Inkasso

Inkasso & Inkassoverfahren - was bedeutet das?

Inkasso bedeutet Eingang oder auch Einziehung. Inkasso im geläufigen Sinn steht für das Betreiben offener Forderungen, also das Einbringen der Geldbeträge. Dieses Betreiben der Forderung wird an eine externe Firma, ein Inkassoinstitut, ausgelagert.

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Inkasso - auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Der Begriff Inkasso leitet sich vom italienischen „incasso“ ab und bedeutet Eingang oder Einziehung.
  • Im unternehmerischen Kontext ist mit Inkasso - genauer dem Inkassoverfahren - der Vorgang, offene Forderungen und somit fällige Geldbeträge einzuziehen, gemeint.
  • Im Zuge des Inkassoverfahrens wird ein Inkassounternehmen, oft als Inkassobüro oder Inkassoinstitut bezeichnet, mit der Betreibung der Forderung beauftragt.
  • Der Gläubiger, das ist jenes Unternehmen, dem die säumige Kundschaft Geld für bereits erbrachte Leistung oder Lieferung schuldet, lagert die Einziehung der Forderung und damit der fälligen Beträge aus.
  • Das Inkassoinstitut übernimmt also das Prozedere der Einbringung der offenen Beträge bei säumigen Kunden, also Kunden mit Zahlungsrückstand.
  • Ziel eines Inkassoverfahrens ist das möglichst schnelle Einbringen der ausstehenden Gelder.

Übersicht

Fakturierung | Inkasso


Das Inkasso, genauer Inkassoverfahren, stellt eine Möglichkeit dar, wie man als Unternehmen fällige Geldbeträge von Kunden einbringen kann.

Dabei wird die Betreibung der offenen Forderungen gegenüber Kunden, die eine Rechnung trotz Fälligkeit noch nicht bezahlt haben, an ein Inkassounternehmen - oft als Inkassobüro oder Inkassoinstitut bezeichnet, ausgelagert:

Das Prozedere der Eintreibung offener Geldbeträge wird an das Inkassounternehmen ausgelagert und dieses treibt dann im Zuge des Inkassoverfahrens die Schulden aus offenen Rechnungen ein - daraus ergibt sich, dass dieses Inkassounternehmen das Forderungsmanagement als externes Unternehmen im Auftrag für diese Kunden übernimmt.

  • Kunden eines Inkassounternehmens wiederum sind Firmen, denen gegenüber Kunden offene Rechnungen nicht bezahlt haben und - im Regelfall - der geforderte Zahlungseingang auch durch Ausstellen von Mahnungen nicht erfolgt ist.

Forderungsmanagement

Fakturierung | Forderungsmanagement durch externes Unternehmen


Ein Unternehmen hat als Teil des eigenen Rechnungswesens üblicherweise auch ein sogenanntes Mahnwesen. Das kommt zum Tragen, wenn Kunden des Unternehmens fällige Rechnungen für erfolgte Leistung oder Lieferung nicht fristgerecht bezahlen, also in Zahlungsverzug geraten sind, sowie auch eine allfällige Zahlungserinnerung durch das Unternehmen ignoriert haben.

Das Unternehmen, also der Gläubiger, hat gegenüber dem säumigen Kunden, also dem Schuldner, mehrere Möglichkeiten:

  • Es kann die Begleichung der offenen Rechnung mittels Mahnwesen herbeizuführen versuchen.

  • Es kann direkt nach verstrichener Zahlungsfrist den Rechtsweg bei Gericht beschreiten.

  • Es kann ein Inkassounternehmen mit dem Betreiben der Einbringung der offenen Forderung beauftragen. Üblicherweise geschieht dieser Schritt, nachdem auch die letzte Mahnung mit Androhung von Rechtsweg oder Inkasso nicht zum Zahlungseingang geführt hat.

  • Der Gläubiger kann aber auch direkt nach verstrichener Zahlungsfrist ohne Geldeingang durch die Kundschaft das Inkassounternehmen beauftragen und damit auch sein Mahnwesen an dieses auslagern. Die Mahnungen an die säumige Kundschaft ergehen dann direkt vom Inkassounternehmen.

