ebInterface: Österreichischer Standard für E-Rechnungen

ebInterface ist der österreichische Standard für elektronische Rechnungen und ermöglicht eine strukturierte, maschinenlesbare Verarbeitung von Rechnungsdaten. Das XML-Format wird insbesondere bei Rechnungen an die österreichische öffentliche Verwaltung eingesetzt und unterstützt die automatisierte Erstellung, Übermittlung und Verarbeitung von E-Rechnungen.

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. ebInterface – auf einen Blick
  2. ebInterface: Definition und Verwendung in Österreich
  3. Wie wird ebInterface weiterentwickelt?
  4. Welche Vorteile bietet ebInterface?
  5. Wann gilt in Österreich eine E-Rechnungspflicht?
  6. Häufige Fragen und Antworten
  7. Quellen

ebInterface – auf einen Blick

Was ist ebInterface und wofür wird der Standard in Österreich verwendet?ebInterface ist ein österreichischer XML-Standard für elektronische Rechnungen, der eine strukturierte und automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten ermöglicht.
Wie wird ebInterface weiterentwickelt und welche neuen Versionen sind geplant?Seit 2022 ist Version 6.1 verfügbar, während ebInterface laufend an neue technische und europäische Anforderungen angepasst wird und Version 7.0 für das 4. Quartal 2026 geplant ist.
Welche Vorteile bietet ebInterface für Unternehmen?Durch ebInterface lassen sich Rechnungsdaten strukturiert und automatisiert verarbeiten, manuelle Eingaben und Übertragungsfehler reduzieren sowie die digitale Archivierung erleichtern.
Wann gilt in Österreich eine E-Rechnungspflicht?Seit dem 1. Januar 2014 müssen Unternehmen E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) stellen, während für B2B-Rechnungen derzeit keine allgemeine E-Rechnungspflicht besteht.
ebinterface

ebInterface ist ein österreichischer Standard für die elektronische Übermittlung von Rechnungen im XML-Format. Er ermöglicht eine strukturierte und automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten und wird insbesondere im österreichischen Geschäftsverkehr eingesetzt.

 

ebInterface: Definition und Verwendung in Österreich

In Österreich ist ebInterface der etablierte Standard für elektronische Rechnungen. Dabei handelt es sich um ein reines XML-Format, das eine strukturierte und maschinenlesbare Verarbeitung von E-Rechnungen ermöglicht. Dadurch lassen sich Rechnungen automatisiert erstellen und empfangen.

Die aktuelle Version 6.1 berücksichtigt sowohl die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931-1 als auch die Bedürfnisse moderner Softwarelösungen. Besonders häufig kommt ebInterface bei der ÖBB und der österreichischen öffentlichen Verwaltung zum Einsatz. Für Rechnungen an öffentliche Stellen gelten dabei zusätzliche Vorgaben für bestimmte Angaben, etwa die Auftragsreferenz.

Beispiel: Eine Rechnung kann mit ebInterface strukturiert als XML-Datei übermittelt und anschließend automatisch von der eingesetzten Software verarbeitet werden.

Hinweis von FreeFinance: Anders als das deutsche ZUGFeRD ist ebInterface kein Hybridformat aus PDF und XML. ZUGFeRD-Rechnungen werden von der österreichischen öffentlichen Verwaltung nicht akzeptiert.

Wie wird ebInterface weiterentwickelt?

ebInterface wird seit 2009 kontinuierlich weiterentwickelt und an neue technische sowie europäische Anforderungen angepasst. Die aktuelle Version 6.1 ist seit 2022 verfügbar, während ebInterface 7.0 für das 4. Quartal 2026 geplant ist. Bei einem Update sollten Unternehmen prüfen, welche Version ihre Software unterstützt und welche Daten für die jeweilige Rechnung erforderlich sind.

ebInterface 6.0 und ebInterface 6.1: Entwicklung und aktuelle Versionen

Seit dem 25. August 2022 ist ebInterface 6.1 verfügbar. Die Version berücksichtigt sowohl die Anforderungen der europäischen Norm EN 16931-1 als auch aktuelle Anforderungen der Softwarebranche. Ältere Versionen bleiben weiterhin gültig und werden noch verwendet. Dazu gehört beispielsweise ebInterface 5.0, das in einigen Softwarelösungen nach wie vor zur Auswahl stehen kann.

Achtung: Bei der Auswahl einer ebInterface-Version sollten Unternehmen auch die jeweiligen Befüllregeln beachten. Diese legen fest, welche Datenfelder wie ausgefüllt werden müssen.

Was ist für ebInterface 7.0 geplant?

Für das 4. Quartal 2026 ist die Veröffentlichung von ebInterface 7.0 vorgesehen. Die neue Version soll unter anderem ein Syntax-Binding zur europäischen E-Rechnungsnorm EN 16931 des CEN enthalten. Damit wird die Anbindung an die europäische E-Rechnungsnorm weiter ausgebaut.

Welche Unterstützung gibt es für ebInterface?

Für Entwickler stehen ein ebInterface-Expertenforum und ein öffentliches Development Repository zur Verfügung. Unternehmen können zudem auf eine Reihe von verschiedenen Softwareanbietern und Dienstleistern zurückgreifen, die mit ihren Services ebInterface unterstützen. Auch die Buchhaltungssoftware FreeFinance bietet Funktionen für die Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen. Mit dem Online-Rechnungsformular lassen sich ebInterface-Rechnungen direkt erstellen.

Welche Vorteile bietet ebInterface?

ebInterface ermöglicht eine strukturierte und automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen. Das XML-Format erleichtert die digitale Archivierung, reduziert manuelle Dateneingaben und ermöglicht die direkte Übernahme von Rechnungsdaten in Buchhaltungssysteme. Dadurch lassen sich Übertragungsfehler vermeiden und Prozesse effizienter gestalten.

Strukturierte Rechnungsdaten

Eine ebInterface-Rechnung besteht aus einer strukturierten XML-Datei mit mehr als 100 definierten Feldern. Die standardisierte Struktur sorgt dafür, dass Rechnungsdaten von geeigneten Softwarelösungen automatisch ausgelesen und weiterverarbeitet werden können. Bei einem Update der eingesetzten Software sollte daher geprüft werden, welche ebInterface-Versionen zur Auswahl stehen.

Prüfung und Weiterentwicklung

ebInterface-Rechnungen lassen sich auf ihre Gültigkeit und korrekte Struktur prüfen. Für die praktische Anwendung können außerdem Musterrechnungen im ebInterface-Forum zur Verfügung gestellt werden.

Zu beachten ist, dass ebInterface 4.0, 4.1 und 4.2 seit April 2022 nicht mehr unterstützt werden. Aktuell akzeptiert werden die Versionen 4.3, 5.0, 6.0 und 6.1.

Wann gilt in Österreich eine E-Rechnungspflicht?

In Österreich müssen Unternehmen seit dem 1. Januar 2014 elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) ausstellen. Für B2B-Rechnungen besteht derzeit noch keine allgemeine E-Rechnungspflicht.

E-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung

Bei Geschäften mit öffentlichen Auftraggebern müssen Unternehmen E-Rechnungen elektronisch übermitteln. Dafür wird insbesondere ebInterface als Standard verwendet. Die rechtlichen Vorgaben für die elektronische Rechnungsstellung an den Bund sind in der E-Rechnungsverordnung geregelt. Die Übermittlung kann beispielsweise über das Peppol-Netzwerk erfolgen.

Das Schema für ebInterface definiert die Struktur und Datentypen der Rechnungsdaten und ermöglicht dadurch eine einheitliche Verarbeitung. Für Rechnungen gelten außerdem die gesetzlichen Vorgaben zu den erforderlichen Rechnungsangaben gemäß § 11 UStG.

Was gilt für B2B-Rechnungen?

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen besteht in Österreich aktuell keine allgemeine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung. Eine Ausweitung der E-Rechnungspflicht auf den B2B-Bereich wird jedoch diskutiert. Mit dem EU-Reformpaket ViDA wird die E-Rechnung für grenzüberschreitende B2B-Umsätze ab 1. Juli 2030 verpflichtend; eine eigene Regelung für rein inländische B2B-Umsätze in Österreich steht noch nicht fest.

Unternehmen mit Geschäftspartnern in Deutschland sollten außerdem die dort relevanten Formate berücksichtigen. Dazu gehören XRechnung für Rechnungen an deutsche Behörden und ZUGFeRD für den B2B-Bereich. Beide Formate basieren auf der europäischen Norm EN 16931.

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Häufige Fragen und Antworten

Ist ebInterface für Rechnungen an den österreichischen Bund verpflichtend?

Die Einreichung von E-Rechnungen im ebInterface-Format ist gegenüber dem österreichischen Bund verpflichtend. Unternehmen müssen ihre Rechnungen an den Bund elektronisch übermitteln und dabei die geltenden Vorgaben für das Format beachten. Dies gilt für Rechnungen an den Bund und betrifft insbesondere die elektronische Übermittlung über die dafür vorgesehenen Systeme.

Ist ebInterface für Softwarehersteller kostenlos nutzbar?

ebInterface ist kostenlos und Open Source für Softwarehersteller zur Implementierung. Dadurch können Hersteller den Standard in ihre Buchhaltungs- und ERP-Systeme integrieren. Unternehmen profitieren davon, Rechnungsdaten strukturiert zu verarbeiten und Prozesse zu automatisieren. Die kostenlose Nutzung erleichtert es Softwareanbietern, ebInterface in ihre Produkte und Lösungen zu integrieren.

Welche Produkte unterstützen ebInterface?

Eine Reihe von Softwareprodukten für Buchhaltung und Rechnungswesen unterstützt ebInterface. Auch FreeFinance ermöglicht die Erstellung und Verarbeitung elektronischer Rechnungen und unterstützt entsprechende Rechnungsformate. Dadurch können Unternehmen Rechnungen direkt in ihrer Buchhaltungssoftware erstellen und digital weiterverarbeiten.

Quellen

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