Auch Kleinunternehmer müssen im Regelfall Rechnungen ausstellen, dabei bestimmte Vorschriften einhalten sowie die Bestimmungen der Kleinunternehmerregelung beachten. Den Großteil der Rechnungslegung kann man aber automatisieren und dabei auch noch Zeit sparen.
Kleinunternehmer Rechnung: Erklärung & Vorlage
Letzte Aktualisierung:
Kleinunternehmer Rechnung - auf einen Blick
Wissen kompakt zusammengefasst
- Kleinunternehmer müssen bei Verkauf von Produkten oder Erbringen von Dienstleistungen in der Regel Rechnungen ausstellen und dabei bestimmte Formvorschriften und Pflichtangaben beachten.
- Wichtig ist, dass durch die Kleinunternehmerregelung bis zur Umsatzgrenze von 35.000 EUR im Jahr keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausgewiesen wird und somit auch nicht verrechnet wird.
- Der Vorsteuerabzug steht nicht zu.
- Auf die Steuerbefreiung muss in der Rechnungslegung hingewiesen werden.
- Damit Sie auch gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen, haben wir eine Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.
Müssen Rechnungen ausgestellt werden?
Erklärung | Definition
Im Regelfall müssen Kleinunternehmer ebenso Rechnungen ausstellen: Erbringt ein Unternehmer eine Lieferung oder Leistung, muss eine Rechnung ausgestellt werden. Wenn diese Verpflichtung zum Schreiben von Rechnungen vorliegt, muss dieser innerhalb von sechs Monaten nachgekommen werden.
Sie können also auch als Kleinunternehmer davon ausgehen, dass Sie eine Rechnung schreiben müssen.
Umsatzsteuerbefreiung
Kleinunternehmerregelung gem. UStG | Umsatzsteuer
Auch Kleinunternehmer müssen auf ihren Rechnungen die allgemeinen Formvorschriften und Pflichtangaben an die Rechnungslegung von gewerblichen Unternehmen beachten - jedoch mit Unterschieden bei den Angaben der Steuer. Das österreichische Umsatzsteuergesetz sieht für Kleinunternehmer eine besondere Regelung vor:
Durch die sogenannte unechte Umsatzsteuerbefreiung im Zuge der Kleinunternehmerregelung wird bei diesen Unternehmern zu beachten:
- Es wird ohne Umsatzsteuer verrechnet.
Das heißt, die Rechnungsbeträge sind Netto-Beträge und es fällt keine Umsatzsteuer an. Durch diese Befreiung von der Umsatzsteuer muss außerdem beachtet werden:
- Für Kleinunternehmer ist kein Vorsteuerabzug möglich.
Diese Regelung ist in § 6 Abs. 1 Z 27 Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG) abgebildet.
Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer: Steuerschuld beim Finanzamt!
- Wenn ein Kleinunternehmer auf seiner Rechnung die Umsatzsteuer auch ausweist und somit in Rechnung stellt, schuldet er diese dem Finanzamt und muss sie auch abführen.
- Daher ist unbedingt der Kleinunternehmer-Hinweis gemäß UStG auf der Rechnung anzuführen - siehe Angaben der Rechnung im nächsten Kapitel auf dieser Seite.
Was muss auf der Rechnung stehen?
Rechnungslegung | Unterscheidung
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
- Menge und Art der Leistung oder Lieferung
- Tag/Zeitraum der Leistung oder Lieferung
- Rechnungsbetrag (Netto-Betrag) und Hinweis auf Steuerbefreiung (Kleinunternehmerregelung)
- Summe der Steuer - Beachten: Dieser Punkt der Pflichtangaben entfällt bei einer Kleinunternehmerrechnung - bei Kleinunternehmerregelung kein Ausweisen der Umsatzsteuer und Verrechnung ohne USt!
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
Die Rechnung eines Kleinunternehmers ist grundsätzlich auch an die allgemeinen Formvorschriften sowie Pflichtangaben für die Rechnungslegung gebunden.
