Faktura Angebot

Voraussetzungen

Voraussetzung für die Erstellung eines Angebotes ist die zuvor durchgeführte Konfiguration der Rechnungslegung. Hierzu zählen für die Erstellung eines Angebotes:

Automatische Erstellung

Ein Angebot stellt den Beginn eines potenziellen Geschäfts dar - dementsprechend muss es direkt erstellt werden und kann nicht aus einem anderen Dokument übernommen werden.

Aus einem Angebot kann automatisch eine Auftragsbestätigung, eine Rechnung oder ein Lieferschein erstellt werden.

Details zur automatischen Erstellung unter Faktura Dokumentenübersicht.

Diese automatische Übernahme kann nur erfolgen, wenn alle Daten, vor allem auf Zeilenebene, richtig und vollständig erfasst werden. Das bedeutet, dass Details wie Währung, Belegtyp oder Steuersatz für das Angebot selbst nicht wichtig sind, jedoch für die weitere Verarbeitung notwendig ist.

Angebot Kopfdaten

Der Kopf des Angebotes besteht aus Pflichtfeldern und Felder, die optional ausgefüllt werden können.

Angebotsnummer: Nach Abschluss des Angebotes wird die nächste fortlaufende Nummer für das Angebot vergeben.

Pflichtfelder

Folgende Felder sind für die Erfassung eines neuen Angebotes erforderlich:

  • Währung: die Währung des Lieferscheins bzw. der evtl. daraus entstehenden Rechnungen
  • Angebotsdatum: Hierbei handelt es sich um das Datum des Angebotes
  • Angebot gültig bis: Hierbei definieren Sie die Gültigkeitsdauer des Angebotes

Kunde

Wählen Sie einen Kunden aus oder geben Sie einen Kunden in des Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten inkl. Adresse im Kundenstamm gepflegt sind damit das Angebot auch dem entsprechend richtig ist.

Weitere Funktionen im Bereich Kunde:

  • Erstellen Sie einen neuen Kunden über die Schaltfläche 
  • Nach der Auswahl eines Kunden kann dieser durch Klick auf den  auch gleich bearbeitet werden
  • Wurde für den ausgewählten Kunden eine gültige UID-Nummernprüfung (Level 1 oder 2) durchgeführt, wird das Prüfergebnis inkl. Prüfdatum direkt angezeigt.

Nach der Auswahl eines Kunden wird die aktuelle (Standard-) Rechnungsadresse automatisch vorausgewählt. Die Hauptadresse wird immer auch angezeigt.

Sind beim Kunden mehrere Rechnungsadressen vorhanden, kann durch klick auf die Adresse über den folgenden Dialog einer der möglichen weiteren Rechnungsadressen gewählt werden.

  • Referenzdatum: Datum für ein Referenzdokument, bzw. zB: Datum der Anfrage, etc
  • Referenz: Text zu einem Referenzdokument, zB: lt. Anfrage oder lt. Email etc
  • Text vor Zeilen: Ein freier Text für das Angebot - wird im Kundendokument vor den Zeilen angezeigt. Der Text wird bei Neuerstellung von Angeboten mit dem Standard-Text für Angebote aus den Grundeinstellungen vorbelegt.
  • Text nach Zeilen: Ein freier Text für das Angebot - wird im Kundendokument nach den Zeilen angezeigt
  • Interne Notiz: Freier Text für interne Notizen für das Angebot - wird nicht im Kundendokument angezeigt - die interne Notiz ist immer änderbar!
  • Lieferbedingung: Freier Text für die Lieferbedingung - etwaige bereits verwendete Lieferbedingungen können ausgewählt werden.

Anmerkung: Wollen Sie ein Freitextangebot ohne Zeilen erstellen, verwenden Sie bitte die Brief-Funktion.

Angebot Zeilen

Ein Angebot kann beliebig viele Zeilen beinhalten. Die Eingabe der Zeilen unterteilt sich wiederum in Pflicht- und optionale Felder. Es muss mindestens eine (1) Zeile eingegeben werden.

Pflichtfelder

  • Name: Freitext für den Namen der Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Namen vorbelegt.
  • Belegart: Den Belegtyp (Konto) für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Rechnungen
  • Steuersatz: Den Steuersatz für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Rechnungen
  • Artikel Preis: Einzelpreis für die Zeile und Angabe ob der Einzelpreis Netto (per Standard) oder Brutto ist. Beide Felder werden bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Verkaufspreis vorbelegt.
  • Anzahl: Anzahl für die Zeile

Sortieren der Rechnungszeilen

Soll die Reihenfolge der Rechnungszeilen geändert werden, kann dies durch klick auf die Zeile und verschieben mittels Drag-and-Drop an die gewünschte Position erfolgen.

