Rechnung schreiben mit FreeFinance

Kleinbetragsrechnung ⇒ Vorlage & Erklärung

Bei der Rechnungslegung müssen Formvorschriften eingehalten und Pflichtangaben beachtet werden. Wenn der Rechnungsbetrag 400 EUR nicht übersteigt, kann eine sogenannte Kleinbetragsrechnung mit vereinfachten Vorschriften gestellt werden.

Letzte Aktualisierung:

Kleinbetragsrechnung - auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Die Bestimmungen zur Umsatzbesteuerung verpflichten in der Regel dazu, eine Rechnung zu stellen.
  • Wichtig dabei ist, dass Sie bestimmte Formvorschriften einhalten, da sonst die Rechnung im schlimmsten Fall nicht rechtsgültig ist.
  • Wenn der Rechnungsbetrag die Summe von 400 EUR nicht übersteigt, kann eine Kleinbetragsrechnung gestellt werden.
  • Bei einer Kleinbetragsrechnung genügen weniger Angaben, als es die Pflichtangaben für Rechnungen mit höheren Beträgen vorschreiben.
  • Damit Sie auch gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen, haben wir eine Rechnungsvorlage für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.

Kleinbetragsrechnung: Übersicht

Rechnungslegung | Unterscheidung


Rechnungen gehören zu den wichtigsten Dokumenten im Geschäftsalltag, sie erfüllen Dokumentations- und Informationsfunktion zugleich. Einerseits im Unternehmen und gegenüber der Kundschaft, andererseits aber auch mit gegenüber der Finanzverwaltung, da die Rechnungen geschäftliche Unterlagen zur Dokumentation der Geschäftsvorfälle des Unternehmens sind und als solche zentrale Bedeutung in der Buchhaltung des Unternehmens und für die Dokumentation zu steuerlichen Zwecken haben.

Das Schreiben der Rechnungen unterliegt daher auch gesetzlichen Bestimmungen und Vorschriften - damit eine Rechnung auch anerkannt wird, muss diese bestimmte Formvorschriften einhalten und Pflichtangaben enthalten.

  • Für die sogenannte Kleinbetragsrechnung gelten aber vereinfachte Bestimmungen.

Ausnahme: Innergemeinschaftliche Lieferung

Die vereinfachten Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen:

  • Diese Rechnungen müssen jedenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, falls vorliegend, sowie die UID-Nummer des Unternehmers und des Abnehmers enthalten.

Wer muss eine Rechnung stellen?

Erklärung | Definition


Grundsätzlich lässt sich sagen: wenn ein Unternehmen eine Lieferung oder Leistung an Kundschaft erbringt, muss eine Rechnung dafür ausgestellt werden. Wenn die gesetzliche Verpflichtung zum Schreiben von Rechnungen - siehe § 189 UGB - vorliegt, so muss dieser innerhalb von sechs Monaten nachgekommen werden.

In aller Regel können Sie also davon ausgehen, dass Sie eine Rechnung schreiben müssen.

Angaben auf der Kleinbetragsrechnung

Rechnungslegung | Bestimmungen


Für Kleinbetragsrechnungen, deren Rechnungssumme 400 Euro inkl. Umsatzsteuer nicht übersteigt, gelten vereinfachte Vorschriften.

  • Daher genügen auf der Kleinbetragsrechnung die grundlegenden Angaben, während auf Rechnungen mit höheren Summen die gesetzlichen Formvorschriften und Pflichtangaben zu beachten sind.

Eine Kleinbetragsrechnung nach dem folgenden Muster berechtigt den Rechnungsempfänger dann zum Vorsteuerabzug, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung inkl. USt die Summe von 400 EUR nicht übersteigt:

  1. Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  2. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung
  3. Tag bzw. Zeitraum der Lieferung oder Leistung
  4. Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  5. Steuersatz
  6. Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum der Rechnung)

Je nach Rechtsform des Unternehmens, das die Rechnung ausstellt, sind aufgrund der Bestimmungen in Unternehmensgesetzbuch (UGB) und Gewerbeordnung (GewO) auch bei Kleinbetragsrechnung weitere Angaben zu beachten:

Kleinbetragsrechnung: zusätzliche Angaben nach Rechtsform


Angaben gem. § 14 UGB für im Firmenbuch (FB) eingetragene Unternehmer:

  • Firma + Rechtsform
  • Firmensitz
  • Firmenbuchgericht
  • Firmenbuchnummer

Angaben zusätzlich bei GmbH & Co KG sowie für eine GmbH:

  • Firma + Rechtsform
  • Firmensitz
  • Firmenbuchgericht
  • Firmenbuchnummer

Angaben gem. § 63 Abs. 1 GewO für nicht im Firmenbuch eingetragene natürliche Personen:

  • Standort der Gewerbeberechtigung

Exkurs: Gesetzliche Pflichtangaben

Die Pflichtangaben einer Rechnung in Österreich richten sich nach der Höhe des Rechnungsbetrags.

  • Rechnungen bis 10.000 EUR inkl. USt. müssen die gesetzlichen Pflichtangaben auf der Rechnung enthalten, damit diese auch vom Finanzamt akzeptiert wird.
  • Rechnungen ab 10.000 EUR inkl. USt. müssen die UID-Nummer des Kunden unter folgenden Voraussetzungen enthalten:
  • Der leistende Unternehmer muss im Inland entweder seinen Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder seine Betriebsstätte haben
  • Die Leistung muss für das Unternehmen des Kunden ausgeführt werden.

