Mahnung schreiben 2024: So geht es richtig! [Mit Vorlage]

Mahnung | Bestimmungen & Inhalt

Es ist ein mühsames Thema, wenn man seinem Geld „nachlaufen“ muss, aber es kann durch unterschiedliche Gründe zu einem Zahlungsverzug kommen - bedenken Sie das immer mit. Vielleicht wurde die Rechnung einfach nicht an die Buchhaltung weitergegeben - daher empfiehlt es sich immer, den Tonfall der Mahnung mit Bedacht zu wählen und an die jeweilige Mahnstufe anzupassen.

Es ist grundsätzlich empfehlenswert, ein Mahnwesen in der eigenen Rechnungslegung zu integrieren, schließlich geht es darum, dass zustehende Gelder zeitnah bezahlt, Zahlungsverzüge somit rasch aus der Welt geschafft und dadurch Schäden für den eigenen Betrieb möglichst gering gehalten werden.

Grundlegendes & Bestimmungen zur Mahnung

Rechtlich gibt es für Zahlungserinnerung oder Mahnung keine Grundlage. Sobald jemand seine Rechnung nicht zahlt, steht Ihnen entsprechendes Durchsetzungsrecht bei Gericht zu. Generell hat sich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, welches im Geschäftsleben mittlerweile „üblich“ ist.

Nachdem eine gesetzliche Vorschreibung zum Mahnwesen in der Rechnungslegung fehlt, ist die Mahnung als solche auch nicht an bestimmte Formvorschriften gebunden. Dennoch gibt es Daten, die unbedingt in der jeweiligen Mahnung angeführt werden sollten:

• Name/Bezeichnung und Anschrift des Leistungserbringers (Gläubiger)
• Name/Bezeichnung und Anschrift des Auftraggebers (Schuldner)
• Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung (welche nicht fristgerecht bezahlt wurde)
• Leistungsdatum/Leistungszeitraum der verrechneten Leistung oder Lieferung
• Zahlungsfrist, die anhand der Mahnung zusätzlich eingeräumt wird
• Bankverbindung des Gläubigers
• Daten der ursprünglichen Rechnung wie Umsatzsteuernummer (UID) bei Verrechnung mit USt, Steuersatz, usw.

3-stufiges Mahnwesen | Zweite Mahnung

Führt die erste, freundlich und nicht zu nachdrücklich formulierte, Zahlungserinnerung in Form der 1. Mahnung auch nicht zum Zahlungseingang zur ausgewiesenen Zahlungsfrist, dann muss der Bitte nach Bezahlung der offenen Rechnung schon etwas Nachdruck verliehen werden. Diese sollte kurz und bündig, aber bestimmt gehalten werden.

Dafür ist die 2. Mahnung vorgesehen, die ihrerseits eine letzte „normale“ Zahlungserinnerung ohne Androhung der Durchsetzung über den Rechtsweg darstellt.

Diese 2. Mahnung ist im Tonfall ebenso gemäßigt, soll aber Nachdruck entwickeln und daher den Hinweis enthalten, dass auf die erste Zahlungserinnerung nicht reagiert wurde - die Gründe dafür kümmern den Rechnungssteller nicht mehr direkt, schließlich wartet dieser schon deutlich länger auf die Begleichung des nach wie vor offenen Betrags als es durch die ursprüngliche Zahlungsfrist eingeräumt war.

Kurzum: Die 2. Mahnung enthält den freundlichen, aber bestimmten Hinweis, dass bereits eine Zahlungserinnerung ignoriert wurde und fordert daher mit Nachdruck (nochmals) die Begleichung der offenen Rechnung bis zum festgelegten Zeitpunkt - somit wird eine weitere Zahlungsfrist eingeräumt.

Mahnwesen | Abgrenzung

Die erste Mahnung wird oft als Zahlungserinnerung bezeichnet. Vom grundlegenden Charakter her kann sie auch als solche betrachtet werden - Stichwort "Friendly Reminder".

Dennoch gibt es ein paar beachtenswerte Unterschiede zur außerhalb des Mahnwesens stehenden Zahlungserinnerung:

• Während die Mahnung eine offizielle Zahlungsaufforderung ist, stellt die Zahlungserinnerung ein freundliches Erinnerungsschreiben mit Fokus auf den Informationscharakter dar.
• Mit der Zahlungserinnerung an die säumige Kundschaft wird freundlich auf den Zahlungsverzug hingewiesen und um Begleichung des offenen Rechnungsbetrags binnen neuer Zahlungsfrist ersucht.
• Wird eine Zahlungserinnerung als erste Mahnung ausgestellt, ist das Mahnwesen gestartet und es werden die allfälligen Konsequenzen im Zuge dessen bereits angedroht - darauf verzichtet die Zahlungserinnerung.
• Die Zahlungserinnerung hat vor allem unter den Aspekten Kundenzufriedenheit und Kundenbindung Bedeutung - sie ist deutlich verbindender als die Mahnung mit ihrer Drohkulisse.
• Mit der Mahnung begibt sich der Unternehmer in gewisse Opposition zum Kunden und stellt einen aus Kundensicht negativen Fortgang in den Raum.
• Mithilfe einer Zahlungserinnerung betont der Unternehmer deutlicher, dass nicht automatisch von einer absichtlichen oder gar auf Zahlungsunfähigkeit zurückzuführenden Säumigkeit der Kundschaft ausgegangen wird.

Fakturierung | Zahlungserinnerungen

3-stufiges Mahnwesen | Zusatzkosten

Wenn die offene Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird, hat man das Recht, zusätzlich zum ursprünglichen Rechnungsbetrag Zinsen zu verrechnen. Auch Kosten der Betreibung der offenen Forderung können vom Schuldner verlangt werden, wenn trotz Aufforderung nicht gezahlt wird und die Forderung dadurch auf dem Rechtsweg betrieben werden muss.

Verzugszinsen

Wenn es zu einem Zahlungsverzug kommt, darf der Gläubiger schon ab dem auf den Fälligkeitstermin (laut ursprünglicher Rechnung) folgenden Tag Verzugszinsen in Rechnung zu stellen.

Es gibt zwei Varianten von Verzugszinsen, auf die Anspruch erhoben werden kann:

1. Vertraglich vereinbarte Verzugszinsen:

Im Vertrag, welcher der in Rechnung gestellten Leistung zugrunde liegt, oder direkt in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmers wird ein Verzugszinssatz bestimmt, der dann im Verzugsfall ohne Schadensnachweis oder Nachweis eines bestimmten Verschuldens in Rechnung gestellt wird.

Gesetzlich sind dabei keine Obergrenzen vorgesehen, der Grundsatz der Sittenwidrigkeit muss aber beachtet werden: Der vertraglich vereinbarte Verzugszinssatz darf nicht außerordentlich hoch sein und dadurch gegen übliche Gepflogenheiten verstoßen.

• Dabei zu beachten: Ein gänzlicher vertraglich festgehaltener Ausschluss von Verzugszinsen zwischen den beteiligten Unternehmern wäre seit Inkrafttreten des Zahlungsverzugsgesetzes für den Gläubiger grob nachteilig und daher unwirksam!

2. Gesetzlich geregelte Verzugszinsen:

Wenn vertraglich keine Verzugszinsen vereinbart oder in den AGBs des Unternehmens ausgewiesen sind, können ab Eintritt des Verzugs die gesetzlichen Verzugszinsen verrechnet werden:

• Bei Geschäften zwischen Unternehmern und Verbrauchern sowie Geschäften zwischen Privaten gelten 4 % pro Jahr als gesetzliche Verzugszinsen.
• Bei Geschäften zwischen Unternehmern gilt gesetzlich eine eigene Regelung: Der gesetzliche Verzugszinssatz beträgt 9,2 % über dem Basiszinssatz.

Der aktuelle Basiszinssatz kann direkt auf der Webseite der Österreichischen Nationalbank (OeNB) abgerufen werden.

