Dokumentenmanagement

Integriertes Doku-Archiv

Unter dem integrierten Doku-Archiv verstehen wir das Hochladen/Zuordnen von Dateien direkt zu einem Geschäftsfall. Dadurch ist der Zusammenhang zwischen einem Dokument und dem in FreeFinance eingegebenen Geschäftsfall direkt ersichtlich und über das Doku-Archiv stets zugreifbar.

Wo geht das überall?

Speichern Sie zuerst den Datensatz!

Der Upload eines Dokuments zu einem spezifischen Beleg kann erst erfolgen, nachdem der Beleg gespeichert wurde!

Der Dialog "Doku-Archiv"

Wo ist der zu finden?

Auf den oben genannten Seiten finden Sie rechts oben die Schaltfläche "Doku-Archiv". Ein Klick darauf ruft den Dialog auf.

Dialog - Registerkarte "Zuordnungen"

Sie sehen eine Übersicht über die bisherigen Datei-Zuordnungen. Über das angezeigte Symbol rechts kann die Zuordnung gelöscht werden.

Dialog - Registerkarte "Doku-Archiv"

A) ein neues Dokument hochladen

Sie wählen im Verzeichnisbaum den gewünschten Ordner und das neue Dokument wird mit dem Klick au "Datei hochladen" automatisch an den aktuellen Geschäftsfall (Beleg) angehängt. Es können auch mehrere Dateien gleichzeitig ausgewählt werden (oder per Drag-and-drop auf die markierte Fläche gezogen werden). Eine etwaige vergebene Beschreibung wird dann auf alle gewählten Dokumente angewendet.

B) oder eine bestehende Datei verlinken

Sie wählen im Verzeichnisbaum die gewünschte Datei aus und klicken auf die Schaltfläche "Datei verlinken".

Dropbox Datei verlinken

Wurde die Dropbox für FreeFinance bereits freigeschaltet, besteht die Möglichkeit alle Dateien und Dokumente direkt zu verlinken. Im Verzeichnisbaum sehen Sie einen eigenen Hauptknoten "Dropbox".

Wählen Sie dort den gewünschten Sub-Ordner, wählen Sie die gewünschte Datei und drücken Sie die Schaltfläche "Datei verlinken".

Wird eine verlinkte Dropbox-Datei in der Liste rot markiert angezeigt, bedeutet dies, dass die Datei in der Dropbox gelöscht, umgenannt oder verschoben wurde. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • Datei wird in der Dropbox an der Position wieder umbenannt oder eingefügt

Berater: Dateien Verlinken im Beraterdashobard

Ist das Doku-Archiv aktiv, kann die Klientenverwaltung über die Schaltfläche  auch zur Speicherung von Informationen, wie Verträgen, Vollmachen, etc direkt beim Mandanten verwendet werden. Diese Daten sind nur für den Berater ersichtlich!

Kontoauszug buchen und abstimmen

Nachdem Sie auf der rechten Seite eine Buchungsart ausgewählt haben, wie z.B. Eingangsrechnung und diese verbucht haben, sehen Sie rechts das Kettensymbol. Damit können Sie den von Ihnen dazugehörigen abgespeicherten Beleg verknüpfen. 

Kontoauszugsautomat

Wenn Sie Ihre Buchung automatisiert verarbeiten, und Sie gerade auf "buchen und weiter" geklickt haben, erscheint dieses Fenster. Wenn Sie auf das Kettensymbol klicken, können Sie nun das dementsprechende Dokument verknüpfen. 

Gut zu wissen

Folgende Dateitypen sind erlaubt:

  • Microsoft Office Dateien (Word, Excel, Powerpoint, etc)
  • Text-Dateien
  • PDF-Dateien
  • Bilder (jpeg, gif, png, etc)
  • Archive (zip, rar, tar, etc)

Eine Datei darf maximal 2 MB groß sein. Sollten Sie größere Dateien haben, versuchen Sie diese zu komprimieren. Größere ZIP-Archive müssten aufgeteilt werden.

Hinweis

Wir empfehlen stets, alle Originalbelege und Dokumente aufzubewahren!