Rechnung schreiben mit FreeFinance

Angebot schreiben 2022: Mit kostenloser Vorlage

Das Angebot stellt in der Beziehung von Unternehmen zu - im Optimalfall - späteren Kunden oft den ersten Kontakt dar.
Daher sollte ein Angebot nicht nur Anforderungen und Formvorschriften erfüllen, sondern auch ansprechend gestaltet sein - je ansprechender es auf den potenziellen Kunden wirkt, umso eher wird darauf eingegangen und der Auftrag erteilt.

Letzte Aktualisierung:
Simone A. Mitgründerin, Entwicklung, Inhalt & Marketing

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Angebot - Auf einen Blick

Wissen kompakt zusammengefasst

  • Angebote gehören zu den Geschäftsdokumenten eines Unternehmens und sind daher Teil der Fakturierung im Unternehmen.
  • Ein Angebot ist ein konkreter Vorschlag, einen Vertrag mit bestimmtem Inhalt abzuschließen. Abzugrenzen ist dabei zwischen Angeboten und Kostenvoranschlägen.
  • Wichtig ist auch bei Angeboten, dass bestimmte Formvorschriften eingehalten und Pflichtangaben gemacht werden - dabei kommt es auch darauf an, ob das Unternehmen im Firmenbuch registriert ist.
  • Damit Sie auch gegenüber Ihren Kunden einen professionellen Eindruck hinterlassen, haben wir eine Angebotsvorlage für Sie erstellt, die Sie gerne nach Ihren Bedürfnissen anpassen können. Die Vorlage ist ganz ohne Anmeldung und praktischerweise im Word-Format verfügbar.

Übersicht

Fakturierung | Angebotslegung


Angebote sind Teil der Fakturierung eines Unternehmens. Diese umfasst nicht nur die klassische Rechnungslegung - sondern genauso alle in der Buchhaltung erfassten Geschäftsdokumente wie Angebote, die potenziellen Kunden übermittelt oder von solchen angefragt werden.

  • Ein Angebot ist ein konkreter Vorschlag, einen Vertrag mit bestimmtem Inhalt abzuschließen.
  • Der bestimmte Inhalt ist im Angebot anhand beschriebener Eckdaten wie konkreter Leistung oder Lieferung und dabei anfallender Preise und Zeitpunkte oder Zeiträume bezeichnet.

Dem Angebot kommt auch insofern große Bedeutung zu, als dass es in der Beziehung von Unternehmen zu potenziellen Kunden oft eine Form des Erstkontaktes darstellt und dabei einen - wichtigen - ersten Eindruck nach außen vermittelt.

Das Angebot gibt potenziellen Kunden nicht nur Auskunft über die Preispolitik des Unternehmens für bestimmte Leistungen, sondern kann durch ansprechende und übersichtliche Gestaltung ein zusätzlicher Faktor dahingehend sein, dass potenzielle Kunden zu richtigen Kunden werden - indem sie auf das Angebot eingehen und den Auftrag erteilen oder Kauf tätigen.

Was muss auf einem Angebot stehen?

Formvorschriften | Pflichtangaben

Angebote gehören zu den Geschäftsdokumenten - in den maßgebenden Bestimmungen auch als Geschäftsbriefe bezeichnet - eines Unternehmens. Zu diesen geschäftlichen Dokumenten gehören vor allem an bestimmte Empfänger gerichtete Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Preislisten, etc.

Für Angebote gelten deshalb auch die grundlegenden Pflichtangaben und Formvorschriften für Geschäftsdokumente.
Zu unterscheiden ist dabei zwischen den Bestimmungen für im Firmenbuch eingetragene Unternehmen und den Regelungen für nicht in diesem eingetragene Unternehmen:

  • Die Pflichtangaben für im Firmenbuch eingetragene Unternehmen sind im Unternehmensgesetzbuch (UGB) geregelt
  • Grundlegende Angaben für nicht im Firmenbuch eingetragene Unternehmen regelt der Gewerbeordnung (GewO)

Pflichtangaben: Im Firmenbuch registrierte Unternehmen

Alle Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind, müssen unabhängig von ihrer Rechtsform auf sämtlichen Geschäftsunterlagen, die an bestimmte Empfänger gerichtet sind, die folgenden grundlegenden Angaben anführen:

