Gutschriftverfahren ⇒ Erklärung & Vorteile
Im Gutschriftverfahren werden Leistungen auf umgekehrtem Weg abgerechnet: Rechnungen werden vom Kunden und nicht vom leistenden Unternehmer ausgestellt, was Vorteile bringen kann. Besonders für Kleinunternehmer sind einige Punkte zu beachten.
Zum Inhalt dieses Artikels
Zuletzt aktualisiert:
- Gutschriftverfahren - auf einen Blick
- Was ist das Gutschriftverfahren?
- Wie funktioniert ein Gutschriftverfahren?
- Voraussetzungen
- Vorteile von Gutschriftverfahren
- Gutschriftverfahren vs. Rechnung
- Gutschriftverfahren: Beispiel
- Gutschriftverfahren und Kleinunternehmer
- Exkurs: Gutschrift
- Fragen und Antworten
- Quellen
Gutschriftverfahren - auf einen Blick
| Der Abrechnungsbeleg einer erbrachten Leistung wird als umgekehrte Rechnung, auch Gutschrift genannt, vom Kunden ausgestellt und nicht von der leistenden Person. |
| Im Zuge von Gutschriftverfahren ersetzen die Abrechnungsbelege der Gutschriften somit die herkömmliche vom leistungserbringenden Unternehmer auszustellenden Rechnungen. |
| Die Einführung des Gutschriftverfahrens optimiert den Abrechnungsprozess und damit die Zahlungsprozesse für Lieferanten und Kunden. |
| Wie bei einer herkömmlichen Rechnung kann die Vorsteuer in Abzug gebracht werden und es muss die Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt werden. |
| Vorsicht für Kleinunternehmer: Keine Gutschriften mit Umsatzsteuer annehmen, da für diese Unternehmer keine Berechtigung zur Einziehung der Umsatzsteuer von Kunden besteht. |
Was ist das Gutschriftverfahren?
Das Gutschriftverfahren ist eine besondere Methode der Abrechnung zwischen einem Kunden und seinem Waren- oder Dienstleistungslieferanten.
Laut Paragraf 11 Abs. 7 Umsatzsteuergesetz (UStG) ist ein Leistungsempfänger für die Ausstellung einer Rechnung für Lieferungen oder Dienstleistungen von Lieferanten berechtigt.
Im Verfahren einer Abrechnung anhand der Gutschrift bedeutet das:
- Die herkömmliche Rechnung des Lieferanten wird dabei durch eine Gutschrift, oder genauer anhand eines Abrechnungsbeleges als Dokument zum Geschäftsvorgang, seitens des Kunden ersetzt.
Hierbei stellt der Kunde eine Abrechnung, mittels einer Gutschrift, über die erbrachte Dienstleistung oder gelieferte Ware des Lieferanten aus.
- Somit liegt die Abrechnungslast aufseiten des Auftraggebers und nicht, wie bei einer herkömmlichen Rechnung, beim Lieferanten.
Wichtig zu erwähnen ist, dass das Ausstellen einer Abrechnungsgutschrift vom Finanzamt als Nachweis für Forderungen und Zahlungen akzeptiert wird und steuerlich zugelassen ist.
- Die anfallende Umsatzsteuer ist dabei ebenfalls zu bezahlen.
Wie funktioniert ein Gutschriftverfahren?
Das Gutschriftverfahren kann durch Vereinbarung einer genauen Rechnungsabwicklung und eines genauen Zahlungsverkehrs zwischen Kunde und Abrechnungsempfänger angewendet werden.
- Dabei wird die Abrechnungslast auf den Auftraggeber übertragen.
Ein Unternehmen nimmt eine Dienstleistung oder Warenlieferung in Anspruch und erstellt nach einer Prüfung des Wareneingangs oder der Leistungserbringung eine Gutschrift an den Lieferanten. Dabei zu beachten:
- Auch bei Gutschriften müssen alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sein.
Der Lieferant hat jetzt die Möglichkeit, den Abrechnungsbeleg zu prüfen. Hat die Gutschrift den Lieferanten erreicht, kann er laut § 11 Abs. 7 UStG Widerspruch einlegen. Tut er dies nicht, ist die Gutschrift wirksam.
