Dokumentenmanagement

Das Modul Dokumentenmanagement ermöglicht die Ablage von Bildern, Dokumenten, etc direkt im System - wahlweise auch direkt am zugehörigen Geschäftsfall (Beleg).

Das Dokumentenmanagement besteht aus drei Bereichen:

• Dokumentenverwaltung
• Suchen nach Dokumenten
• Integrierte Dokumentenablage direkt bei den Geschäftsfällen

Hinweis: Wir empfehlen grundlegend alle Originalbelege und Dokumente aufzubewahren!

Die Funktionen des Dokumentenmanagements sind erst nach Hinzufügung des Produktes Dokumentenmanagement verfügbar:

• im Hauptmenü
• in der integrierten Dokumentenablage

Die Dokumentenverwaltung ist das allgemeine Formular zur Verwaltung von Ordnern (Strukturen) und Dateien (Dokumente).

Die integrierte Dokumentenablage ermöglicht das Hochladen und Speichern von Dateien direkt zu einem Geschäftsfall. Dadurch ist der Zusammenhang zwischen einem Dokument und dem in FreeFinance eingegebenen Geschäftsfall direkt ersichtlich und über das Doku-Archiv stets zugreifbar.

• Eingangsrechnung
• Ausgangsrechnung  
• Umbuchung  
• Anlagenbuch  
• Rechnung (Faktura)  
• Faktura Gutschrift  
• Angebot (Faktura)  
• Lieferschein (Faktura)  
• Brief (Faktura)    
• Kontoauszug buchen und abstimmen
• Kunde  
• Lieferant

Dokumente können grundsätzlich alle Arten von Dateien sein, wie zb:

• Microsoft Office Dateien (Word, Excel, Powerpoint, etc)
• Text-Dateien
• PDF-Dateien
• Bilder (jpeg, gif, png, etc)
• Archive (zip, rar, tar, etc)

Die Limintation der Dateigröße ist auf 2MB festgelegt. Sollten Sie Dateien haben, die größer sind versuchen Sie diese auf mehrere Dateien aufzuteilen (zb: mit Zip-Programmen).

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