  • Firmenbezeichnung (Firmenwortlaut gemäß Eintragung im Firmenbuch)
  • Einzelunternehmer müssen auch ihren Namen anführen, wenn dieser sich von der Firmenbezeichnung unterscheidet
  • Rechtsform des Unternehmens
  • Firmensitz gemäß Firmenbuch
  • Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht
  • Wenn sich das Unternehmen in Liquidation befindet: Hinweis darauf
  • Bei KG und OG, bei denen kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist (insb. GmbH & Co KG), müssen diese Angaben auch über die unbeschränkt haftende Gesellschaft gemacht werden
  • Genossenschaften: Art der Haftung ist anzuführen

Pflichtangaben: Nicht im Firmenbuch registrierte Unternehmen

Durch die Bestimmungen in der Gewerbeordnung müssen Unternehmen, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind, grundsätzlich die folgenden Angaben anführen:

  • Firmennamen (gleichlautend auf allen Geschäftsurkunden und der Webseite des Unternehmens - sofern vorhanden - anzuführen)
  • Standort der Gewerbeberechtigung (Firmenstandort, für den die Berechtigung aufrecht ist - auf allen Geschäftsurkunden anzuführen)

Elektronisch übermittelte Angebote

Zu beachten: Die Bestimmungen für die Pflichtangaben gelten auch für Angebote, die als E-Mail übermittelt werden. Diese gelten als Geschäfts-E-Mails und gehören daher in Sachen Pflichtangaben zu den Geschäftsdokumenten und Geschäftsbriefen gemäß Unternehmensgesetzbuch und Gewerbeordnung.

Wann ist ein Angebot verbindlich?

Rechtsverbindlichkeit | Angebote in Ausschreibungsverfahren

Grundsätzlich sind Angebote, bei denen ein Gültigkeitszeitraum explizit ausgewiesen ist, auch für diesen Zeitraum verbindlich gültig. Wird also beispielsweise dem Angebot der Vermerk "Angebot gültig bis einschließlich 01.01.2022" beigefügt, dann ist die beschriebene Leistung oder Lieferung  zu den im Angebot ausgewiesenen Konditionen auch bis zu diesem Tag gültig.


Verbindlichkeit bei Angeboten in Ausschreibungsverfahren

Ein paar Besonderheiten im Punkt Rechtsverbindlichkeit betreffen Angebote, die im Zuge von Ausschreibungen - korrekt Ausschreibungsverfahren - gestellt werden, auch weil diese grundsätzlich mit einer rechtsgültigen Unterzeichnung zu versehen sind.

Auftraggeberseitig ist die Ausschreibung das zentrale Dokument im Verfahren, auf der Bieterseite kommt dem Angebot diese Bedeutung zu. Konkret wird anhand des eingereichten Angebots im Rahmen der Ausschreibung das Folgende verbindlich bestätigt:

  • Die Bieter kennen die Bestimmungen der Ausschreibungsunterlagen
  • Die Bieter verfügen über die erforderlichen Befugnisse zur Teilnahme am Ausschreibungsverfahren
  • Die Bieter erklären sich bereit, die ausgeschriebenen Leistungen zu den angegebenen Bestimmungen und den angegebenen Preisen zu erbringen
  • Die Bieter binden sich bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an ihr Angebot

Angebote im Zuge von Ausschreibungsverfahren haben sich grundsätzlich an die geforderten Angaben laut Ausschreibung zu halten. Abseits davon müssen grundsätzlich folgende Angaben gemacht werden:

  • Firmenname, Geschäftsbezeichnung
  • Geschäftssitz des Bieters, des bietenden Unternehmens
  • Bei Arbeitsgemeinschaften: Nennung einer zum Abschluss und zur Abwicklung des Vertrages bevollmächtigten Person
  • Anschrift der Stelle, die zum Empfang der Post berechtigt ist
  • Nachweis, dass eine gegebenenfalls geforderte Sicherstellung (Vadium) geleistet wurde
  • Preise mit allen laut Ausschreibung geforderten Aufgliederungen
  • Sonstige für Beurteilung des Angebotes geforderte oder seitens Bieter für notwendig erachtete Anführungen und Erklärungen
  • Bekanntgabe der Teilleistungen, die der Bieter an Subunternehmen weiterzugeben beabsichtigt
  • Genaue Auflistung aller Unterlagen, die dem Angebot angeschlossen sind oder gesondert eingereicht werden
  • Anführung allfälliger Alternativangebote
  • Datum des Angebots
  • Rechtsgültige Unterzeichnung

Rechtsgültige Unterzeichnung von Angeboten im Ausschreibungsverfahren

Zu beachten: Bei elektronisch übermittelten Angeboten ist eine qualifizierte elektronische Signatur des Bieters im Sinne des SVG nötig. Außerdem müssen seit 1. Oktober 2018 Angebote im Oberschwellenbereich verpflichtend elektronisch erfolgen!

