Dokumentenverwaltung Cloud-Speicher

Sie können Ihre Dateien und Dokumente aus Dropbox, Google Drive, OneDrive und Nextcloud mit FreeFinance verlinken.

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Zuletzt aktualisiert:
  1. Cloud-Storage verbinden
  2. Verwendung des Cloud-Speichers
  3. Siehe auch

Cloud-Storage verbinden

Klicken Sie beim gewünschten Cloud-Anbieter unter Doku-Archiv > Cloud-Speicher verbinden auf den Link des jeweiligen Cloud-Speichers.

"Jetzt verbinden"

Sie gelangen zur Webseite des Cloud-Storage-Anbieters, dort folgen Sie bitte den notwendigen Authentifizierungsschritten:

  1. Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an
  2. Erlauben Sie FreeFinance den Zugriff auf Ihr Storage

 

Im Anschluss gelangen Sie wieder zu FreeFinance und haben die Verbindung erfolgreich hergestellt.

Verbindung aufheben

Die Verbindung kann auch wieder getrennt werden. Existiert eine aufrechte Verbindung, so klicken Sie dafür bitte auf "Verbindung trennen". Das geht auch meist auf der Webseite des Anbieters.

Lesende Verbindung

Der Zugriff auf Ihren Cloud-Speicher erfolgt ausschließlich lesend. FreeFinance schreibt somit weder Daten in Ihren Speicher - noch verschiebt oder löscht es Dateien. 

Sie können Verlinkungen zu Dokumenten anlegen, die Dateien verbleiben dabei aber zu jeder Zeit in Ihrem Cloud-Speicher.

Verwenden Sie den Browser Mozilla Firefox, kann es passieren dass beim Verbinden Ihrer Nextcloud das Pop-Up Fenster von Firefox blockiert wird. Sie können das Pop-Up entweder manuell über die Benachrichtigung von Firefox öffnen (empfohlen) oder die Blockierung von Pop-Ups in den Einstellungen deaktivieren.

Bei der erfolgreichen Verbindung einer Applikation mit der Dropbox, erstellt Dropbox selbstständig einen Ordner mit dem Namen der Applikation im Format: Apps/FreeFinance.

Dieser Ordner wird nicht von FreeFinance erstellt! Da FreeFinance lediglich lesenden Zugriff hat, wäre dies auch nicht möglich, dabei handelt es sich um eine eigene Funktion von Dropbox.

Hier ist zu beachten, dass eine automatische OCR-Überwachung des Hauptordners Apps/FreeFinance nicht möglich ist. Um hier eine Automatisierung anzustoßen, erstellen Sie bitte Unterordner, welche Sie überwachen lassen können.

Tipp für eingeschränkte Lese-Berechtigung

Stand 2023: Es ist aktuell nicht (einfach) möglich, dass in FreeFinance nur ausgewählte Ordner aus dem Cloud-Speicher sichtbar sind. Möchten Sie den gleichen Cloud-Speicher auch privat nutzen, geht hier unter Umständen die Übersichtlichkeit (und die Privatsphäre, wenn zB. Mitarbeiter oder die Steuerberatung Zugriff haben) verloren. 

Unser Tipp daher: Erstellen Sie einen weiteren Account beim jeweiligen Cloud-Speicheranbieter (Google Drive oder OneDrive). Binden Sie diesen Cloud-Speicher-Zugang in FreeFinance an.

Falls Sie nicht generell diesen eigenen Account künftig für die unternehmerische Datei-Ablage verwenden möchten, teilen / sharen Sie ausgehend von Ihrem "Haupt-Account" stattdessen diesem neuen Account nur die gewünschten - unternehmensrelevanten - Ordner.

Ausnahme: Bei Dropbox wird automatisch eine eigene App angelegt - und FreeFinance bindet somit ohnehin nur diesen separaten Bereich an.

Verwendung des Cloud-Speichers

Dateien in den Cloud-Speicher laden

Nachdem die Verbindung hergestellt wurde, erstellen Sie, sofern noch nicht vorhanden, direkt in Ihrem Cloud-Speicher einen neuen Ordner, in dem Sie sämtliche Dokumente die Sie in FreeFinance zur Verfügung haben möchten laden.

FreeFinance kann ausschließlich auf Dateien in diesem Ordner zugreifen und diese in der Applikation verlinken.

Automatisierte Erfassung hochgeladener Dokumente

Markieren Sie den gewünschten Ordner direkt in FreeFinance im Reiter Doku-Archiv > Dokumente im Dateienbaum Ihres jeweiligen Cloud-Speichers zur automatischen OCR-Analyse, um bei neu hochgeladenen Dokumenten eine automatisierte OCR-Erfassung anzustoßen.

Die automatische OCR-Erfassung wird alle drei Stunden durchgeführt. Möchten Sie einen Beleg hochladen und diesen sofort erfassen, stoßen Sie die OCR-Erfassung wie gewohnt einfach manuell an.

Um die automatisiert erfassten Belege zu verbuchen, wählen Sie wie gewohnt Meine Belege > Buchen vom Foto/PDF. Hier ist die Auswahl des richtigen Ordners entscheidend. Über die Schaltfläche "Wechseln" können Sie zwischen verschiedenen Quellen, wie Ihrer PaperCut App oder eben Ihrem Cloud-Storage, wählen.

Dokument in FreeFinance nicht gefunden?

FreeFinance cached die Datei-Liste. Ein Aktualisieren über das Pfeil-Symbol kann helfen!

Die Anzeige der Dateien in FreeFinance

Ordner und Dateien werden bei FreeFinance als eigener Hauptknotenpunkt im Dateibaum einsortiert. Die Verwendung erfolgt wie gewohnt.

Achtung beim Löschen

Wenn Sie in Ihrem Cloud-Speicher Dateien löschen oder verschieben, kann es vorkommen, dass in FreeFinance gespeicherte  Referenzen ungültig werden. Kaputte Referenzen können leider nicht wiederhergestellt werden. Prüfen Sie daher Ihre Änderungen bitte sorgsam.

Siehe auch

Effizient arbeiten mit FreeFinance

Leitfaden für Ihre Buchhaltung

Steuerprüfung Österreich