Im Unterschied zu Rechnungen von Unternehmen, die der Regelbesteuerung unterliegen und daher die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, kommen für die Kleinunternehmerrechnung die Bestimmungen der unechten Umsatzsteuerbefreiung zum Tragen:
-
Kleinunternehmer müssen die Verpflichtung zur Angabe dieser Steuerbefreiung beachten: Der Hinweis gemäß Umsatzsteuergesetz muss zwingend auf der Rechnung anführt werden, wenn der Unternehmer unter die Kleinunternehmerregelung fällt und daher keine Umsatzsteuer verrechnet.
-
Kleinunternehmer weisen die Rechnungssumme als Netto-Betrag aus.
-
Weist der Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf seiner Rechnung aus, so schuldet er diese auch dem Finanzamt.
Die Pflichtangaben der Kleinunternehmerrechnung in Österreich sehen je nach Höhe des Rechnungsbetrags wie folgt aus:
Kleinbetragsrechnung: Rechnungen bis 400 Euro
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 Euro nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:
- Name und Anschrift des Unternehmers
- Menge und Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
- Tag/Zeitraum der Lieferung/Leistung
- Entgelt
- Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung aufgrund Kleinunternehmerregelung
- Ausstellungsdatum
Der Hinweis auf die Steuerbefreiung aufgrund Kleinunternehmerregelung - kurz Kleinunternehmer-Hinweis - ist durch die gesetzlichen Bestimmungen auf jeder entsprechenden Rechnung anzuführen:
"Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994"
Rechnungen bis 10.000 Euro
Bei Rechnungen bis 10.000 Euro müssen folgende Informationen auf der Rechnung angegeben werden, damit die Rechnung auch vom Finanzamt akzeptiert wird - diese Angaben entsprechen den allgemeinen Pflichtangaben und Formvorschriften an die Rechnungslegung, wobei aufgrund der Kleinunternehmerregelung einige Punkte wegfallen und entsprechende Hinweise angeführt werden:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
- Menge und Art der Leistung oder Lieferung
- Tag/Zeitraum der Leistung oder Lieferung
- Rechnungsbetrag (Netto-Betrag) und Hinweis auf Steuerbefreiung (Kleinunternehmerregelung)
- Summe der Steuer - Beachten: Dieser Punkt der Pflichtangaben entfällt bei einer Kleinunternehmerrechnung - bei Kleinunternehmerregelung kein Ausweisen der Umsatzsteuer und Verrechnung ohne USt!
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
Rechnung ab 10.000 Euro
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro inkl. USt übersteigt, ist die UID-Nummer des Kunden unter folgenden Voraussetzungen anzuführen:
- Der leistende Unternehmer muss im Inland entweder seinen Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder seine Betriebsstätte haben
- Die Leistung muss für das Unternehmen des Kunden ausgeführt werden.
Rechnungen ab 10.000 Euro: Keine UID-Nummer vorhanden
Verfügt der Kunde über keine gültige UID-Nummer (z.B. Kleinunternehmer) oder gibt er diese nicht an, hat das für den leistenden Unternehmer keine Konsequenzen.
- Es genügt der Hinweis “Keine UID angegeben“.
- Hat der Kunde nur eine ausländische UID-Nummer, ist diese anzugeben.
- Die Richtigkeit der UID-Nummer muss nicht geprüft werden.
Kein Kleinunternehmer: Vorschriften & Angaben bei Rechnung mit USt
Wenn Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, das ist beispielsweise durch das Optieren zur Regelbesteuerung möglich, gelten die allgemeinen Formvorschriften und Pflichtangaben inklusive Angaben zu Steuersatz und Steuerbeträgen:
Mehr zum ThemaRechnungsvorlage
Vorlage zur Verwendung | Hilfe für die Praxis
Um Ihnen das Schreiben der Rechnung so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer (im Word-Format) nutzen und verwenden.
Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf der Rechnung gemacht und alle Formvorschriften eingehalten werden!
