Sammelrechnung ⇒ Erklärung & Vorteile
Mit einer Sammelrechnung können mehrere Einzelrechnungen, Aufträge oder Lieferscheine in einer Rechnung zusammengefasst werden. Für Unternehmer kann das praktisch und vorteilhaft sein – Pflichtgaben müssen aber beachtet werden.
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Sammelrechnung - auf einen Blick
| Bei einer Sammelrechnung werden mehrere geleistete Aufträge, Lieferscheine, Einzel-Belege oder -Rechnungen in einer einzigen Rechnung zusammengefasst. Das erleichtert sowohl für den Lieferanten als auch für den Kunden die Buchhaltung. |
| Eine Sammelrechnung ist vor allem dann praktisch, wenn mit einem einzelnen Kunden mehrere Geschäftsvorfälle anfallen. Der Rechnungssteller fertigt dann periodisch eine Rechnung über mehrere Aufträge an. |
| Sammelrechnungen müssen dieselben Pflichtangaben wie normale Rechnungen enthalten. Statt einzelne Rechnungen zu verschicken, wird auf dieser speziellen Rechnungsart die Gesamtsumme der Einzelrechnungen angegeben. |
| Bei der Erstellung von Sammelrechnungen darf nicht auf die korrekte Angabe des Lieferzeitraums vergessen werden. Dieser Punkt kann allerdings auch mit dem Verweis „Lieferdatum entspricht Rechnungsdatum“ angeführt werden, etwa wenn es kein ausdrückliches Lieferdatum gibt, weil eine Dienstleistung sich über einen längeren Zeitraum erstreckt hat. |
| Sammelrechnungen können sich auch auf die Liquidität eines Unternehmens auswirken, etwa wenn Lieferanten erst sehr spät Zahlungen der Kunden erhalten. Lösungen für dieses Problem bietet die Vereinbarung von Anzahlungen oder Teilzahlungen. Auch diese können in Form einer Sammelrechnung erfolgen. |
Was ist eine Sammelrechnung?
Damit die eigene Buchführung ordentlich und gesetzmäßig abläuft, muss jeder Geschäftsvorfall mit einem Beleg in Form einer Rechnung nachgewiesen werden – ganz nach dem bekannten Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“.
Oft kommt es vor, dass einem Kunden in einem bestimmten Zeitraum beispielsweise mehrere Warenlieferungen übergeben oder verschiedene Dienstleistungen erbracht wurden. In so einem Fall kann eine Sammelrechnung ausgestellt werden:
- Bestellt zum Beispiel ein Bauunternehmer bei einem Unternehmen regelmäßig Zement, dann wird nicht jeder dieser Zementsäcke einzeln abgerechnet, sondern beispielsweise die Lieferscheine des Monats Februar zu einer Sammelrechnung zusammengefasst.
In der EU-Mehrwertsteuer-Richtlinie 2006/112/EC vom 28.11.2006 heißt es in Kapitel 3, Abschnitt 3, Artikel 223 zur Ausstellung der Rechnung:
-
Die Mitgliedstaaten können den Steuerpflichtigen gestatten, für mehrere getrennte Lieferungen von Gegenständen oder Dienstleistungen zusammenfassende Rechnungen auszustellen, sofern der Steueranspruch für die auf einer zusammenfassenden Rechnung aufgeführten Lieferungen von Gegenständen oder Dienstleistungen innerhalb desselben Kalendermonats eintritt.
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Unbeschadet des Artikels 222 können die Mitgliedstaaten gestatten, dass Lieferungen von Gegenständen oder Dienstleistungen, für die der Steueranspruch innerhalb einer über einen Kalendermonat hinausgehenden Frist eintritt, in zusammenfassenden Rechnungen erscheinen.
Quelle der Bestimmung: EU-Rechtsinformationssystem EUR-Lex - Council Directive 2006/112/EC of 28 November 2006 on the common system of value added tax (gültige Fassung vom 01.07.2022)
Demnach kann für mehrere getrennte Lieferungen von Gegenständen oder mehrere Dienstleistungen periodisch (z.B. Tag, Woche, Monat) eine zusammenfassende Rechnung ausgestellt werden. Dasselbe gilt für die darauf entfallenden Steuerbeträge.
Das Ausstellen einer Sammelrechnung ist vor allem dann sinnvoll, wenn gegenüber einem einzelnen Kunden über einen vorbestimmten längeren Zeitraum hinweg regelmäßig Leistungen erbracht werden.
Ein Beispiel für eine Sammelrechnung aus dem Alltag, das wohl jeder kennt, ist die Stromrechnung:
- Auch hier wird der Stromverbrauch gesammelt für einen bestimmten Zeitraum in Rechnung gestellt.
Da Sammelrechnungen meist einen längeren Zeitraum abdecken, sollte man bei der Ausstellung auch immer einen Blick auf die abzuführende Umsatzsteuer haben:
- Denn je nachdem, in welches Zeitfenster die Lieferung fällt, kann es sein, dass die Umsatzsteuer entweder früher oder später an das Finanzamt abgeführt werden muss.
Das Liefer- oder Leistungsdatum muss jedenfalls aber klar auf der Sammelrechnung erkennbar sein.
Vorteile einer Sammelrechnung
Sammelrechnungen auszustellen, bietet einige Vorteile. Der größte Vorteil einer Sammelrechnung ist wohl die Zeitersparnis, sowohl aufseiten des Rechnungsstellers als auch aufseiten des Kunden.
Eine Sammelrechnung verursacht logischerweise weniger Buchungen auf den Bank- und Kundenkonten, als es jede Rechnung einzeln ausgestellt verursachen würde.
Zeit- und Kostenersparnis
Eine Sammelrechnung ist daher eine effektive Methode, mehrere Aufträge aus buchhalterischer Sicht kostengünstig abzurechnen, da neben allfälligen Kontogebühren auch Zeit gespart wird.
Auch der Aufwand für die Buchhaltung ist geringer, wenn nicht viele Lieferscheine pro Tag, sondern nur jeweils eine Sammelrechnung pro Woche verbucht werden muss.
Zusätzlich muss bedacht werden, dass beim Senden von einzelnen Rechnungen auch immer wieder eine Postgebühr für die Zustellung anfällt. Bei der Sammelrechnung zahlt man diese Postgebühr dagegen nur ein Mal.
Pflichtangaben auf der Sammelrechnung
Genau wie normale Rechnungen müssen auch Sammelrechnungen gewisse Pflichtangaben enthalten. Dazu zählen die folgenden Angaben:
- Name, Anschrift und Steuernummer des Rechnungsstellers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Abrechnungszeitraum
- Entgelt
- Umsatzsteuer
- Zahlungsziel
- Entgeltminderungen, falls vereinbart
- Zugehörige Einzelabrechnungen
Auf der jeweiligen Einzelrechnung finden sich dann auch die restlichen Pflichtangaben für die Rechnung.
Gesetzliche Pflichtangaben und Formvorschriften in der Fakturierung
Die weiterführenden Informationen und Details zu den Pflichtangaben und Formvorschriften auf Rechnungen, von den grundlegenden Pflichtangaben auf Geschäftsdokumenten bis zu den je nach Höhe des Rechnungsbetrags erweiterten Pflichtangaben und Formvorschriften an die Fakturierung, finden Sie hier:
Lieferdatum auf der Sammelrechnung
Auf einer Rechnung muss auch immer ein Lieferdatum beziehungsweise ein Leistungsdatum angegeben werden. Nun stellt sich die Frage, welches Datum auf einer Sammelrechnung angeführt werden soll?
Allgemein gilt, dass das Liefer- beziehungsweise Leistungsdatum nicht taggenau angegeben werden muss.
-
Bei bestimmten Dienstleistungen ist es im Vorhinein auch gar nicht möglich, ein genaues Datum zu benennen.
-
Die Rechnung kann dann einfach mit einem Vermerk wie „Lieferungen im Januar 2023“ ausgestattet werden.
Für die Angabe des Datums der Lieferung auf einer Sammelrechnung gibt es mehrere Möglichkeiten:
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Die erste wäre ein Vermerk wie „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“.
-
Alternativ kann ein Verweis auf den Lieferschein, der das Lieferdatum enthält, gemacht werden. In diesem Fall muss allerdings eine deutliche Bezeichnung, etwa durch die konkrete Lieferschein-Nummer, genutzt werden.
Sammelrechnungen & Liquidität
Die Nutzung einer Sammelrechnung kann also arbeitserleichternd und effektiv sein. Dabei sollte aber immer bedacht werden, dass sich die Abrechnung mittels Sammelrechnungen auf die Liquidität des Unternehmens auswirken kann:
- Zahlungen können durch die Abrechnungen mehrerer Leistungen in einer Sammelrechnung gegebenenfalls später bei einem eingehen.
Um dieser Problematik entgegenzuwirken, können Anzahlungen und Teilzahlungen vereinbart werden.
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Fragen und Antworten
Was ist eine Sammelrechnung?
Eine Sammelrechnung ist, wie der Name schon sagt, eine Rechnung, die mehrere Lieferscheine für Warenlieferungen, Aufträge oder Einzelrechnungen für erbrachte Dienstleistungen umfasst. Sammelrechnungen werden in der Regel periodisch, also täglich, wöchentlich oder monatlich, ausgestellt.
Anwendung finden sie zumeist bei der Abrechnung mit Stammkunden oder bei langfristig angelegten Liefer- und Nutzungsverträgen, etwa bei der Rechnung vom Stromanbieter.
Wie sieht eine Sammelrechnung aus?
Für eine Sammelrechnung gelten dieselben gesetzlichen Voraussetzungen wie für jede andere Rechnung auch. Daher muss sie gewisse Pflichtangaben enthalten. Zu diesen Angaben für Sammelrechnungen zählen unter anderem die Summe der Entgelte, die Umsatzsteuer, der Abrechnungszeitraum und die zugehörigen Einzelabrechnungen.
Auf der jeweiligen Einzelrechnung finden sich dann auch die restlichen Pflichtangaben für die Rechnung.
Quellen
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Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
EU-Mehrwertsteuer-Richtlinie 2006/112/EC - Council Directive 2006/112/EC of 28 November 2006 on the common system of value added tax (Fassung vom 01.07.2022): Aktuelle Fassung im EU-Rechtsinformationssystem EUR-Lex