Pflichtangaben Rechnung: Das müssen Unternehmen in Österreich beachten

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung sind in Österreich gesetzlich geregelt und müssen bestimmte Anforderungen erfüllen. Welche Angaben erforderlich sind, hängt unter anderem von der Art des Umsatzes und der Höhe des Rechnungsbetrags ab.

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Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Pflichtangaben Rechnung – auf einen Blick
  2. Rechnungspflichtangaben: Diese Angaben muss eine Rechnung enthalten
  3. Einzelne Rechnungsmerkmale im Detail: Besondere Anforderungen
  4. Rechnungsfehler vermeiden: Darauf sollten Unternehmen achten
  5. Vereinfachte Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen
  6. Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen): Voraussetzungen, Erstellung und Empfang
  7. Rechnungen ins Ausland: Was gilt in welchem Fall?
  8. Häufig gestellte Fragen und Antworten
  9. Quellen
Simone A. Mitgründerin der FreeFinance Buchhaltungssoftware, Entwicklung, Inhalt & Marketing
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Pflichtangaben Rechnung – auf einen Blick

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?Eine Rechnung muss u. a. Namen und Anschriften von Aussteller und Empfänger, eine Leistungsbeschreibung, das Liefer- oder Leistungsdatum, Entgelt und Umsatzsteuer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie die erforderlichen UID-Nummern enthalten.
Welche Fehler sollten Unternehmen bei der Rechnungserstellung vermeiden?Unternehmen sollten fehlende oder fehlerhafte Pflichtangaben, verspätete Rechnungsausstellungen und eine unzureichende Aufbewahrung vermeiden, da sonst steuerliche Konsequenzen oder finanzielle Nachteile drohen.
Welche Pflichtangaben gelten für Kleinbetragsrechnungen?Für Rechnungen bis 400 Euro inklusive Umsatzsteuer gelten vereinfachte Vorschriften: Name und Anschrift des Empfängers, Rechnungsnummer und UID-Nummer müssen beispielsweise nicht angegeben werden.
Welche Voraussetzungen gelten für elektronische Rechnungen in Österreich?Elektronische Rechnungen müssen die Zustimmung des Empfängers voraussetzen und die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit gewährleisten.
Was müssen Unternehmen bei Rechnungen ins Ausland beachten?Entscheidend sind die Art der Leistung, der Kundenstatus und das Zielland, da diese Faktoren bestimmen, ob Umsatzsteuer anfällt, das Reverse-Charge-Verfahren gilt oder eine Steuerbefreiung möglich ist.
Die 5 wichtigsten Fragen und Antworten zu Pflichtangaben auf Rechnungen
Pflichtangaben Rechnung

Rechnungen müssen in Österreich bestimmte gesetzliche Vorgaben erfüllen, damit sie steuerrechtlich korrekt sind. Dazu zählen verschiedene Angaben, die eine eindeutige Zuordnung des Geschäfts und der beteiligten Unternehmen ermöglichen. Welche Informationen enthalten sein müssen, richtet sich unter anderem nach dem Rechnungsbetrag und der Art der erbrachten Leistung.

Rechnungspflichtangaben: Diese Angaben muss eine Rechnung enthalten

Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss sie bestimmte gesetzliche Pflichtangaben enthalten. Welche Angaben erforderlich sind, regelt § 11 Abs. 1 UStG. Die Vorschrift legt fest, welche Merkmale enthalten sein müssen, und unterscheidet dabei unter anderem nach Art und Höhe des Umsatzes.

Dazu gehören insbesondere folgende Bestandteile:

  • Name und Anschrift: Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Rechnungsempfängers.
  • Beschreibung der Leistung: Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren oder Art und Umfang der erbrachten Dienstleistungen.
  • Liefer- bzw. Leistungsdatum: Der Tag oder Zeitraum, an dem die Lieferung oder Leistung erbracht wurde.
  • Entgelt und Umsatzsteuer: Das vereinbarte Nettoentgelt, der anzuwendende Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag. Bei steuerbefreiten Umsätzen ist ein entsprechender Hinweis erforderlich.
  • Rechnungsdatum: Das Ausstellungsdatum der Rechnung. Fällt es mit dem Liefer- oder Leistungsdatum zusammen, genügt ein entsprechender Hinweis.
  • Fortlaufende Rechnungsnummer: Eine einmalig vergebene Nummer zur eindeutigen Identifizierung der Rechnung.
  • UID-Nummer des Ausstellers: Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des rechnungsstellenden Unternehmens.
  • UID-Nummer des Empfängers: Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die UID-Nummer immer erforderlich. Darüber hinaus muss sie bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto sowie bei Umsätzen, für die das Reverse-Charge-Verfahren gilt, auf der Rechnung angegeben werden.
  • Hinweis auf die Differenzbesteuerung: Wird dieses Besteuerungsverfahren angewendet, muss dies auf der Rechnung entsprechend vermerkt sein, beispielsweise im Antiquitätenhandel.
  • Steuerbetrag bei Fremdwährung: Wird die Rechnung in einer anderen Währung als Euro ausgestellt, muss der Umsatzsteuerbetrag zusätzlich in Euro ausgewiesen werden.

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Einzelne Rechnungsmerkmale im Detail: Besondere Anforderungen

Für bestimmte Rechnungsangaben gelten zusätzliche Vorgaben. Das betrifft insbesondere die fortlaufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer.

Fortlaufende Rechnungsnummer: Anforderungen an die Nummerierung

Jede Rechnung muss eine eindeutige, fortlaufende Nummer erhalten. Dafür können eine oder mehrere Zahlenreihen verwendet werden. Entscheidend ist, dass jede Nummer nur einmal vergeben wird und sich die jeweilige Rechnung damit eindeutig zuordnen lässt.

Unternehmen können selbst festlegen, wann sie mit der Nummerierung beginnen. Auch mehrere getrennte Rechnungskreise sind zulässig, beispielsweise für unterschiedliche Filialen oder Registrierkassen.

Bei Rechnungen an Privatkunden kann die fortlaufende Nummer entfallen, wenn das Unternehmen dafür einen eigenen Rechnungskreis führt. Gibt es hingegen nur einen gemeinsamen Rechnungskreis, müssen Privatkunden- und Unternehmerrechnungen zusammenhängend nummeriert werden. Der Rechnungsempfänger ist nicht verpflichtet, die fortlaufende Nummerierung zu kontrollieren.

UID-Nummer des Rechnungsausstellers: Wann ist sie erforderlich?

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer) des Rechnungsausstellers muss auf der Rechnung angegeben werden. Eine Ausnahme gilt für Unternehmer, die im Inland ausschließlich Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen. Dazu zählen beispielsweise Kleinunternehmer, welche auf ihren Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen dürfen.

Übersteigt der Bruttorechnungsbetrag 10.000 Euro, muss auch die UID-Nummer des Rechnungsempfängers auf der Rechnung stehen.

Voraussetzung dafür ist, dass:

  • der leistende Unternehmer seinen Wohnsitz, Sitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte im Inland hat und
  • die Leistung für das Unternehmen des Rechnungsempfängers erbracht wird.

Verfügt der Kunde über keine gültige UID-Nummer, beispielsweise weil er Kleinunternehmer ist, oder gibt er diese nicht bekannt, entstehen dem Rechnungsaussteller daraus keine Nachteile. In diesem Fall genügt der Vermerk „Keine UID angegeben“.

Hat der Kunde hingegen eine ausländische UID-Nummer, muss diese ebenfalls auf der Rechnung angeführt werden. Der Rechnungsaussteller ist nicht verpflichtet, die Richtigkeit der angegebenen UID-Nummer zu überprüfen.

Rechnungsfehler vermeiden: Darauf sollten Unternehmen achten

Bei der Rechnungserstellung passieren häufig Fehler, die dazu führen können, dass Rechnungen nicht den gesetzlichen Mindestanforderungen entsprechen.

  • Fehlende oder fehlerhafte Rechnungsnummer: Jede Rechnung muss eine fortlaufende Nummer zur eindeutigen Identifizierung enthalten. Für Kleinbetragsrechnungen gelten Ausnahmen (siehe folgender Abschnitt).
  • Unvollständige Unternehmensangaben: Name und Anschrift des leistenden Unternehmens sowie des Rechnungsempfängers müssen korrekt angegeben sein.
  • Ungenaue Leistungsbeschreibung: Die Rechnung muss erkennen lassen, welche Waren geliefert oder welche Leistungen erbracht wurden. Allgemeine Bezeichnungen reichen dafür nicht immer aus.
  • Fehlender Leistungszeitraum: Neben dem Rechnungsdatum muss auch der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung angegeben sein. Bei länger andauernden Leistungen ist der entsprechende Leistungszeitraum auszuweisen.
  • Fehlerhafte Steuerangaben: Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag müssen korrekt ausgewiesen sein. Wird eine Rechnung ohne MwSt. ausgestellt, muss der Grund dafür eindeutig erkennbar sein. Bei steuerfreien Umsätzen oder Reverse-Charge-Leistungen ist daher ein entsprechender Hinweis erforderlich.
  • Fehlende UID-Nummer: Bei bestimmten grenzüberschreitenden Geschäften und B2B-Umsätzen muss die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens und gegebenenfalls des Leistungsempfängers auf der Rechnung stehen.
  • Verspätete Rechnungsausstellung: Für Unternehmen besteht die Verpflichtung, Rechnungen innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung auszustellen. Eine verspätete Ausstellung kann zu steuerlichen Nachteilen und Problemen bei der ordnungsgemäßen Buchhaltung führen.
  • Unzureichende Aufbewahrung von Rechnungen: Unternehmen müssen Rechnungen und weitere steuerlich relevante Unterlagen ordnungsgemäß archivieren. Gemäß § 132 BAO gilt eine siebenjährige Aufbewahrungsfrist. Die Belege müssen während dieses Zeitraums geordnet, vollständig und bei Bedarf jederzeit verfügbar sein.

Tipp: Die Bedeutung korrekter Rechnungsangaben zeigt sich insbesondere beim Vorsteuerabzug. Fehlen erforderliche Rechnungsangaben oder sind diese fehlerhaft, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Bei fehlerhaften Rechnungen können Rückfragen durch das Finanzamt entstehen oder Verzögerungen bei der Bearbeitung auftreten. Mit FreeFinance lassen sich Rechnungen digital erstellen und verwalten. Die Buchhaltungssoftware unterstützt dabei, Rechnungsangaben strukturiert zu erfassen und typische Fehler bei der Rechnungserstellung zu vermeiden.

Vereinfachte Pflichtangaben bei Kleinbetragsrechnungen

Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von höchstens 400 Euro inklusive Umsatzsteuer gelten vereinfachte Vorschriften. Bei Kleinbetragsrechnungen kann die Angabe von Name und Anschrift des Leistungsempfängers, der fortlaufenden Rechnungsnummer und der UID-Nummer entfallen.

Erforderlich sind lediglich folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Waren beziehungsweise Art und Umfang der erbrachten Leistungen
  • Tag oder Zeitraum der Lieferung beziehungsweise Leistungserbringung
  • Gesamtentgelt inklusive Umsatzsteuer sowie der darin enthaltene Steuerbetrag in einer Summe
  • Angewendeter Steuersatz beziehungsweise Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  • Ausstellungsdatum der Rechnung

Ausnahme: Die vereinfachten Regeln für Kleinbetragsrechnungen sind bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen ausgeschlossen. Hier ist stets eine reguläre Rechnung auszustellen, die bei vorliegender Steuerbefreiung einen entsprechenden Hinweis sowie die UID-Nummern des leistenden Unternehmens und des Abnehmers enthält.

Elektronische Rechnungen (E-Rechnungen): Voraussetzungen, Erstellung und Empfang

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dazu gehören beispielsweise Rechnungen im PDF-Format, die per E-Mail versendet werden. Davon zu unterscheiden sind strukturierte elektronische Rechnungsformate wie XML, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen.

Voraussetzungen für die elektronische Rechnungsstellung

Unternehmen können Rechnungen elektronisch ausstellen und versenden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  • Zustimmung des Rechnungsempfängers: Der Kunde muss mit dem elektronischen Rechnungsversand einverstanden sein. Eine ausdrückliche schriftliche Erklärung ist dafür nicht erforderlich. Auch eine stillschweigende Zustimmung durch die tatsächliche Nutzung des Verfahrens ist möglich.
  • Echtheit der Herkunft: Es muss nachvollziehbar sein, dass die Rechnung tatsächlich vom angegebenen Unternehmen ausgestellt wurde.
  • Unversehrtheit des Inhalts: Die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsangaben dürfen nachträglich nicht unbemerkt verändert werden.
  • Lesbarkeit: Die Rechnung muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist für Menschen lesbar und verständlich bleiben.
  • Gesetzliche Rechnungsmerkmale: Auch elektronische Rechnungen müssen die umsatzsteuerrechtlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.

Verfahren zur Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit

Unternehmen können selbst entscheiden, mit welchen Verfahren sie die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit ihrer elektronischen Rechnungen sicherstellen. Dazu stehen verschiedene Verfahren zur Verfügung:

  • Innerbetriebliches Steuerungsverfahren: Ein nachvollziehbarer Prüfpfad stellt den Zusammenhang zwischen der Rechnung und der zugrunde liegenden Lieferung oder Leistung her. Dafür können Unternehmen beispielsweise Rechnungen mit Bestellungen, Aufträgen, Verträgen oder Lieferscheinen abgleichen.
  • Übermittlung über das Unternehmensserviceportal (USP) oder PEPPOL: Die Übermittlung über diese Plattformen kann zur Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit beitragen.
  • Qualifizierte elektronische Signatur oder qualifiziertes elektronisches Siegel: Damit lassen sich die Herkunft der Rechnung und die Unversehrtheit ihres Inhalts absichern.
  • Elektronischer Datenaustausch (EDI): Auch die Übermittlung über ein EDI-Verfahren ist möglich, sofern die entsprechende Vereinbarung geeignete Verfahren zur Sicherstellung der Echtheit und Unversehrtheit vorsieht.

Achtung bei mehrfacher Übermittlung: Wird dieselbe Rechnung beispielsweise sowohl als Papierrechnung als auch elektronisch oder in mehreren elektronischen Formaten versendet, muss auf der Rechnung darauf hingewiesen werden. So lässt sich vermeiden, dass durch die mehrfache Rechnungslegung eine zusätzliche Umsatzsteuerschuld entsteht. Auch Gutschriften können elektronisch ausgestellt und übermittelt werden. Sie müssen ausdrücklich als Gutschriften gekennzeichnet sein.

Erstellung und Übermittlung elektronischer Rechnungen

Für die Erstellung elektronischer Rechnungen können Unternehmen unterschiedliche Formate und Übermittlungswege nutzen. Eine PDF-Datei, die per E-Mail versendet wird, kann bereits als elektronische Rechnung gelten. Davon zu unterscheiden sind strukturierte elektronische Rechnungsformate, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Mit einer Buchhaltungssoftware wie FreeFinance lassen sich Rechnungen digital erstellen und verwalten. Zusätzlich können Rechnungen bei Bedarf in verschiedenen XML-Formaten wie ebInterface generiert werden.

Eine Besonderheit gilt für Rechnungen an Bundesdienststellen: Unternehmen müssen diese seit dem 1. Jänner 2014 in strukturierter elektronischer Form einbringen. Eine einfache PDF-Rechnung genügt dafür nicht. Die Übermittlung ist beispielsweise über das Unternehmensserviceportal (USP) oder über einen entsprechenden Dienstleister möglich.

Empfang und Aufbewahrung elektronischer Rechnungen

Auch beim Empfang elektronischer Rechnungen müssen Unternehmen sicherstellen, dass die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Dazu gehören insbesondere:

  • Prüfung der Rechnung: Die Herkunft muss nachvollziehbar sein und der Inhalt darf nicht unbemerkt verändert worden sein. Außerdem muss das Dokument lesbar sein.
  • Kontrolle der Rechnungsangaben: Eingehende Rechnungen müssen die gesetzlich vorgeschriebenen Rechnungsmerkmale enthalten. Nur eine ordnungsgemäße Rechnung berechtigt grundsätzlich zum Vorsteuerabzug.
  • Aufbewahrungspflicht: Elektronische Rechnungen müssen wie Papierrechnungen gemäß § 132 BAO sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Während dieser Zeit müssen Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit gewährleistet bleiben.

Auch die Nachweise, mit denen Unternehmen die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnungsdaten belegen, müssen gemeinsam mit der Rechnung aufbewahrt werden. Dazu zählen beispielsweise elektronische Signaturen, Prüfprotokolle oder Unterlagen zum innerbetrieblichen Steuerungsverfahren.

Rechnungen ins Ausland: Was gilt in welchem Fall?

Für Rechnungen ins Ausland gelten dieselben Pflichtangaben wie für andere Rechnungen. Je nach Art des Geschäfts kommen jedoch zusätzliche Angaben hinzu. Entscheidend ist dabei nicht nur, in welchem Land der Geschäftspartner ansässig ist, sondern auch die Art der Leistung, der Kundenstatus und das Zielland. Je nach Sachverhalt muss Umsatzsteuer ausgewiesen werden, die Steuerschuld geht auf den Leistungsempfänger über (Reverse Charge) oder der Umsatz ist in Österreich nicht steuerbar.

Drei Kriterien für die Umsatzsteuer bei Rechnungen ins Ausland

  • Wird eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht? Bei Warenlieferungen richtet sich die umsatzsteuerliche Behandlung unter anderem danach, wo der Transport beginnt und endet. Für Dienstleistungen gelten die Regeln zum Leistungsort nach § 3a UStG.
  • Ist der Kunde ein Unternehmen oder eine Privatperson? Bei Dienstleistungen an Unternehmen liegt der Leistungsort grundsätzlich am Unternehmenssitz des Kunden (§ 3a Abs. 6 UStG). Bei Privatkunden gilt meist der Sitz des leistenden Unternehmens.
  • Liegt das Zielland innerhalb oder außerhalb der EU? Bei Geschäften innerhalb der EU sind unter anderem die Regelungen zu Reverse Charge, innergemeinschaftlichen Lieferungen und zur Zusammenfassenden Meldung zu beachten. Länder außerhalb der EU gelten als Drittländer. Dazu zählen beispielsweise die Schweiz, Liechtenstein, das Vereinigte Königreich und die USA.

Beispiele für Rechnungen ins Ausland: Wichtige Umsatzsteuerfälle

Die folgenden Fälle zeigen, wie Rechnungen an Geschäftskunden im Ausland umsatzsteuerlich behandelt werden und welche Angaben auf der Rechnung erforderlich sind.

1. Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten

Erbringt ein Unternehmen eine Dienstleistung für ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat, gilt das Reverse-Charge-Verfahren. Die Steuerschuld geht auf den Kunden über, sodass keine Umsatzsteuer verrechnet wird.

Auf die Rechnung gehören: Beide UID-Nummern und ein Hinweis auf den Übergang der Steuerschuld, beispielsweise „Reverse Charge“. Der Umsatz ist außerdem in der Zusammenfassenden Meldung anzugeben.

2. Dienstleistungen an Unternehmen in Drittländern

Bei Dienstleistungen an Unternehmen außerhalb der EU liegt der Leistungsort bei vielen Leistungen am Sitz des Geschäftskunden. Der Umsatz ist damit nicht steuerbar und es fällt keine Umsatzsteuer an.

Auf die Rechnung gehört: Ein Hinweis auf die fehlende Steuerbarkeit ist zu empfehlen.

3. Warenlieferungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten

Warenlieferungen an Unternehmen in anderen EU-Mitgliedstaaten können als innergemeinschaftliche Lieferungen steuerfrei sein. Voraussetzung sind unter anderem eine gültige UID-Nummer des Abnehmers und ein Nachweis der Warenbewegung.

Auf die Rechnung gehören: Beide UID-Nummern und ein Hinweis auf die Steuerfreiheit, beispielsweise „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung“.

4. Warenlieferungen in Drittländer

Werden Waren beispielsweise in die Schweiz, die USA oder das Vereinigte Königreich exportiert, können sie als Ausfuhrlieferung steuerfrei sein. Voraussetzung ist ein entsprechender Ausfuhrnachweis.

Auf die Rechnung gehört: Ein Hinweis auf die Steuerfreiheit ist zu empfehlen, beispielsweise „steuerfreie Ausfuhrlieferung gemäß § 6 Abs. 1 Z 1 i. V. m. § 7 UStG“.

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Häufig gestellte Fragen und Antworten

Welche Angaben sind in Österreich auf einer Rechnung Pflicht?

In Österreich muss eine Rechnung gemäß § 11 UStG unter anderem Namen und Anschriften von Aussteller und Empfänger, eine fortlaufende Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, den Liefer- oder Leistungszeitpunkt, eine Leistungsbeschreibung, das Entgelt, den Steuersatz, den Steuerbetrag und die UID-Nummer des Ausstellers enthalten. Je nach Umsatz sind weitere Angaben erforderlich, etwa die UID-Nummer des Empfängers.

Wann muss die UID-Nummer auf einer Rechnung angegeben werden?

Die UID-Nummer des leistenden Unternehmens muss auf Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von mehr als 400 Euro angegeben werden. Ausgenommen sind Unternehmer, die ausschließlich Umsätze ohne Vorsteuerabzug erbringen, etwa Kleinunternehmer. Die UID-Nummer des Empfängers ist erforderlich, wenn der Rechnungsbetrag 10.000 Euro brutto übersteigt, sowie bei Reverse-Charge-Umsätzen und innergemeinschaftlichen Lieferungen.

Gilt die E-Rechnungspflicht für Unternehmen?

Eine allgemeine E-Rechnungspflicht für Unternehmen im B2B-Bereich besteht derzeit nicht. Eine Ausnahme gilt für Rechnungen an Bundesdienststellen: Diese müssen seit dem 1. Jänner 2014 in strukturierter elektronischer Form übermittelt werden, beispielsweise über das Unternehmensserviceportal (USP). Für andere Unternehmen ist die elektronische Rechnungsstellung freiwillig, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt und die gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Quellen

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