Rechnungsvorlage DownloadBuchführung & Sonderregelung
Gewinnermittlung Kleinunternehmer | Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)
Die steuerliche Sonderbehandlung wirkt sich auf die Buchführung von Kleinunternehmern aus:
- Diese kann als vereinfachte Gewinnermittlung - beispielsweise im Unterschied zur Buchhaltung einer GmbH - mithilfe der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, kurz E/A, abgewickelt werden.
Die E/A ermöglicht Kleinunternehmern ein vereinfachtes System der Gewinnermittlung. Dabei wird der Gewinn oder Verlust aus der Summe von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben ermittelt.
Kleinunternehmer unterliegen dabei grundsätzlich auch der Aufzeichnungspflicht und Verpflichtung zur Steuererklärung, aber mit eigener Regelung durch die Umsatzsteuerbefreiung:
- Bei Umsätzen unter 7.500 EUR pro Jahr entfällt die Erklärungspflicht der Umsatzsteuer für unecht steuerbefreite Kleinunternehmer.
Exkurs: Buchhaltung mit Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (E/A)
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Rechnungslegung mit FreeFinance
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5 Tipps aus der Praxis
Erfahrungen aus der Praxis | Rechnungslegung einfach
Rechnungen schreiben kann mehr als eine reine Notwendigkeit sein. Mit ein wenig Aufwand können Sie viel aus Ihrer Rechnungslegung herausholen:
- Achten Sie auf ein professionelles Rechnungsdesign. Mit einer schön strukturierten Rechnung unterstreichen Sie Ihre Professionalität.
- Überprüfen Sie alle notwendigen Rechnungsmerkmale. Letztlich kommen Sie schneller an Ihr Geld, wenn alle Rechnungsdetails stimmen.
- E-Mail-Rechnung: Übermitteln Sie Ihre Rechnungen per Mail. Das spart Papier und schont damit die Umwelt. Außerdem macht es ihre Rechnungslegung noch komfortabler.
- Kundenbindung: Schaffen Sie Kaufanreize, welche die Kunden dazu bewegen, wieder bei Ihnen zu kaufen. Gutscheine oder spezielle Rabatte eignen sich dafür perfekt. Weisen Sie auf der Rechnung auf diese Vorteile bei einem erneuten Kauf hin.
- Automatisierung: Versuchen Sie, die Rechnungslegung so weit wie möglich zu automatisieren. Das spart wichtige Zeit, die Sie für andere Dinge in Ihrem Unternehmen benötigen.
Fragen und Antworten
Müssen Kleinunternehmer Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer müssen durch die Bestimmungen der Umsatzbesteuerung bei Verkauf von Produkten oder Erbringen von Dienstleistungen in der Regel Rechnungen ausstellen und bestimmte Formvorschriften an diese beachten.
Wichtig dabei ist, dass der Kleinunternehmer die besonderen Bestimmungen der Kleinunternehmerregelung und Umsatzsteuerbefreiung beachtet, sonst muss die Steuer ans Finanzamt abgeführt werden.
- Das bedeutet für Kleinunternehmer, dass diese den Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung gemäß Kleinunternehmerregelung auf der Rechnung anführen müssen.
Mehr zum Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung auf der Rechnung finden Sie hier!
Weiters müssen Kleinunternehmer die Rechnungssumme als Netto-Beträge ausweisen und dürfen keine Umsatzsteuer verrechnen. Der Vorsteuerabzug steht im Zuge dieser unechten Umsatzsteuerbefreiung auch nicht zu.
Welche Vorschriften gelten für die Rechnung von Kleinunternehmern?
Die Rechnung eines Kleinunternehmers ist auch an die allgemeinen Formvorschriften und Pflichtangaben gebunden - aber:
Im Unterschied zu Rechnungen von Unternehmen, die der Regelbesteuerung unterliegen und daher die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen, kommen für die Kleinunternehmerrechnung die besonderen Bestimmungen der unechten Umsatzsteuerbefreiung zum Tragen:
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Kleinunternehmer müssen die Verpflichtung zur Angabe dieser Steuerbefreiung beachten: Der Hinweis gemäß Umsatzsteuergesetz muss zwingend auf der Rechnung anführt werden, wenn der Unternehmer unter die Kleinunternehmerregelung fällt und daher keine Umsatzsteuer verrechnet.
