Faktura Gutschrift

Gutschriften in der Rechnungslegung sind jene Geschäftsfälle, bei denen dem Kunden kein Geld zurückgegeben sondern ein Guthaben ausgewiesen wird. Dieses Guthaben kann dann bei späteren Rechnungen eingelöst werden.

Rücküberweisung

Wollen bzw. müssen Sie Ihrem Kunden Geld zurückgeben und kein Guthaben ausstellen so erstellen Sie eine Rechnung mit negativem Betrag und bezahlen diese.

Voraussetzung für die Erstellung einer Gutschrift ist die zuvor durchgeführte Konfiguration der Rechnungslegung. Hierzu zählen für die Erstellung einer Gutschrift:

• Durchführung der Grundeinstellung
• Durchführung der Layouteinstellung
• Erstellung der Belegkreise: je nach Grundeinstellung einmalig oder pro Kalenderjahr
• Erstellung von zumindest einer Zahlungsbedingung

Der Kopf der Gutschrift besteht aus Pflichtfeldern und Felder, die optional ausgefüllt werden können.

Gutschriftsnummer: Nach Abschluss der Gutschriftwird die nächste fortlaufende Nummer für die Gutschrift vergeben.

Pflichtfelder

Folgende Felder sind für die Erfassung einer neuen Gutschrift erforderlich:

• Währung: die Währung der Gutschrift
• Ausstellungsdatum : Hierbei handelt es sich um das Datum der Ausstellung der Gutschrift

Kunde aus dem Kundenstamm

Wählen Sie einen Kunden aus oder geben Sie einen Kunden in des Eingabefeld ein. Bitte beachten Sie, dass die Kundendaten inkl. Adresse im Kundenstamm gepflegt sind damit die Gutschrift auch dem entsprechend richtig ist.

Weitere Funktionen beim Kunden:

• Erstellen Sie einen neuen Kunden über die Schaltfläche 
• Nach der Auswahl eines Kunden kann dieser durch Klick auf den  auch gleich bearbeitet werden
• Wurde für den ausgewählten Kunden eine gültige UID-Nummernprüfung (Level 1 oder 2) durchgeführt, wird das Prüfergebnis inkl. Prüfdatum direkt angezeigt.

Nach der Auswahl eines Kunden wird die aktuelle (Standard-) Gutschriftsadresse automatisch vorausgewählt. Die Hauptadresse wird immer auch angezeigt.

Sind beim Kunden mehrere Rechnungsadressen vorhanden, kann durch Klick auf die Adresse über den folgenden Dialog einer der möglichen weiteren Rechnungsadressen gewählt werden.

Kundendaten ohne Kundenstamm

Sollen Gutschriften ohne Kunden aus dem Kundenstamm erstellt werden, beispielsweise für einmalige Kundengutschriften, ist es möglich die Gutschriftsanschrift des Kunden auch ohne Kundenstammdaten bei der Gutschrift zu hinterlegen.

Dafür einfach auf das  unter der Kundenauswahl: Damit kann die Kundenadresse für diese eine Gutschrift eingegeben werden. Der Name des Kunden wird im Auswahlfeld "Kundenname" und die Adresse darunter angezeigt. Bearbeitet kann diese Adresse wieder über die Schaltfläche werden.

Diese Bearbeitung der Anschrift kann auch bei Auswahl eines Kunden aus dem Kundenstamm erfolgen.

Signieren

Wurde das Produkt Digitale Signatur gekauft, ist das Kontrollkästchen Signieren verfügbar. Durch einfaches Anhaken dieses Kontrollkästchens wird die Gutschrift beim Abschließen automatisch digital signiert und abgelegt.

Weitere Details zur Digitalen Signatur in der Rechnungslegung.

Eine Gutschrift kann beliebig viele Zeilen beinhalten. Die Eingabe der Zeilen unterteilt sich wiederum in Pflicht- und optionale Felder. Es muss mindestens eine (1) Zeile eingegeben werden.

Pflichtfelder

• Name: Freitext für den Namen der Zeile. Wird bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Namen vorbelegt.
• Belegart: Die Belegart (Konto) für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Gutschriften.
• Steuersatz: Den Steuersatz für die direkte Übernahme bei der automatischen Erstellung von Gutschriften.
• Artikel Preis: Einzelpreis für die Zeile und Angabe ob der Einzelpreis Netto (per Standard) oder Brutto ist. Beide Felder werden bei Wahl eines Artikels mit dem Artikel-Verkaufspreis vorbelegt.
• Anzahl: Anzahl an Einheiten für die Zeile

Sortieren der Gutschriftszeilen

Soll die Reihenfolge der Gutschriftszeilen geändert werden, kann dies durch klick auf die Zeile und verschieben mittels Drag-and-Drop an die gewünschte Position erfolgen.

Artikel

• Sie können einen Artikel wählen, indem Sie:
  • Auf die Lupe klicken und alle Artikel anzeigen
  • Den Namen der Artikelkategorie eingeben (oder einen Teil des Kategorienamens) und zeigen alle Artikel der Kategorie an
  • Den Namen, Nummer des gewünschten Artikels eingeben
• Erstellen Sie einen neuen Artikel über die Schaltfläche .
• Nach der Auswahl eines Artikels kann dieser durch klick auf die Schaltfläche  auch gleich bearbeitet werden.
• Soll ein ausgewählter Artikel kopiert werden, kann dies nach der Auswahl des Artikels und durch klick auf die Schaltfläche  danach im Dialog als Kopie gespeichert werden!