Der Dienstleister erhält die Zahlung des Kunden und kann die Transaktion abschließen. Im Rahmen der Abrechnung kann das Unternehmen die gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen.
Eine Gutschrift kann auf verschiedenen Wegen übermittelt werden, entweder per Post, per E-Mail oder durch eine digitale Signatur auf elektronischem Wege.
Voraussetzungen
Eine Gutschrift stellt ein Dokument eines vollwertigen Rechnungsersatzes dar. Die ordnungsgemäße Ausstellung einer Gutschrift muss daher dieselben Pflichtangaben enthalten, die auf einer herkömmlichen Rechnung zu finden sind.
Darüber hinaus ist die Kennzeichnung des Dokuments mit dem Wort „Gutschrift“ ein Muss. Eine fehlerhafte Ausstellung einer Gutschrift kann zur Nicht-Anerkennung seitens des Finanzamts führen.
Gemäß § 11 Abs. 1 UStG müssen die folgenden Pflichtangaben angeführt werden:
- Name und Anschrift von Lieferant und Kunde
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Lieferanten
- Ausstellungsdatum der Gutschrift
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Art, Umfang und Entgelt der einzelnen Leistungen
- Zeitpunkt der Lieferung oder Lieferzeitraum
- Nettobetrag der Gutschrift
- Angewendeter Steuersatz
- Zu zahlender Endbetrag
Es ist zu beachten, dass eine Gutschrift auch auf elektronischem Wege ausgestellt werden kann. Eine e-Rechnung sollte den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine gültige digitale Signatur aufweisen.
Pflichtangaben und Formvorschriften in der Fakturierung
Die weiterführenden Details zu den gesetzlichen Pflichtangaben und Formvorschriften bei Rechnungen je nach Höhe der Rechnungsbeträge finden Sie hier:
Vorteile von Gutschriftverfahren
Die Abrechnung von Lieferungen oder Leistungen im Zuge eines Gutschriftverfahrens kann für Unternehmen – und zwar beide am Geschäftsfall beteiligten Seiten – eine ganze Reihe an Vorteilen mit sich bringen.
Vorteile für Lieferanten:
-
Weniger Aufwand bei Rechnungsstellung und Mahnwesen
-
Schnellere Bezahlung der ausgeführten Lieferung oder Dienstleistung
-
Verbesserung der Liquidität durch den schnelleren und zeitgerechten Zahlungseingang
-
Reduzierung der Kosten für Zahlungsabwicklungen
-
Gleiche Kontrollmöglichkeiten wie beim Erstellen von Rechnungen
Vorteile für Kunden:
-
Bequemer und sicherer Zahlungsverkehr
-
Kein Warten auf eintreffende Rechnungen
-
Bessere Organisation der Buchhaltung
-
Vermeidung von Zahlungsverzug und damit verbundenen Gebühren durch Mahnverfahren
-
Kein manueller Überweisungsvorgang notwendig
-
Kein Aufwand für Rechnungsprüfung und Zahlungsbestätigungen
Benefit für beide Seiten
Durch die Vorteile für beide Seiten kann ein Gutschriftverfahren eine Win-win-Situation schaffen, die zu einer Verbesserung der Geschäftsbeziehungen führt.
Gutschriftverfahren vs. Rechnung
Folgende Unterschiede stehen sich bei Gutschriftverfahren und Rechnung gegenüber:
Gutschriftverfahren
| Zahlungsinitiative: | Absender (Kunde) |
| Zahlungsabwicklung: | Banküberweisung |
| Zahlungsgarantie: | Garantierte Zahlungen |
| Zahlungstermin: | Sofort nach Überweisung |
| Buchhaltungsaufwand: | Geringer Aufwand |
| Zahlungsüberwachung: | Von der Bank überwacht |
| Zahlungsfrist: | Keine festgelegte Frist |
| Risiken und Kosten: | Geringere Risiken und Kosten |
Verfahren mit herkömmlicher Rechnung
| Zahlungsinitiative: | Empfänger (Lieferant) |
| Zahlungsabwicklung: | Manuelle Zahlungsanweisung durch den Kunden |
| Zahlungsgarantie: | Keine Garantie, dass der Kunde zahlt |
| Zahlungstermin: | Zu einem vereinbarten späteren Zeitpunkt |
| Buchhaltungsaufwand: | Erstellung, Versand und Buchung der Rechnung |
| Zahlungsüberwachung: | Vom Empfänger überwacht |
| Zahlungsfrist: | In der Regel 14 bis 30 Tage |
| Risiken und Kosten: | Höhere Risiken und Kosten |
Gutschriftverfahren: Beispiel
Ein großes Warenhaus bekommt monatlich Ware von einem Lieferanten zugeliefert. Für die Abrechnung der regelmäßigen Warenlieferung haben sie sich für das Gutschriftverfahren entschieden.
