Zahlungserinnerung ⇒ Vorlage, Fristen, Unterschied zur Mahnung

• Formvorschrift: Keine gesetzliche Pflichtform.

• Absender/Empfänger: Vollständige Firmen- und Kundendaten.

• Offener Betrag: Gesamtbetrag inklusive Steuer eindeutig ausweisen.

• Zahlungsziel: Neues Datum klar nennen.

• Leistungsdaten: Artikel, Menge und Leistung aus der Originalrechnung referenzieren.

• Bankverbindung/Kontakt: IBAN, BIC, Ansprechpartner für Rückfragen.

• Dokumentation: Datum, Versandart, interne Dokument-ID.

• Rechnungsbezug: Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der Originalrechnung. Etwaige AGB-Hinweise (Mängel und Gewähr) gehören nicht in die Zahlungserinnerung.

Muster-Zahlungserinnerung mit empfohlenem Inhalt:

• Anführung der Bezeichnung „Zahlungserinnerung“

• Bezeichnung und Firmendaten vom Unternehmen

• Kundendaten

• Rechnungsnummer der Originalrechnung

• Rechnungsdatum der Originalrechnung

• Liefer- und Leistungszeitraum laut Originalrechnung

• Hinweis, dass ein Zahlungsverzug vorliegt

• Ausweisen des offenen Betrags, inklusive Steuer

• Neues Zahlungsziel

• Bankverbindung des Unternehmens

• Einordnung: Oft als Teil des Mahnwesens gesehen, jedoch eigenständiges Erinnerungsschreiben in der Kommunikation.

• Kommunikationsart: Zahlungserinnerung höflich und verbindend, Mahnung als förmliche Zahlungsaufforderung.

• Charakter der Zahlungserinnerung: Alleinstehend anderer Charakter als erste Mahnung, obwohl beide an Schuldner im Zahlungsverzug gehen.

• Erste Mahnung: Kann als Zahlungserinnerung verstanden werden, bleibt im Unterschied zur 2. Mahnung und 3. Mahnung noch freundlich und betont die Erinnerungsfunktion.

• Fokus der Erinnerung: Hinweis auf offene Rechnung und Bitte um Begleichung statt Drohkulisse.

• Abgrenzung zum Mahnwesen: Unterschiede zwischen Zahlungserinnerung in dieser Form und den Eskalationsstufen des Mahnwesens beachten.

Zahlungserinnerung und Mahnwesen – Unterschiede im Detail:

• Der Charakter einer Zahlungserinnerung ist ein deutlich anderer und für Kunden angenehmerer, als jener der offiziellen Mahnung an den Schuldner.

• Für sich betrachtet ist die Zahlungserinnerung nicht mit einer Mahnung gleichgestellt, denn die Zahlungserinnerung als solche ist eine inoffizielle Mitteilung an die Kundschaft, während die Mahnung offiziellen Charakter hat und auch Mahngebühren, Verzugszinsen und weitere Zusatzkosten androht, die im Zuge der Mahnungen verrechnet werden können.

• Eine Mahnung muss ausgestellt werden, um in weiterer Folge ein Mahnverfahren anstrengen zu können. Im Regelfall kommt es dazu, wenn drei Mahnungen nicht zum Zahlungseingang führen und Schuldner in Verzug bleiben.

• Daher ist die für sich betrachtete Zahlungserinnerung ein reines Erinnerungsschreiben, während sie im Kontext des Mahnwesens eine erste und deutlichere Zahlungsaufforderung darstellt.

• Mahnungen skizzieren immer gleich den weiteren Fortgang und bauen im Gegensatz zur Zahlungserinnerung eine Drohkulisse auf – was nicht immer zielführend ist, wenngleich es oft berechtigt sein kann. Stichwort mehrfaches Missachten der Zahlungsfrist: Wenn es wiederholt nicht zur Zahlung kommt, werden rechtliche Schritte unausweichlich.

• Das wiederum ist mit zusätzlichen Kosten für die Schuldner verbunden, die das Erinnerungsschreiben noch ausklammert.

• Die Zahlungserinnerung für sich soll ein bestimmtes, aber freundliches Erinnern sein und geht in ihrer Formulierung und ihrem Wirken auf die Kundschaft von einer gütlichen Lösung aus, indem eher die Annahme in den Raum gestellt wird, dass eine Erinnerung reicht und dadurch auch bezahlt wird.

• Mit der Mahnung aber geht der Gläubiger von einer absichtlichen oder zumindest bewusst in Kauf genommenen Säumigkeit der Kundschaft aus, droht daher auch direkter mit allfälligen Konsequenzen des Mahnverfahrens und adressiert rechtliche Schritte bis zum finalen Gang vor Gericht.

• Kundschaft, von der man diese absichtliche Säumigkeit noch nicht annimmt, möchte man durch direktes Mahnen auch nicht sofort vergraulen und für die Zukunft verlieren, sondern zunächst in Sachen Verzug höflich daran erinnern – Stichwort Kundenzufriedenheit und Kundenbindung.