Zahlungsverlauf

Der Zahlungsverlauf zeigt alle Rechnungen an, auf die die Gutschrift eingelöst oder die ausbezahlt wurden.

Nach dem Abschließen der Rechnung und der automatischen Erstellung des PDF-Dokumentes kann dieses direkt über FreeFinance an den Kunden per E-Mail versendet werden. Details zum Versenden unter Faktura E-Mail versenden.

Wird eine Gutschrift an den Kunden ausbezahlt, kann dies über die Schaltfläche Ausbezahlen erfolgen. Es kann der Gesamtbetrag der Gutschrift oder ein Teilbetrag ausbezahlt werden. Dadurch wird automatisch eine Einnahme mit dem negativen Betrag erstellt.

Eine Gutschrift kann bei einer Rechnung eingelöst werden. Dabei wird eine Rechnungszeile mit dem eingegebenen Gutschriftsbetrag und -text erstellt. Details zum Einlösen einer Gutschrift siehe unter Rechnung.

Für den Fall, dass Sie zu einer abgeschlossenen - noch offenen - Rechnung nachträglich eine Gutschrift ausstellen und den offenen Rechnungsbetrag damit reduzieren möchten, gehen Sie wie folgt vor:

• Sie erstellen eine entsprechende Gutschrift und schließen diese ab.
• Sie erstellen bei der Gutschrift einen Geldausgang in gewünschter Höhe auf das Konto "Schwebende Geldbewegungen" > wenn die Gutschrift vollständig eingelöst wurde, wird sie damit geschlossen.
• Sie erstellen bei der Rechnung im Anschluss einen Geldeingang - in selbiger Höhe und auf das Konto "Schwebende Geldbewegungen".
• Damit wird der offene Betrag der Rechnung um den Betrag der Gutschrift reduziert und der Restbetrag bleibt offen.

Auf diese Weise können Sie den noch offenen Restbetrag der Rechnung später bei tatsächlichem Geldeingang über den Kontoauszug schließen.

Sie nutzen die Rechnungslegung von FreeFinance nicht? Erstellen Sie in FreeFinance eine klassische Eingangsrechnung, so gelangt der Aufwand bereits auf das gewünschte Konto.

Wenn Sie die Rechnungslegung nutzen, muss der eigentliche Aufwand einen Umweg als Erlös in FreeFinance nehmen, da in der Rechnungslegung nur Kunden (bzw. Forderungskonten) und Erlöskonten angesprochen werden können. Folgende Vorgehensweise wäre möglich:

• Legen Sie den eigentlichen Lieferanten auch als Kunden in Ihren Stammdaten an
• Erstellen Sie in der Rechnungslegung eine Gutschrift (eigener Belegkreis am besten) bezahlt mit beispielsweise Bank. Hier können nur Erlöskonten gewählt werden.
• Auf diese Weise kann der Geldausgang zur Gutschrift über den Kontoauszug abgestimmt werden.
• Damit dieser Betrag in eine Ausgabe verwandelt werden kann: Legen Sie unter "Meine Belege" in gleicher Höhe eine Ausgangsrechnung unter Angabe vom gleichen Kunden an, bezahlt auf "Schwebende Geldbewegung" - die Gutschrift wird damit betragsmäßig aufgehoben. UND
• Erstellen Sie eine Eingangsrechnung in gleicher Höhe mit dem gewünschten Aufwandskonten (beispielsweise Handelswaren), bezahlt mit Schwebende Geldbewegungen.
• Achten Sie bitte darauf, die gleichen zutreffenden Steuersätze anzugeben.
• Die Auswertung "Übersicht Kundenumsatz" sollte für diese "Lieferanten-Kunden" stets 0 ergeben - als Quelle sollten Ausgangsrechnungen der Rechnungslegung, sowie "Meine Belege" aktiviert werden.

• Speichern: Speichert die Gutschrift sowie die aktuelle Zeile
• Abschließen: Speichert die Gutschrift sowie die aktuelle Zeile und schließt die Gutschrift ab. Die nächste Gutschriftsnummer wird automatisch vergeben (sofern nicht bereits eine Nummer vergeben wurde - siehe Bearbeiten). Die Gutschrift wird im Dokumentenmanagement (unter dem Karteireiter (+)) automatisch abgelegt.
• Ausbezahlen: Siehe unter Gutschrift ausbezahlen
• Bearbeiten: Nur für abgeschlossene Gutschriften, die noch nicht eingelöst wurden.
• Löschen: Wurde eine Gutschrift erstellt aber noch nie abgeschossen, kann sie auch wieder gelöscht werden. Sobald eine Gutschriftsnummer vergeben wurde ist nur mehr eine Stornierung möglich.
• Stornieren: Wurde eine Gutschrift erstellt und abgeschossen, kann sie nur mehr storniert werden.
• Vorschau: Erstellung der Vorschau der PDF-Gutschrift zu jeder Zeit - nur im Bearbeiten-Modus verfügbar.
• PDF Anzeigen: Anzeige des erstellten der PDF-Gutschrift - nur nach Abschluss der Rechnung verfügbar.
• Versenden: Nur für abgeschlossene Gutschriften, automatisches versenden per E-Mail an den Kunden
• Neue Gutschrift: Löscht die Eingabefelder und bereitet die Eingabemaske für die neue Eingabe einer Gutschrift vor
• Kopieren: Kopiert die aktuelle Gutschrift in eine neue Gutschrift und belegt alle Daten der aktuellen Gutschrift vor

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