Auch das beauftragte Inkassounternehmen kann die Forderung durch ein- bis mehrmalige Mahnungen an den Kunden betreiben oder ebenfalls den Rechtsweg beschreiten - das wiederum ist sowohl gleich oder nach erfolgten Mahnungen, sofern immer noch kein Zahlungseingang vorliegt, möglich.

Die Beauftragung eines Inkassounternehmens bedeutet somit, dass das Unternehmen sein Forderungsmanagement gegenüber der schuldhaften Kundschaft auslagert und den kompletten Prozess der Eintreibung der offenen Beträge inklusive anfallendem Zahlungsverkehr von dieser Firma abwickeln lässt.

Inkassoverfahren: Varianten

Forderungsmanagement | Inkasso


Wenn ein Unternehmen das Forderungsmanagement auslagert, gibt es im Regelfall zwei Varianten, diese Auslagerung zu gestalten:


Einziehung der Schulden im Auftrag

Das Unternehmen mit der offenen Forderung gegenüber dem Schuldner erteilt dem Inkassobüro Auftrag und Vollmacht, die Forderung zu betreiben und den offenen Betrag einzuziehen.

Dabei ergibt sich das Risiko, dass das Unternehmen als Gläubiger auf den Forderungsverlusten sitzen bleibt:

  • Es kann vorkommen, dass die Schulden auch vom Inkassounternehmen nicht eingetrieben werden können - Stichwort Zahlungsunfähigkeit des Schuldners.


Forderungsabtretung an das Inkassounternehmen

Die zweite Variante ist, dass der Gläubiger die offene Forderung an das Inkassounternehmen abtritt. Das heißt, die offene Rechnung wird dem Inkassounternehmen verkauft.

  • Das Inkassobüro trägt dann auch das Risiko des Forderungsausfalls, wenn die Gelder via Inkasso nicht eingebracht werden kann.
  • Das ist vor allem der Fall, wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist.

Ablauf des Inkassoverfahrens

Forderungsmanagement | Verfahrensablauf


Vom Inkassounternehmen wird zunächst auch der außergerichtliche Weg beschritten:

  • 1. Mahnverfahren: Es wird ein Mahnverfahren eingeleitet sowie ein entsprechendes Inkasso-Schreiben an den Schuldner ausgestellt.

Wenn dieser außergerichtliche Weg auch nicht zum Zahlungseingang führt, wird auch durch das Inkassobüro der Rechtsweg beschritten:

  • 2. Gerichtliches Inkasso: Dabei wird ein gerichtliches Vollstreckungsverfahren eingeleitet.

Der Effekt in der Praxis ist dabei oft, dass Schuldner spätestens dann zahlen, wenn der Vollstreckungsbescheid aus dem gerichtlichen Inkasso ausgestellt wird. Sollte jedoch auch dann noch nicht gezahlt werden, bleibt nur die folgende Möglichkeit:

  • 3. Zwangsvollstreckung: Als letzte direkte Möglichkeit zur Einbringung der Beträge ist die Zwangsvollstreckung vorgesehen, die wiederum gerichtlich angeordnet und durch einen Gerichtsvollzieher durchgeführt wird.

Wenn der Schuldner zahlungsunfähig ist, kann auch keine gerichtliche Vollstreckung durchgeführt werden. Nun kann das Inkassobüro mit einer sogenannten Titelüberwachung beauftragt werden oder es kann diese selbst vornehmen, wenn die Forderung vom Gläubiger an dieses abgetreten wurde:

  • 4. Titelüberwachung: Die Titelüberwachung bedeutet, dass die Vermögenslage des Schuldners für den Zeitraum von bis zu 30 Jahren unter Beobachtung steht und gegebenenfalls offene Forderung zu einem späteren Zeitpunkt eingetrieben werden.

Funktion für Unternehmen

Mahnwesen | Auslagerung des Forderungsmanagements


In Österreich hat sich ein 3-stufiges Mahnwesen etabliert, wobei für gewöhnlich im Zuge der 3. und letzten Mahnung an die säumige Kundschaft eine finale Zahlungsaufforderung und zugleich Androhung des Rechtswegs oder eben des Betreibens der offenen Forderung via Inkasso darstellt, sofern die Kundschaft auch nach dieser Mahnung nicht zahlt.

  • Daher begegnet uns das Inkassoverfahren als letzte Stufe des Mahnwesens von Unternehmen gegenüber Schuldnern.