• Die freundlichere inoffizielle Nachricht ist deshalb zumindest für ein erstes Erinnern an ausständige Begleichung einer offenen Rechnung auch die erste Wahl.

• Anstatt der drohenden Mahnung sollte zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung und damit die Verbindung von Unternehmen zum Kunden auf der komplikationsfreien Ebene zu halten versucht werden. Oft kommt man schon so binnen kurzer Frist an sein Geld.

Exkurs: Mahnwesen

In der Praxis hat das Mahnwesen meist einen dreistufigen Ablauf:

• Erste Mahnung (freundlich, neues Zahlungsziel)

• Zweite Mahnung (bestimmter, letzte Frist)

• Dritte Mahnung (Eskalationshinweis).

• Jede Stufe dokumentiert den Zahlungsverzug und erhöht die Verbindlichkeit.

Alles zum in Österreich etablierten 3-stufigen Mahnwesen, inklusive kostenloser Vorlagen für die einzelnen Mahnstufen, und dem Mahnverfahren finden Sie im Beitrag zum Thema:

Mahnwesen in Österreich

• Standardkanal: E-Mail ermöglicht schnelle Zustellung und kurze Reaktionszeiten.

• Betreff: „Zahlungserinnerung: Rechnung [Rechnungsnummer/Datum]“.

• Inhalt: Offener Betrag, neues Zahlungsziel, klarer Rechnungsbezug.

• Anhänge: Originalrechnung oder Belegauszug zur eindeutigen Zuordnung.

• Kontakt: Rückfragen ermöglichen (Ansprechpartner, Telefonnummer, E-Mail).

• Beweisführung: Versand-/Lesebestätigung und Protokoll im System dokumentieren.

• Alternative: Postversand (optional Einschreiben) bei höherem Beweisinteresse.

• Integration: Zahlungserinnerungen in Buchhaltung einbinden.

• Trigger: Nach Fälligkeit + X Tage automatische Zahlungserinnerung auslösen.

• Workflows: Serienvorlagen, feste Textbausteine, Zuständigkeiten definieren.

• Historie: Zeitstempel, Version und Dokument-ID für jede Zahlungserinnerung speichern.

• Belege: Versandprotokoll und Rückmeldungen (E-Mail, Telefon) im System dokumentieren.

• Datenschutz: Nur erforderliche Daten verarbeiten und Aufbewahrungsfristen beachten.

Tipp: Erinnerungsmanagement direkt in der Buchhaltung

Sie wollen das Layout der Zahlungserinnerungen an das Design Ihres Unternehmens anpassen? Testen Sie noch heute die umfassendste Buchhaltungslösung in Österreich und integrieren Sie Ihr Erinnerungsmanagement direkt in die Buchhaltung und stellen damit anhand der Vorlagen zum eigenen Design passende Zahlungserinnerungen aus.

Selbstverständlich weist Sie FreeFinance auf Zahlungsverzüge hin, die Daten der Rechnungen werden automatisch in die Zahlungserinnerungen übernommen.

Von ansprechender Gestaltung der Rechnungen mit Zahlungserinnerungen bis zur Mahnung bzw. zum Geschäftsbrief, über das Verwalten der Stammdaten bis zur Integration in Ihre Buchhaltung – mit FreeFinance erledigt sich das Erstellen und Ausstellen der Geschäftsdokumente beinahe von allein. Obendrein sparen Sie mit der Automatisierung Zeit und Nerven – und kommen schneller an Ihr Geld.

1. Dokument kennzeichnen: Klar „Zahlungserinnerung“ anführen, damit der Vorgang im Prozess und Mahnwesen eindeutig zuordenbar bleibt.

2. Rechnungsbezug herstellen: Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Artikel, Menge und Leistung aus der Originalrechnung nennen, damit keine Rückfragen entstehen.

3. Kerndaten auf einen Blick: Rechnungsbetrag (offener Betrag) und Zahlungsziel prominent platzieren; optional Beleg/Originalrechnung anhängen.

4. Frist transparent setzen: Realistische Zusatzfrist von 7–14 Tagen kommunizieren und bei wiederholter Zahlungserinnerung auf bereits gewährte Fristen verweisen.

5. E-Mail professionell nutzen: Aussagekräftiger Betreff („Zahlungserinnerung: Rechnung [Nr./Datum]“), klare Struktur, Absenderkontakt; Versand und Lesebestätigung dokumentieren.

6. Tonalität beachten: Höflich, bestimmt und lösungsorientiert formulieren – Ziel ist Zahlungseingang ohne Eskalation und mit gewahrter Kundenbeziehung.

7. Nächste Schritte andeuten: Sachlich auf die folgende Mahnung hinweisen, falls die Zahlung ausbleibt, und den Zahlungsverzug sowie den bisherigen Verlauf kurz festhalten.