Lieferschein ⇒ Erklärung & kostenlose Lieferschein-Vorlage

Ein Lieferschein (Warenbegleitschein) dokumentiert Warenlieferung und Wareneingang beim Empfänger und muss gemäß der GoB bestimmte Pflichtangaben (z. B. Art und Menge der Ware) enthalten. Mit unserer kostenlosen Vorlage im Word-Format erstellen Sie rechtskonforme Lieferscheine mit wenigen Klicks.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Lieferschein – auf einen Blick
  2. Lieferschein-Vorlage (kostenloser Download)
  3. Lieferschein: Definition & Aufgaben
  4. Pflichtangaben auf einem Lieferschein
  5. Lieferschein vs. Rechnung: Unterschiede & Bedeutung
  6. Vorteile des Lieferscheins
  7. Erstellung & Aufbewahrung in Österreich
  8. Fragen und Antworten
  9. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Lieferschein – auf einen Blick

Die 8 wichtigsten Fakten zum Lieferschein

Definition

Geschäftsdokument, das die Auslieferung von Waren begleitet. Die Ausstellung von Lieferscheinen erfolgt durch das liefernde Unternehmen und ermöglicht der Kundschaft die Kontrolle beim Empfang.

Vorlage & Download

Unsere kostenlose MS-Word-Vorlage erleichtert die rechtskonforme Lieferschein-Erstellung. Einfach Felder editieren, speichern, versenden oder drucken.

Funktion

Nachweis der Lieferung und Grundlage für den Empfang; schneller Abgleich von Art und Menge mit der Bestellung.

Unterschiede zur Rechnung

Lieferscheine haben keine Zahlungs- oder Steuerfunktion, während Rechnungen relevant bei Entgelt, Steuer und Fristen sind.

Pflichtangaben

Absender/Empfänger, Lieferscheinnummer, Ausstellungsdatum und Lieferdatum, Positionen mit Artikelnummer sowie Art und Menge der gelieferten Ware.

Aufbewahrungspflicht

Nach § 132 BAO grundsätzlich 7 Jahre aufzubewahren. Das Gesetz verlangt geordnete, nachvollziehbare und jederzeit auffindbare Aufzeichnungen.

Einsatz in der Praxis

Unterstützt Wareneingang, Lager und Versand; nutzbar mit manuellen Vorlagen oder digitalen Lösungen.

Rechtsgrundlagen

Ein Lieferschein (auch Warenbegleitschein oder Warenbegleitpapier) ist ein Geschäftsdokument zur Warenlieferung und weist Art und Menge der Artikel nach. Er begleitet die Sendung vom Versender zum Empfänger und dient als Beleg für den Wareneingang. In Österreich gelten die allgemeinen Vorgaben aus UGB und die Aufbewahrungspflichten gemäß § 132 BAO.

Lieferschein-Vorlage (kostenloser Download)

  • Zweck: Strukturierte Lieferschein-Vorlage für schnelle, fehlerarme Erstellung.

  • Format: MS-Word, bearbeitbar und geeignet für Papierversand sowie E-Mail.

  • Anpassung: Absender/Empfänger, Lieferdatum, Artikelnummer, Art und Menge, Hinweise zu Teillieferungen.

  • Praxis: Einheitliches Muster spart Zeit, verbessert Kommunikation mit Kunden und Lager.

  • Download: Kostenlose Vorlage – direkt nutzbar, individuell erweiterbar.

Eine Lieferschein-Vorlage standardisiert die Erstellung: Pflichtfelder sind klar sichtbar, Angaben zu Art und Menge der Artikel lassen sich eindeutig erfassen.

  • Das reduziert Fehler, beschleunigt Versand und Wareneingang und sorgt für konsistente Geschäftsdokumente.

Die Vorlage ist im MS-Word-Format verfügbar, editierbar und kann je nach Prozess gedruckt oder per E-Mail versendet werden. Für die digitale Ablage empfiehlt sich eine eindeutige Dokument-ID und Versionspflege, damit Lieferscheine später rasch auffindbar und zuordenbar sind.

Lieferschein

Lieferschein-Vorlage: kostenloser Download

Damit bei der Erstellung von Lieferscheinen alle erforderlichen Angaben vollständig und korrekt erfasst werden, empfiehlt sich die Verwendung einer strukturierten Vorlage. Hier finden Sie eine editierbare Vorlage im praktischen Word-Format zum kostenlosen Download:

Lieferschein Vorlage: Download

Lieferschein: Definition & Aufgaben

  • Definition: Der Lieferschein ist ein Geschäftsdokument im österreichischen Geschäftsverkehr.

  • Synonyme: Auch bekannt als Warenbegleitschein oder Warenbegleitpapier.

  • Aufgabe: Dokumentiert Art und Menge der gelieferten Artikel bei jeder Warenlieferung.

  • Funktion im Geschäftsverkehr: Dient als Nachweis und Beleg für Unternehmen, Kunden und Empfänger.

  • Rechtlicher Rahmen: Geregelt durch allgemeine Vorgaben des UGB (Buchführung) und BAO (Aufbewahrungspflicht).

  • Praxisbezug: Wird üblicherweise zusammen mit Rechnung, Bestellung oder anderen Geschäftsdokumenten genutzt.

Ein Lieferschein ist ein wesentliches Geschäftsdokument im Handels- und Geschäftsverkehr, das bei jeder Warenlieferung vom Versender an den Empfänger erstellt wird.

  • Neben seiner Funktion als Beleg und Nachweis dokumentiert er die Art und Menge der gelieferten Artikel und ermöglicht eine eindeutige Zuordnung zur jeweiligen Bestellung oder Rechnung.

  • Als Warenbegleitschein oder Warenbegleitpapier erfüllt er zentrale Aufgaben in der Kommunikation zwischen Lieferanten, Kunden und Buchhaltung.

  • In Österreich gelten dabei die allgemeinen Regelungen des Unternehmensgesetzbuchs (UGB) sowie die Aufbewahrungspflichten nach der Bundesabgabenordnung (BAO).

Pflichtangaben auf einem Lieferschein

  • Absender: Name und Anschrift des Versenders/Lieferanten.

  • Empfänger: Name und Anschrift des Kunden; ggf. abweichende Lieferadresse.

  • Lieferdatum: Datum der Zustellung bzw. des Versands.

  • Dokumentdaten: Lieferscheinnummer, Ausstellungsdatum, Bezug zu Bestellung/Auftragsnummer.

  • Artikel: Bezeichnung, Artikelnummer, Art und Menge der Ware (Packliste für die Lieferung mit Warenarten und Mengen); ggf. Paket-/Packstückanzahl.

  • Hinweise: Nachlieferungen/Teillieferungen, Rückstände, Besonderheiten der Sendung.

  • Versand/Logistik: Versandart, ggf. Tracking-Informationen/Spediteur.

  • Empfangsbestätigung (optional): Unterschrift/Vermerk des Empfängers als Nachweis für den Wareneingang.

Ein Lieferschein ist im österreichischen Geschäftsverkehr ein standardisiertes Geschäftsdokument, das die Warenlieferung transparent macht:

  • Kern sind eindeutige Dokumentdaten, korrekte Adressaten (Absender/Empfänger) sowie präzise Artikelangaben (Art und Menge, Artikelnummer).

  • Eine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung besteht im Regelfall nicht, in der Praxis ist der Lieferschein jedoch zentraler Nachweis für Unternehmen, Kunden und Buchhaltung und erleichtert die Zuordnung zur Bestellung/Rechnung.

Ergänzender Inhalt zur Warensendung (z. B. Teillieferungen, Tracking) erhöht die Nachvollziehbarkeit im Geschäftsverkehr und unterstützen Lager, Versand und Wareneingang (somit auch die Dokumentation im Wareneingangsbuch).

Lieferschein

Beispiel-Lieferschein mit Pflichtangaben:

Das Muster zeigt einen sachlich aufgebauten Lieferschein mit den für eine prüfbare Dokumentation üblichen Mindestangaben: klare Dokumentidentifikation, benannte Beteiligte (Absender/Empfänger) sowie präzise Angaben zu Art und Menge der gelieferten Artikel.

Lieferschein vs. Rechnung: Unterschiede & Bedeutung

  • Zweck: Lieferschein = Nachweis der Warenlieferung; Rechnung = Forderungs- und Steuerdokument.

  • Rechtlicher Status: Lieferschein ist kein steuerlicher Beleg; Rechnung unterliegt dem UStG.

  • Pflichtangaben: Lieferschein mit Basisangaben (Absender/Empfänger, Lieferdatum, Artikel/Art und Menge); Rechnung u. a. mit Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz/Steuerbetrag, UID.

  • Zahlung: Lieferschein ohne Zahlungsfunktion; Rechnung löst Zahlung/Bezahlung und Fristen aus.

  • Buchhaltung: Lieferschein stützt Wareneingang/Lager; Rechnung ist Grundlage für Buchung, USt/Vorsteuer.

  • Prozesskette: Bestellung → Lieferung (Lieferschein) → Wareneingang → Rechnungsstellung → Zahlung.

  • Praxisnutzen: Lieferschein vereinfacht Kontrolle und Kommunikation mit Kunden; Rechnung dokumentiert die Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr.

  • Aufbewahrung: Beide als Geschäftsdokumente nach § 132 BAO aufzubewahren.

Der Lieferschein dokumentiert die physische Warenlieferung und schafft Transparenz über Art und Menge der Artikel (inkl. Lieferdatum und Bezug zur Bestellung).

  • Er ist ein Beleg/Nachweis für Unternehmen und Empfänger, aber kein steuerlicher Beleg.

Die Rechnung ist ein Forderungs- und Steuerdokument nach § 11 UStG. Sie enthält zusätzliche Pflichtangaben (z. B. Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz/Steuerbetrag, UID) und löst Zahlungsfristen aus; sie ist Grundlage für Buchung und Vorsteuerabzug.

Im Ablauf gilt in Österreich typischerweise:

  • Bestellung → Lieferung mit Lieferschein → Wareneingang → Rechnungsstellung → Zahlung.

Der Lieferschein unterstützt Lager/Wareneingang und die interne Kommunikation, die Rechnung die Rechnungslegung und Buchhaltung.

  • Beide Geschäftsdokumente sind entsprechend der Vorschriften in § 132 BAO aufzubewahren.

Vorteile des Lieferscheins

  • Kontrolle: Schnelle Prüfung von Wareneingang, Art und Menge der Ware.

  • Nachweis: Dokumentierter Beleg zur Warenlieferung und Vollständigkeit der Sendung.

  • Kommunikation: Klarer Informationsfluss zwischen Lieferanten, Lager und Kunden.

  • Lager/Bestände: Saubere Verbuchung und Abgleich im Wareneingang und Lager.

  • Prozesssicherheit: Eindeutige Zuordnung zu Bestellung/Auftrags- und Rechnungsunterlagen.

  • Versand/Logistik: Hinweise zu Teillieferungen, Versandart, ggf. Tracking-Infos.

  • Praxisnutzen: Weniger Rückfragen, weniger Fehler, schnellere Zustellung/Zustimmung.

  • Bestandteil im Geschäftsverkehr: Standardisiertes Geschäftsdokument für Unternehmen und Empfänger.

Ein Lieferschein erhöht die Transparenz im Geschäftsverkehr. Er schafft Klarheit über Art und Menge gelieferter Artikel und erleichtert die Kontrolle im Wareneingang sowie den Abgleich mit Bestellung und Rechnung.

Für Lager und Versand sorgt er für reibungslose Prozesse:

  • Teillieferungen werden kenntlich,

  • Kommunikation mit Kunden wird einfacher,

  • und der dokumentierte Nachweis reduziert Rückfragen und Fehler.

Erstellung & Aufbewahrung in Österreich

  • Erstellung: Lieferschein bei Warenlieferung ausstellen; Bezug zu Bestellung/Auftragsnummer.

  • Verantwortliche: Versender/Lieferant erstellt; Empfänger prüft Wareneingang.

  • Inhalte: Dokumentdaten, Absender/Empfänger, Lieferdatum, Artikel (Art und Menge), Hinweise.

  • Prozess: Übergabe mit Sendung; Prüfung, Ablage in Buchhaltung/Lager.

  • Aufbewahrungspflicht: Geschäftsdokument im Sinne der BAO; geordnet und auffindbar.

  • Fristbeginn: Am Ende des Kalenderjahres der letzten Eintragung.

  • Dauer: Grundsätzlich 7 Jahre (§ 132 BAO).

  • Form: Original oder elektronisch, wenn vollständig, unverändert, nachvollziehbar.

Ein Lieferschein wird korrekt erstellt, indem er eindeutig nummeriert wird (Lieferscheinnummer) und Ausstellungsdatum sowie Lieferdatum enthält. Er umfasst die weiteren Pflichtangaben wie Name und Anschrift von Absender (Versender/Lieferant) und Empfänger sowie eine Positionsliste mit Artikelnummer, Bezeichnung, Art und Menge und Einheit.

  • Ergänzend: Lieferbedingungen, Hinweise zu Teillieferungen oder Paket-/Packstückanzahl können aufgenommen werden.

  • Ablauf: Der Lieferschein sollte vor dem Versand erstellt, der Sendung beigelegt und beim Empfang geprüft werden.

  • Konsistenz: Angaben vollständig, nachvollziehbar und konsistent mit späterer Rechnung halten, damit Wareneingang, Lagerverbuchung und Buchhaltung ohne Nacharbeiten funktionieren.