Artikel

  • Sie können einen Artikel wählen, indem Sie:
    • Auf die Lupe klicken und alle Artikel anzeigen
    • Den Namen der Artikelkategorie eingeben (oder einen Teil des Kategorienamens) und zeigen alle Artikel der Kategorie an
    • Den Namen, Nummer des gewünschten Artikels eingeben
  • Erstellen Sie einen neuen Artikel über die Schaltfläche .
  • Nach der Auswahl eines Artikels kann dieser durch Klick auf die Schaltfläche  auch gleich bearbeitet werden.
  • Soll ein ausgewählter Artikel kopiert werden, kann dies nach der Auswahl des Artikels und durch klick auf die Schaltfläche  danach im Dialog als Kopie gespeichert werden!
  • Artikel: Siehe Artikel wählen
  • Artikelnummer: Artikelnummer des Artikels. Wird bei Wahl eines Artikels mit der Artikel-Nummer vorbelegt.
  • Beschreibung: Beschreibung der Zeile bzw. des Artikels. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Beschreibung vorbelegt.
  • Einheit: Eine Einheit für den Artikel bzw. die Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit der Artikel-Einheit vorbelegt.
  • Ermäßigung: Eine Ermäßigung auf die Rechnungszeile kann direkt eingegeben werden. Die Ermäßigung bezieht sich immer auf den Artikel Preis (egal ob Brutto oder Netto). Hierbei gibt es zwei Alternativen:
    • Fixbetrag: Abzug eines Fixbetrages vom Artikel Netto Preis
    • Prozentsatz: Abzug eines Prozentsatzes vom Artikel Netto Preis

Versenden

Nach dem Abschließen des Angebotes und der automatischen Erstellung des PDF-Dokumentes kann dieses direkt über FreeFinance an den Kunden per E-Mail versendet werden. Details zum Versenden unter Faktura E-Mail versenden.

Angebot annehmen

Ist ein Angebot abgeschlossen kann dieses über die Schaltfläche Annehmen angenommen werden. Geben Sie das Datum der Annahme ein und...

  • …speichern Sie das Angebot ohne eine Auftragsbestätigung zu erstellen
  • …speichern Sie und erstellen Sie direkt eine Auftragsbestätigung

Angenommenes Angebot zurücknehmen

Ein angenommenes Angebot kann über die Bearbeiten Schaltfläche wieder bearbeitet werden. Entfernen Sie das Angenommen am Datum und schließen Sie das Angebot erneut ab.

Angebot ablehnen

Analog zum Annehmen eins Angebotes kann dieses auch abgelehnt werden. Dh: der Kunde hat das Angebot nicht angenommen und es soll als solches gekennzeichnet werden.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Ablehnen und geben Sie das Datum der Ablehnung des Kunden ein.

Schaltflächen auf Zeilenebene

  •  zum Bearbeiten der aktuellen Zeile im Bereich Zeile x bearbeiten
  •  zum Löschen der aktuellen Zeile
  •  zum Kopieren der aktuellen Ziele. Die Daten der aktuellen Zeile werden als neue Zeile im Bereich Neue Zeile eingeben vorbelegt.

Schaltflächen

  • Speichern: Speichert das Angebot sowie die aktuelle Zeile
  • Abschließen: Speichert das Angebot sowie die aktuelle Zeile und schließt das Angebot ab. Die nächste Angebotsnummer wird automatisch vergeben (sofern nicht bereits eine Nummer vergeben wurde - siehe Bearbeiten). Das Angebot wird im Dokumentenmanagement (unter dem Karteireiter (+)) automatisch abgelegt.
  • Annehmen: Ein abgeschlossenes Angebot kann angenommen werden - Details zu Angebot annehmen
  • Bearbeiten: Nur für abgeschlossene Angebote - zum Ändern im Falle von Fehlern von bereits abgeschlossenen Angeboten.
  • Weitere Zeile: Zum Hinzufügen von weiteren Zeilen zum Angebot
  • Löschen: Wurde ein Angebot erstellt aber noch nie abgeschossen, kann es auch wieder gelöscht werden. Sobald eine Angebotsnummer vergeben wurde ist nur mehr eine Stornierung möglich.
  • Stornieren: Wurde ein Angebot erstellt und abgeschossen, kann es nur mehr storniert werden.
  • Vorschau: Erstellung der Vorschau des PDF-Angebotes zu jeder Zeit - nur im Bearbeiten-Modus verfügbar.
  • PDF Anzeigen: Anzeige des erstellten PDF-Angebotes - nur nach Abschluss des Angebotes verfügbar.
  • Versenden: Nur für abgeschlossene Angebote, automatisches versenden per E-Mail an den Kunden
  • Neues Angebot: Löscht die Eingabefelder und bereitet die Eingabemaske für die neue Eingabe eines Angebotes vor
  • Kopieren: Kopiert das aktuelle Angebot in ein neues Angebot und belegt alle Daten des aktuellen Angebotes vor