Egal ob Großunternehmen, EPU oder Start-up - bei der Rechnungslegung müssen bestimmte Formvorschriften eingehalten werden. Den Großteil der Rechnungslegung kann man aber automatisieren und dabei auch noch Zeit sparen.
Rechnung schreiben ⇒ verständlich erklärt
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
Rechnung - auf einen Blick
Wissen kompakt zusammengefasst
- Wenn Sie ein Produkt verkaufen oder eine Dienstleistung erbringen, sind Sie durch die Bestimmungen zur Umsatzbesteuerung in der Regel dazu verpflichtet, eine Rechnung zu stellen.
- Wichtig dabei ist, dass Sie bestimmte Formvorschriften einhalten, da sonst die Rechnung im schlimmsten Fall nicht rechtsgültig ist.
- Damit Sie auch gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen, haben wir eine Rechnungsvorlage für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.
Wer muss eine Rechnung stellen?
Erklärung | Definition
Erbringt ein Unternehmen eine Lieferung oder Leistung, muss eine Rechnung ausgestellt werden. Liegt die Verpflichtung zum Schreiben von Rechnungen vor, so muss dem innerhalb von sechs Monaten nachgekommen werden.
In aller Regel können Sie also davon ausgehen, dass Sie eine Rechnung schreiben müssen.
Was muss auf der Rechnung stehen?
Unterscheidung | Rechnungslegung
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
- Menge und Art der Leistung oder Lieferung
- Tag/Zeitraum der Leistung oder Lieferung
- Entgelt für die Leistung oder Lieferung und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Summe der Steuer
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID) des Unternehmens
- UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über EUR 10.000,- inkl. USt, weiters, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht)
Die Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich richten sich nach der Höhe des Rechnungsbetrags. Dabei wird zwischen drei verschiedenen Rechnungen unterschieden:
Kleinbetragsrechnung: Rechnung bis 400 Euro
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 EUR inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:
- Name und Anschrift des Unternehmers
- Menge und Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
- Tag/Zeitraum der Lieferung/Leistung
- Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
- Steuersatz
- Ausstellungsdatum
Die vereinfachten Bestimmungen für Rechnungen bis 400 Euro gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen. Diese Rechnungen müssen jedenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung sowie die UID-Nummer des Unternehmers und des Abnehmers enthalten.
Rechnungen bis 10.000 Euro
Bei Rechnungen bis 10.000 EUR müssen die gesetzlichen Pflichtangaben - wie am Muster siehe oben - auf der Rechnung angegeben werden, damit diese auch vom Finanzamt akzeptiert wird:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
- Menge und Art der Leistung oder Lieferung
- Tag/Zeitraum der Leistung oder Lieferung
- Entgelt für die Leistung oder Lieferung und anzuwendender Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung
- Summe der Steuer
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Umsatzsteuer-Identifikations-Nummer (UID) des Unternehmens
- UID-Nummer des Leistungsempfängers (auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag über 10.000 EUR inkl. USt, weiters, wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht)
Außerdem zu beachten:
- Bei Anwendung der Differenzbesteuerung: Hinweis auf diese (z.B. bei Antiquitätenhandel)
- Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt: Steuerbetrag zusätzlich in Euro angeben
Rechnungen ab 10.000 Euro
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 EUR inkl. USt übersteigt, ist die UID-Nummer des Kunden unter folgenden Voraussetzungen anzuführen:
- Der leistende Unternehmer muss im Inland entweder seinen Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder seine Betriebsstätte haben
- Die Leistung muss für das Unternehmen des Kunden ausgeführt werden.
Verfügt der Kunde über keine gültige UID-Nummer (z.B. Kleinunternehmer) oder gibt er diese nicht an, hat das für den leistenden Unternehmer keine Konsequenzen.
Es genügt der Hinweis “Keine UID angegeben“. Hat der Kunde nur eine ausländische UID-Nummer, ist diese anzugeben. Die Richtigkeit der UID-Nummer muss nicht geprüft werden!
Exkurs: Kleinbetragsrechnung
Fakturierung | Vereinfachte Bestimmungen
Alle weiterführenden Details zur Kleinbetragsrechnung in Österreich sowie den vereinfachten Bestimmungen an die Ausstellung dieser, ein Rechnungsmuster zur Orientierung und eine kostenlose Vorlage im praktischen Word-Format zum Download finden Sie direkt hier:
Auf der Rechnung fehlen Angaben - was passiert?
Formvorschriften | Bestimmungen
Im schlimmsten Fall wird bei einer Überprüfung der Rechnungsbetrag aberkannt, es kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden oder die Rechnung wird nur zu Teilen anerkannt.
Das kann empfindliche Nachzahlungen mit sich bringen, gerade wenn es um größere Beträge geht!
Kleinunternehmer Rechnung
Keine UID-Nummer | Merkmale
Wer in Österreich als Unternehmer die Umsatzgrenze von 35.000 EUR (netto) für das Geschäftsjahr nicht überschreitet, fällt unter die sogenannte Kleinunternehmerregelung.
Stellt man als Kleinunternehmer eine Rechnung aus, muss auf der Rechnung der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung vermerkt sein:
Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994
Alle Details zur Rechnungslegung bei Kleinunternehmern und eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer im praktischen Word-Format finden hier:
Mehr zum ThemaTipp:
Worauf Sie als Unternehmer außerdem achten müssen, wenn Sie unter die Kleinunternehmerregelung fallen, können Sie direkt hier nachlesen:
Mehr zum ThemaRechnungsvorlage
Vorlage zur Verwendung | Hilfe für die Praxis
Um Ihnen das Schreiben der Rechnung so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Rechnungsvorlage (im Word-Format) nutzen und verwenden.
Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf der Rechnung gemacht und alle Formvorschriften eingehalten werden!
Rechnung Vorlage DownloadTipp: Sie wollen das Layout der Rechnung an das Design Ihres Unternehmens anpassen? Testen Sie noch heute die umfassendste Buchhaltungslösung in Österreich und gestalten Sie wunderschöne Rechnungen.
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Rechnungslegung mit FreeFinance
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- Stammdaten und Automatisierung
5 Tipps aus der Praxis
Erfahrungen aus der Praxis | Rechnungslegung einfach
Rechnungen schreiben kann mehr als eine reine Notwendigkeit sein. Mit ein wenig Aufwand können Sie viel aus Ihrer Rechnungslegung herausholen:
- Achten Sie auf ein professionelles Rechnungsdesign. Mit einer schön strukturierten Rechnung unterstreichen Sie Ihre Professionalität.
- Überprüfen Sie alle notwendigen Rechnungsmerkmale. Letztlich kommen Sie schneller an Ihr Geld, wenn alle Rechnungsdetails stimmen.
- E-Mail-Rechnung: Übermitteln Sie Ihre Rechnungen per Mail. Das spart Papier und schont damit die Umwelt. Außerdem macht es ihre Rechnungslegung noch komfortabler.
- Kundenbindung: Schaffen Sie Kaufanreize, welche die Kunden dazu bewegen, wieder bei Ihnen zu kaufen. Gutscheine oder spezielle Rabatte eignen sich dafür perfekt. Weisen Sie auf der Rechnung auf diese Vorteile bei einem erneuten Kauf hin.
- Automatisierung: Versuchen Sie, die Rechnungslegung so weit wie möglich zu automatisieren. Das spart wichtige Zeit, die Sie für andere Dinge in Ihrem Unternehmen benötigen.
Fragen und Antworten
Kann ich als Privatperson ohne Gewerbe eine Rechnung schreiben?
Ja, Sie dürfen eine(n) Quittung/Kaufbeleg ausstellen - wir empfehlen folgende Inhalte:
- Name und Adresse des Verkäufers
- Name und Adresse des Käufers
- Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
- Gegenstand des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung, wie Alter, Zustand, Menge etc.
- Gesamter Verkaufspreis (ohne Steuer, da von Privatperson)
- Optional: Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, z.B. "Bezahlt am", "Computer übergeben am"
- Optional: Unterschrift beider Parteien
Wie lange kann man rückwirkend eine Rechnung schreiben?
Im B2B-Bereich muss eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach erbrachter Leistungen oder Lieferungen ausgestellt werden. Dasselbe gilt auch bei Dienstleistungen oder Lieferungen in Verbindung mit einem Grundstück an private Personen.
Auch wenn Sie eine Rechnung für eine grenzüberschreitende Lieferung oder Leistung ausstellen, müssen Sie eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten stellen.
Bei Rechnungen besteht eine Verjährungsfrist von 3 Jahren.
Quellen: WKO & oesterreich.gv.at
Wie schreibe ich eine Rechnung für ein Kleingewerbe?
Sie erstellen die Rechnung in Ihrem Layout mit folgenden Inhalten:
- Name und Adresse des Verkäufers
- Name und Adresse des Käufers
- Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
- Gegenstand des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung wie Alter, Zustand, Menge etc.
- Gesamter Verkaufspreis mit Hinweis 0 % Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmer-Regelung, siehe Kleinunternehmer-Hinweis
- Optional: Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, z.B. Bezahlt am, Übergeben am
- Optional: Unterschrift beider Parteien
Mehr zur Kleinunternehmerregelung finden Sie hier!
Wie kann eine Rechnung aussehen?
Bitte beachten Sie die in diesem Artikel erwähnten Anforderungen an den Rechnungsinhalt und das Layout betreffend - so stehen Ihnen mit FreeFinance fast alle Möglichkeiten offen.
Wo finde ich eine Rechnungsvorlage?
Eine Musterrechnung zur Orientierung mit den ausgewiesenen Pflichtangaben und Formvorschriften an die Rechnungslegung in Österreich finden Sie hier auf dieser Seite!
Außerdem können Sie die Rechnungsvorlage in Form eines Word-Dokuments hier direkt downloaden.
Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben in der Rechnung - beispielsweise Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung - gemacht und alle Formvorschriften - beispielsweise Angabe der UID-Nummer bei Verrechnung mit Umsatzsteuer - eingehalten werden!
Andernfalls kann es sein, dass die gesamte Rechnung oder Teilbeträge vom Finanzamt nicht anerkannt werden.
Was passiert, wenn eine Rechnung nicht alle vorgeschriebenen Angaben enthält?
Im schlimmsten Fall wird bei einer Überprüfung der Rechnungsbetrag aberkannt, es kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden oder die Rechnung wird nur zu Teilen anerkannt.
Das kann empfindliche Nachzahlungen mit sich bringen, gerade wenn es um größere Beträge geht!
Quellen
-
Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
Gesamte Rechtsvorschrift für Unternehmensgesetzbuch (UGB):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
Gesamte Rechtsvorschrift für Bundesabgabenordnung (BAO):
Tagesaktuelle Fassung im RIS