Gutschrift ⇒ rechtskonform erstellen mit kostenloser Vorlage

Eine Gutschrift ist die umgekehrte Rechnung: Sie wird vom Leistungsempfänger erstellt und rechnet Leistungen des Leistungserbringers ab; damit sie als Rechnung anerkannt wird, muss sie als „Gutschrift“ bezeichnet sein und die Pflichtangaben nach § 11 UStG enthalten.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Gutschrift Vorlage: kostenloser Download
  2. Gutschrift – auf einen Blick
  3. Definition: was ist eine Gutschrift?
  4. Welche Gutschriften gibt es?
  5. Pflichtangaben bei Gutschriften
  6. Vorsteuer & Vorsteuerabzug bei Gutschriften
  7. Widerspruch und Wirksamkeit der Gutschrift als Rechnung
  8. Gutschriftverfahren: Vorteile
  9. Fragen und Antworten
  10. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf der Gutschrift wie Bezeichnung der Leistung/Lieferung, Menge, Leistungs-/Liefertermin, Einzelpreise/Gesamtpreis, Steuersätze gemacht und alle Formvorschriften eingehalten werden.

Gutschrift – auf einen Blick

Die 7 wichtigsten Fakten zur Gutschrift
Definition

Eine Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung, da sie der Leistungsempfänger ausstellt.
Arten von Gutschriften

Abrechnungsgutschrift und Bankgutschrift; außerdem Stornorechnung (besser: Korrekturrechnung/Rechnungskorrektur) zur Abgrenzung im Sprachgebrauch.

Pflichtangaben

Damit Gutschriften vom Finanzamt anerkannt werden, müssen sie dieselben Pflichtangaben wie Rechnungen gem. § 11 UStG enthalten sowie eindeutig als „Gutschrift“ gekennzeichnet sein.

Vorsteuer & Vorsteuerabzug

Vorsteuerabzug nur bei ordnungsgemäßer Gutschrift nach § 11 Abs. 7 UStG (inkl. Pflichtangaben, Zuleitung an den Leistenden, eindeutige Bezeichnung „Gutschrift“). Fehlen Angaben oder sind sie fehlerhaft, ist kein Vorsteuerabzug möglich.
Kleinunternehmer

Gutschriften auf enthaltene Umsatzsteuer prüfen und bei ausgewiesener Steuer widersprechen, da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer schulden und keinen Vorsteuerabzug haben (§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG).
Bestimmungen

Wirksamkeit bei Steuerwiderspruch

Widerspricht der Empfänger dem in der Gutschrift ausgewiesenen Steuerbetrag, verliert die Gutschrift die Wirkung einer Rechnung (§ 11 Abs. 8 UStG).
Gutschrift

Eine Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung: Der Leistungsempfänger rechnet Lieferungen oder Leistungen des Leistungserbringers ab. Als Abrechnung im Gutschriftverfahren gilt sie als Rechnung nach § 11 UStG und benötigt dieselben Pflichtangaben (z. B. Name und Anschrift, UID, fortlaufende Nummer) für den Vorsteuerabzug. Im Sprachgebrauch von Unternehmen klar abzugrenzen von Stornorechnung/Korrekturrechnung und Bankgutschrift.

Definition: was ist eine Gutschrift?

  • Begriff: Steuerrechtlich eine Rechnung, jedoch vom Leistungsempfänger ausgestellt („umgekehrte Rechnung“).

  • Besonderheit: Leistungsempfänger (Abnehmer) erstellt die Abrechnung und rechnet die vom Leistenden erbrachte Lieferung/Leistung ab.

  • Rechtsgrundlage: § 11 Abs. 7 UStG (Definition) und § 11 Abs. 8 UStG (Voraussetzungen/Wirkungen).

  • Vorgehen: Erstellung analog zur Rechnungsstellung; Gutschriftnummer, Name und Anschrift, UID, Leistung/Zeitraum, Entgelt/Steuerbetrag.

  • Einsatzbereiche: Typische Fälle sind Honorarabrechnungen und Provisionsabrechnungen (Auszahlung von Provisionen häufig per Gutschrift), Laufende Zusammenarbeit mit Dienstleistern/Freelancern und Warenlieferung im Self-Billing.

  • Abgrenzung: Keine Stornorechnung/Korrekturrechnung; keine Bankgutschrift (Zahlungseingänge).

Eine Gutschrift ist die umgekehrte Rechnung: Der Leistungsempfänger rechnet die Leistungen des Leistungserbringers ab. Rechtlich ist die Gutschrift eine Rechnung nach § 11 Abs. 7 UStG.

In der Praxis funktioniert die Abrechnung wie eine Rechnungsstellung, muss aber die Voraussetzungen des Gutschriftverfahrens (u. a. Einverständnis, Bezeichnung „Gutschrift“, Zuleitung) und erfüllen und alle Pflichtangaben für den Vorsteuerabzug aufweisen.

Typische Fälle sind Provisionsabrechnungen, laufende Projekte mit Selbstständigen und Freiberuflern oder Freelancern oder Self-Billing bei Warenlieferung.

Welche Gutschriften gibt es?

  • Überblick: Die drei gebräuchlichen Arten von Gutschriften sind Abrechnungsgutschrift, Stornorechnung/Korrekturrechnung und Bankgutschrift.

  • Unterschied: Abrechnungsgutschrift = Self-Billing (umgekehrte Rechnung); Stornorechnung = Korrektur einer Rechnung; Bankgutschrift = verbuchte Zahlungseingänge.

  • Sprachgebrauch: Der Begriff Gutschrift führt oft zu Verwirrung; Synonyme sauber trennen, um Fehlbuchungen zu vermeiden.

  • Praxis: Vorab Vereinbarung des Gutschriftverfahrens (bei Abrechnungsgutschrift); Storno nur zur Korrektur; Bankgutschrift ist keine Rechnung.

Es gibt drei Arten mit klarem Unterschied: Die Abrechnungsgutschrift ist die umgekehrte Rechnung und Teil der Abrechnung durch den Leistungsempfänger. Die Stornorechnung/Korrekturrechnung korrigiert eine bestehende Rechnung. Die Bankgutschrift bildet Zahlungseingänge bei der Bank ab und ist kein Rechnungsdokument.

Abrechnungsgutschrift:

Die Abrechnungsgutschrift ist eine der wichtigsten Formen der Gutschrift, da sie im Grunde eine umgekehrte Rechnung darstellt:

  • Eine Abrechnungsgutschrift liegt vor, wenn der Rechnungsempfänger dem Rechnungssteller eine Gutschrift für Lieferungen oder eine andere Leistung übermittelt.

  • Der Leistungsempfänger stellt hier also eine Gutschrift für die vom Leistungserbringer erbrachten Lieferungen oder sonstigen Leistungen aus.

Die Abrechnungsgutschrift kommt oft bei Provisionsgeschäften zum Einsatz. Auf Gutschriften, die mittels Scheck oder Lastschriftverfahren erfolgen, findet man zudem oft den Hinweis „E. v.“ (Eingang vorbehalten):

  • Damit stellen Kreditinstitute klar, dass sie das Recht zur Rückbelastung haben, falls die Inkasso-Papiere nicht eingelöst werden. Solche Gutschriften sind noch nicht endgültig.

Stornorechnung:

Oft wird mit dem Begriff Gutschrift eigentlich eine sogenannte Stornorechnung (auch: Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung) gemeint.

  • Man versteht darunter eine Teil- oder Komplettkorrektur einer falsch ausgestellten Rechnung.

  • Mit der Korrektur kommt es zur Stornierung der ursprünglichen Rechnung.

Eine kaufmännische Gutschrift fällt im Alltag beispielsweise an, wenn ein beschädigtes Produkt geliefert wird oder ein Produkt zurückgeschickt (zurückgegeben) wird:

  • Bei beschädigter Ware oder Rücksendung erstellt der Lieferant eine Stornorechnung/Rechnungskorrektur und bucht den Kaufpreis zurück. Je nach AGB erfolgt Rückzahlung auf das ursprüngliche Zahlungsmittel oder eine Gutschrift als Guthaben zur Verrechnung.

Mehr zum Thema: Stornorechnung

Bankgutschrift:

Neben Abrechnungsgutschriften und Stornorechnungen gibt es die Bankgutschrift:

  • Gemeint ist der Zahlungseingang auf dem Konto.

  • Mit der Bankgutschrift erhält der Bankkunde Anspruch auf Auszahlung des Betrags.

Pflichtangaben bei Gutschriften

  • Grundsatz: Für Gutschriften gelten die Rechnungsvorgaben gem. § 11 UStG.

  • Vereinbarung: Aussteller und Empfänger müssen die Abrechnung im Gutschriftverfahren vereinbaren.

  • Bezeichnung: Das Dokument muss ausdrücklich „Gutschrift“ heißen.

  • Zuleitung: Die Gutschrift ist dem Leistenden zu übermitteln.

  • Berechtigung: Der Empfänger der Gutschrift muss zum gesonderten Steuerausweis berechtigt sein.

Nur ordnungsgemäße Gutschriften wirken wie Rechnungen: Vereinbarung, klare Bezeichnung, Zuleitung und Pflichtangaben sind Pflicht. Fehlen Angaben oder bestehen Fehler, ist kein Vorsteuerabzug möglich.

  • Zusätzlich ist zu beachten, dass der Empfänger der Gutschrift zum gesonderten Ausweisen der Steuer in einer Rechnung nach § 11 Abs. 1 UStG berechtigt sein muss.

Muster: gesetzliche Pflichtangaben bei Gutschriften

  • Name und Anschrift von Leistungsempfänger und Leistungserbringer

  • UID-Nummer oder Steuernummer

  • Fortlaufende Nummer (Gutschriftnummer/fortlaufende Rechnungsnummer im Nummernkreis)

  • Ausstellungsdatum

  • Umfang und Art der Leistung/Lieferung

  • Zeitpunkt der Leistung/Lieferung

  • Entgelt (Betrag)

  • Steuersatz und Steuerbetrag

Die Pflichtangaben einer Gutschrift ergeben sich aus § 11 Abs. 8 UStG in Kombination mit § 11 Abs. 2 bis 6 UStG, wie sie auch für herkömmliche Rechnungen gelten. Die korrekte Gutschrift mit allen Pflichtangaben sichert die Anerkennung durch das Finanzamt.

Mehr zum Thema: Formvorschriften und Pflichtangaben für Rechnungen

Vorsteuer & Vorsteuerabzug bei Gutschriften

  • Voraussetzungen: Vorsteuerabzug nur bei ordnungsgemäßer Gutschrift nach § 11 UStG (Bezeichnung „Gutschrift“, Vereinbarung, Zuleitung, Pflichtangaben).

  • Vorsteuerabzug: Der Aussteller der Gutschrift (Abnehmer) kann den Vorsteuerabzug geltend machen, wenn er unternehmerisch tätig ist und die Gutschrift alle Anforderungen erfüllt. Der Leistende schuldet den Steuerbetrag.

  • Kleinunternehmer: Kein Steuerausweis, kein Vorsteuerabzug; enthält eine Gutschrift trotzdem Umsatzsteuer, Widerspruch erforderlich.

  • Fehler/Korrektur: Fehlen Pflichtangaben oder ist der Steuerbetrag falsch, besteht kein Vorsteuerabzug; Gutschrift berichtigen und erneut zuleiten.

  • Praxis: UID, Name und Anschrift, fortlaufende Nummer, Leistung/Zeitraum, Entgelt/Steuersatz prüfen; GoB-konform (revisionssicher) ablegen.

Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Gutschrift voraus. Der Aussteller (Abnehmer) darf den Vorsteuerabzug geltend machen, wenn er Unternehmer ist und alle Pflichtangaben vorliegen.

  • Kleinunternehmer haben keinen Vorsteuerabzug. Ist auf der Gutschrift dennoch Umsatzsteuer ausgewiesen, ist ein Widerspruch durch den Empfänger fällig.

  • Fehlen Angaben oder ist der Steuerbetrag falsch, besteht kein Vorsteuerabzug. Dieser ist erst nach erfolgter Berichtigung möglich.

Widerspruch und Wirksamkeit der Gutschrift als Rechnung

  • Rechnungswirkung: Gutschrift wirkt wie eine Rechnung, wenn Vereinbarung, Bezeichnung „Gutschrift“, Zuleitung und Pflichtangaben vorliegen.

  • Widerspruch: Widerspricht der Empfänger der Gutschrift dem ausgewiesenen Steuerbetrag, verliert die Gutschrift die Rechnungswirkung.

  • Folgen: Kein Vorsteuerabzug beim Aussteller; Korrektur/Neuausstellung erforderlich.

  • Berichtigung: Fehlerhafte Angaben (z. B. UID, Entgelt, Steuersatz) berichtigen und Gutschrift erneut zuleiten.

  • Praxis: Widerspruch dokumentieren (Datum, Inhalt), Dokument sperren, korrekte Abrechnung zeitnah erstellen.

Eine Gutschrift ist nur dann wirksam wie eine Rechnung, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind. Widerspricht der Empfänger dem Steuerbetrag, entfällt die Rechnungswirkung – ein Vorsteuerabzug ist dann nicht möglich.

  • In diesem Fall ist die Gutschrift zu berichtigen oder neu auszustellen und erneut zuzuleiten.

  • Prüfen Sie die Pflichtangaben und halten Sie den Widerspruch intern nachvollziehbar fest.

Gutschriftverfahren: Vorteile

  • Vorteile: Weniger Aufwand in Abrechnung und Rechnungsstellung, klare Prozesse.

  • Praxis: Einheitliches Dokument, schnelle Zahlung, weniger Rückfragen der Kunden.

  • Vereinbarung: Gutschriftverfahren vorab mit Geschäftspartner schriftlich festhalten.

  • Einsatzfälle: Laufende Zusammenarbeit, Honorar- und Provisionsabrechnungen, Dienstleister-Beziehungen.

  • Transparenz: Klare Zuordnung je Gutschriftnummer; konsistente Kommunikation in Geschäftsbeziehungen.

Für Unternehmer und Selbstständige reduziert das Gutschriftverfahren den Administrationsaufwand und bringt Vorteile:

  • Der Auftraggeber übernimmt die Rechnungsstellung als Abrechnung per Gutschrift, Zahlungen laufen schneller und mit weniger Rückfragen.

  • Voraussetzung ist eine klare Vereinbarung mit dem Geschäftspartner.

  • Sinn macht diese Verrechnungsmethode vor allem im Zuge von laufenden Projekten, Provisionsabrechnungen und Dienstleistern.

  • Das Verfahren schafft Transparenz und stärkt Geschäftsbeziehungen.

Mehr zum Thema: Gutschriftverfahren

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Fragen und Antworten

Was versteht man unter einer Gutschrift?

Eine Gutschrift ist die umgekehrte Rechnung: Der Leistungsempfänger rechnet die Leistungen des Leistungserbringers ab (Self-Billing). Steuerliche Grundlage bildet § 11 UStG. Merksatz: „Gutschrift = Abrechnung durch den Empfänger“. Im Sprachgebrauch wird das Wort „Gutschrift“ oft mehrdeutig verwendet, ist aber von Stornorechnung (Rechnungskorrektur) und Bankgutschrift (Zahlungseingang) zu unterscheiden.

Ist eine Gutschrift eine Einnahme?

Aus Sicht des Leistungserbringers ist eine erhaltene Abrechnungsgutschrift eine negative Einnahme (mindert Betriebseinnahmen). Für den Aussteller der Gutschrift (Abnehmer) ist sie eine Rechnungsstellung im Gutschriftverfahren. Eine besondere Form ist nicht vorgeschrieben, entscheidend sind Pflichtangaben und die klare Bezeichnung „Gutschrift“.

Ist bzw. bedeutet eine Gutschrift Geld zurück?

Oft ja – aber nicht immer. Eine Gutschrift an Kunden kann

  • als Rückzahlung auf das ursprüngliche Zahlungsmittel erfolgen (z. B. Rückgabe, Preisnachlass wegen Mangels, Überzahlung),

  • als Guthaben zur Verrechnung mit künftigen Käufen/Leistungen dienen, oder

  • nur teilweise erstattet werden (z. B. abzüglich vereinbarter Liefer- & Verpackungskosten).

Welche Variante gilt, ergibt sich aus den Vereinbarungen und den AGB des Unternehmens. Wichtig: Das ist zu unterscheiden von der Gutschrift im Sinn der umgekehrten Rechnung im Gutschriftverfahren (Self-Billing) – dort handelt es sich um ein Abrechnungsdokument, nicht automatisch um „Geld zurück“.

Ist eine Gutschrift eine Auszahlung?

Nein. Die Gutschrift ist ein Dokument zur Abrechnung (wirkt wie eine Rechnung nach § 11 UStG). Eine Auszahlung entsteht erst durch den Zahlungsfluss. Davon zu unterscheiden: Bankgutschrift = verbuchte Zahlungseingänge auf dem Konto, keine Rechnung.

Ist bzw. bedeutet eine Gutschrift zugleich ein Guthaben?

Nur im Storno-/Korrekturfall: Eine Stornorechnung kann ein Guthaben oder eine Rückzahlung auslösen. Die Abrechnungsgutschrift selbst erzeugt nicht per se ein Guthaben; sie legt Entgelt, Leistungen und ggf. Verrechnung fest.

Quellen

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