Gutschriften in der Rechnungslegung sind jene Geschäftsfälle, bei denen dem Kunden kein Geld zurückgegeben sondern ein Guthaben ausgewiesen wird. Dieses Guthaben kann dann bei späteren Rechnungen eingelöst werden.
Wollen bzw. müssen Sie Ihrem Kunden Geld zurückgeben und kein Guthaben ausstellen so erstellen Sie eine Rechnung mit negativem Betrag und bezahlen diese.
Voraussetzung für die Erstellung einer Gutschrift ist die zuvor durchgeführte Konfiguration der Rechnungslegung. Hierzu zählen für die Erstellung einer Gutschrift:
Der Kopf der Gutschrift besteht aus Pflichtfeldern und Felder, die optional ausgefüllt werden können.
Gutschriftsnummer: Nach Abschluss der Gutschriftwird die nächste fortlaufende Nummer für die Gutschrift vergeben.
Folgende Felder sind für die Erfassung einer neuen Gutschrift erforderlich:
Wählen Sie einen Kunden aus oder geben Sie einen Kunden in des Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten inkl. Adresse im Kundenstamm gepflegt sind damit die Gutschrift auch dem entsprechend richtig ist.
Weitere Funktionen im Bereich Kunde:
Nach der Auswahl eines Kunden wird die aktuelle (Standard-) Rechnungsadresse automatisch vorausgewählt. Die Hauptadresse wird immer auch angezeigt.
Sind beim Kunden mehrere Rechnungsadressen vorhanden, kann durch klick auf die Adresse über den folgenden Dialog einer der möglichen weiteren Rechnungsadressen gewählt werden.
Wurde das Produkt Digitale Signatur gekauft, ist das Kontrollkästchen Signieren verfügbar. Durch einfaches Anhaken dieses Kontrollkästchens wird die Gutschrift beim Abschließen automatisch digital signiert und abgelegt.
Weitere Details zur Digitalen Signatur in der Rechnungslegung.
Eine Gutschrift kann beliebig viele Zeilen beinhalten. Die Eingabe der Zeilen unterteilt sich wiederum in Pflicht- und optionale Felder. Es muss mindestens eine (1) Zeile eingegeben werden.
Soll die Reihenfolge der Gutschriftszeilen geändert werden, kann dies durch klick auf die Zeile und verschieben mittels Drag-and-Drop an die gewünschte Position erfolgen.
Der Zahlungsverlauf zeigt alle Rechnungen an, auf die die Gutschrift eingelöst oder die ausbezahlt wurden.
Nach dem Abschließen der Rechnung und der automatischen Erstellung des PDF-Dokumentes kann dieses direkt über FreeFinance an den Kunden per E-Mail versendet werden. Details zum Versenden unter Faktura E-Mail versenden.
Wird eine Gutschrift an den Kunden ausbezahlt, kann dies über die Schaltfläche Ausbezahlen erfolgen. Es kann der Gesamtbetrag der Gutschrift oder ein Teilbetrag ausbezahlt werden. Dadurch wird automatisch eine Einnahme mit dem negativen Betrag erstellt.
Eine Gutschrift kann bei einer Rechnung eingelöst werden. Dabei wird eine Rechnungszeile mit dem eingegebenen Gutschriftsbetrag und -text erstellt. Details zum Einlösen einer Gutschrift siehe unter Rechnung.