Teilleistungen, die durch Subunternehmen erbracht werden

Zu beachten: Unterscheidung zwischen Subunternehmen, auf deren Kapazität sich der Bieter zum Nachweis seiner Eignung stützt, und anderen Subunternehmen. Das Bundesvergabegesetz (BVergG) regelt Anforderungen und Kontrollmöglichkeiten des Auftraggebers im Zusammenhang mit Subunternehmen. Siehe dazu auch: Definition von Subunternehmen gemäß § 2 Abs 34 BVergG.

Angebot & Kostenvoranschlag

Definition | Unterscheidung


Eine wichtige Unterscheidung im Kontext der Angebotslegung betrifft den Kostenvoranschlag:

  • Während das Angebot einen konkreten oder sogar verbindlichen Vorschlag darstellt, ist ein
  • Kostenvoranschlag die Berechnung der mutmaßlichen Kosten einer Leistung.

Der Kostenvoranschlag stellt eine Berechnung von mutmaßlichen Kosten einer Leistung dar. Kennzeichnend ist dabei, dass eine detaillierte Aufgliederung des voraussichtlichen Gesamtpreises der Leistung nach Arbeitskosten, Materialkosten sowie sonstigen Kosten enthalten ist. Diese ermöglicht dem (potenziellen) Besteller eine Übersicht über Art und Umfang der Leistung und die Richtigkeit der Gesamtforderung.

Beim Kostenvoranschlag können sich in Sachen Kostenüberschreitung und Entgeltlichkeit jedoch bestimmte Rechtsfolgen ergeben, je nachdem, ob er sich an Verbraucher oder andere Unternehmen richtet. Zu unterscheiden sind dabei verbindliche und unverbindliche Kostenvoranschläge.

Der verbindliche Kostenvoranschlag - mit Richtigkeitsgarantie - bindet das anbietende Unternehmen jedenfalls an den genannten Preis. Dabei stellt dieser Preis eine garantierte Obergrenze des Entgelts dar und kann auch nicht durch beispielsweise unvorhergesehene Mehrkosten erhöht werden.

Zu beachten: Gegenüber Verbrauchern ist ein Kostenvoranschlag immer verbindlich, sofern das anbietende Unternehmen nicht ausdrücklich das Gegenteil erklärt.

Ausnahme: Wird der Gesamtpreis laut Kostenvoranschlag durch Mehrkosten überschritten, die der Besteller verursacht, das kommt oft durch Änderungswünsche der Besteller vor, können diese Kosten jedenfalls auch bei einem verbindlichen Kostenvoranschlag zusätzlich verrechnet werden. Empfohlen wird dabei, vor der Durchführung betreffender zusätzlicher Arbeiten den Besteller auf die konkreten Mehrkosten am besten schriftlich hinzuweisen.

Beim unverbindlichen oder auch freibleibenden Kostenvoranschlag wird vom anbietenden Unternehmen nicht garantiert, dass der endgültige Gesamtpreis (Werklohn) dem Kostenvoranschlag entsprechen wird.

Es kann trotz entsprechender Sorgfalt des Unternehmens zu Mehrkosten für den Besteller kommen, die eine Überschreitung des Kostenvoranschlags bedeuten.

Zu beachten: Wenn vertraglich nichts anderes geregelt ist, dann ist ein Kostenvoranschlag gegenüber anderen Unternehmen im Zweifel immer als unverbindlich anzusehen.

Angebot Vorlage

Vorlage zur Verwendung | Hilfe für die Praxis

Um Ihnen das Schreiben des Angebots so einfach wie möglich zu machen, können Sie gerne unsere kostenlose Angebotsvorlage (im Word-Format) nutzen und verwenden.

Achten Sie stets darauf, dass alle notwendigen Angaben auf dem Angebot gemacht und alle Formvorschriften eingehalten werden!

Angebot Vorlage Download

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Selbstverständlich können Angebote in FreeFinance auch aus Vorlagen generiert werden - das spart Ihnen wertvolle Zeit und macht das Erstellen der Angebote sicherer!

Angebote in FreeFinance

Angebotslegung | Eigenes Layout & Design


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Automatisierung: Geschäftsdokumente aus Angebot generieren

Ein Angebot stellt den Beginn eines potenziellen Geschäfts dar, daher muss es direkt erstellt werden und kann nicht aus einem anderen Dokument übernommen werden.

