EDI: Was ist Electronic Data Interchange und wie funktioniert es?

EDI steht für „Electronic Data Interchange“ und bezeichnet den elektronischen Austausch strukturierter Geschäftsdaten zwischen Unternehmen und ihren IT- bzw. ERP-Systemen. Dadurch lassen sich papierbasierte Kommunikationswege und manuelle Dateneingaben weitgehend ersetzen.

• EDI ist dabei keine einzelne Technologie, sondern umfasst verschiedene Standards, Prozesse und Übertragungsverfahren, die beim digitalen Datenaustausch zusammenspielen.
• Mithilfe von EDI-Formaten können Unternehmen zum Beispiel Bestellungen, Rechnungen oder Lieferscheine als EDI-Dokumente mit ihren Handelspartnern austauschen. Dadurch wird die B2B-Kommunikation entlang moderner Lieferketten vereinheitlicht und automatisiert.

Welche Informationen über EDI ausgetauscht werden, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall, der Branche und den Vereinbarungen zwischen den EDI-Partnern ab. Zu den häufigsten EDI-Transaktionen gehören beispielsweise:

• Bestellungen: Bestellinformationen wie Artikel, Mengen, Preise und Liefertermine
• Rechnungen und Lieferscheine: Daten zur Abrechnung und zum Warentransport
• Stammdaten: Informationen zu Produkten, Artikeln, Kunden oder Lieferanten
• Lieferabrufe: Angaben zu benötigten Produkten, Mengen und Lieferzeitpunkten
• Überweisungsdaten: Informationen für die elektronische Zahlungsabwicklung
• Zeit- und Personaldaten: beispielsweise Arbeitszeiten oder abrechnungsrelevante Informationen
• Branchenspezifische Geschäftsdaten: Je nach Branche können weitere Daten aus Bereichen wie Produktion, Logistik und Transport ausgetauscht werden.

EDI kommt in vielen Unternehmensbereichen zum Einsatz und automatisiert den Austausch wichtiger Geschäftsdaten.

Wer EDI im eigenen Unternehmen einführen möchte, sollte zunächst klären, welche Geschäftsprozesse automatisiert werden sollen. Dabei sollten Unternehmen auch prüfen, welche Ressourcen für die Einführung zur Verfügung stehen und welche bestehenden Systeme und Prozesse angepasst werden müssen.

Vor der technischen Umsetzung sind vor allem diese Fragen wichtig:

• Welche Geschäftsdokumente sollen ausgetauscht werden? Beispielsweise Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine.
• Welche Daten sollen übertragen werden? Dazu gehören etwa Kunden-, Lieferanten-, Rechnungs- oder Zahlungsdaten.
• Sollen Daten nur versendet oder auch empfangen werden?
• Welche Systeme sollen miteinander verbunden werden? Zum Beispiel ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssysteme.
• Welche Standards und Formate verwenden die Geschäftspartner? Je nach Partner können unterschiedliche EDI-Standards und Datenformate zum Einsatz kommen.
• Wie werden die Daten geschützt und überwacht? Sicherheit, Datenschutz und eine zuverlässige Überwachung der Übertragung sollten von Anfang an berücksichtigt werden.
• Sind die Stammdaten vollständig und korrekt? Kunden-, Lieferanten- und Rechnungsdaten sollten vollständig und korrekt vorliegen, damit die automatisierte Verarbeitung zuverlässig funktioniert und möglichst wenige manuelle Eingriffe erforderlich sind.

Praxistipp: EDI muss nicht für alle Geschäftsprozesse gleichzeitig eingeführt werden. Unternehmen können zunächst einzelne Prozesse wie Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen automatisieren und die Lösung anschließend um weitere Geschäftspartner oder Dokumentenarten erweitern. Klar definierte Anforderungen und Zuständigkeiten erleichtern die Integration in bestehende Prozesse.

In Österreich hat EDI bereits eine große Bedeutung: Jährlich werden mehr als 150 Millionen EDI-Nachrichten zwischen Unternehmen ausgetauscht. Das zeigt, wie stark der elektronische Datenaustausch inzwischen in Geschäftsprozesse integriert ist.

• Effizienz: EDI reduziert manuelle Arbeitsschritte, da Geschäftsdaten automatisch zwischen den beteiligten IT-Systemen übertragen werden. Das spart Zeit, entlastet Mitarbeitende und steigert die Produktivität im Unternehmen.
• Zeit- und Kostenersparnis: Weniger manuelle Dateneingaben sowie ein reduzierter Aufwand für Papier, Druck und Versand senken die laufenden Prozesskosten.
• Schnelligkeit: Bestellungen, Rechnungen und Lieferscheine lassen sich innerhalb kurzer Zeit elektronisch übermitteln und direkt weiterverarbeiten. Das kann beispielsweise Prozesse in Logistik, Transport und Produktion beschleunigen.
• Fehlerreduktion: Die automatische Übertragung minimiert Tipp- und Übertragungsfehler, die bei einer manuellen Erfassung entstehen können.
• Bessere Datenqualität: Standardisierte Datenformate sorgen für konsistente und zuverlässige Informationen, die von den angeschlossenen Systemen direkt verarbeitet werden können.
• Automatisierte Buchhaltung: Rechnungs- und Zahlungsdaten lassen sich automatisiert an nachgelagerte Systeme übergeben. Die Buchhaltungssoftware FreeFinance kann dabei als bedeutende Anwendung für die weitere Verarbeitung und Verwaltung der Buchhaltungsdaten dienen. Dadurch können Unternehmen ihre Buchhaltungsprozesse effizienter gestalten.
• Datentransparenz und Datensicherheit: Elektronisch übermittelte Dokumente und Informationen lassen sich leichter dokumentieren und nachverfolgen. Darüber hinaus tragen sichere Übertragungsverfahren und Zugriffskontrollen dazu bei, sensible Geschäftsdaten vor unbefugtem Zugriff zu schützen.
• Skalierbarkeit: EDI-Lösungen wachsen mit dem Unternehmen. Auch steigende Dokumentenmengen und zusätzliche Geschäftspartner lassen sich automatisiert verarbeiten. EDI ermöglicht dabei die einfache Anbindung neuer internationaler Partner.
• Nachhaltigkeit: Der digitale Austausch reduziert den Bedarf an Papier, Druck und postalischem Versand und kann dadurch zu ressourcenschonenderen Geschäftsprozessen beitragen.

Geschäftsdokumente lassen sich auf unterschiedliche Weise zwischen Unternehmen austauschen. Während E-Mail und PDF häufig noch eine manuelle Verarbeitung erfordern, ermöglicht EDI eine direkte Kommunikation zwischen den IT-Systemen der Geschäftspartner. Die übermittelten Daten können dadurch ohne erneute Eingabe weiterverarbeitet werden.

EDI und E-Mail/PDF im Vergleich

Die Einführung von EDI ist nicht nur eine technische Aufgabe. Unternehmen müssen bestehende Systeme miteinander verbinden, Daten einheitlich strukturieren und sicherstellen, dass der elektronische Datenaustausch zuverlässig funktioniert. Dabei können verschiedene Herausforderungen entstehen:

• Integration in bestehende Systeme: Das EDI-System muss mit vorhandenen ERP-, Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystemen zusammenarbeiten. Je nach Systemlandschaft können unterschiedliche Schnittstellen und technische Anforderungen berücksichtigt werden.
• Datenqualität und Stammdaten: Unvollständige oder fehlerhafte Kunden-, Lieferanten-, Artikel- oder Rechnungsdaten können die automatisierte Verarbeitung beeinträchtigen. Gerade bei Rechnungen sind korrekte und vollständige Daten wichtig, damit diese ohne zusätzliche manuelle Bearbeitung verarbeitet werden können.
• Unterschiedliche Anforderungen der Geschäftspartner: Geschäftspartner können unterschiedliche Datenformate, Übertragungswege und Vorgaben verwenden. Dadurch kann die Anbindung mehrerer Partner mit zusätzlichem technischen Aufwand verbunden sein.
• Sicherheit und Datenschutz: Beim elektronischen Austausch werden teilweise sensible Geschäfts- und Rechnungsdaten übertragen. Unternehmen müssen daher auf eine sichere Übertragung, geeignete Zugriffskontrollen und den Schutz der Daten achten.
• Skalierbarkeit: Mit zunehmender Anzahl an Geschäftspartnern und Dokumenten wächst auch die Menge der auszutauschenden Daten. Eine EDI-Lösung sollte daher auch bei steigenden Datenmengen und zusätzlichen Partnern zuverlässig funktionieren.
• Fehlendes Know-how: Die Einführung automatisierter Datenaustauschprozesse kann für Unternehmen neue technische und organisatorische Anforderungen mit sich bringen. Mitarbeitende müssen daher verstehen, wie die neuen Prozesse funktionieren und welche Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit der Nutzung der neuen EDI-Lösung verbunden sind.
• Gesetzliche Anforderungen: Beim elektronischen Rechnungsaustausch müssen Unternehmen insbesondere die Vorgaben des § 11 Abs. 2 UStG beachten, wonach die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit elektronischer Rechnungen gewährleistet sein müssen.