-
Kleinunternehmer weisen die Rechnungssumme als Netto-Betrag aus.
-
Weist der Kleinunternehmer Umsatzsteuer auf seiner Rechnung aus, so schuldet er diese auch dem Finanzamt.
Die Pflichtangaben der Kleinunternehmerrechnung in Österreich sehen je nach Höhe des Rechnungsbetrags wie folgt aus:
Kleinbetragsrechnung: Rechnungen bis 400 Euro
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 Euro nicht übersteigt, genügen folgende Angaben:
- Name und Anschrift des Unternehmers
- Menge und Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
- Tag/Zeitraum der Lieferung/Leistung
- Entgelt
- Hinweis auf Umsatzsteuerbefreiung aufgrund Kleinunternehmerregelung
- Ausstellungsdatum
Der Hinweis auf die Steuerbefreiung aufgrund Kleinunternehmerregelung sieht wie folgt aus:
"Umsatzsteuerbefreit - Kleinunternehmer gem. § 6 Abs. 1 Z 27 UStG 1994"
Rechnungen bis 10.000 Euro
Bei Rechnungen bis 10.000 Euro müssen folgende Informationen auf der Rechnung angegeben werden, damit die Rechnung auch vom Finanzamt akzeptiert wird - diese Angaben entsprechen den allgemeinen Pflichtangaben und Formvorschriften an die Rechnungslegung, wobei aufgrund der Kleinunternehmerregelung einige Punkte wegfallen und entsprechende Hinweise angeführt werden:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers sowie jene des Leistungsempfängers
- Menge und Art der Leistung oder Lieferung
- Tag/Zeitraum der Leistung oder Lieferung
- Rechnungsbetrag (Netto-Betrag) und Hinweis auf Steuerbefreiung (Kleinunternehmerregelung)
- Summe der Steuer - Beachten: Dieser Punkt der Pflichtangaben entfällt bei einer Kleinunternehmerrechnung - bei Kleinunternehmerregelung kein Ausweisen der Umsatzsteuer und Verrechnung ohne USt!
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
Rechnung ab 10.000 Euro
Bei Rechnungen, deren Gesamtbetrag 10.000 Euro inkl. USt übersteigt, ist die UID-Nummer des Kunden unter folgenden Voraussetzungen anzuführen:
- Der leistende Unternehmer muss im Inland entweder seinen Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder seine Betriebsstätte haben
- Die Leistung muss für das Unternehmen des Kunden ausgeführt werden.
Verfügt der Kunde über keine gültige UID-Nummer (z.B. Kleinunternehmer) oder gibt er diese nicht an, hat das für den leistenden Unternehmer keine Konsequenzen.
- Es genügt der Hinweis “Keine UID angegeben“.
- Hat der Kunde nur eine ausländische UID-Nummer, ist diese anzugeben.
- Die Richtigkeit der UID-Nummer muss nicht geprüft werden.
Wo finde ich eine kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer?
Um Ihnen das Schreiben der Rechnung so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer (im Word-Format) nutzen und verwenden.
Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf der Rechnung gemacht und alle Formvorschriften eingehalten werden!
Welche Vorschriften gelten, wenn Kleinunternehmer mit USt verrechnen?
Wenn Sie nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen, das ist beispielsweise durch das Optieren zur Regelbesteuerung möglich, gelten die allgemeinen Formvorschriften und Pflichtangaben inklusive Angaben zu Steuersatz und Steuerbeträgen.
Direkt zu: Formvorschriften & Pflichtangaben der Rechnungslegung
Quellen
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Infoseite der Wirtschaftskammer Österreich:
Erfordernisse einer Rechnung - Bestimmungen für Unternehmen im Überblick -
Gesamte Rechtsvorschrift für Umsatzsteuergesetz 1994 (UStG):
Tagesaktuelle Fassung im RIS -
Gesamte Rechtsvorschrift für Unternehmensgesetzbuch (UGB):
Tagesaktuelle Fassung im RIS