Lieferschein

Lieferschein

Ein Lieferschein wird im Zuge von Warenlieferungen an die Kundschaft ausgestellt, wobei diese anhand des Dokuments Ware und Lieferung kontrollieren kann. Der Lieferschein muss dabei bestimmte Angaben enthalten.

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Lieferschein - auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Der Lieferschein ist ein geschäftliches Dokument und wird von Unternehmen, die Waren herstellen und verkaufen, an die Kundschaft im Zuge der Lieferung ausgestellt.
  • Lieferscheine dienen vor allem Kontrollzwecken - die Kundschaft kann anhand des Lieferscheins sowohl Lieferung und Ware sowie korrekten Umfang der gelieferten Waren kontrollieren.
  • Lieferscheine unterliegen als Geschäftsdokumente der Aufbewahrungspflicht im Ausmaß von sieben Jahren.
  • Lieferscheine sind bezüglich der Angaben an gesetzliche Bestimmungen gebunden und in der Regel der Warenlieferung beigelegt.

Übersicht

Definition | Erklärung


Der Lieferschein wird in der Fakturierung als Begleitpapier zu einer Warenlieferung von Unternehmen, die Waren herstellen und liefern, ausgestellt.

  • Lieferscheine sind geschäftliche Dokumente und außerdem Belege im Sinne der Bundesabgabenordnung (BAO) - sofern sie ausgestellt werden.

  • Eine Verpflichtung bzw. gesetzliche Vorschrift zum Ausstellen von Lieferscheinen gibt es in Österreich nicht - jedoch stellen heutzutage so gut wie alle warenherstellenden und -verkaufenden Unternehmen entsprechende Lieferscheine zu ihren Lieferungen aus.

Ein Lieferschein, genauer die Ausstellung eines solchen, basiert also immer auf einer (Waren-) Bestellung durch ein anderes Unternehmen oder durch Privatkundschaft.

Funktion & Nutzen

Warenlieferung | Dokumentation


Der Lieferschein erfüllt für die Empfänger vorwiegend einen Kontrollzweck, da die Kundschaft mithilfe des Lieferscheins einen schnellen Überblick über die folgenden Merkmale der Lieferung erhält und damit den Wareneingang prüfen kann:

  • Ordnungsgemäße Warenlieferung in Bezug auf die vorgenommene Bestellung
  • Die gelieferten Waren als solches
  • Lieferumfang

Anhand des Lieferscheins lässt sich also schnell ermitteln, ob tatsächlich alle Waren, die im Lieferschein aufgeführt sind, auch in der Lieferung enthalten sind und der Lieferumfang somit korrekt ist.

Angaben & Inhalt

Geschäftsdokumente | Pflichtangaben


Als Geschäftsdokument muss der Lieferschein, sofern er ausgestellt wird, auch bestimmte Angaben verpflichtend enthalten. Die folgenden Pflichtangaben für Geschäftsdokumente wie Rechnungen und Belege müssen also auch auf Lieferscheinen angeführt sein:

  • Name und Anschrift des Verkäufers
  • Name und Anschrift des Kunden
  • Ausstellungsdatum des Lieferscheins
  • Datum der Warenlieferung
  • Menge und genaue Bezeichnung der einzelnen enthaltenen Waren (Packliste für die Lieferung mit Warenarten und Menge dieser)
  • Gegebenenfalls: Einzelpreise der Waren
  • Gegebenenfalls: Anführung(en) eventueller Nachlieferungen
  • Optional: Unterschrift und ggf. Stempel des Kunden, der die Lieferung entgegennimmt und ggf. bestätigt

Aufbewahrungspflicht

Geschäftsdokumente | Aufbewahrungspflicht gem. BAO


Der Lieferschein gilt als geschäftliches Dokument, wie es beispielsweise Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Belege sind. Sofern ein solcher ausgestellt wird, unterliegt er also genauso der Aufbewahrungspflicht gemäß Paragraf 132 der Bundesabgabenordnung (BAO) für geschäftliche Bücher und Aufzeichnungen sowie die dazu gehörenden Belege:

  • Diese Aufbewahrungspflicht beträgt gemäß BAO sieben Jahre.

  • Für diese Dauer muss der Lieferschein im Original aufbewahrt werden.


Frist für die Aufbewahrung

Die Frist für die Aufbewahrungspflicht eines Lieferscheins beginnt, genau wie bei Rechnungen und Belegen auch, am Schluss jenes Kalenderjahres, für das die letzte Eintragung vorgenommen wurde.

  • So sind beispielsweise Lieferscheine des Kalenderjahres 2022 bis Ende des Kalenderjahres 2029 aufzubewahren.

Buchhaltung

Lieferschein | FreeFinance-Buchhaltung


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  • Der jeweilige Lieferschein lässt sich ganz einfach aus einer Rechnung oder einem Angebot automatisch erstellen.


Automatisierte Erstellung

Für die automatisierte Erstellung von Lieferscheinen oder umgekehrt Rechnungen aus Lieferscheinen müssen noch ein paar vorbereitende Schritte durchgeführt werden:

  • Die Details zur Erstellung von Lieferscheinen und dafür nötigen Konfiguration der Rechnungslegung finden Sie hier!
  • Umgekehrt kann aus einem Lieferschein ebenso automatisch eine Rechnung erstellt werden - die Details zur automatischen Erstellung finden Sie hier!

Diese automatische Übernahme kann nur erfolgen, wenn alle Daten - vor allem auf Zeilenebene - richtig und vollständig erfasst werden.

  • Das bedeutet, dass Details wie Währung, Belegtyp oder Steuersatz für den Lieferschein selbst nicht wichtig, jedoch für die weitere Verarbeitung notwendig sind.

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Quellen