Mit FreeFinance können aus Angeboten die weiteren Geschäftsdokumente wie Auftragsbestätigung und Rechnung unkompliziert und komfortabel generiert werden. Wie das geht, sehen Sie direkt im Video:

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5 Tipps aus der Praxis

Erfahrungen aus der Praxis | Angebotslegung einfach

Angebote schreiben kann mehr als eine reine Notwendigkeit sein. Mit ein wenig Aufwand können Sie viel aus Ihrer Angebotslegung herausholen:

  1. Achten Sie auf ein professionelles Angebotsdesign. Mit einem schön strukturierten Angebot unterstreichen Sie Ihre Professionalität.
  2. Überprüfen Sie alle notwendigen Angebotsmerkmale. Letztlich wird schneller ein Auftrag erteilt, wenn das Angebot in allen Details stimmig ist.
  3. E-Mail-Angebot: Übermitteln Sie Ihre Angebote per Mail. Das spart Papier und schont damit die Umwelt. Außerdem macht es ihre Angebotslegung noch komfortabler.
  4. Kundenbindung: Schaffen Sie Vertrauen und ein Gefühl der Sicherheit, indem Sie das Angebot übersichtlich gestalten und einen Gültigkeitszeitraum für Angebot und Konditionen ausweisen.
  5. Automatisierung: Versuchen Sie, die Angebotslegung und damit einhergehend die gesamte Fakturierung so weit wie möglich zu automatisieren. Das spart wichtige Zeit, die Sie für andere Dinge in Ihrem Unternehmen benötigen.

Fragen und Antworten

Hier muss zwischen den Bestimmungen für im Firmenbuch eingetragene Unternehmen und den Regelungen für nicht in diesem eingetragene Unternehmen unterschieden werden:

  • Die Pflichtangaben für im Firmenbuch eingetragene Unternehmen sind im Unternehmensgesetzbuch (UGB) geregelt
  • Grundlegende Angaben für nicht im Firmenbuch eingetragene Unternehmen regelt der Gewerbeordnung (GewO)

Pflichtangaben: Im Firmenbuch registrierte Unternehmen

Alle Unternehmen, die im Firmenbuch eingetragen sind, müssen unabhängig von ihrer Rechtsform auf sämtlichen Geschäftsunterlagen, die an bestimmte Empfänger gerichtet sind, die folgenden grundlegenden Angaben anführen:

  • Firmenbezeichnung (Firmenwortlaut gemäß Eintragung im Firmenbuch)
  • Einzelunternehmer müssen auch ihren Namen anführen, wenn dieser sich von der Firmenbezeichnung unterscheidet
  • Rechtsform des Unternehmens
  • Firmensitz gemäß Firmenbuch
  • Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht
  • Wenn sich das Unternehmen in Liquidation befindet: Hinweis darauf
  • Bei KG und OG, bei denen kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist (insb. GmbH & Co KG), müssen diese Angaben auch über die unbeschränkt haftende Gesellschaft gemacht werden
  • Genossenschaften: Art der Haftung ist anzuführen

Pflichtangaben: Nicht im Firmenbuch registrierte Unternehmen

Durch die Bestimmungen in der Gewerbeordnung müssen Unternehmen, die nicht im Firmenbuch eingetragen sind, grundsätzlich die folgenden Angaben anführen:

  • Firmennamen (gleichlautend auf allen Geschäftsurkunden und der Webseite des Unternehmens - sofern vorhanden - anzuführen)
  • Standort der Gewerbeberechtigung (Firmenstandort, für den die Berechtigung aufrecht ist - auf allen Geschäftsurkunden anzuführen)

Grundsätzlich sind Angebote, bei denen ein Gültigkeitszeitraum explizit ausgewiesen ist, auch für diesen Zeitraum verbindlich gültig. Wird also beispielsweise dem Angebot der Vermerk "Angebot gültig bis einschließlich 01.01.2022" beigefügt, dann ist die beschriebene Leistung oder Lieferung  zu den im Angebot ausgewiesenen Konditionen auch bis zu diesem Tag gültig.


Verbindlichkeit bei Angeboten in Ausschreibungsverfahren

Ein paar Besonderheiten im Punkt Rechtsverbindlichkeit betreffen Angebote, die im Zuge von Ausschreibungen - korrekt Ausschreibungsverfahren - gestellt werden, auch weil diese grundsätzlich mit einer rechtsgültigen Unterzeichnung zu versehen sind.