  • Empfangsbestätigung (optional): Eine Unterschrift des Empfängers kann als Nachweis dienen, ist in Österreich jedoch nicht zwingend.

Für die Aufbewahrung gelten die Rechte und Pflichten der BAO: geordnet, nachvollziehbar, jederzeit auffindbar.

  • Die Frist beginnt mit Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung und läuft in der Regel sieben Jahre. Für diese Dauer muss der Lieferschein im Original aufbewahrt werden.

Buchhaltung und automatisierte Erstellung:

In der Buchhaltung erleichtert der Lieferschein die Zuordnung von Lieferungen zu Bestellungen und Rechnungen. Er schafft Klarheit im Belegfluss und dient bei Prüfungen als nachvollziehbarer Nachweis zur Warenbewegung und zum Leistungszeitpunkt.

In der FreeFinance-Buchhaltung erstellen Sie für Ihre Warenlieferungen Lieferscheine im Handumdrehen:

  • Der jeweilige Lieferschein lässt sich ganz einfach aus einer Rechnung oder einem Angebot automatisch erstellen.

Für die automatisierte Erstellung von Lieferscheinen oder umgekehrt Rechnungen aus Lieferscheinen müssen noch ein paar vorbereitende Schritte durchgeführt werden:

  • Die Details zur Erstellung von Lieferscheinen und dafür nötigen Konfiguration der Rechnungslegung finden Sie hier.

  • Umgekehrt kann aus einem Lieferschein ebenso automatisch eine Rechnung erstellt werden – die Details zur automatischen Erstellung finden Sie hier.

Diese automatische Übernahme kann nur erfolgen, wenn alle Daten – vor allem auf Zeilenebene – richtig und vollständig erfasst werden. Daher sind Details wie Währung, Belegtyp oder Steuersatz für den Lieferschein selbst nicht wichtig, jedoch für die weitere Verarbeitung notwendig.

Elektronische Aufbewahrung & Digitalarchivierung:

Zulässig, wenn Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Zugriff und Wiederauffindbarkeit gewährleistet sind.

  • E-Mail-Lieferscheine und gescannte Dokumente sind möglich, sofern die Zuordnung zum Geschäftsvorfall sichergestellt ist und das Archiv revisionssicher geführt wird.

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Fragen und Antworten

Was versteht man unter einem Lieferschein?

Ein Lieferschein (auch Warenbegleitschein) ist ein Geschäftsdokument, das eine Warenlieferung begleitet und Art und Menge der Artikel sowie Bezug zur Bestellung festhält.

Welche Angaben müssen in einem Lieferschein enthalten sein?

Mindestangaben: Absender und Empfänger (ggf. Lieferadresse), Lieferscheinnummer und Ausstellungsdatum, Lieferdatum, Artikelbezeichnung/Artikelnummer sowie Art und Menge; optional Hinweise zu Teillieferungen oder Empfangsvermerk.

Wann ist der Lieferschein Pflicht?

Eine generelle rechtliche Pflicht zur Ausstellung gibt es nicht; in der Praxis ist er Standard zur Dokumentation, Wareneingangskontrolle und Zuordnung zu Bestellung/Rechnung.

Wie lange muss man Lieferscheine aufbewahren?

Grundsätzlich 7 Jahre gemäß § 132 BAO; Fristbeginn ist das Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung erfolgte.

Wofür braucht man Lieferscheine?

Zur schnellen Kontrolle im Wareneingang, als Nachweis der Lieferung, für die Bestandsbuchung/Lagerprozesse und als Kommunikationsgrundlage zwischen Lieferanten und Kunden.

Was muss auf einem Lieferschein in Österreich stehen?

Es gibt kein starres gesetzliches Muster; üblich und zweckmäßig sind klare Dokumentidentifikation, Absender/Empfänger, Lieferdatum, Positionsliste mit Artikel/Artikelnummer sowie Art und Menge; optional Hinweise (z. B. Teillieferungen).

Wie schreibt man richtig Lieferscheine?

Strukturiert und prüfbar: fortlaufende Nummer, klare Absender-/Empfängerdaten (ggf. Lieferadresse), Bezug zu Bestellung/Auftragsnummer, Datum/Lieferdatum, tabellarische Positionen mit Artikelnummer sowie Art und Menge. Verwenden Sie dafür am besten unsere kostenlose MS-Word Vorlage: öffnen, editieren, optional Hinweise (z. B. Teillieferungen) ergänzen, anschließend speichern/versenden oder drucken.

Quellen

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