Dokumentenverwaltung

Vervollständigen Sie Ihre Geschäftsfälle und laden Sie Ihre relevanten Belege und Dokumente ins Doku-Archiv und verlinken es bei den betroffenen Belegen.

Teil 1 Tutorial-Video fürs Doku-Archiv

Gleich Tutorial-Video anschauen und künftig richtig effizient Ihre Dokumente verwalten.

Teil 2 Tutorial-Video fürs Doku-Archiv

Noch mehr Infos zum überarbeiteten Doku-Archiv

Grundstruktur

Die Aufteilung der Seite ist zweispaltig

Linke Spalte Rechte Spalte

Suchfeld

Dateibaum

Entweder Auflistung Ordner-Inhalte 
oder
Datei-Details mit Zuordnungen

Wie funktioniert der Dateibaum?

  • Durch Klick auf das Pfeilchen vor einem Ordner
    Es wird der Ordner-Inhalt weiter ausgeklappt.
  • Durch Klick auf einen Ordner (Elternknoten)
    Es werden rechts die Dateien (Kinder) aus diesem Ordner aufgelistet.
  • Durch Klick im Dateibaum auf eine Datei
    Es werden links die Datei-Details angezeigt.

Unser Tipp: Strukturieren Sie Ihre Dokumente stets nach für Sie logischen Merkmalen, am besten mit zeitlichem Bezug

  • nach Zeit, zB: 2009, 2010, 2010, Quartal, Monat
  • nach Geschäftsfall, zB: Einnahmen, Ausgaben, Anlagen, ...
  • Kombiniert, zB: 2009 / Einnahmen, Ausgaben, Anlagen; 2010 / Einnahmen, Ausgaben, Anlagen

Systemordner

Systemordner sind Ordner, beispielsweise die Rechnungslegung, die für Ablage der automatisch generierten Dokumente verwendet werden. Diese Ordner können weder bearbeitet noch gelöscht werden.

Weiteres können auch die darin enthaltenen Dateien nicht gelöscht werden.

Sie werden mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet.

Suche

Im Suchfeld "Datei-Suche" wird Ihr Doku-Archiv nach folgenden Feldern durchsucht. 

  • Dateiname
  • Beschreibung

Das Suchergebnis wird angezeigt und bei Auswahl direkt im Dateibaum angewählt.

Unser neues Context-Menü

Durch Klick auf einen Ordner oder eine Datei mit der rechten Maustaste wird nun ein Context-Menü angezeigt.

Es enthält die folgenden Funktionen

Bei Ordnern (bei Systemordnern werden weniger Optionen angeboten)

  •  Datei hochladen (Multi-Upload möglich)
  •  Neues Unterverzeichnis erstellen: einen weiteren Ordner mit Name und Beschreibung im aktuellen Ordner anlegen
  •  Umbenennen: zum Ändern von Name und Beschreibung des aktuell in der Ordnerstruktur gewählten Ordners
  •  Ordner löschen: zum Löschen des aktuell in der Ordnerstruktur gewählten Ordners.

Bei Dateien (bei Systemdateien werden weniger Optionen angeboten)

  •  Vorschau
  •  Herunterladen
  •  Verschieben
  •  Umbenennen
  •  Löschen

Die rechte Spalte

 Dokument hochladen: Laden Sie neue Dokumente hoch. Es ist jetzt das Auswählen mehrere Dateien unterstützt (Multi-Upload). Die Angabe eines Dateinamens bzw. einer Beschreibung ist optional, im Falle eines Multi-Uploads erhalten alle Dateien die gleiche Beschreibung.

Übrigens: Die Dateiliste in der rechten Spalte ist jetzt eine sogenannte Drop-Zone - das bedeutet Sie können Dateien von Ihrer Festplatte markieren und mit der Maus auf diese Tabelle ziehen. Durch das Loslassen (Drop) werden die Dateien hochladen.

Das Hochladen einer Datei ist auch über das neue Context-Menü unterstützt.

Über das Bleistift-Symbol kann der Dateiname sowie die Beschreibung geändert werden.

Das Bearbeiten einer Datei ist auch über das neue Context-Menü unterstützt.

Laden Sie sich durch Klick auf den Dateinamen die Datei herunter.

Das Herunterladen einer Datei ist auch über das neue Context-Menü unterstützt.

Die bestehenden (Beleg-)Zuordnungen werden in der rechten Spalte

  • entweder über das Kettensymbol in der Datei-Liste
  • oder im Falle der Datei-Details in der Rubrik "Zuordnungen" aufgelistet.

Die Zuordnung kann wieder aufgehoben werden (mit Ausnahme von Systemdateien).

Bestehende Belege können in der rechten Spalte zur gewählten Datei verlinkt werden:

  • Belegtyp: Wählen Sie den Belegtyp des zu verlinkenden Beleges
  • Suchtext: Geben Sie die Belegnummer oder sonstige Suchwerte, wie Name des Kunden/Lieferanten, etc ein

In der Ergebnisliste darunter werden alle übereinstimmenden Belege angezeigt. Durch Drücken der Schaltfläche  wird der Beleg mit dem Dokument bzw. der Datei verlinkt.

Wenn Sie mehrere Dateien löschen möchten, so geht über die Selektion der gewünschten Dateien.

Selektieren Sie die gewünschten Dateien, durch Drücken der Schaltfläche "Auswahl löschen" werden sie gelöscht. Systemdateien werden automatisch ignoriert. Der Vorgang muss bestätigt werden - Sie sehen dabei, wie viele Dateizuordnungen betroffen wären.

Das Löschen einer Datei ist auch über das neue Context-Menü unterstützt.

Wenn Sie Ihre Dateien wieder exportieren möchten, so geht das Ordnerweise über die Selektion in der rechten Spalte.

Selektieren Sie die gewünschten Dateien, durch Drücken der Schaltfläche  "Auswahl als ZIP-Archiv herunterladen" werden diese in einem ZIP-Archiv gesammelt heruntergeladen werden.

Einschränkungen

Ein ZIP-Archiv kann maximal 50 Dateien enthalten.

Tipp: Stellen Sie am besten die Tabellen-Größe vorab auf 50, dann können Sie bequem alle Dateien markieren und pro Tabellenseite einen Export erstellen.