Wenn die letzte Mahnung an Kundenschaft mit Zahlungsrückstand nicht zum Geldeingang beim Unternehmen führt, wird die weitere Betreibung der offenen Forderung via Inkasso oft an ein solches externes Unternehmen ausgelagert.

  • Das Inkassounternehmen übernimmt dann im Auftrag gesamten Prozess des Eintreibens der offenen Beträge.

  • Es übernimmt im Zuge dessen ab erfolgter Beauftragung durch den Gläubiger auch die Kommunikation mit dem Schuldner.

  • Außerdem kümmert es sich um den Zahlungsverkehr im Zuge der offenen Forderung.

Zu beachten: Inkasso im Mahnwesen oder direkt nach Zahlungsverzug

Es gibt aber keine verbindliche Rechtsgrundlage zur Anwendung eines Mahnwesens, denn das Unternehmen mit offener Forderung kann auch direkt nach Verstreichen der Zahlungsfrist laut ursprünglicher Rechnung die weitere Betreibung direkt an ein Inkassounternehmen auslagern.

Exkurs: Mahnwesen im Unternehmen

Forderungsmanagement | Mahnung


Alles Wissens- und Beachtenswerte zum 3-stufigen Mahnwesen als Teil der Fakturierung im Unternehmen.

Mahnwesen im Unternehmen

Alles zum Mahnwesen sowie zum Schreiben von Mahnungen inklusive praktischer Vorlagen im Word-Format für die einzelnen Mahnstufen finden Sie direkt in unserem Beitrag zum Thema:

Mahnung schreiben

Kosten

Inkassoverfahren | Kosten


Beim Forderungsmanagement durch Auslagerung entstehen zusätzliche Kosten - einerseits für den Auftraggeber des Inkassounternehmens, also den Gläubiger, andererseits für den Schuldner:

  • Dazu gehören vor allem Inkassokosten wie Zinsen, Spesen und Mahngebühren.
  • Diese Kosten werden dem Schuldner entsprechend zusätzlich als Inkassogebühren in Rechnung gestellt.

Die Gebühren sowie deren jeweilige Höchstsätze setzen sich wie folgt zusammen.


Gläubigergebühren

Das Inkassounternehmen kann dem Auftraggeber folgende Posten verrechnen:

  • Für jede Forderung gesondert Auftragsgebühren, die im Vorhinein zu entrichten sind
  • Ermittlung der Anschrift der Schuldner, zuzüglich Barauslagen
  • Ermittlung von Einkommens- oder Vermögensverhältnissen des Schuldners, zuzüglich Barauslagen
  • Prozentsatz auf die Beträge, um die sich die Schuld durch Leistungen des Schuldners oder eines Dritten zugunsten des Schuldners während der Vertragsdauer mindert


Schuldnergebühren

Das Inkassounternehmen kann dem Schuldner folgende Posten verrechnen:

  • Allgemeine Bearbeitungskosten bei Forderungen
  • Erste Mahnung bei Forderungen (Mahngebühr)
  • Zweite Mahnung bei Forderungen (Mahngebühr)
  • Dritte Mahnung und jede weitere Mahnung mit gleichem Höchstsatz wie bei der zweiten Mahnung (Mahngebühren)
  • Telefoninkasso, Ratenzahlungsvereinbarungen, Stundungsvereinbarungen und außergerichtliche Vergleichsvereinbarungen mit jeweils gleichem Höchstsatz wie bei der zweiten Mahnung
  • Anschriftenerhebung, zuzüglich Barauslagen
  • Wegentgelt, zuzüglich Reisekosten
  • Ermittlung der Einkommens- oder Vermögensverhältnisse, zuzüglich Barauslagen
  • Evidenzhaltung pro angefangenes Vierteljahr bei Forderungen

Gebühren: Höchstsätze

Die gültigen Gebührenbeträge und Höchstsätze im Zuge der Tätigkeit des Inkassounternehmens und des Inkassoverfahrens finden Sie in tagesaktueller Fassung direkt in der entsprechenden gesetzlichen Bestimmung, abrufbar im Rechtsinformationssystem des Bundes (RIS):

Höchstsätze der Inkassoinstituten gebührenden Vergütungen

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Quellen