Alle Details zu den gesetzlichen Formvorschriften und Pflichtangaben bei Rechnungen über 400 Euro finden Sie hier:

Mehr zum Thema

Ausnahme: Innergemeinschaftliche Lieferung

Kleinbetragsrechnung | Formvorschriften | Bestimmungen


Die vereinfachten Bestimmungen für Kleinbetragsrechnungen gelten nicht für innergemeinschaftliche Lieferungen:

  • Diese Rechnungen müssen jedenfalls einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, falls vorliegend, sowie die UID-Nummer des Unternehmers und des Abnehmers enthalten.

Kleinbetragsrechnung Vorlage

Vorlage zur Verwendung | Hilfe für die Praxis


Um Ihnen das Schreiben der Rechnung so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Rechnungsvorlage (im Word-Format) nutzen und verwenden.


Kleinbetragsrechnung Vorlage Download

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf der Rechnung gemacht werden!

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5 Tipps aus der Praxis

Erfahrungen aus der Praxis | Rechnungslegung einfach

Rechnungen schreiben kann mehr als eine reine Notwendigkeit sein. Mit ein wenig Aufwand können Sie viel aus Ihrer Rechnungslegung herausholen:

  1. Achten Sie auf ein professionelles Rechnungsdesign. Mit einer schön strukturierten Rechnung unterstreichen Sie Ihre Professionalität.
  2. Überprüfen Sie alle notwendigen Rechnungsmerkmale. Letztlich kommen Sie schneller an Ihr Geld, wenn alle Rechnungsdetails stimmen.
  3. E-Mail-Rechnung: Übermitteln Sie Ihre Rechnungen per Mail. Das spart Papier und schont damit die Umwelt. Außerdem macht es ihre Rechnungslegung noch komfortabler.
  4. Kundenbindung: Schaffen Sie Kaufanreize, welche die Kunden dazu bewegen, wieder bei Ihnen zu kaufen. Gutscheine oder spezielle Rabatte eignen sich dafür perfekt. Weisen Sie auf der Rechnung auf diese Vorteile bei einem erneuten Kauf hin.
  5. Automatisierung: Versuchen Sie, die Rechnungslegung so weit wie möglich zu automatisieren. Das spart wichtige Zeit, die Sie für andere Dinge in Ihrem Unternehmen benötigen.

Fragen und Antworten

Ja, Sie dürfen eine(n) Quittung/Kaufbeleg ausstellen - wir empfehlen folgende Inhalte:

  • Name und Adresse des Verkäufers
  • Name und Adresse des Käufers
  • Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
  • Gegenstand des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung, wie Alter, Zustand, Menge etc.
  • Gesamter Verkaufspreis (ohne Steuer, da von Privatperson)
  • Optional: Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, z.B. "Bezahlt am", "Computer übergeben am"
  • Optional: Unterschrift beider Parteien

Im B2B-Bereich muss eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten nach erbrachter Leistungen oder Lieferungen ausgestellt werden. Dasselbe gilt auch bei  Dienstleistungen oder Lieferungen in Verbindung mit einem Grundstück an private Personen.

Auch wenn Sie eine Rechnung für eine grenzüberschreitende Lieferung oder Leistung ausstellen, müssen Sie eine Rechnung innerhalb von 6 Monaten stellen.

Bei Rechnungen besteht eine Verjährungsfrist von 3 Jahren.

Quellen: WKO & oesterreich.gv.at

 

Sie erstellen die Rechnung in Ihrem Layout mit folgenden Inhalten:

  • Name und Adresse des Verkäufers
  • Name und Adresse des Käufers
  • Datum des Verkaufs bzw. der Rechnung
  • Gegenstand des Verkaufs, eventuell nähere Beschreibung wie Alter, Zustand, Menge etc.
  • Gesamter Verkaufspreis mit Hinweis 0 % Umsatzsteuer gemäß Kleinunternehmer-Regelung, siehe Kleinunternehmer-Hinweis
  • Optional: Zusatz der Lieferung bzw. Bezahlung, z.B. Bezahlt am, Übergeben am
  • Optional: Unterschrift beider Parteien

Mehr zur Kleinunternehmerregelung finden Sie hier!

Bitte beachten Sie die in diesem Artikel erwähnten Anforderungen an den Rechnungsinhalt und das Layout betreffend - so stehen Ihnen mit FreeFinance fast alle Möglichkeiten offen.

Eine Musterrechnung zur Orientierung mit den nötigen Angaben finden Sie hier auf dieser Seite!

Außerdem können Sie die Rechnungsvorlage in Form eines Word-Dokuments hier direkt downloaden.

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben in der Rechnung gemacht werden!

Andernfalls kann es sein, dass die gesamte Rechnung oder Teilbeträge vom Finanzamt nicht anerkannt werden.

Im schlimmsten Fall wird bei einer Überprüfung der Rechnungsbetrag aberkannt, es kann die Vorsteuer nicht geltend gemacht werden oder die Rechnung wird nur zu Teilen anerkannt.

Das kann empfindliche Nachzahlungen mit sich bringen, gerade wenn es um größere Beträge geht!

Quellen