Kleinunternehmer Rechnung: Erklärung & Vorlage

Kleinunternehmer müssen durch die Bestimmungen der Umsatzbesteuerung bei Verkauf von Produkten oder Erbringen von Dienstleistungen in der Regel Rechnungen ausstellen und bestimmte Formvorschriften an diese beachten.

Wichtig dabei ist, dass der Kleinunternehmer die besonderen Bestimmungen der Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuerbefreiung beachtet, sonst muss die Steuer ans Finanzamt abgeführt werden.

• Das bedeutet für Kleinunternehmer, dass diese den Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung gemäß Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung anführen müssen.

Mehr zum Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung auf der Rechnung finden Sie hier!

Weiters müssen Kleinunternehmer die Rechnungssumme als Netto-Beträge ausweisen und dürfen keine Umsatzsteuer verrechnen. Der Vorsteuerabzug steht im Zuge dieser unechten Umsatzsteuerbefreiung auch nicht zu.

Die Rechnung eines Kleinunternehmers ist auch an die allgemeinen Formvorschriften und Pflichtangaben gebunden - aber:

Im Unterschied zu Rechnungen von Unternehmen, die der Regelbesteuerung unterliegen und daher die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, kommen für die Kleinunternehmerrechnung die besonderen Bestimmungen der unechten Umsatzsteuerbefreiung zum Tragen:

• Kleinunternehmer müssen die Verpflichtung zur Angabe dieser Steuerbefreiung beachten: Der Hinweis gemäß Umsatzsteuergesetz muss zwingend auf der Rechnung anführt werden, wenn der Unternehmer unter die Kleinunternehmerregelung fällt und daher keine Umsatzsteuer verrechnet.

• Kleinunternehmer weisen die Rechnungssumme als Netto-Betrag aus.

• Weist der Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf seiner Rechnung aus, so schuldet er diese auch dem Finanzamt.

Die Pflichtangaben der Kleinunternehmerrechnung in Österreich sehen je nach Höhe des Rechnungsbetrags wie folgt aus:

Kleinbetragsrechnung: Rechnungen bis 400 Euro

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 Euro nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:

• Name und Anschrift des Unternehmers
• Menge und Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
• Tag/Zeitraum der Lieferung/Leistung
• Entgelt
• Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung aufgrund Kleinunternehmerregelung
• Ausstellungsdatum

Der Hinweis auf die Steuerbefreiung aufgrund Kleinunternehmerregelung sieht wie folgt aus:

"Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994"

Rechnungen bis 10.000 Euro

Bei Rechnungen bis 10.000 Euro müssen folgende Informationen auf der Rechnung angegeben werden, damit die Rechnung auch vom Finanzamt akzeptiert wird - diese Angaben entsprechen den allgemeinen Pflichtangaben und Formvorschriften an die Rechnungslegung, wobei aufgrund der Kleinunternehmerregelung einige Punkte wegfallen und entsprechende Hinweise angeführt werden:

1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
2. Menge und Art der Leistung oder Lieferung
3. Tag/Zeitraum der Leistung oder Lieferung
4. Rechnungsbetrag (Netto-Betrag) und Hinweis auf Steuerbefreiung (Kleinunternehmerregelung)
5. Summe der Steuer - Beachten: Dieser Punkt der Pflichtangaben entfällt bei einer Kleinunternehmerrechnung - bei Kleinunternehmerregelung kein Ausweisen der Umsatzsteuer und Verrechnung ohne USt!
6. Rechnungsdatum und Rechnungsnummer

Rechnung ab 10.000 Euro

Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro inkl. USt übersteigt, ist die UID-Nummer des Kunden unter folgenden Voraussetzungen anzuführen:

• Der leistende Unternehmer muss im Inland entweder seinen Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder seine Betriebsstätte haben
• Die Leistung muss für das Unternehmen des Kunden ausgeführt werden.

Verfügt der Kunde über keine gültige UID-Nummer (z.B. Kleinunternehmer) oder gibt er diese nicht an, hat das für den leistenden Unternehmer keine Konsequenzen.

• Es genügt der Hinweis “Keine UID angegeben“.
• Hat der Kunde nur eine ausländische UID-Nummer, ist diese anzugeben.
• Die Richtigkeit der UID-Nummer muss nicht geprüft werden.

Um Ihnen das Schreiben der Rechnung so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer (im Word-Format) nutzen und verwenden.

Download: Rechnungsvorlage

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf der Rechnung gemacht und alle Formvorschriften eingehalten werden!

Wenn Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, das ist beispielsweise durch das Optieren zur Regelbesteuerung möglich, gelten die allgemeinen Formvorschriften und Pflichtangaben inklusive Angaben zu Steuersatz und Steuerbeträgen.

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