Zahlungsmodalitäten: Teilzahlung

Teilzahlung

Bei der Teilzahlung wird für eine bereits teilweise erbrachte Leistung entsprechend eine Bezahlung für diese Teilleistung entrichtet, während ein Teilbetrag oder mehrere Teilbeträge des schlussendlichen Gesamtpreises noch ausständig sind.

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Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

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Teilzahlung - auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • In der Fakturierung von Unternehmen gibt es verschiedene Zahlungsmodalitäten, die in den entsprechenden Verträgen zwischen Unternehmen und Kundschaft über die Lieferung von Ware oder Erbringung einer Leistung geregelt.
  • Anhand dieser vertraglichen Bedingungen wird von der Kundschaft die Lieferung oder Leistung bezahlen.
  • Je nach Rahmenbedingungen und Merkmalen der Leistung oder Lieferung gibt es unterschiedliche Zahlungsmodalitäten.
  • Bezahlt die Kundschaft aufgrund des abgeschlossenen Vertrags nach einer teilweise erfolgten Leistung oder Lieferung entsprechend zunächst diesen Teil des Gesamtpreises, während ein anderer Teil oder mehrere Teile (Raten) noch ausständig sind, dann sprich man von einer Teilzahlung.
  • Die Zahlungsmodalität Teilzahlung kann je nach Rahmenbedingung sowohl für das leistungserbringende Unternehmen als auch die Kundschaft von Vorteil sein.
  • Oft wird die Bezeichnung Ratenzahlung als Synonym für Teilzahlung verwendet.

Übersicht

Fakturierung | Zahlungsmodalitäten


In der Fakturierung von Dienstleistungen oder Warenlieferungen bieten die beauftragten Unternehmen Zahlungsmodalitäten an, die im Vertrag über die Leistung oder Lieferung festgehalten sind und anhand derer die beauftragende Kundschaft die Bezahlung der Leistung vorzunehmen hat.

Je nach Rahmenbedingungen und bestimmter Merkmale und Faktoren im Zuge der Leistung gibt es klassischerweise drei unterschiedliche Zahlungsmodalitäten:

Eine Teilzahlung ist eine teilweise Bezahlung eines Gesamtpreises für eine bereits zu einem bestimmten Teil erbrachte Leistung oder Lieferung. Bei dieser Zahlungsmodalität wird ein Teil des schlussendlichen Gesamtpreises bezahlt, während ein anderer Teil oder mehrere Teile noch ausständig sind.

Die Teilzahlung wird dabei steuerlich wie ein gewöhnlicher Rechnungsposten behandelt.

  • Die Teilzahlung findet man insbesondere im Zuge von fertig gestellten Teilabschnitten größerer Projekten und Aufträge.
  • Typischerweise wird im Zuge eines Bauprojekts die Fertigstellung eines bestimmten Bauabschnitts - das kann beispielsweise eine Etage eines Gebäudes sein - anhand der Teilzahlung bezahlt.
  • Dabei wird das gesamte Projekt in Abschnitte unterteilt und mit entsprechenden Teilrechnungen durch das leistende Unternehmen abgerechnet.
  • Die Teilzahlung dient, besonders bei größeren Projekten oder Aufträgen, der Sicherheit - so wird vor allem das Finanzierungsrisiko des ausführenden Unternehmens minimiert, weil es auf die einzelnen Abschnitte und Teilleistungen mit den jeweiligen dafür nötigen Investitionen aufgeteilt wird.

Funktion & Vorteile

Zahlungsmodalitäten | Teilzahlung


Je nach Rahmenbedingungen, Art der Kundschaft und Merkmalen der Dienstleistung oder Warenlieferung bringt die Zahlungsmodalität der Teilzahlung bestimmte Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für die Kundschaft mit sich:

  • Wenn das zu zahlende Produkt, die Herstellung dessen oder die beauftragte Dienstleistung besonders teuer ist, bietet die Staffelung in Teilleistungen mit entsprechender Teilzahlung(en) der Leistung oder Lieferung eine zusätzliche Sicherheit.
  • Wenn der betreffende Geschäftsfall mit größerem Aufwand verbunden ist, das betrifft individuelle Vorbereitung der Leistung oder Lieferung oder Produktion der Ware, kann durch die Teilzahlung der Aufwand dafür gestaffelt werden und ist nicht zur Gänze auf einmal zu stemmen. Das kommt besonders der Kundschaft entgegen, erleichtert aber auch dem leistenden Unternehmen die Planung und Ausfinanzierung des gesamten Projekts.
  • Wenn sich die Leistung über einen langen Zeitraum erstreckt oder besonders umfangreich gestaltet, bietet die Teilzahlung ebenso zusätzliche Sicherheit für beide Seiten.
  • Vor allem dient die Teilzahlung auch zur Minimierung des Finanzierungsrisikos und dementsprechend zur zusätzlichen Absicherung für den Fall, dass die Kundschaft Insolvenz anmelden muss - das kann vor allem bei umfangreichen und langwierigeren Projekten und Aufträgen eine Rolle spielen.
  • Für den Auftraggeber hat die Teilzahlung den Vorteil, dass dieser länger liquide bleibt durch die Aufteilung der Zahllast und so mitunter eine andere Investition zur selben Zeit tätigen kann, anstatt zuwarten zu müssen.

Steuer

Teilzahlung | Erfassung der Umsatzsteuer


Teilzahlungen werden genauso wie Anzahlungen der Umsatzsteuer unterworfen:

  • Die Umsatzsteuer ist dabei bei der Zahlung zu erfassen.
  • Dementsprechend wird eine Teilrechnung umsatzsteuerlich wie jede gewöhnliche Rechnung behandelt.
  • Die Teilzahlung muss jedoch kenntlich gemacht werden, indem eine allfällige Teilrechnung entsprechend als solche gekennzeichnet ist.

Wenn beim leistenden oder liefernden Unternehmen eine Rechnung mit Ausweisen der die Teilzahlung betreffenden Umsatzsteuer erstellt wird, kann von der teilzahlenden Kundschaft die Vorsteuer geltend gemacht werden.

Verbuchung

Teilzahlung | FreeFinance-Buchhaltung


Bei einer Teilzahlung erfolgt die Zahlung in zumindest zwei oder auch mehreren Raten, für die jeweils ein Teilzahlungsbeleg (Rechnung, Bon) an die Kundschaft ausgestellt werden muss.

  • Die Verfahrensweise mit Teilzahlungen in der Buchhaltung entspricht jener mit Anzahlungen:

Die Rechnung wird als Eingang bzw. erhaltene Zahlung mit dem entsprechenden USt-Satz in der Buchhaltung wie folgt erstellt:

  • In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A) als Rechnung mit der herkömmlichen Belegart für Erlöse inklusive Einbeziehung in die Einkommensteuer-Erklärung.

  • In der Doppelten Buchhaltung (doppelte Buchführung) hingegen wird die Anzahlung mit der Belegart Erhaltene Anzahlung sowie ohne Einbeziehung in die ESt-/KÖSt-Erklärung erstellt.

 

Schlussrechnung nach erfolgter Teilzahlung bzw. erfolgten Teilzahlungen:


Wenn die Abrechnung/Schlussrechnung an die Kundschaft erfolgt, wird in der Rechnungslegung (in FreeFinance direkt aufrufen: Neue Dokumente > Neue Rechnung) eine vollständige Rechnung erstellt:

  1. Verbuchung des Gesamtbetrages mit der jeweils anwendbaren Umsatzsteuer (Belegart: Erlöse).
  2. Verbuchung der Teilzahlung (oder ggf. Summe der Teilzahlungen bei mehreren Raten) mit der ausgewiesenen USt als negativen Betrag (Belegart ist die gleiche wie in der Anzahlungsrechnung) - somit wird die Teilzahlung ausgebucht.

Der Kunde erhält die gesamte Rechnungsaufstellung mit der jeweils ausgewiesenen Umsatzsteuer und den Details seiner Anzahlung oder Teilzahlungen. 

Soll als Bezeichnung der Rechnung beispielsweise Rechnung statt Schlussrechnung stehen, können Sie dafür in FreeFinance ein eigenes Layout anlegen und dieses beim Abschließen der Rechnung verwenden.

Abschließende Umbuchung bei Verwendung der Doppelten Buchhaltung:


In der Doppelten Buchhaltung muss noch folgende Umbuchung erstellt werden, um die Differenz des Forderungskontos mit dem Konto "Erhaltene Anzahlung" auszugleichen und die Konten aufzulösen:

  • Buchung von Konto "Erhaltene Anzahlung" auf Konto "Forderungen" (das ist das gewählte Forderungskonto in der Rechnungslegung/Ausgangsrechnung).

Teilzahlung in FreeFinance


Wie Sie in FreeFinance eine Teilzahlung mit Rechnung erstellen und verbuchen, erfahren Sie in diesem Tutorial Video - das Prozedere entspricht jenem der Anzahlung.
Weitere Themen sind Erstellen einer Endabrechnung und das Verbuchen einer Vorauszahlung.

Bilanzierung

Anzahlung | Buchhaltung


Wenn am Bilanzstichtag noch offene Anzahlungen vorhanden sind, das heißt die bestellte Ware wurde zu diesem Zeitpunkt noch nicht geliefert, dann hat das den Effekt, dass auf den Hauptbuchsammelkonten die Forderungen und Verbindlichkeiten zu niedrig ausgewiesen sind. Daher muss in der Bilanzierung wie folgt vorgegangen werden:


Übertragen der Anzahlungen auf das Hauptbuchsammelkonto:

  • Dadurch vermindern die erhaltenen Anzahlungen die Lieferforderungen, da sie eigentlich eine Verbindlichkeit gegenüber der Kundschaft darstellen.
  • Dadurch vermindern die geleisteten Anzahlungen die Lieferverbindlichkeiten, da sie eigentlich eine Forderung gegenüber einem Lieferanten darstellen.


Eröffnung der Anzahlungskonten im Folgejahr:

  1. Diese Eröffnungsbuchungen erfolgen in den meisten Buchhaltungsprogrammen automatisch.

  2. Zunächst werden die Konten "Lieferforderungen" (Sammelkonto) und das Konto "Erhaltene Anzahlung" (dieses mit dem Nettobetrag gegenüber dem Eröffnungsbilanzkonto) eröffnet.

  3. Die Kundenkonten wurden nicht abgeschlossen, müssen daher nur vorgetragen werden oder werden weitergeführt.

  4. Jetzt wird der Betrag der erhaltenen Anzahlungen (inkl. USt) wieder in das Interimskonto 2070 "Erhaltene Anzahlungen" im Soll ein- und aus dem Sammelkonto 2000 "Lieferforderungen" ausgebucht.

  5. Damit wird das Kontenbild vor dem Jahresabschluss wieder hergestellt.

FreeFinance Buchhaltung

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Fragen und Antworten

Bei einer Teilzahlung wird der Gesamtbetrag auf zwei oder mehrere kleinere Teilbeträge - oder auch Raten - aufgeteilt. Oft findet die Zahlung der ersten Rate vor Erhalt der Leistung statt, also in Form einer Anzahlung.

Sehr geläufig sind Teilzahlungen auch bei aufwändigeren und langwierigeren Aufträgen oder Projekten. Dabei werden einzelne Abschnitte des Projekts in Form von Teilzahlungen nach Abschluss des jeweiligen Abschnitts bezahlt.

  • In der Baubranche wird beispielsweise oft eine Teilzahlung verrechnet und von der Kundschaft entsprechend geleistet, wenn ein Bauabschnitt des Gesamtprojekts vollendet wurde - das kann z.B. eine Etage eines Gebäudes sein.

Ob das Verwenden von Teilzahlungen Sinn ergibt, kommt ganz auf den Einzelfall an.

  • Wenn das zu zahlende Produkt, die Herstellung dessen oder die beauftragte Dienstleistung besonders teuer ist, bietet die Staffelung in Teilleistungen mit entsprechender Teilzahlung(en) der Leistung oder Lieferung eine zusätzliche Sicherheit.
  • Wenn der betreffende Geschäftsfall mit größerem Aufwand verbunden ist, kann durch die Teilzahlung der Aufwand dafür gestaffelt werden. Das kommt besonders der Kundschaft entgegen, erleichtert aber auch dem leistenden Unternehmen die Planung und Ausfinanzierung des gesamten Projekts.
  • Wenn sich die Leistung über einen langen Zeitraum erstreckt oder besonders umfangreich gestaltet, bietet die Teilzahlung ebenso zusätzliche Sicherheit für beide Seiten.
  • Vor allem dient die Teilzahlung auch zur Minimierung des Finanzierungsrisikos und dementsprechend zur zusätzlichen Absicherung für den Fall, dass die Kundschaft Insolvenz anmelden muss - das kann vor allem bei umfangreichen und langwierigeren Projekten und Aufträgen eine Rolle spielen.
  • Für den Auftraggeber hat die Teilzahlung den Vorteil, dass dieser länger liquide bleibt, das ist mitunter auch relevant hinsichtlich anderer und parallel laufender Investitionen.
  • Andererseits werden Investition und Zahlung voneinander entkoppelt - an verliert mitunter den Überblick über ausständige Zahlungen und erschwert so die weitere (Finanz-) Planung.