Konkret wird anhand des eingereichten Angebots im Rahmen der Ausschreibung das Folgende verbindlich bestätigt:

  • Die Bieter kennen die Bestimmungen der Ausschreibungsunterlagen
  • Die Bieter verfügen über die erforderlichen Befugnisse zur Teilnahme am Ausschreibungsverfahren
  • Die Bieter erklären sich bereit, die ausgeschriebenen Leistungen zu den angegebenen Bestimmungen und den angegebenen Preisen zu erbringen
  • Die Bieter binden sich bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an ihr Angebot

Angebote im Zuge von Ausschreibungsverfahren haben sich grundsätzlich an die geforderten Angaben laut Ausschreibung zu halten. Abseits davon müssen grundsätzlich folgende Angaben gemacht werden:

  • Firmenname, Geschäftsbezeichnung
  • Geschäftssitz des Bieters, des bietenden Unternehmens
  • Bei Arbeitsgemeinschaften: Nennung einer zum Abschluss und zur Abwicklung des Vertrages bevollmächtigten Person
  • Anschrift der Stelle, die zum Empfang der Post berechtigt ist
  • Nachweis, dass eine gegebenenfalls geforderte Sicherstellung (Vadium) geleistet wurde
  • Preise mit allen laut Ausschreibung geforderten Aufgliederungen
  • Sonstige für Beurteilung des Angebotes geforderte oder seitens Bieter für notwendig erachtete Anführungen und Erklärungen
  • Bekanntgabe der Teilleistungen, die der Bieter an Subunternehmen weiterzugeben beabsichtigt
  • Genaue Auflistung aller Unterlagen, die dem Angebot angeschlossen sind oder gesondert eingereicht werden
  • Anführung allfälliger Alternativangebote
  • Datum des Angebots
  • Rechtsgültige Unterzeichnung

Eine wichtige Unterscheidung im Kontext der Angebotslegung betrifft den Kostenvoranschlag:

  • Während das Angebot einen konkreten oder sogar verbindlichen Vorschlag darstellt, ist ein
  • Kostenvoranschlag die Berechnung der mutmaßlichen Kosten einer Leistung.

Der Kostenvoranschlag stellt eine Berechnung von mutmaßlichen Kosten einer Leistung dar. Kennzeichnend ist dabei, dass eine detaillierte Aufgliederung des voraussichtlichen Gesamtpreises der Leistung nach Arbeitskosten, Materialkosten sowie sonstigen Kosten enthalten ist.

Diese ermöglicht dem (potenziellen) Besteller eine Übersicht über Art und Umfang der Leistung und die Richtigkeit der Gesamtforderung.

Auch beim Kostenvoranschlag wird zwischen verbindlichen und unverbindlichen unterschieden - je nachdem, ob er sich an Verbraucher oder andere Unternehmen richtet:

Verbindlicher Kostenvoranschlag

Der verbindliche Kostenvoranschlag - mit Richtigkeitsgarantie - bindet das anbietende Unternehmen jedenfalls an den genannten Preis. Dabei stellt dieser Preis eine garantierte Obergrenze des Entgelts dar und kann auch nicht durch beispielsweise unvorhergesehene Mehrkosten erhöht werden.

Zu beachten: Gegenüber Verbrauchern ist ein Kostenvoranschlag immer verbindlich, sofern das anbietende Unternehmen nicht ausdrücklich das Gegenteil erklärt.

Ausnahme: Wird der Gesamtpreis laut Kostenvoranschlag durch Mehrkosten überschritten, die der Besteller verursacht, können diese Kosten jedenfalls auch bei einem verbindlichen Kostenvoranschlag zusätzlich verrechnet werden. Empfohlen wird dabei, vor der Durchführung betreffender zusätzlicher Arbeiten den Besteller auf die konkreten Mehrkosten am besten schriftlich hinzuweisen.

Unverbindlicher Kostenvoranschlag

Beim unverbindlichen oder auch freibleibenden Kostenvoranschlag wird vom anbietenden Unternehmen nicht garantiert, dass der endgültige Gesamtpreis (Werklohn) dem Kostenvoranschlag entsprechen wird.

Es kann trotz entsprechender Sorgfalt des Unternehmens zu Mehrkosten für den Besteller kommen, die eine Überschreitung des Kostenvoranschlags bedeuten.

Zu beachten: Wenn vertraglich nichts anderes geregelt ist, dann ist ein Kostenvoranschlag gegenüber anderen Unternehmen im Zweifel immer als unverbindlich anzusehen.

Quellen: