Rechnungsarten ⇒ Übersicht & Erklärung

In Sachen unternehmerischer Rechnungslegung kommt es bei auszustellenden Rechnungen auch auf die Art und den Umfang des jeweils vorliegenden Geschäftsfalls an.

• Für die unterschiedlichen Anlässe gibt es in der Fakturierung des Unternehmens auch unterschiedliche Rechnungsarten, die jeweils in bestimmten Fällen zum Einsatz kommen.
• Die gesetzlichen Formvorschriften und Pflichtangaben für die Rechnungsstellung gelten dabei für alle Rechnungsarten.

Die unterschiedlichen Rechnungen, die das Unternehmen je nach Anlass auszustellen hat, lassen sich in die im Folgenden beschriebenen sieben die Rechnungsarten unterscheiden:

Die Ausgangsrechnung ist jene Rechnung, die ein Unternehmen für erbrachte Leistung oder Lieferung an Kunden ausstellt:

• In dieser Rechnung ist der vom Kunden für den entsprechenden Auftrag an das Unternehmen zu zahlende Preis ausgewiesen.

• Die Rechnung wird vom Leistungserbringer an den Leistungsempfänger ausgestellt.

• Diese Rechnungsart geht also aus dem Unternehmen zur Kundschaft, daher auch die Bezeichnung Ausgangsrechnung.

Die Details zur Ausgangsrechnung und den dabei zu beachtenden Bestimmungen finden Sie hier:

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Eine Stornorechnung oder auch Korrekturrechnung ist eine Korrektur von fehlerhaften Ausgangsrechnungen:

• Ist eine fehlerhafte Rechnung bereits an den Kunden ausgestellt, muss diese korrigiert werden.

• Das Finanzamt verlangt die Korrektur anhand bestimmter Vorgaben.

• Eine Stornorechnung muss daher auch alle gesetzlichen Pflichtangaben der Rechnungslegung beinhalten.

Die Details zum Storno und zur korrekten Erstellung einer Stornorechnung finden Sie hier:

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Gutschriften sind in der Rechnungslegung jene Geschäftsfälle, bei denen dem Kunden kein Geld zurückgegeben, sondern ein Guthaben ausgewiesen wird:

• Dieses Guthaben kann dann bei späteren Rechnungen eingelöst werden.

Die Details zur Gutschrift, den Vorteilen dieser und den dabei zu beachtenden Bestimmungen finden Sie hier:

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Bei Proformarechnungen besteht keine Forderung:

• Daher ist mit dieser Rechnungsart auch keine Zahlungsaufforderung verbunden und es entsteht keine Verbindlichkeit anhand dieser Rechnung für einen Schuldner.

• Eine Proformarechnung wird im Regelfall als Beilage, z.B. zu einer Warenlieferung, für Informationszwecke erstellt.

• Damit wird dem Empfänger der Warenlieferung dargestellt, welchen Wert diese hat.

• In diesem Fall dient die Proformarechnung später auch als steuerlicher Zweck.

Sowohl Eingangsrechnungen als auch Ausgangsrechnungen können eine sogenannte Abschlagsrechnung sein:

• Eine Abschlagsrechnung wird dann erstellt, wenn mit einem Kunden oder dem jeweiligen Auftraggeber die Erfüllung eines Auftrags vereinbart wird, welcher in mehreren Schritten ausgeführt wird.

• Typischerweise ist das der Fall, wenn ein großes oder relativ langfristiges Projekt der Verrechnung zugrunde liegt.

• Immer wenn eine Teilleistung des Projekts oder Aufrags erfüllt wird, wird eine Abschlagsrechnung für diese Teilleistung erstellt.

Mit dieser Abschlagsrechnung wird der jeweils erfüllte Teil der gesamten Verrechnung „abgeschlagen“ und somit der betreffende Teilbetrag verrechnet.

• Abschlagsrechnungen müssen entsprechend der Formvorschriften und Pflichtangaben auch eindeutig gekennzeichnet sein.
• Ebenso muss das der Rechnungen zugrunde liegende Projekt angeführt und die Nummer der Abschlagsrechnung ausgewiesen sein (z.B. 1. Abschlagsrechnung für Projekt „X“), inklusive der bereits bezahlten Abschlagsrechnungen und deren Rechnungssummen.

Ist ein Auftrag oder ein Projekt vollständig erfüllt, wird eine Schlussrechnung erstellt:

• Diese Rechnung muss entsprechend als Schlussrechnung gekennzeichnet sein.

• Dabei muss die Schlussrechnung auch jede vorhergehend erstellte und bereits bezahlte Abschlagsrechnung zu enthalten.

Bei Barverkäufen kommt es darauf an, ob der Verkauf unter die Registrierkassenpflicht oder die sogenannte "Kalte-Hände-Regelung" fällt:

• Im Zuge der Registrierkassenpflicht ist die Ausstellung einer Rechnung in Form eines Barzahlungsbelegs verpflichtend.
• Die Kalte-Hände-Regelung stellt eine Ausnahme aus der Registrierkassenpflicht dar.

Die Details zur Registrierkassenpflicht und den Ausnahmen davon finden Sie hier:

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