Mahnungen schreiben mit FreeFinance

Mahnung schreiben 2022: So geht es richtig! [Mit Vorlage]

Für den Fall, dass es kundenseitig zu einem Zahlungsverzug für erbrachte Leistungen kommt, gibt es ein entsprechendes Mahnwesen. Nachdem immer eine Lösung des Problems abseits der mitunter langwierigeren Durchsetzung auf dem Rechtsweg gewünscht ist, hat sich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, wobei erst danach als letzte Lösung der Gang vors Gericht steht.

Letzte Aktualisierung:

10 Schritte zum optimalen Mahnwesen: auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  1. Übersicht & Bestimmungen zum Mahnwesen:
    Es ist ein mühsames Thema, wenn man seinem Geld „nachlaufen“ muss, aber es kann durch unterschiedliche Gründe zu einem Zahlungsverzug kommen - bedenken Sie das immer mit.
  2. Die 1. Mahnung - der „Friendly Reminder":
    Die erste Mahnung ist sozusagen der „friendly reminder“, eine freundliche Erinnerung an die ausstehende Begleichung der offenen Rechnung. Im Gegensatz zur inoffiziellen Zahlungserinnerung aber steht diese bereits im Kontext des Mahnwesens und bringt dadurch allfällige weitere Konsequenzen für die säumige Kundschaft mit sich.
  3. Die 2. Mahnung - die nachdrückliche Bitte:
    Führt die erste, freundlich und nicht zu nachdrücklich formulierte, Mahnung auch nicht zum Zahlungseingang, dann muss der Bitte nach Bezahlung der offenen Rechnung schon etwas Nachdruck verliehen werden.
  4. Die 3. Mahnung - letze Chance:
    Wenn auch die 2. Zahlungserinnerung nicht zum Zahlungseingang führt, muss der Hinweis auf die mögliche Durchsetzung der Forderungen auf dem Rechtsweg beigestellt werden.
  5. Unterschied Mahnung & Zahlungserinnerung:
    Die erste Mahnung wird oft als Zahlungserinnerung bezeichnet - dabei sind aber Unterschiede zu beachten. Eine Zahlungserinnerung außerhalb des Mahnwesens hat anderen einen anderen Zweck, vor allem in Sachen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.
  6. Exkurs Zahlungserinnerung:
    Alle weiteren Details zur Zahlungserinnerung, inklusive kostenloser Vorlage.
  7. Verzugszinsen, Mahnspesen & Betreibungskosten:
    Wenn die offene Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird, hat man das Recht, zusätzlich zum ursprünglichen Rechnungsbetrag Zinsen, Mahnspesen und allfällige Betreibungskosten der Durchsetzung der Forderung zu verrechnen.
  8. Was tun, wenn nicht gezahlt wird?
    Wenn trotz der 3 Mahnungen noch immer nicht gezahlt wird, gibt es mehrere Möglichkeiten - auf jeden Fall müssen die offenen Forderungen, inklusive Unkosten der Durchsetzung, nun auf dem Rechtsweg eingefordert werden.
  9. Inkasso:
    Beim Betreiben der offenen Forderung zuzüglich Betreibungskosten kann ein Inkassoinstitut mit der Durchsetzung und Abwicklung beauftragt werden.
  10. Tipp: So kommen Sie schneller an Ihr Geld
    Die beste Mahnung ist die, die erst gar nicht gestellt werden muss. Daher empfiehlt es sich, schon bei der Rechnungslegung diese Tipps zu beachten - damit Sie möglichst schnell an Ihr Geld kommen.
  11. Häufige Fragen:
    Interessiert, was die häufigsten Fragen rund um das Mahnwesen in Österreich sind? In unserer FAQ-Sammlung haben wir die wichtigsten Fragen und Antworten zusammengetragen.

01. Übersicht & Bestimmungen zum Mahnwesen:

Mahnung | Bestimmungen & Inhalt


Es ist ein mühsames Thema, wenn man seinem Geld „nachlaufen“ muss, aber es kann durch unterschiedliche Gründe zu einem Zahlungsverzug kommen - bedenken Sie das immer mit. Vielleicht wurde die Rechnung einfach nicht an die Buchhaltung weitergegeben - daher empfiehlt es sich immer, den Tonfall der Mahnung mit Bedacht zu wählen und an die jeweilige Mahnstufe anzupassen.

Es ist grundsätzlich empfehlenswert, ein Mahnwesen in der eigenen Rechnungslegung zu integrieren, schließlich geht es darum, dass zustehende Gelder zeitnah bezahlt, Zahlungsverzüge somit rasch aus der Welt geschafft und dadurch Schäden für den eigenen Betrieb möglichst gering gehalten werden.