• Dabei zu beachten: Der erhöhte gesetzliche Verzugszinssatz bei Unternehmergeschäften kommt nur bei verschuldetem Zahlungsverzug zur Anwendung! Wenn der Schuldner für die Verzögerung nicht verantwortlich ist, beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz auch bei Unternehmergeschäften 4 % pro Jahr.

Mahnspesen & Betreibungskosten

Gläubiger haben durch das Zahlungsverzugsgesetz, wenn vertraglich nichts anderes vereinbart wurde, das Recht, eine pauschale Entschädigung für Betreibungskosten bei Unternehmergeschäften einzufordern. Sie können bei Zahlungsverzug einen Pauschalbetrag in Höhe von 40 EUR vom Schuldner für entstandene Betreibungskosten, insbesondere sind das die Mahnspesen, fordern.

Das konkrete Verschulden des Schuldners am Zahlungsverzug ist dabei nicht erforderlich, ebenso muss kein Nachweis, dass diese Kosten wirklich entstanden sind, erbracht werden.

Über diese Mahnspesen hinausgehende Betreibungskosten kann der Gläubiger nach schadenersatzrechtlichen Bestimmungen verlangen.

Weiterführende Betreibungskosten: Schadenersatz

Die Regelung dafür gilt allgemein, also für Unternehmergeschäfte und auch Verbrauchergeschäfte. Bei Zahlungsverzug kann der Unternehmer neben den gesetzlichen Zinsen auch den Ersatz anderer, vom Schuldner verschuldeter und dem Gläubiger entstandener, Schäden, vor allem Kosten von außergerichtlichen Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen geltend machen.

Durch diese Regelung können bei Unternehmergeschäften Mahn- und Inkassokosten (z.B. Kosten infolge Beauftragung eines Inkassoinstitutes oder Rechtsanwaltes) gegenüber Verbrauchern überhaupt gefordert werden, wenn die Schuld am Zahlungsverzug auch wirklich beim Schuldner liegt.

Diese Kosten müssen aber in angemessenem Verhältnis zur betriebenen Forderung stehen, außerdem muss die Einforderung zur Deckung solcher Unkosten notwendig und zweckentsprechend sein.

Durchsetzung offener Forderungen | Inkasso & Rechtsweg

Was aber kann getan werden, wenn trotz der 3 Mahnungen noch immer nicht gezahlt wird? Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten, auf jeden Fall müssen die offenen Forderungen, inklusive Unkosten der Durchsetzung, nun auf dem Rechtsweg eingefordert werden.

Das kann einerseits durch die Beauftragung eines Anwalts mit dem Prozedere sein, andererseits kann die Durchsetzung der Forderungen auch durch die Beauftragung eines Inkassoinstitutes betrieben werden.

• Der Vorteil in dieser „Auslagerung“ der Durchsetzung liegt darin, dass Sie sich selber nicht weiter darum kümmern müssen.
• Ein potenzieller Nachteil kann, wie vorhergehend schon angeführt, daraus entstehen, dass die Durchsetzung der zusätzlichen Anwaltskosten und Kosten des Inkassoinstituts durch die strengeren gesetzlichen Vorgaben schwieriger ist.

Gerichtliche Durchsetzung der Forderung

Wenn die außergerichtliche Durchsetzung der Forderung nicht erfolgreich ist, bleibt als letzte Möglichkeit oft nur das Beschreiten des Rechtsweges mittels Gang zum Gericht:

• Sofern nichts anderes vereinbart wurde, ist dabei das Gericht für den Unternehmenssitz oder bei Verbrauchern am Wohnsitz des Beklagten zuständig.

• Bei einem Streitwert in Höhe von bis zu 5.000 EUR ist dabei die Vertretung durch einen Rechtsanwalt nicht erforderlich, der Gläubiger kann die Klage selbst bei Gericht einbringen.

• Liegt der Streitwert höher als 5.000 EUR, besteht der sogenannte Anwaltszwang, man benötigt für das Verfahren also verpflichtend einen Rechtsanwalt.

• Bei Mahnverfahren mit Streitwert bis 15.000 EUR sind die Bezirksgerichte zuständig

• Bei Mahnverfahren mit Streitwert höher als 15.000 EUR sind in 1. Instanz die Landesgerichte zuständig.

• Mahnverfahren sind vereinfachte gerichtliche Verfahren, die grundsätzlich zur Geltendmachung von Geldforderungen bis 75.000 EUR vorgesehen sind.

Wird eine Mahnklage eingebracht, dann prüft der Richter zunächst nur die formalen Angaben und erlässt einen sogenannten „bedingten Zahlungsbefehl“. Durch diesen verpflichtet das Gericht den Beklagten zur Zahlung des in der Mahnklage geforderten Betrages samt Zinsen und Gerichtskosten:

• Dem Beklagten ist es dann innerhalb der Frist von 4 Wochen ab Erhalt dieses Zahlungsbefehls möglich, dagegen Einspruch zu erheben.
• Wird auf Einspruch verzichtet, ist der Zahlungsbefehl rechtskräftig und der Beklagte somit zur Zahlung verpflichtet.
• Wird dagegen rechtzeitig Einspruch erhoben, tritt der Zahlungsbefehl außer Kraft und es wird das Gerichtsverfahren eingeleitet.

Wenn der Kläger den Prozess gewinnt, hat er Anspruch auf Ersatz der eingeklagten Forderung zuzüglich Zinsen und entstandener (Betreibungs-)Kosten.

Betreiben der offenen Forderung | Inkasso

Beim Betreiben und Durchsetzen der offenen Forderungen zuzüglich entstehender Kosten kann ein Inkassoinstitut mit der Abwicklung beauftragt werden.

Inkasso - zu beachten:

• Dabei kommen restriktivere gesetzliche Vorgaben ins Spiel.

• Die erfolgreiche Durchsetzung aller offenen Forderungen inklusive entstehender Kosten, also auch der Kosten durch das Inkassoinstitut selber, kann sich dadurch deutlich schwieriger und langwieriger gestalten.

Der erste Weg sollte auch daher immer die gütliche Lösung sein, im Optimalfall schon durch die maximal 3-stufige Mahnung mit entsprechender Zahlungsaufforderung.

Erfahrungen aus der Praxis | Optimale Rechnungslegung

Die beste Mahnung ist die, die erst gar nicht gestellt werden muss! Daher empfiehlt es sich, schon bei der Rechnungslegung darauf zu achten, dass Sie möglichst schnell an Ihr Geld kommen. Die folgenden Tipps können dabei helfen:

• Rechnungen unmittelbar stellen: Warten Sie nach einem Auftrag nicht zu lange, bis Sie die Rechnung stellen. Je näher die Leistung mit der Rechnungslegung verbunden ist, desto größer ist normalerweise auch die Zahlungsbereitschaft.
• Zahlungsbetrag direkt in E-Mail erwähnen: Wenn Sie die Rechnung via E-Mail versenden, schreiben Sie den ausständigen Betrag direkt in die Betreffzeile oder in das Freitextfeld des E-Mails. So ermöglichen dem Empfänger, den Betrag direkt zu sehen, was die Chance für glaubhafte Ausreden im hinsichtlich Zahlungsverzug erschwert.
• Übersichtliches Rechnungsdesign: Gestellten Sie Ihre Rechnungen übersichtlich! IBAN und zu überweisender Rechnungsbetrag sollten sofort erkennbar sein.
• QR-Code: Mit einem QR-Code gestalten Sie die Zahlungsmöglichkeiten für den Empfänger besonders einfach und dazu komfortabler.
• Telefonat vor Mahnung: Sofern Sie ein gutes Einvernehmen mit dem Schuldner haben, treten Sie in Kontakt - noch ehe Sie die 1. Mahnung verschicken. Oftmals können so Missverständnisse ausgeräumt werden.