Faktura Dokumentenübersicht
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Übersicht
Die Dokumentenübersicht ist der zentrale Punkt um Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen sowie Mahnungen und Gutschriften zu suchen und zB: offene Posten anzuzeigen, etc.
Eine Reihe an Filtermöglichkeiten ermöglicht eine zielgenaue Suche und Anzeige der gewünschten Dokumente.
Filter
- Dokument: Wählen Sie ein Dokument (Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein oder Rechnung bzw. Mahnung oder Gutschrift) oder zeigen Sie sich alle Dokumente
- Zeitraum: Auswahl des Zeitraumes für die Auswertung für das Datum der Dokumente
- Standardwert ist Alle
- Suchtext: Freier Suchtext, in folgenden Feldern wird gesucht:
- Dokument: Notiz, Referenz, Dokumentennummer
- Dokument-Zeilen: Name, Beschreibung
- Kunde:
- Zahlungsstatus: Wählen Sie zwischen Alle, Bezahlt, Offen und Überfällig
- Status: Wählen Sie einen Dokumentenstatus aus
- Abgeschlossen: Dokumente, die abgeschlossen sind
- In Bearbeitung: Dokumente, die noch im Bearbeiten-Status sind
- Storniert: Stornierte Dokumente
- Extern: Von einer anderen Software importierte Dokumente
- oder zeigen sie alle Dokumente an
- Stornos ausblenden: Stornierte Dokumente ausblenden
- Währung anzeigen: Setzen Sie das Kontrollkästchen um die Währung in der Ergebnisliste mit anzuzeigen.
Zahlungsstatus: nur bei Rechnung / Mahnung auswählbar, zeigen Sie nur offene Posten, nur bezahlte oder überfällige Dokumente an
Angebotsstatus: Hier können Sie nach allen, offenen, angenommenen oder abgelehnten Angeboten filtern.
Keine Rechn.: Bei aktivierter der Checkbox werden nur jene Dokumente gewählt, die noch nicht in einer Rechnung enthalten sind (unabhängig vom Betrag des Dokumentes). Diese Option ist bei Teilrechnungen zu Angeboten, Auftragsbestätigungen oder Lieferscheinen nur bei der ersten Rechnung verwendbar, nicht aber bei Folgerechnungen.
Ergebnisliste
Die Ergebnisliste beinhaltet auf jeden Fall die Dokumentennummer, Kunde, interne Notiz sowie das Datum, der Netto und Brutto-Betrag sowie der Status. Die Anzeige der Währung kann mit dem Kontrollkästchen gesteuert werden.
Bei der Wahl des Dokumententyps Rechnung oder Mahnung wird zusätzlich noch das Fälligkeitsdatum angezeigt.
Bei Mahnung noch die Anzahl der bereits durchgeführen Mahnungen.
Bei der Wahl des Dokumententyps Angebot werden zusätzlich Angebot gültig bis und Rückmeldung am angezeigt.
Schaltflächen
Folgende Schaltflächen sind immer verfügbar:
- Das jeweilige Dokument kann mit den Schaltflächen oder angezeigt werden.
Weitere Schaltflächen:
- zum Kopieren von Dokumenten
Je nach Dokument stehen weitere Aktionen zur Verfügung, die als Popup eingeblendet werden, sobald die Maus über den Text Weitere Aktionen bewegt wird. Diese können sein:
- Auftragsbestätigung erstellen: aus einem Angebot eine neue Auftragsbestätigung erstellen
- Rechnung erstellen: aus einem Angebot, einer Auftragsbestätigung oder einem Lieferschein eine neue Rechnung erstellen
- Lieferschein erstellen: aus einem Angebot, einer Auftragsbestätigung oder einer Rechnung einen Lieferschein erstellen
Ist der Filter Dokument auf Rechnung oder Mahnung gesetzt, können auch folgende Aktionen ausgeführt werden (sofern die Rechnung noch nicht bezahlt ist):
- Geldeingang verbuchen
- Mahnung erstellen
Außerdem gibt es eine Schaltfläche, mit der das Dokument als PDF angezeigt werden kann. Diese ist nur bei abgeschlossenen Rechnungen zu finden.
Details zum Dokument
Mit dem Pfeilchen können weitere Details zum Geschäftsdokument angezeigt werden, diese sind:
Werden Geschäftsdokumente in weiterführende Dokumenten erstellt, dh zB:
- Aus einem Angebot wird ein Lieferschein
- Aus einem Angebot wird eine Rechnung
- Aus einem Angebot wird eine Auftragsbestätigung wird eine Rechnung
...können diese zusammengehörigen Dokumente mit nur einem Klick angezeigt werden. Einfach in der Ergebnisliste in Spalte 2 auf das Pfeilchen klicken und alle Dokumente werden mit folgenden Details angezeigt:
- Status des Dokumentes
- Dokumententyp
- Nummer und Datum
- Notiz
- Gesamtbetrag
- Details-Link und PDF-Link (nicht beim aktuellen Dokument)
- Beträge und Summen der einzelnen Dokumenttypen der zusammengehörenden Dokumente, aufgeteilt nach: Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung
Massenverarbeitung von Dokumenten
Zip-Download
Mit "Auswahl als ZIP-Archiv herunterladen" können mehrere markierte PDFs in einer Zip-Datei auf einmal heruntergeladen werden.
Massenversand von Dokumenten per E-Mail
Durch "Ausgewählte Dokumente versenden" können mehrere markierte Dokumente automatisch versendet werden.
- E-Mail Vorlage: Wählen Sie eine E-Mail Vorlage zum Versand der Dokumente. Es muss eine E-Mail Vorlage gewählt werden.
- Absender E-Mail: Ihre Absender E-Mail Adresse
- Kopie der E-Mail': Wenn Sie eine Kopie der E-Mail an sich selbst oder jemand Anderen senden möchten: Art der Kopie
- Kopie an E-Mail: Wenn Sie eine Kopie der E-Mail an sich selbst oder jemand Anderen senden möchten: E-Mail Adresse oder Adressen
- Empfangsbestätigung: Wählen Sie ob Sie eine Empfangsbestätigung erhalten möchten oder nicht.
Vorschau:
- Betreff: Der Betreff, wie er im E-Mail aussehen würde, als Beispiel des ersten Dokumentes
- Nachricht: Die Nachricht, wie sie im E-Mail aussehen würde, als Beispiel des ersten Dokumentes
Die Liste aller selektierten Dokumente, die versendet werden, zeigt folgende Daten:
- Dokumentennummer
- Letztes PDF-Dokument das für die gewählte Dokument versendet werden würde. Dies ist vor allem bei der Rechnung und Mahnung interessant, da hier immer das letzte Dokument, dh: Mahnungs-PDF versendet wird.
- Kunde
Keine E-Mail Adresse hinterlegt
Ist bei einem Kunden keine E-Mail Adresse im Kundenstamm hinterlegt, kann das Dokument für den Kunden nicht versendet werden. Die Zeilen, die nicht versendet werden können, werden rot gekennzeichnet.
Löschen aus der Versandliste
Ist ein Dokument nicht zum Versenden, kann es über das Mistkübelsymbol rechts einfach aus der Versandliste gelöscht werden.
Beispiele
Sie wollen bestimmte Geschäftsfälle suchen - im Folgenden werden einige Möglichkeiten exemplarisch aufgezeigt.
Alle Dokumente eines Kunden
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle Dokumente des Kunden Elektro XYZ aufzulisten:
- Dokument: Alle anzeigen
- Status: Alle anzeigen
- Suchtext: Elektro XYZ
- Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen
Alternativ zum Kundennamen können Sie jeden beliebigen Text, der in Kundenname, Artikel oder Dokumentenbeschreibungen vergeben wurde, eingeben.
Alle Offenen Posten (noch nicht bezahlte Rechnungen)
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits gestellten Rechnungen die noch nicht (voll) bezahlt wurden aufzulisten:
- Dokument: Rechnung
- Status: Aktiv
- Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen
- Zahlungsstatus: Offene Posten anzeigen
Alle überfälligen Rechnungen
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits gestellten Rechnungen die noch nicht (voll) bezahlt wurden aber bereits überfällig sind aufzulisten:
- Dokument: Rechnung
- Status: Aktiv (oder Alle anzeigen)
- Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen
- Zahlungsstatus: Offene Posten anzeigen
- Überfällig: Anhaken des Kontrollkästchens
Alle überfälligen Mahnungen
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits gemahnten Rechnungen die noch nicht (voll) bezahlt wurden aber bereits ein nächstes mal zur Mahnung anstehen aufzulisten:
- Dokument: Mahnung
- Status: Aktiv (oder Alle anzeigen)
- Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen
- Zahlungsstatus: Offene Posten anzeigen
- Überfällig: Anhaken des Kontrollkästchens
Alle stornierten Angebote
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits stornierte Angebote aufzulisten:
- Dokument: Angebot
- Status: Storniert
- Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen
Alle abgelehnten Angebote
Setzen Sie die Filter wie folgt, um alle bereits stornierten Angebote aufzulisten:
- Dokument: Angebot
- Status: Abgeschlossen
- Angebotsstatus: Abgelehnt
- Zeitraum (Datum von / bis): geeignet wählen