Grundlegendes & Bestimmungen zur Mahnung

Rechtlich gibt es für Zahlungserinnerung oder Mahnung keine Grundlage. Sobald jemand seine Rechnung nicht zahlt, steht Ihnen entsprechendes Durchsetzungsrecht bei Gericht zu. Generell hat sich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, welches im Geschäftsleben mittlerweile „üblich“ ist.

Nachdem eine gesetzliche Vorschreibung zum Mahnwesen in der Rechnungslegung fehlt, ist die Mahnung als solche auch nicht an bestimmte Formvorschriften gebunden. Dennoch gibt es Daten, die unbedingt in der jeweiligen Mahnung angeführt werden sollten:

  • Name/Bezeichnung und Anschrift des Leistungserbringers (Gläubiger)
  • Name/Bezeichnung und Anschrift des Auftraggebers (Schuldner)
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der ursprünglichen Rechnung (welche nicht fristgerecht bezahlt wurde)
  • Leistungsdatum/Leistungszeitraum der verrechneten Leistung oder Lieferung
  • Zahlungsfrist, die anhand der Mahnung zusätzlich eingeräumt wird
  • Bankverbindung des Gläubigers
  • Daten der ursprünglichen Rechnung wie Umsatzsteuernummer (UID) bei Verrechnung mit USt, Steuersatz, usw.

02. Die 1. Mahnung - der „Friendly Reminder“:

3-stufiges Mahnwesen | Erste Mahnung


Die erste Mahnung ist sozusagen der „Friendly Reminder“, vom Charakter noch eine freundliche Erinnerung an die ausstehende Begleichung der offenen Rechnung - jedoch als Bestandteil des Mahnwesens, was die erste Mahnung unter anderem von der inoffiziellen Zahlungserinnerung unterscheidet.

Man unterstellt dem betreffenden Kunden keine böse Absicht - schließlich kann es sein, dass die fristgerechte Begleichung der Rechnung übersehen wurde.

Bei allem Verständnis kann und will man aber ausstehendem Geld nicht „nachlaufen“ - daher bittet man um Begleichung der ausständigen Zahlung in Form der ersten Mahnung.

Bedenken Sie dabei immer: Es gilt die Unschuldsvermutung.

Vorlage 1. Mahnung

Die erste Mahnung als praktische Vorlage
in Form eines Word-Dokuments:

Download Vorlage 1. Mahnung

03. Die 2. Mahnung - die nachdrückliche Bitte:

3-stufiges Mahnwesen | Zweite Mahnung


Führt die erste, freundlich und nicht zu nachdrücklich formulierte, Zahlungserinnerung in Form der 1. Mahnung auch nicht zum Zahlungseingang zur ausgewiesenen Zahlungsfrist, dann muss der Bitte nach Bezahlung der offenen Rechnung schon etwas Nachdruck verliehen werden. Diese sollte kurz und bündig, aber bestimmt gehalten werden.

Dafür ist die 2. Mahnung vorgesehen, die ihrerseits eine letzte „normale“ Zahlungserinnerung ohne Androhung der Durchsetzung über den Rechtsweg darstellt.

Diese 2. Mahnung ist im Tonfall ebenso gemäßigt, soll aber Nachdruck entwickeln und daher den Hinweis enthalten, dass auf die erste Zahlungserinnerung nicht reagiert wurde - die Gründe dafür kümmern den Rechnungssteller nicht mehr direkt, schließlich wartet dieser schon deutlich länger auf die Begleichung des nach wie vor offenen Betrags als es durch die ursprüngliche Zahlungsfrist eingeräumt war.

Kurzum: Die 2. Mahnung enthält den freundlichen, aber bestimmten Hinweis, dass bereits eine Zahlungserinnerung ignoriert wurde und fordert daher mit Nachdruck (nochmals) die Begleichung der offenen Rechnung bis zum festgelegten Zeitpunkt - somit wird eine weitere Zahlungsfrist eingeräumt.

Vorlage 2. Mahnung

Die zweite Mahnung als praktische Vorlage
in Form eines Word-Dokuments:

Download Vorlage 2. Mahnung

04. Die 3. Mahnung - letze Chance:

3-stufiges Mahnwesen | Dritte Mahnung | Hinweis auf Rechtsweg


Wenn auch die 2. Zahlungserinnerung wieder ignoriert wurde, muss dem Nachdruck der 2. Mahnung der Hinweis auf die mögliche Durchsetzung der (offenen) Forderungen auf dem Rechtsweg beigestellt werden. Schließlich droht dem Leistungserbringer sonst, auf den Aufwendungen der Leistungserbringung „sitzen zu bleiben“ - und das kann auch geschäftsschädigend sein.

Für diesen Fall ist die 3. und zugleich letzte Mahnung vorgesehen. Diese unterscheidet sich grundlegend von den beiden vorhergehenden Mahnungen, weil sie den Hinweis auf anfallende und durchsetzbare Zusatzkosten für den Rechnungsempfänger enthält.

Die 3. Mahnung fordert letztmalig die Begleichung der offenen Rechnung mit letzter eingeräumter Zahlungsfrist, diese ist die letzte Chance für den Rechnungsempfänger, den offenen Betrag gütlich und ohne weitere Konsequenzen.
Diese möglichen weiteren Konsequenzen werden in der 3. Mahnung bereits in den Raum gestellt, indem sie den Hinweis enthält, dass die Kosten der Durchführung eines Mahnverfahrens, die Verzugszinsen und Mahnspesen, zusätzlich zum reinen Rechnungsbetrag getragen werden müssen.

Wir sprechen bei der 3. Mahnung also von letzter Chance und Frist, innerhalb dieser der Rechnungsempfänger weiterem Ungemach aus dem Weg gehen kann. Zum Nachdruck der 2. Mahnung gesellt sich bei der 3. Mahnung der deutliche Hinweis auf entsprechende Konsequenzen - ohne dabei das Wort „Drohung“ direkt oder indirekt zu verwenden.

Der Verweis auf den Rechtsweg, für den Fall, dass auch diese letzte Chance zur „fristgerechten“ Begleichung ignoriert wird, ist aber enthalten.

Vorlage 3. Mahnung

Die dritte Mahnung als praktische Vorlage
in Form eines Word-Dokuments:

Download Vorlage 3. Mahnung

Zusammenfassung 3-stufiges Mahnwesen:

 

  • Die 1. Mahnung erinnert freundlich und „verständnisvoll“ an die ausstehende Bezahlung und räumt eine zusätzliche Zahlungsfrist ein.

  • Die 2. Mahnung weist freundlich formuliert, aber nachdrücklich auf das Ignorieren der 1. Mahnung hin und fordert daher die entsprechende Begleichung der offenen Rechnung mit weiterer Zahlungsfrist.

  • Die 3. Mahnung schließlich räumt eine allerletzte Chance zur Bezahlung der Rechnung abseits der Konsequenzen des Rechtswegs ein, bringt jedoch schon die Zusatzkosten des Mahnwesens - Spesen und Zinsen - für die säumige Kundschaft mit sich. Außerdem verweist diese letzte Mahnung auf die vorgesehenen weiteren Konsequenzen hin - für den Fall, dass auch diese letzte Zahlungsaufforderung ignoriert wird.

05. Unterschied Mahnung & Zahlungserinnerung:

Mahnwesen | Abgrenzung


Die erste Mahnung wird oft als Zahlungserinnerung bezeichnet. Vom grundlegenden Charakter her kann sie auch als solche betrachtet werden - Stichwort "Friendly Reminder".

Dennoch gibt es ein paar beachtenswerte Unterschiede zur außerhalb des Mahnwesens stehenden Zahlungserinnerung:

  • Während die Mahnung eine offizielle Zahlungsaufforderung ist, stellt die Zahlungserinnerung ein freundliches Erinnerungsschreiben mit Fokus auf den Informationscharakter dar.
  • Mit der Zahlungserinnerung an die säumige Kundschaft wird freundlich auf den Zahlungsverzug hingewiesen und um Begleichung des offenen Rechnungsbetrags binnen neuer Zahlungsfrist ersucht.
  • Wird eine Zahlungserinnerung als erste Mahnung ausgestellt, ist das Mahnwesen gestartet und es werden die allfälligen Konsequenzen im Zuge dessen bereits angedroht - darauf verzichtet die Zahlungserinnerung.
  • Die Zahlungserinnerung hat vor allem unter den Aspekten Kundenzufriedenheit und Kundenbindung Bedeutung - sie ist deutlich verbindender als die Mahnung mit ihrer Drohkulisse.
  • Mit der Mahnung begibt sich der Unternehmer in gewisse Opposition zum Kunden und stellt einen aus Kundensicht negativen Fortgang in den Raum.
  • Mithilfe einer Zahlungserinnerung betont der Unternehmer deutlicher, dass nicht automatisch von einer absichtlichen oder gar auf Zahlungsunfähigkeit zurückzuführenden Säumigkeit der Kundschaft ausgegangen wird.

Je nach finanziellem Spielraum des Unternehmens und säumiger Kundschaft - es ist meistens etwas anderes, wenn Stammkundschaft in Zahlungsverzug gerät - bietet sich in Sachen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung das Ausstellen einer Zahlungserinnerung an.

Das verbindet mehr und stößt die Kundschaft nicht gleich vor den Kopf - die gütliche Lösung wird forciert. Das führt oft auch schon zum gewünschten Zahlungseingang.

06. Exkurs Zahlungserinnerung:

Fakturierung | Zahlungserinnerungen

Zahlungserinnerung Muster

Alle weiteren Details zur Zahlungserinnerung sowie Sinn und Zweck dieser in der unternehmerischen Fakturierung, inklusive kostenloser Vorlage im praktischen Word-Format, finden Sie in unserem Beitrag zum Thema:

Zahlungserinnerung mit Vorlage

07. Verzugszinsen, Mahnspesen & Betreibungskosten:

3-stufiges Mahnwesen | Zusatzkosten


Wenn die offene Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird, hat man das Recht, zusätzlich zum ursprünglichen Rechnungsbetrag Zinsen zu verrechnen. Auch Kosten der Betreibung der offenen Forderung können vom Schuldner verlangt werden, wenn trotz Aufforderung nicht gezahlt wird und die Forderung dadurch auf dem Rechtsweg betrieben werden muss.


Verzugszinsen

Wenn es zu einem Zahlungsverzug kommt, darf der Gläubiger schon ab dem auf den Fälligkeitstermin (laut ursprünglicher Rechnung) folgenden Tag Verzugszinsen in Rechnung zu stellen.

Es gibt zwei Varianten von Verzugszinsen, auf die Anspruch erhoben werden kann:

1. Vertraglich vereinbarte Verzugszinsen:

Im Vertrag, welcher der in Rechnung gestellten Leistung zugrunde liegt, oder direkt in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmers wird ein Verzugszinssatz bestimmt, der dann im Verzugsfall ohne Schadensnachweis oder Nachweis eines bestimmten Verschuldens in Rechnung gestellt wird.

Gesetzlich sind dabei keine Obergrenzen vorgesehen, der Grundsatz der Sittenwidrigkeit muss aber beachtet werden: Der vertraglich vereinbarte Verzugszinssatz darf nicht außerordentlich hoch sein und dadurch gegen übliche Gepflogenheiten verstoßen.

  • Dabei zu beachten: Ein gänzlicher vertraglich festgehaltener Ausschluss von Verzugszinsen zwischen den beteiligten Unternehmern wäre seit Inkrafttreten des Zahlungsverzugsgesetzes für den Gläubiger grob nachteilig und daher unwirksam!


2. Gesetzlich geregelte Verzugszinsen:

Wenn vertraglich keine Verzugszinsen vereinbart oder in den AGBs des Unternehmens ausgewiesen sind, können ab Eintritt des Verzugs die gesetzlichen Verzugszinsen verrechnet werden:

  • Bei Geschäften zwischen Unternehmern und Verbrauchern sowie Geschäften zwischen Privaten gelten 4 % pro Jahr als gesetzliche Verzugszinsen.
  • Bei Geschäften zwischen Unternehmern gilt gesetzlich eine eigene Regelung: Der gesetzliche Verzugszinssatz beträgt 9,2 % über dem Basiszinssatz.

Der aktuelle Basiszinssatz kann direkt auf der Webseite der Österreichischen Nationalbank (OeNB) abgerufen werden.

  • Dabei zu beachten: Der erhöhte gesetzliche Verzugszinssatz bei Unternehmergeschäften kommt nur bei verschuldetem Zahlungsverzug zur Anwendung! Wenn der Schuldner für die Verzögerung nicht verantwortlich ist, beträgt der gesetzliche Verzugszinssatz auch bei Unternehmergeschäften 4 % pro Jahr.


Mahnspesen & Betreibungskosten

Gläubiger haben durch das Zahlungsverzugsgesetz, wenn vertraglich nichts anderes vereinbart wurde, das Recht, eine pauschale Entschädigung für Betreibungskosten bei Unternehmergeschäften einzufordern. Sie können bei Zahlungsverzug einen Pauschalbetrag in Höhe von 40 EUR vom Schuldner für entstandene Betreibungskosten, insbesondere sind das die Mahnspesen, fordern.

Das konkrete Verschulden des Schuldners am Zahlungsverzug ist dabei nicht erforderlich, ebenso muss kein Nachweis, dass diese Kosten wirklich entstanden sind, erbracht werden.

Über diese Mahnspesen hinausgehende Betreibungskosten kann der Gläubiger nach schadenersatzrechtlichen Bestimmungen verlangen.


Weiterführende Betreibungskosten: Schadenersatz

Die Regelung dafür gilt allgemein, also für Unternehmergeschäfte und auch Verbrauchergeschäfte. Bei Zahlungsverzug kann der Unternehmer neben den gesetzlichen Zinsen auch den Ersatz anderer, vom Schuldner verschuldeter und dem Gläubiger entstandener, Schäden, vor allem Kosten von außergerichtlichen Betreibungs- oder Einbringungsmaßnahmen geltend machen.

Durch diese Regelung können bei Unternehmergeschäften Mahn- und Inkassokosten (z.B. Kosten infolge Beauftragung eines Inkassoinstitutes oder Rechtsanwaltes) gegenüber Verbrauchern überhaupt gefordert werden, wenn die Schuld am Zahlungsverzug auch wirklich beim Schuldner liegt.

Diese Kosten müssen aber in angemessenem Verhältnis zur betriebenen Forderung stehen, außerdem muss die Einforderung zur Deckung solcher Unkosten notwendig und zweckentsprechend sein.

Zu beachten: Betreibungskosten

Wegen restriktiver Vorgaben bei der Einforderung der Betreibungskosten ist die Durchsetzung meistens schwierig - Stichwort Nachweis des entstandenen Schadens sowie der Schuld an der Zahlungsverzögerung.

Daher ist eine vertragliche Regelung für Mahn- und Inkassokosten sinnvoll. Aber: Es müssen die Grenzen für zulässige Vereinbarungen beachtet werden - Stichwort grob nachteilige und dadurch nicht wirksame Vertragsbestimmungen!

08. Was tun, wenn nicht gezahlt wird?

Durchsetzung offener Forderungen | Inkasso & Rechtsweg


Was aber kann getan werden, wenn trotz der 3 Mahnungen noch immer nicht gezahlt wird? Dabei gibt es mehrere Möglichkeiten, auf jeden Fall müssen die offenen Forderungen, inklusive Unkosten der Durchsetzung, nun auf dem Rechtsweg eingefordert werden.

Das kann einerseits durch die Beauftragung eines Anwalts mit dem Prozedere sein, andererseits kann die Durchsetzung der Forderungen auch durch die Beauftragung eines Inkassoinstitutes betrieben werden.

  • Der Vorteil in dieser „Auslagerung“ der Durchsetzung liegt darin, dass Sie sich selber nicht weiter darum kümmern müssen.
  • Ein potenzieller Nachteil kann, wie vorhergehend schon angeführt, daraus entstehen, dass die Durchsetzung der zusätzlichen Anwaltskosten und Kosten des Inkassoinstituts durch die strengeren gesetzlichen Vorgaben schwieriger ist.


Gerichtliche Durchsetzung der Forderung

Wenn die außergerichtliche Durchsetzung der Forderung nicht erfolgreich ist, bleibt als letzte Möglichkeit oft nur das Beschreiten des Rechtsweges mittels Gang zum Gericht:

  • Sofern nichts anderes vereinbart wurde, ist dabei das Gericht für den Unternehmenssitz oder bei Verbrauchern am Wohnsitz des Beklagten zuständig.

  • Bei einem Streitwert in Höhe von bis zu 5.000 EUR ist dabei die Vertretung durch einen Rechtsanwalt nicht erforderlich, der Gläubiger kann die Klage selbst bei Gericht einbringen.

  • Liegt der Streitwert höher als 5.000 EUR, besteht der sogenannte Anwaltszwang, man benötigt für das Verfahren also verpflichtend einen Rechtsanwalt.

  • Bei Mahnverfahren mit Streitwert bis 15.000 EUR sind die Bezirksgerichte zuständig

  • Bei Mahnverfahren mit Streitwert höher als 15.000 EUR sind in 1. Instanz die Landesgerichte zuständig.

  • Mahnverfahren sind vereinfachte gerichtliche Verfahren, die grundsätzlich zur Geltendmachung von Geldforderungen bis 75.000 EUR vorgesehen sind.

Wird eine Mahnklage eingebracht, dann prüft der Richter zunächst nur die formalen Angaben und erlässt einen sogenannten „bedingten Zahlungsbefehl“. Durch diesen verpflichtet das Gericht den Beklagten zur Zahlung des in der Mahnklage geforderten Betrages samt Zinsen und Gerichtskosten:

  • Dem Beklagten ist es dann innerhalb der Frist von 4 Wochen ab Erhalt dieses Zahlungsbefehls möglich, dagegen Einspruch zu erheben.
  • Wird auf Einspruch verzichtet, ist der Zahlungsbefehl rechtskräftig und der Beklagte somit zur Zahlung verpflichtet.
  • Wird dagegen rechtzeitig Einspruch erhoben, tritt der Zahlungsbefehl außer Kraft und es wird das Gerichtsverfahren eingeleitet.

Wenn der Kläger den Prozess gewinnt, hat er Anspruch auf Ersatz der eingeklagten Forderung zuzüglich Zinsen und entstandener (Betreibungs-)Kosten.

09. Inkasso:

Betreiben der offenen Forderung | Inkasso


Beim Betreiben und Durchsetzen der offenen Forderungen zuzüglich entstehender Kosten kann ein Inkassoinstitut mit der Abwicklung beauftragt werden.


Inkasso - zu beachten:

  • Dabei kommen restriktivere gesetzliche Vorgaben ins Spiel.

  • Die erfolgreiche Durchsetzung aller offenen Forderungen inklusive entstehender Kosten, also auch der Kosten durch das Inkassoinstitut selber, kann sich dadurch deutlich schwieriger und langwieriger gestalten.

Der erste Weg sollte auch daher immer die gütliche Lösung sein, im Optimalfall schon durch die maximal 3-stufige Mahnung mit entsprechender Zahlungsaufforderung.

10. Tipp: So kommen Sie schneller an Ihr Geld

Erfahrungen aus der Praxis | Optimale Rechnungslegung


Die beste Mahnung ist die, die erst gar nicht gestellt werden muss! Daher empfiehlt es sich, schon bei der Rechnungslegung darauf zu achten, dass Sie möglichst schnell an Ihr Geld kommen. Die folgenden Tipps können dabei helfen:

  • Rechnungen unmittelbar stellen: Warten Sie nach einem Auftrag nicht zu lange, bis Sie die Rechnung stellen. Je näher die Leistung mit der Rechnungslegung verbunden ist, desto größer ist normalerweise auch die Zahlungsbereitschaft.
  • Zahlungsbetrag direkt in E-Mail erwähnen: Wenn Sie die Rechnung via E-Mail versenden, schreiben Sie den ausständigen Betrag direkt in die Betreffzeile oder in das Freitextfeld des E-Mails. So ermöglichen dem Empfänger, den Betrag direkt zu sehen, was die Chance für glaubhafte Ausreden im hinsichtlich Zahlungsverzug erschwert.
  • Übersichtliches Rechnungsdesign: Gestellten Sie Ihre Rechnungen übersichtlich! IBAN und zu überweisender Rechnungsbetrag sollten sofort erkennbar sein.
  • QR-Code: Mit einem QR-Code gestalten Sie die Zahlungsmöglichkeiten für den Empfänger besonders einfach und dazu komfortabler.
  • Telefonat vor Mahnung: Sofern Sie ein gutes Einvernehmen mit dem Schuldner haben, treten Sie in Kontakt - noch ehe Sie die 1. Mahnung verschicken. Oftmals können so Missverständnisse ausgeräumt werden.

11. Häufige Fragen:

Eine Mahnung ist eine offizielle Zahlungsaufforderung, die einem Kunden bei überschrittener Fälligkeit und somit eingetretener Säumigkeit bei der Bezahlung einer Rechnung, ausgestellt wird.

Dabei wird je nach Mahnstufe eine die Zahlungserinnerung sowie zugleich Zahlungsaufforderung inkl. Hinweis auf Durchsetzung über den Rechtsweg (bei der 3. und letzten Mahnung) übermittelt und im für gewöhnlich jeweils eine zusätzliche Zahlungsfrist eingeräumt.

Außerdem ist man berechtigt, ab dem auf die Fälligkeit der ursprünglichen Rechnung folgenden Tag Mahnspesen und anhand gesetzlicher Bestimmungen Verzugszinsen in bestimmter Höhe einzufordern. Diese zusätzlichen Kosten als Konsequenzen für die säumige Kundschaft unterscheiden das Mahnwesen auch von der inoffiziellen Zahlungserinnerung - diese kommt ohne solche potenziellen Konsequenzen und vor allem Mehrkosten aus.

Auch wenn es keine Verpflichtung zum Ausstellen von Mahnungen und daher auch keine Formvorschriften für das Mahnwesen gibt, sollte eine Mahnung jedenfalls immer die folgenden Angaben enthalten:

  1. Name/Bezeichnung und Anschrift des Gläubigers (Aussteller der Mahnung)
  2. Name/Bezeichnung des Schuldners (Kundschaft)
  3. Datum der ursprünglichen Rechnung
  4. Rechnungsnummer und ggf. Auftragsnummer der ursprünglichen Rechnung und ggf. des betreffenden Auftrags (auch, damit die Mahnung eindeutig zugeordnet werden kann)
  5. Hinweis auf Vorliegen des Zahlungsverzugs
  6. Neues Zahlungsziel (zusätzliche Zahlungsfrist im Zuge der jeweiligen Mahnung)

Das liegt ganz beim Gläubiger, also dem Rechnungsaussteller!

Nachdem es keine Vorschriften zum (verpflichtenden) Ausstellen von Mahnungen gibt, liegt auch die Fristsetzung im Zuge der Mahnstufen, die zusätzlich zur Bezahlung der offenen Rechnung gewährt wird, beim Aussteller der Mahnung.

Es empfiehlt sich aber, die Frist der jeweiligen Mahnung an der Zahlungsfrist der ursprünglichen Rechnung zu orientieren. Das heißt, die Fristen im Zuge der Mahnungen entsprechen der regulären Zahlungsfrist Ihrer Rechnungslegung - beispielsweise:

  • Ursprüngliche Rechnung mit Zahlungsfrist 14 Tage

  • 1. Mahnung mit zusätzlichen 14 Tagen Zahlungsfrist ab dem Folgetag der ursprünglichen Zahlungsfrist

  • 2. Mahnung mit zusätzlichen 14 Tagen Zahlungsfrist

  • 3. Mahnung mit zusätzlichen 14 Tagen Zahlungsfrist und Hinweis, dass bei Überschreiten dieser letzten Frist die offene Forderung auf dem Rechtsweg betrieben wird

Sie können die Fristen im Zuge des 3-stufigen Mahnwesens natürlich auch anders und individuell, vor allem abgestimmt auf die eigenen finanziellen Möglichkeiten, gestalten - dabei lässt Ihnen die Gesetzgebung freie Hand.

Dafür gibt es keine gesetzlichen Regelungen - wie es überhaupt keine Verpflichtung zum Ausstellen von Mahnungen gibt.

In Österreich hat sich aber ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, wobei die 1. Mahnung eine freundliche Zahlungsaufforderung mit zusätzlicher Zahlungsfrist ist, die 2. Mahnung eine nachdrückliche Bitte um Begleichen der offenen Rechnung mit Hinweis auf bereits ignorierte vorhergehende Mahnung und die 3. Mahnung schließlich eine letzte Chance zur Begleichung innerhalb nochmals eingeräumter Frist darstellt, jedoch schon mit zusätzlichen Kosten für die säumige Kundschaft anhand von Spesen und Zinsen sowie dem deutlichen Verwies auf die Konsequenzen des Durchsetzens der Forderung auf dem Rechtsweg bei nochmaligem Ignorieren der Mahnung.

Auf dieser finden Sie Vorlagen zu allen 3 Mahnstufen zur kostenlosen Verwendung und im praktischen Word-Format, die Sie direkt downloaden können.

Grundsätzlich kann eine Mahnung bereits ab dem Tag, der auf die Fälligkeit (somit den letzten Tag der Zahlungsfrist) der ursprünglichen Rechnungsfrist folgt, ausgestellt werden.

Haben Sie einer Kundschaft eine Rechnung mit Zahlungsfrist und daher Fälligkeit am 14.02.2022 ausgestellt, kann die 1. Mahnung mit 15.02.2022 ausgestellt werden - vorausgesetzt natürlich, dass der Zahlungseingang auch mit diesem Tag fehlt und die Kundschaft daher säumig geworden ist!

Wenn auch die 3. Mahnung nicht zum Zahlungseingang führt, gibt es mehrere Möglichkeiten - die offenen Forderungen, inklusive Unkosten durch das weitere Durchsetzungsprozedere, müssen dann auf jeden Fall auf dem Rechtsweg eingefordert werden:

  • Beauftragung eines Anwalts mit dem Prozedere

  • Durchsetzung der Forderungen durch die Beauftragung eines Inkassoinstitutes, das die weitere Betreibung der offenen Forderung im Auftrag übernimmt

Der Vorteil dieser „Auslagerung“ der Durchsetzung liegt darin, dass Sie sich nicht weiter selbst darum kümmern müssen.
Ein potenzieller Nachteil kann daraus entstehen, dass die Durchsetzung der zusätzlichen Anwaltskosten und Kosten seitens Inkassoinstituts durch die strengeren gesetzlichen Vorgaben schwieriger ist.

Gerichtliche Durchsetzung

Wenn die außergerichtliche Durchsetzung der Forderung nicht erfolgreich ist, bleibt als letzte Möglichkeit oft nur das Beschreiten des Rechtsweges mittels Gang zum Gericht und Betreiben der Forderung im Zuge eines Mahnverfahrens:

  • Sofern nichts anderes vereinbart wurde, ist dabei das Gericht für den Unternehmenssitz oder bei Verbrauchern am Wohnsitz des Beklagten zuständig.

  • Bei einem Streitwert in Höhe von bis zu 5.000 EUR ist dabei die Vertretung durch einen Rechtsanwalt nicht erforderlich, der Gläubiger kann die Klage selbst bei Gericht einbringen.

  • Liegt der Streitwert höher als 5.000 EUR, besteht der sogenannte Anwaltszwang, man benötigt für das Verfahren also verpflichtend einen Rechtsanwalt.

  • Bei Mahnverfahren mit Streitwert bis 15.000 EUR sind die Bezirksgerichte zuständig.

  • Bei Mahnverfahren mit Streitwert höher als 15.000 EUR sind in 1. Instanz die Landesgerichte zuständig.

  • Mahnverfahren sind vereinfachte gerichtliche Verfahren, die grundsätzlich zur Geltendmachung von Geldforderungen bis 75.000 EUR vorgesehen sind.

Rechtlich gibt es für die Mahnungen keine Grundlage. Sobald Kundschaft eine Rechnung nicht zahlt, steht dem Rechnungsaussteller ein entsprechendes Durchsetzungsrecht bei Gericht zu.

Generell hat sich aber in Österreich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, welches im Geschäftsleben mittlerweile üblich ist.

Daher wird im Regelfall der Rechtsweg dann beschritten, wenn auch die 3. Mahnung nicht zur Bezahlung der offenen Forderung geführt hat.

Wenn auf Inkasso-Mahnungen durch das beauftragte Inkassoinstitut auch nicht reagiert wird und die offene Forderung entsprechend nicht bezahlt wird, muss der Rechtsweg beschritten und ein Mahnverfahren eingleitet werden:

  • Sofern nichts anderes vereinbart wurde, ist dabei das Gericht für den Unternehmenssitz oder bei Verbrauchern am Wohnsitz des Beklagten zuständig.

  • Bei einem Streitwert in Höhe von bis zu 5.000 EUR ist dabei die Vertretung durch einen Rechtsanwalt nicht erforderlich, der Gläubiger kann die Klage selbst bei Gericht einbringen.

  • Liegt der Streitwert höher als 5.000 EUR, besteht der sogenannte Anwaltszwang, man benötigt für das Verfahren also verpflichtend einen Rechtsanwalt.

  • Bei Mahnverfahren mit Streitwert bis 15.000 EUR sind die Bezirksgerichte zuständig

  • Bei Mahnverfahren mit Streitwert höher als 15.000 EUR sind in 1. Instanz die Landesgerichte zuständig.

  • Mahnverfahren sind vereinfachte gerichtliche Verfahren, die grundsätzlich zur Geltendmachung von Geldforderungen bis 75.000 EUR vorgesehen sind.

Wird eine Mahnklage eingebracht, dann prüft der Richter zunächst nur die formalen Angaben und erlässt einen sogenannten „bedingten Zahlungsbefehl“:

  • Durch diesen verpflichtet das Gericht den Beklagten zur Zahlung des in der Mahnklage geforderten Betrages samt Zinsen und Gerichtskosten.
  • Dem Beklagten ist es dann möglich, innerhalb der Frist von 4 Wochen ab Erhalt des bedingten Zahlungsbefehls, gegen diesen Einspruch zu erheben.
  • Wird auf Einspruch verzichtet, ist der Zahlungsbefehl rechtskräftig und der Beklagte somit endgültig zur Zahlung verpflichtet.
  • Wird dagegen rechtzeitig Einspruch erhoben, tritt der Zahlungsbefehl außer Kraft und es wird das Gerichtsverfahren eingeleitet.

Wenn der Kläger den Prozess gewinnt, hat er Anspruch auf Ersatz der eingeklagten Forderung zuzüglich Zinsen und entstandener (Betreibungs-)Kosten.

Je nach finanziellem Spielraum des Unternehmens und nach säumiger Kundschaft - es ist meistens etwas anderes, wenn Stammkundschaft in Zahlungsverzug gerät - bietet sich in Sachen Kundenzufriedenheit und Kundenbindung zunächst das Ausstellen der inoffiziellen Zahlungserinnerung an.

  • Anstatt der offiziellen Zahlungsaufforderung in Form einer direkten ersten Mahnung wird damit signalisiert, dass nicht von absichtlichem oder gar auf Zahlungsunfähigkeit beruhendem Verzug ausgegangen wird.

Das ist sowohl der Kundenzufriedenheit als auch der Kundenbindung zuträglich, während die Drohkulisse des Mahnwesens durchaus negative Auswirkungen für das Unternehmen haben kann.

  • Die reine Zahlungserinnerung verbindet mehr und stößt die Kundschaft nicht gleich vor den Kopf - die gütliche Lösung wird forciert. Das führt oft auch schon zum gewünschten Zahlungseingang.

Vorlagen zur kostenlosen Verwendung und praktischerweise im Word-Format finden Sie direkt auf dieser Seite.

Die Vorlagen entsprechen dem 3-stufigen-Mahnwesen und sind direkt in den betreffenden Kapiteln zur jeweiligen Mahnstufe auf dieser Seite zum Download verfügbar.

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Quellen: