Kostenvoranschlag: Vorlage, gesetzliche Grundlagen & Beispiele

Vergütungspflicht und Entgeltlichkeit eines Kostenvoranschlags

• Die Erstellung eines Kostenvoranschlags kann sowohl entgeltlich als auch unentgeltlich erfolgen.
• Sofern nichts anderes vereinbart wurde, gilt er im Zweifel als unentgeltlich, es sei denn, nach den Umständen oder der Verkehrsübung ist ein Entgelt üblich.
• Soll für die Erstellung eines Kostenvoranschlags eine Gebühr verrechnet werden, sollte dies vorab ausdrücklich mit dem Kunden vereinbart werden.

Ablehnung und Gültigkeit eines Kostenvoranschlags

• Ein Kostenvoranschlag stellt grundsätzlich ein Angebot dar. Der Kunde ist nicht verpflichtet, dieses anzunehmen, und kann sich gegen die Beauftragung entscheiden.
• Aus Gründen der Rechtssicherheit empfiehlt es sich, eine Ablehnung des Angebots schriftlich mitzuteilen.
• Ebenso sollte der Kostenvoranschlag eine Gültigkeitsdauer enthalten sowie klar ausweisen, ob für seine Erstellung Kosten anfallen.

Praxiserfahrungen zeigen: Die Regelung zu Kostenvoranschlägen ist je nach Branche unterschiedlich. Besonders kleine Unternehmer oder Selbstständige berichten, dass man sich überlegen sollte, für Kostenvoranschläge Geld zu verlangen, da dies beim Vertrieb Kunden abschrecken kann.

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Tipp: Mit der Buchhaltungssoftware FreeFinance lassen sich Angebote strukturiert erstellen und direkt in den weiteren Abrechnungsprozess übernehmen.

Tipp von FreeFinance: Ob ein Kostenvoranschlag verbindlich oder unverbindlich sein soll, sollte bereits bei der Angebotserstellung eindeutig festgelegt werden. So wissen beide Vertragsparteien, welche Rechte und Pflichten im weiteren Verlauf gelten.

Szenario 1: Geringfügige Mehrkosten

Im Zuge der Arbeiten entstehen kleinere, sachlich begründete Mehrkosten, etwa durch einen etwas höheren Materialverbrauch oder geringfügigen Mehraufwand. In solchen Fällen muss der Kunde geringfügige und nachvollziehbare Abweichungen in der Regel akzeptieren, sofern sie sich im üblichen Rahmen bewegen und technisch oder wirtschaftlich begründbar sind.

Szenario 2: Wesentliche Überschreitung des Kostenvoranschlags

Zeichnet sich ab, dass die tatsächlichen Kosten den Kostenvoranschlag wesentlich übersteigen, muss der Unternehmer den Kunden unverzüglich informieren und – soweit möglich – die voraussichtlichen Mehrkosten mitteilen. Die Informationspflicht gilt unabhängig von der Ursache der Kostensteigerung.

Der Kunde kann anschließend zustimmen oder vom Vertrag zurücktreten. Im Fall des Rücktritts sind die bis dahin erbrachten Leistungen angemessen zu vergüten. Eine Überschreitung von rund 15 % gilt in der Praxis häufig als Richtwert für eine wesentliche Abweichung, entscheidend bleiben jedoch die Umstände des Einzelfalls. Bei Verletzung der Informationspflicht verliert der Unternehmer den Anspruch auf den Mehrbetrag.

Szenario 3: Zusatzarbeiten durch den Kunden

Veranlasst der Kunde während der Ausführung zusätzliche Arbeiten oder Änderungen, entstehen dadurch zusätzliche Kosten. Diese Mehrkosten können unabhängig von der ursprünglichen Kalkulation gesondert verrechnet werden, auch wenn ein verbindlicher Kostenvoranschlag vorliegt. Um spätere Unklarheiten zu vermeiden, sind solche Zusatzaufträge möglichst schriftlich zu bestätigen oder zumindest eindeutig zu dokumentieren.

Szenario 4: Schätzungsanschlag

Liegt lediglich eine grobe Kostenschätzung vor, ist diese weniger detailliert als ein Kostenvoranschlag. Auch hier können sich die tatsächlichen Kosten im Verlauf des Projekts verändern. Sobald sich eine erhebliche Überschreitung der geschätzten Kosten abzeichnet, besteht ebenfalls eine Informationspflicht gegenüber dem Kunden, vergleichbar mit den Regeln beim unverbindlichen Kostenvoranschlag.

Szenario 5: Unterschreitung des Kostenvoranschlags

Erweisen sich die tatsächlichen Kosten als niedriger als ursprünglich veranschlagt, darf der Unternehmer ausschließlich die tatsächlich angefallenen Kosten verrechnen. Der Kunde profitiert in diesem Fall von den geringeren Gesamtkosten, da der Kostenvoranschlag keine Verpflichtung zur Zahlung eines höheren Betrags begründet, als wahrlich entstanden ist.

Hinweis: Eine strukturierte Kalkulation und vollständige Dokumentation sind die Grundlage für professionelle Kostenvoranschläge. Mit der Buchhaltungssoftware FreeFinance lassen sich Rechnungen und weitere Geschäftsdokumente zentral verwalten und kaufmännische Prozesse effizient organisieren.

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