Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung ist der Kern der gesamten Dokumentenablage in FreeFinance.

Grundstruktur

Die Grundstruktur gleicht denen in bekannten Betriebssystemen:

Ordner

Auf der linken Seite sind die Ordner des Doku-Archivs aufgelistet. Durch Klick auf einen Ordner werden rechts die Dateien und Dokumente in diesem Ordner angezeigt.

  • Ordner: Strukturieren die Daten und Dokumente nach logischen Merkmalen des Benutzers. Beispiele der Strukturierung:
    • nach Zeit, zB: 2009, 2010, 2010, ...
    • nach Geschäftsfall, zB: Einnahmen, Ausgaben, Anlagen, ...
    • Kombiniert, zB: 2009 / Einnahmen, Ausgaben, Anlagen; 2010 / Einnahmen, Ausgaben, Anlagen
    • oder jede andere Form der logischen Strukturierung
  • Dokumente: Dokumente sind Dateien, die in der Struktur abgelegt werden.

Systemordner

Systemordner sind Ordner, die für die Rechnungslegung und die automatische Ablage der Dokumente verwendet werden. Diese Ordner können weder bearbeitet noch gelöscht werden. Weiteres können auh keine Dateien in den Ordnern verändert werden.

Der Start der Ordnerstruktur ist immer gekennzeichnet mit /.

Suche

Zum Suchen in den Dokumenten wird einfach das gewünschte Suchwort in das Feld Dokumentensuche eingegeben.

Gesucht wird in den Feldern:

  • Dateiname
  • Name
  • Beschreibung

Das Suchergebnis wird recht in der Dateiliste angezeigt.

Zip-Download

Durch drücken der Schaltfläche  "Auswahl als Zip-Archiv herunterladen" können alle Dateien im gewählten Ordner in einer Zip-Datei auf einmal heruntergeladen werden.

Einschränkungen

Der Download ist bis zu einer Maximalgröße von 50 MB möglich. Wird die Größe überschritten wird eine Fehlermeldung angezeigt. Um den Download durchführen zu können, wird eine Suche mit mehr Suchfiltereinschränkungen empfohlen.

Dateifunktionen

Alle Dokumente, die bereits auf FreeFinance hochgeladen wurden, können folgende Funktionen angewendet werden:

Datei hochladen

Mit den Dokument Funktionen können Dokumente auf FreeFinance geladen, bearbeitet oder gelöscht werden:

  •  Dokument hochladen: Mit dieser Schaltfläche kann ein Dokument auf FreeFinance im aktuell gewählen Ordner in der Ordnerstruktur geladen werden. Die Angabe eines Dateinamens bzw. einer Beschreibung ist optional.

Datei anzeigen

  •  Anzeigen: Lädt das Dokument von FreeFinance. Sie können das Dokument je nach Internet-Browser und Dateityp sofort anzeigen oder speichern.

Datei bearbeiten

  •  Bearbeiten/Details: Zeigt die Details zum Dokument sowie etwaige Belegzuordnungen an.

Alle selbst ins DMS hochgeladenen Dateien können auch wieder bearbeitet werden. Das inkludiert die Änderung von Namen und Beschreibung sowie des abgelegten Pfades (Ordner).

Die bestehenden Belegzuordnungen werden in der Liste der verlinkten Belege angzeigt. Eine bestehende Belegzuordnung kann über die Schaltfläche  werden.

Bestehende Belege können einfach zu der gewählten Datei verlinkt werden:

  • Belegtyp: Wählen Sie den Belegtyp des zu verlinkenden Beleges
  • Belegnr: Geben Sie die Belegnummer oder sonstige Suchwerte, wie Name des Kunden/Lieferanten, etc ein

In der Ergebnisliste darunter werden alle übereinstimmenden Belege angezeigt. Durch Drücken der Schaltfläche  wird der Beleg mit dem Dokument bzw. der Datei verlinkt.

Datei löschen

  •  Löschen: löschen Sie das Dokument aus FreeFinance

Ordner Funktionen

Ordner Funktionen sind jene Funktionen, die zum erstellen, verschieben oder löschen von Ordnern verwendet werden:

  •  Unterordner erstellen: erstellt unter dem aktuell gewählten Ordner in der Ordnerstruktur einen weiteren Ordner mit Name und Beschreibung.
  •  Ordner bearbeiten: zum Ändern von Name und Beschreibung des aktuell in der Ordnerstrukur gewählten Ordners.
  •  Ordner löschen: zum Löschen des aktuell in der Ordnerstruktur geählten Ordners.