Peppol erklärt: Funktionsweise, Vorteile und Anforderungen

Peppol (kurz für Pan-European Public Procurement Online) ist eine standardisierte Infrastruktur für den sicheren und einheitlichen Austausch elektronischer Dokumente im E-Procurement – vorwiegend von E-Rechnungen.

• Für den Versand über Peppol werden strukturierte E-Rechnungen im XML-Format nach dem Standard Peppol BIS Billing 3.0 erstellt. Der Standard unterstützt die EU-Norm EN 16931 für elektronische Rechnungen. Dadurch lassen sich E-Rechnungen softwareunabhängig automatisiert übermitteln und verarbeiten.
• Hinter Peppol steht die internationale Non-Profit-Organisation OpenPeppol. Die Initiative entwickelt die technischen Standards kontinuierlich weiter und koordiniert die Zusammenarbeit der nationalen Peppol-Behörden.
• In Österreich besteht keine allgemeine Pflicht, Peppol zu nutzen. Allerdings schreiben einzelne Behörden und Geschäftspartner den jeweiligen Übermittlungsweg vor. In mehreren europäischen Ländern ist der Versand elektronischer Rechnungen über Peppol bereits vorgeschrieben.
• Seit der Umbenennung von PEPPOL in Peppol im Jahr 2019 steht nicht mehr ausschließlich der europäische Markt, sondern der internationale Einsatz im Fokus. Heute wird das Netzwerk von Unternehmen weltweit genutzt und hat sich zu einem der wichtigsten Übertragungswege für E-Rechnungen entwickelt.

Der Austausch von E-Rechnungen über Peppol erfolgt nach dem sogenannten 4-Corner-Modell, das den Rechnungsversand über vier Komponenten abbildet. Die Funktionalität von Peppol basiert dabei auf standardisierten Prozessen und zertifizierten Access Points. Die Rechnung wird nicht direkt zwischen Rechnungssteller und Empfänger versendet, sondern über zwei zertifizierte Peppol-Access-Points übertragen.

Der Ablauf gliedert sich in vier Stationen:

1. Corner 1 ist der Rechnungssteller im 4-Corner-Modell. Der Rechnungssteller erstellt die E-Rechnung und übermittelt sie an seinen Peppol-Access-Point.
2. Corner 2 ist der Access Point des Rechnungsstellers. Der Access Point des Rechnungsstellers prüft die Rechnung auf formale Anforderungen und leitet sie über das Peppol-Netzwerk weiter.
3. Corner 3 ist der Access Point des Rechnungsempfängers. Der Access Point des Empfängers nimmt die Rechnung entgegen und stellt sie für die weitere Abwicklung und Verarbeitung bereit.
4. Corner 4 ist der Rechnungsempfänger. Der Rechnungsempfänger erhält die E-Rechnung und kann sie automatisiert in seinem System verarbeiten.

Damit die Rechnung den richtigen Empfänger erreicht, greift Peppol auf den Service Metadata Publisher (SMP) zurück. Dieser enthält wichtige Details zur Erreichbarkeit eines Teilnehmers sowie zu den Dokumententypen, beispielsweise E-Rechnungen oder Gutschriften, die empfangen werden können. So wird sichergestellt, dass die Rechnung an den passenden Empfänger übermittelt wird.

Peppol wurde entwickelt, um elektronische Rechnungen sicher und zuverlässig zu übermitteln. Im Gegensatz zum Versand per E-Mail schützt das Netzwerk vor Manipulationen und reduziert das Risiko von Betrugsversuchen.

• Verschlüsselte Übertragung: Alle Dokumente werden nach dem sicheren AS4-Standard verschlüsselt übertragen.
• Eindeutige Identifizierung: Unternehmen und Behörden weisen sich über digitale Zertifikate aus. So ist sichergestellt, dass Rechnungen nur zwischen verifizierten Teilnehmern ausgetauscht werden.
• Automatische Prüfung: Vor dem Versand werden Rechnungen auf die Einhaltung der erforderlichen Pflichtangaben und Standards geprüft.
• Statusmeldungen in Echtzeit: Absender erhalten eine Bestätigung über die erfolgreiche Zustellung. Das schafft Transparenz und erleichtert die Nachverfolgung offener Rechnungen.

Erfahrung aus der Praxis: Viele Unternehmen berichten, dass sie früher Rechnungen per E-Mail verschickt haben. Mit einem standardisierten Übertragungsweg fühlen sie sich deutlich sicherer.

Peppol bietet Unternehmen und Behörden zahlreiche Vorteile – von einer sicheren und automatisierten Rechnungsübermittlung bis hin zu einer schnelleren Verarbeitung und einer einfachen Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern im In- und Ausland.

• Einheitlicher Standard: Peppol basiert auf europaweit anerkannten Standards und den Peppol Business Interoperability Specifications (Peppol BIS). Die einheitlichen Spezifikationen ermöglichen den softwareunabhängigen Austausch elektronischer Rechnungen.
• Hohe Reichweite: Mit einer einzigen Anbindung lassen sich alle im Peppol-Netzwerk registrierten Geschäftspartner erreichen. Zusätzliche Schnittstellen zu einzelnen Kunden oder Lieferanten sind nicht erforderlich.
• Schnelle und transparente Übermittlung: E-Rechnungen werden innerhalb kurzer Zeit zugestellt. Empfangs- und Statusmeldungen ermöglichen eine lückenlose Nachverfolgung des Versands.
• Einfache Anbindung neuer Geschäftspartner: Kunden, Lieferanten und öffentliche Auftraggeber können ohne aufwendige technische Integrationen in den elektronischen Rechnungsaustausch eingebunden werden.
• Mehr Sicherheit: Verschlüsselte Datenübertragung, digitale Zertifikate und standardisierte Prüfmechanismen schützen vor Manipulationen und sorgen für einen sicheren Dokumentenaustausch.
• Automatisierte Prozesse: Strukturierte Rechnungsdaten können direkt in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme übernommen werden. Mit der Buchhaltungssoftware FreeFinance lassen sich Rechnungen zeitsparend erstellen und verwalten.
• Internationale Nutzung: Peppol wird in vielen Ländern eingesetzt und erleichtert den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Rechnungen mit internationalen Geschäftspartnern und Behörden.
• Zukunftssichere Lösung: Da Peppol auf offenen, international etablierten Standards basiert und kontinuierlich weiterentwickelt wird, schaffen Unternehmen eine langfristige Grundlage für digitale und gesetzeskonforme Rechnungsprozesse.

Die praktische Anwendung zeigt außerdem: Durch die automatische Verarbeitung strukturierter Daten werden Übertragungsfehler, fehlende Pflichtangaben und Medienbrüche minimiert. Das verringert den Korrekturaufwand und erhöht die Datenqualität.

Mit den folgenden Fragen können Unternehmen schnell prüfen, ob eine Anbindung an das Peppol-Netzwerk erforderlich oder sinnvoll ist.

1. Werden E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber versendet?

Ja: Prüfen, welchen Übertragungsweg die jeweilige Behörde oder öffentliche Einrichtung vorgibt. Je nach Anforderung erfolgt die Übermittlung häufig über Peppol oder das Unternehmensserviceportal (USP).

Nein: Weiter zu Frage 2.

2. Verlangen Geschäftspartner den Versand oder Empfang von E-Rechnungen über das Peppol-Netzwerk?

Ja: Eine Peppol-Anbindung ist erforderlich, um Rechnungen mit diesen Geschäftspartnern austauschen zu können.

Nein: Weiter zu Frage 3.

3. Sollen Rechnungsprozesse digitalisiert oder automatisiert werden?

Ja: Peppol kann den elektronischen Rechnungsaustausch vereinfachen und standardisieren. Eine Anbindung ist zwar freiwillig, bietet aber Vorteile für reibungslose und sichere Prozesse.

Nein: Weiter zu Frage 4.

4. Werden Rechnungen an internationale Geschäftspartner versendet?

Ja: Eine Peppol-Anbindung kann den grenzüberschreitenden Austausch elektronischer Rechnungen erleichtern, da viele Unternehmen und öffentliche Einrichtungen das Netzwerk bereits nutzen.

Nein: Eine Anbindung an Peppol ist derzeit in der Regel nicht erforderlich. Ändern sich der Kundenkreis oder die gesetzlichen Anforderungen oder die Entwicklung Ihres Unternehmens, kann sie jederzeit nachträglich eingerichtet werden.

Übersicht: In diesen Fällen lohnt sich Peppol

Für den Versand und Empfang von E-Rechnungen über Peppol ist eine Peppol-ID erforderlich. Sie dient als eindeutige Adresse im Netzwerk und basiert in der Regel auf der UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) oder einer D-U-N-S-Nummer.

1. Access Point auswählen: Zunächst ist ein zertifizierter Peppol-Access-Point-Anbieter auszuwählen. Dieser stellt den Zugang zum Peppol-Netzwerk bereit und übernimmt die Registrierung.
2. Unternehmensdaten übermitteln: Für die Anmeldung werden die wichtigsten Unternehmensdaten benötigt, beispielsweise Firmenname, Rechtsform sowie die UID-Nummer oder eine andere geeignete Unternehmenskennung.
3. Registrierung durchführen: Nach der Übermittlung der Daten richtet der Access Point die Peppol-ID ein und meldet das Unternehmen im Netzwerk an.
4. Freischaltung abwarten: Anschließend wird die Peppol-ID im Peppol-Directory (Peppol-Verzeichnis) registriert. Die Freischaltung erfolgt in der Regel innerhalb weniger Werktage.
5. E-Rechnungen über Peppol austauschen: Nach der Aktivierung kann das Unternehmen elektronische Rechnungen sicher und standardisiert über das Peppol-Netzwerk versenden und empfangen.

Ein falsches Rechnungsformat, eine ungültige Peppol-ID oder fehlende Pflichtangaben können den Rechnungsversand verzögern. Die folgende Übersicht zeigt die häufigsten Fehler und ihre Auswirkungen in der Praxis.