Gutschrift ⇒ Übersicht & Erklärung

Eine Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung, sie wird nämlich vom Leistungsempfänger ausgestellt, während herkömmliche Rechnungen vom Leistungserbringer ausgestellt werden. Auch Gutschriften unterliegen bestimmten Pflichtangaben.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Gutschrift - auf einen Blick
  2. Was ist eine Gutschrift?
  3. Welche Gutschriften gibt es?
  4. Pflichtangaben bei Gutschriften
  5. Fragen und Antworten
  6. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Gutschrift - auf einen Blick

Die 5 wichtigsten Fakten zur Gutschrift
Eine Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung. Umgekehrt deshalb, weil sie vom Leistungsempfänger ausgestellt wird, während eine herkömmliche Rechnung vom Leistungsersteller ausgestellt wird. Damit Gutschriften vom Finanzamt anerkannt werden, müssen sie, genau wie Rechnungen auch, gewisse Pflichtangaben enthalten. Diese sind in § 11 UStG festgeschrieben.
Zwei Dinge sind bei Gutschriften ganz besonders wichtig: Die Gutschrift muss klar und deutlich als solche gekennzeichnet sein. Außerdem muss zwischen Aussteller und Empfänger Einverständnis darüber bestehen, dass ein Gutschriftverfahren zur Anwendung kommt.
Die wichtigsten Arten von Gutschriften sind die Abrechnungsgutschrift und die Bankgutschrift. Eine weitere Art von Gutschrift ist die Stornorechnung. Umgangssprachlich wird sie oft schlicht als Gutschrift bezeichnet, für eine bessere Unterscheidbarkeit sollte man allerdings lieber von einer Korrekturrechnung, Rechnungskorrektur oder eben Stornorechnung sprechen.
Kleinunternehmer sollten Gutschriften genau darauf kontrollieren, ob sie Umsatzsteuer enthalten. Ist dies der Fall, muss der Gutschrift widersprochen werden, da Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen und auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind!
Achtung: Eine Gutschrift verliert die Wirkung einer Rechnung, wenn der Empfänger dem in ihr angeführten Steuerbetrag widerspricht.

Was ist eine Gutschrift?


Bei einer Gutschrift handelt es sich steuerrechtlich gesehen um eine Rechnung. Allerdings hat die Gutschrift eine Besonderheit: Sie wird nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt. Definiert wird die Gutschrift in § 11 Abs. 7 UStG.

  • In der Praxis bedeutet das, dass durch eine Gutschrift jemand eine Zahlung erhält, ohne dafür eine Rechnung ausgestellt zu haben.

Bei der Erstellung von Gutschriften kann man grundsätzlich gleich vorgehen, wie bei der normalen Rechnungserstellung. Auf welche Besonderheiten man darüber hinaus achten muss, wird weiter unten im Kapitel „Pflichtangaben bei Gutschriften“ erklärt.

Klassischerweise findet eine Gutschrift Verwendung in der Provisionsabrechnung im Vertrieb oder auch bei der monatlichen Abrechnung im Falle der Zusammenarbeit mit einem Freelancer oder Freiberufler.

Die Vorteile von Gutschriftverfahren für Unternehmer und Selbstständige

Die Nutzung von Gutschriften hat natürlich auch einige Vorteile. Sinn macht sie vor allem dann, wenn Selbstständige über längere Zeit mit einem Unternehmen zusammenarbeiten:

  • Der Auftraggeber spart sich so einiges an Aufwand – da er die Gutschriften selbst erstellt, muss er keine eingehenden Rechnungen prüfen und muss auch nicht auf den Rechnungseingang warten, bevor der Vorgang in seine betriebliche Buchhaltung einfließen kann.

Im Gegenzug spart sich auch der Leistungserbringer einige Aufgaben, die beim Stellen einer Rechnung anfallen würden:

  • So muss er keine Rechnung erstellen und spart sich auch das Erstellen einer eventuell notwendigen Mahnung, da die Zahlung ja bereits angekündigt ist.

  • Allerdings muss der Leistungserbringer nun überprüfen, ob die Gutschrift mit seinen erbrachten Leistungen übereinstimmt.

Alle Details zu Gutschriftverfahren finden Sie hier:

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Welche Gutschriften gibt es?


Gutschriften können in Form von verschiedenen Rechnungsarten ausgestellt werden. Die häufigsten Formen von Gutschriften sind:

  • Abrechnungsgutschriften
  • Stornorechnungen
  • Bankgutschriften

Die verschiedenen Gutschriften im Detail:

Abrechnungsgutschrift

Die Abrechnungsgutschrift ist wohl eine der wichtigsten Formen der Gutschrift, da Abrechnungsgutschriften im Grunde umgekehrte Rechnungen darstellen:

  • Eine Abrechnungsgutschrift liegt beispielsweise vor, wenn der Rechnungsempfänger dem Rechnungssteller eine Gutschrift für Lieferungen oder eine andere Leistung übermittelt.

  • Der Leistungsempfänger stellt hier also eine Gutschrift für die vom Leistungserbringer erbrachten Lieferungen oder sonstigen Leistungen aus.

Die Abrechnungsgutschrift kommt oft bei Provisionsgeschäften zum Einsatz. Auf Gutschriften, die mittels Scheck oder Lastschriftverfahren erfolgen, findet man zudem oft den Hinweis, dass der Eingang vorbehalten ist (kurz E.v.):

  • Mit diesem Hinweis stellen die zugehörigen Kreditinstitute klar, dass sie das Recht zur Rückbelastung haben, falls die betreffenden Inkassopapiere vom Schuldner nicht eingelöst werden sollten.

  • Deshalb stellen Gutschriften, die mit einem solchen Hinweis versehen sind, noch keine endgültigen Gutschriften dar.

Stornorechnung

Oft wird mit dem Begriff Gutschrift eigentlich eine sogenannte Stornorechnung gemeint. Diese kann auch als Rechnungskorrektur oder Korrekturrechnung bezeichnet werden.

  • Man versteht darunter eine Teil- oder Komplettkorrektur einer vorab gestellten Rechnung.

  • Mit der Korrektur kommt es zu einer Stornierung der ursprünglichen Rechnung.

Eine kaufmännische Gutschrift fällt im Alltag beispielsweise an, wenn man ein beschädigtes Produkt geliefert bekommt:

  • Dieses wird dann im Regelfall zurück geschickt. Daraufhin muss der betreffende Lieferant den Kaufpreis zurückbuchen und einem eine Stornorechnung ausstellen.

  • Den Betrag, den man für das Produkt gezahlt hätte, bekommt man dann entweder zurück oder hat ihn als Guthaben bei dem betreffenden Lieferanten.

Aber Achtung: Diese Art von Gutschrift hat nichts mit dem umsatzsteuerlich relevanten Gutschriftverfahren zu tun, in dem es in diesem Artikel geht! Es soll hier nur der Vollständigkeit halber erwähnt werden.

Alle Details zum Storno und der entsprechenden Stornorechnung, die vor allem in der Buchhaltung wichtig ist, finden Sie hier:

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Bankgutschrift

Neben Abrechnungsgutschriften und Stornorechnungen gibt es auch noch die Bankgutschrift:

  • Damit ist die Summe aller Zahlungseingänge auf dem Konto gemeint.

  • Mit der Bankgutschrift erhältst du als Bankkunde einen Anspruch auf Auszahlung des Betrages.

Pflichtangaben bei Gutschriften


Aus steuerrechtlicher Sicht gelten für eine Gutschrift genau dieselben Voraussetzungen, wie für Rechnungen. Zusätzlich müssen bei der Abrechnung mit Gutschriften aber noch einige andere Dinge beachtet werden, die in § 11 Abs. 8 UStG angeführt werden:

  • Der Empfänger der Gutschrift muss zum gesonderten Ausweisen der Steuer in einer Rechnung nach § 11 Abs. 1 UStG berechtigt sein.

  • Zwischen Aussteller und Empfänger muss Einverständnis darüber bestehen, dass mittels einer Gutschrift abgerechnet wird.

  • Die Gutschrift muss als solche bezeichnet werden, auf dem Dokument muss daher ausdrücklich „Gutschrift“ stehen.

  • Die Gutschrift muss dem Unternehmer, der die Lieferung oder sonstige Leistung bewirkt hat, zugeleitet worden sein.

Neben diesen Voraussetzungen muss eine Gutschrift auch noch die folgenden Pflichtangaben enthalten, damit sie als Rechnung anerkannt wird.

Gesetzliche Pflichtangaben der Rechnung auch bei Gutschriften

Diese Pflichtangaben ergeben sich aus dem § 11 Abs. 8 UStG in Kombination mit den §§ 11 Abs. 2 bis 6 UStG:

  • Vollständiger Name und Anschrift von Leistungsempfänger und Leistungserbringer
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Umfang und Art der Leistungen bzw. der Lieferung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Zeitraum der Leistung
  • Angabe zum Entgelt
  • Höhe der Steuersätze

Die Erstellung einer korrekten Gutschrift, die alle nötigen Pflichtangaben enthält, ist überaus wichtig! Nur kann sichergestellt werden, dass die Gutschriften als Nachweis vom Finanzamt anerkannt werden und der Vorsteuerabzug reibungslos funktioniert.

Alles zu den Formvorschriften und Pflichtangaben für die Rechnung und dabei zu beachtenden Bestimmungen je nach Höhe des Rechnungsbetrags finden Sie hier:

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Fragen und Antworten

Was versteht man unter einer Gutschrift?

Grundsätzlich ist eine Gutschrift eine Rechnung, allerdings mit einem kleinen aber wichtigen Unterschied. Eine Gutschrift ist eine umgekehrte Rechnung:

  • Anders als eine normale Rechnung wird sie vom Leistungsempfänger ausgestellt.

  • Bei der Erstellung einer Gutschrift ist unbedingt darauf zu achten, dass sie ganz klar als Gutschrift zu erkennen ist.

  • Der Empfänger kann der Gutschrift auch widersprechen, daher sollte sie genau auf Fehler kontrolliert werden. Auch der Vorsteuerabzug kann nur bei einer korrekten und ordnungsgemäßen Gutschrift erfolgen.

Ist eine Gutschrift eine Einnahme?

Aus Sicht des Leistungserbringers ist die Gutschrift eine negative Einnahme, welche nicht zur Erhöhung der Betriebsausgaben, sondern zur Verminderung der Betriebseinnahmen führt.

Das liest sich erstmal kompliziert, ist mit Blick auf das Steuerrecht aber logisch:

  • Im Steuerrecht geht es darum, wer eine Leistung erbringt und wer für diese Leistung bezahlt.
  • Wenn wir die Gutschrift aus der Perspektive des Leistungsempfängers, also des ausstellenden Unternehmens, Lieferanten oder Freelancers betrachten, dann ist die Gutschrift eine negative Ausgabe.

Zusammengefasst bedeutet das: Stellt man eine Gutschrift aus, wird diese als negative Einnahme verbucht. Erhält man eine Gutschrift, ist diese entsprechend als negative Ausgabe zu verbuchen.

Quellen