Faktura Gutschrift

Übersicht

Gutschriften in der Rechnungslegung sind jene Geschäftsfälle, bei denen dem Kunden kein Geld zurückgegeben sondern ein Guthaben ausgewiesen wird. Dieses Guthaben kann dann bei späteren Rechnungen eingelöst werden.

Rücküberweisung

Wollen bzw. müssen Sie Ihrem Kunden Geld zurückgeben und kein Guthaben ausstellen so erstellen Sie eine Rechnung mit negativem Betrag und bezahlen diese.

Voraussetzungen

Voraussetzung für die Erstellung einer Gutschrift ist die zuvor durchgeführte Konfiguration der Rechnungslegung. Hierzu zählen für die Erstellung einer Gutschrift:

Gutschrift Kopfdaten

Der Kopf der Gutschrift besteht aus Pflichtfeldern und Felder, die optional ausgefüllt werden können.

Gutschriftsnummer: Nach Abschluss der Gutschriftwird die nächste fortlaufende Nummer für die Gutschrift vergeben.

Pflichtfelder

Folgende Felder sind für die Erfassung einer neuen Gutschrift erforderlich:

  • Währung: die Währung der Gutschrift
  • Ausstellungsdatum : Hierbei handelt es sich um das Datum der Ausstellung der Gutschrift

Kunde

Wählen Sie einen Kunden aus oder geben Sie einen Kunden in des Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten inkl. Adresse im Kundenstamm gepflegt sind damit die Gutschrift auch dem entsprechend richtig ist.

Weitere Funktionen im Bereich Kunde:

  • Erstellen Sie einen neuen Kunden über die Schaltfläche 
  • Nach der Auswahl eines Kunden kann dieser durch Klick auf den  auch gleich bearbeitet werden
  • Wurde für den ausgewählten Kunden eine gültige UID-Nummernprüfung (Level 1 oder 2) durchgeführt, wird das Prüfergebnis inkl. Prüfdatum direkt angezeigt.

Nach der Auswahl eines Kunden wird die aktuelle (Standard-) Rechnungsadresse automatisch vorausgewählt. Die Hauptadresse wird immer auch angezeigt.

Sind beim Kunden mehrere Rechnungsadressen vorhanden, kann durch klick auf die Adresse über den folgenden Dialog einer der möglichen weiteren Rechnungsadressen gewählt werden.

  • Referenzdatum: Datum für ein Referenzdokument, beispielsweise das Rechnungsdatum für die die Gutschrift gültig ist.
  • Referenz: Text zu einem Referenzdokument, beispielsweise die Rechnungsnummer für die die Gutschrift gültig ist
  • Text vor Zeilen: Ein freier Text für die Gutschrift - wird im Kundendokument vor der Gutschriftszeile angezeigt. Der Text wird bei Neuerstellung von Gutschriften mit dem Standard-Text für Gutschriften aus den Grundeinstellungen vorbelegt.
  • Text nach Zeilen: Ein freier Text für die Gutschrift - wird im Kundendokument nach der Zeile angezeigt
  • Interne Notiz: Freier Text für interne Notizen - wird nicht im Kundendokument angezeigt - die interne Notiz ist immer änderbar!

Signieren

Wurde das Produkt Digitale Signatur gekauft, ist das Kontrollkästchen Signieren verfügbar. Durch einfaches Anhaken dieses Kontrollkästchens wird die Gutschrift beim Abschließen automatisch digital signiert und abgelegt.

Weitere Details zur Digitalen Signatur in der Rechnungslegung.

Gutschriftszeile

Eine Gutschrift kann immer nur 1 Zeile beinhalten. Die Eingabe der Zeile unterteilt sich wiederum in Pflicht- und optionale Felder.