Das Geschäft erstellt jeden Monat eine Gutschrift für die gelieferten Waren des Lieferanten.
- Wenn der Lieferant nicht widerspricht, wird die Gutschrift wirksam und zeitgerecht vom Geschäft bezahlt.
Das Warenhaus ist als Unternehmen dazu berechtigt, einen Vorsteuerabzug zu machen und der Lieferant ist verpflichtet, die Umsatzsteuer ordnungsgemäß an das Finanzamt abzuführen.
Gutschriftverfahren und Kleinunternehmer
Achtung: Eine Gutschrift mit ausgeschriebener Umsatzsteuer darf von Kleinunternehmern nicht angenommen werden. Gemäß § 6 Abs. 1 Z. 27 UStG, auch als Kleinunternehmerregelung bekannt, sind diese aufgrund der Steuerbefreiung nicht berechtigt, Umsatzsteuer von ihren Kunden einzuziehen.
Wurde eine Gutschrift mit Umsatzsteuer an einen Kleinunternehmer ausgestellt, muss er diese ablehnen:
-
Sie ist ungültig und kann zu Problemen mit dem Finanzamt führen.
-
In diesem Fall sollte der Ersteller der Gutschrift auf eine Korrektur und Neuausstellung hingewiesen werden.
-
Zur Vermeidung fehlerhafter Gutschriften ist es hilfreich, den Status als Kleinunternehmer im Vorhinein bekannt zu geben.
Exkurs: Gutschrift
Bei einer Gutschrift handelt es sich um eine umgekehrte Rechnung, die nicht vom Lieferanten, sondern vom Leistungsempfänger ausgestellt wird. Zu beachten ist, dass Gutschriften stets einen positiven Betrag aufweisen, was sie von Rechnungskorrekturen unterscheidet.
Buchhaltung mit FreeFinance
Umfassende Buchhaltungssoftware für Österreich
Von A wie Angebot bis Z wie Zahlungserinnerung:
- Geschäftsdokumente im Handumdrehen erstellen
- Layout anpassen
- Stammdaten und Automatisierung
- Digital, sicher und jederzeit alles im Blick
- Vollständige E/A oder Doppelte Buchhaltung
- Kosten- und zeitsparend, effizient Buchhalten
Fragen und Antworten
Was ist ein Gutschriftverfahren?
Das Gutschriftverfahren ist eine andere Art der Abrechnung. Hierbei wird die Abrechnungslast auf den Empfänger der Leistung übertragen. Der Abrechnungsbeleg wird vom Unternehmen an den Dienstleister für seine erbrachte Lieferung oder sonstige Leistung ausgestellt.
Was versteht man unter einer Gutschrift?
Im steuerlichen Kontext wird eine Gutschrift als eine Art Rechnung betrachtet, obwohl sie nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Kunden ausgestellt wird. Im allgemeinen Sprachgebrauch wird eine Gutschrift oft als eine Rechnungskorrektur zugunsten des Leistungsempfängers bezeichnet.
Kann eine Gutschrift eine Rechnung ersetzen?
Mit der Ausstellung einer Gutschrift seitens des Leistungsempfängers kann die Funktion der herkömmlichen Rechnung vollständig ersetzt werden. Diese Vorgehensweise ist in § 11 Abs. 7 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt und in jeder Branche anwendbar.
Wichtig ist, dass die Gutschrift auch als solche eindeutig gekennzeichnet werden muss, um auch beim Finanzamt anerkannt zu werden!
Quellen
-
Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS