob Brutto oder Netto). Hierbei gibt es zwei Alternativen:
    • Fixbetrag: Abzug eines Fixbetrages vom Artikel Netto Preis
    • Prozentsatz: Abzug eines Prozentsatzes vom Artikel Netto Preis

Versenden

Nach dem Abschließen der Auftragsbestätigung und der automatischen Erstellung des PDF-Dokumentes kann dieses direkt über FreeFinance an den Kunden per E-Mail versendet werden. Details zum Versenden unter Faktura E-Mail versenden.

Schaltflächen auf Zeilenebene

  •  zum Bearbeiten der aktuellen Zeile im Bereich Zeile x bearbeiten
  •  zum Löschen der aktuellen Zeile
  •  zum Kopieren der aktuellen Zeile. Die Daten der aktuellen Zeile werden als neue Zeile im Bereich Neue Zeile eingeben vorbelegt.

Schaltflächen

  • Speichern: Speichert die Auftragsbestätigung sowie die aktuelle Zeile
  • Abschließen: Speichert die Auftragsbestätigung sowie die aktuelle Zeile und schließt die Auftragsbestätigung ab. Die nächste Auftragsbestätigungsnummer wird automatisch vergeben (sofern nicht bereits eine Nummer vergeben wurde - siehe Bearbeiten). Die Auftragsbestätigung wird im Dokumentenmanagement (unter dem Karteireiter (+)) automatisch abgelegt.
  • Bearbeiten: Nur für abgeschlossene Auftragsbestätigungen - zum Ändern im Falle von Fehlern von bereits abgeschlossenen Auftragsbestätigungen.
  • Weitere Zeile: Zum Hinzufügen von weiteren Zeilen zur Auftragsbestätigung
  • Löschen: Wurde eine Auftragsbestätigung erstellt aber noch nie abgeschossen, kann es auch wieder gelöscht werden. Sobald eine Auftragsbestätigungsnummer vergeben wurde ist nur mehr eine Stornierung möglich.
  • Stornieren: Wurde eine Auftragsbestätigung erstellt und abgeschossen, kann es nur mehr storniert werden.
  • Vorschau: Erstellung der Vorschau der PDF-Auftragsbestätigung zu jeder Zeit - nur im Bearbeiten-Modus verfügbar.
  • PDF Anzeigen: Anzeige des erstellten PDF-Auftragsbestätigung - nur nach Abschluss der Auftragsbestätigung verfügbar.
  • Versenden: Nur für abgeschlossene Auftragsbestätigungen, automatisches versenden per E-Mail an den Kunden
  • Bar-Anzahlung: Direktlink zum Erstellen einer Bar-Anzahlung in der Registrierkassa
  • Neue Auftragsbestätigung: Löscht die Eingabefelder und bereitet die Eingabemaske für die neue Eingabe einer Auftragsbestätigung vor
  • Kopieren: Kopiert die aktuelle Auftragsbestätigung in eine neue Auftragsbestätigung und belegt alle Daten der aktuellen Auftragsbestätigung vor