Pflichtfelder

  • Name: Freitext für den Namen der Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Namen vorbelegt.
  • Belegtyp: Den Belegtyp (Konto) für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Gutschriften
  • Steuersatz: Den Steuersatz für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Gutschriften - bitte geben Sie unbedingt den normalen Steuersatz für die Gutschrift an, den Sie normal für die äquivalente Leistung oder Artikel angeben würden.
  • Artikel Preis: Einzelpreis für die Zeile und Angabe ob der Einzelpreis Netto (per Standard) oder Brutto ist. Beide Felder werden bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Verkaufspreis vorbelegt.
  • Anzahl: Anzahl für die Zeile

Artikel

  • Sie können einen Artikel wählen, indem Sie:
    • Auf die Lupe klicken und alle Artikel anzeigen
    • Den Namen der Artikelkategorie eingeben (oder einen Teil des Kategorienamens) und zeigen alle Artikel der Kategorie an
    • Den Namen, Nummer des gewünschten Artikels eingeben
  • Erstellen Sie einen neuen Artikel über die Schaltfläche .
  • Nach der Auswahl eines Artikels kann dieser durch klick auf die Schaltfläche  auch gleich bearbeitet werden.
  • Soll ein ausgewählter Artikel kopiert werden, kann dies nach der Auswahl des Artikels und durch Klick auf die Schaltfläche  danach im Dialog als Kopie gespeichert werden!
  • Artikel: Siehe unter Artikel wählen
  • Artikelnummer: Artikelnummer des Artikels. Wird bei Wahl eines Artikels mit der Artikel-Nummer vorbelegt.
  • Beschreibung: Beschreibung der Zeile bzw. des Artikels. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Beschreibung vorbelegt.
  • Einheit: Eine Einheit für den Artikel bzw. die Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit der Artikel-Einheit vorbelegt.

Zahlungsverlauf

Der Zahlungsverlauf zeigt alle Rechnungen an, auf die die Gutschrift eingelöst oder die ausbezahlt wurden.

Versenden

Nach dem Abschließen der Rechnung und der automatischen Erstellung des PDF-Dokumentes kann dieses direkt über FreeFinance an den Kunden per E-Mail versendet werden. Details zum Versenden unter Faktura E-Mail versenden.

Gutschrift ausbezahlen

Wird eine Gutschrift an den Kunden ausbezahlt, kann dies über die Schaltfläche Ausbezahlen erfolgen. Es kann der Gesamtbetrag der Gutschrift oder ein Teilbetrag ausbezahlt werden. Dadurch wird automatisch eine Einnahme mit dem negativen Betrag erstellt.

Einlösen einer Gutschrift

Eine Gutschrift kann bei einer Rechnung eingelöst werden. Dabei wird eine Rechnungszeile mit dem eingegebenen Gutschriftsbetrag und -text erstellt. Details zum Einlösen einer Gutschrift siehe unter Rechnung.

Schaltflächen

  • Speichern: Speichert die Gutschrift sowie die aktuelle Zeile
  • Abschließen: Speichert die Gutschrift sowie die aktuelle Zeile und schließt die Gutschrift ab. Die nächste Gutschriftsnummer wird automatisch vergeben (sofern nicht bereits eine Nummer vergeben wurde - siehe Bearbeiten). Die Gutschrift wird im Dokumentenmanagement (unter dem Karteireiter (+)) automatisch abgelegt.
  • Ausbezahlen: Siehe unter Gutschrift ausbezahlen
  • Bearbeiten: Nur für abgeschlossene Gutschriften, die noch nicht eingelöst wurden.
  • Löschen: Wurde eine Gutschrift erstellt aber noch nie abgeschossen, kann sie auch wieder gelöscht werden. Sobald eine Gutschriftsnummer vergeben wurde ist nur mehr eine Stornierung möglich.
  • Stornieren: Wurde eine Gutschrift erstellt und abgeschossen, kann sie nur mehr storniert werden.
  • Vorschau: Erstellung der Vorschau der PDF-Gutschrift zu jeder Zeit - nur im Bearbeiten-Modus verfügbar.
  • PDF Anzeigen: Anzeige des erstellten der PDF-Gutschrift - nur nach Abschluss der Rechnung verfügbar.
  • Versenden: Nur für abgeschlossene Gutschriften, automatisches versenden per E-Mail an den Kunden
  • Neue Gutschrift: Löscht die Eingabefelder und bereitet die Eingabemaske für die neue Eingabe einer Gutschrift vor
  • Kopieren: Kopiert die aktuelle Gutschrift in eine neue Gutschrift und belegt alle Daten der aktuellen Gutschrift vor