Kontoauszug buchen und abstimmen

Übersicht

Mit der Funktion Kontoauszug verarbeiten können auf Basis von importierten Kontoauszügen:

  • Ein- und Ausgangsrechnungen erstellt,
  • Umbuchungen erstellt,
  • Rechnungen in der Rechnungslegung bezahlt,
  • Rechnungen in der Rechnungslegung abgestimmt,
  • Gutschriften in der Rechnungslegung bezahlt,
  • Gutschriften in der Rechnungslegung abgestimmt,
  • bereits bestehende Ein- und Ausgangsrechnungen abgestimmt,
  • bereits bestehende Umbuchungen abgestimmt

werden

Aufbau und Ablauf

Linke Spalte

Hier sind Ihre Kontoauszugszeilen abgebildet - sowie die Filtermöglichkeiten.

Rechte Spalte

Hier werden jene Aktionen angezeigt, die mit der gewählten Kontoauszugszeile durchgeführt werden können.

Zeile wählen

Auswahl einer Kontoauszugszeile aus der linken Spalte mittels Klick auf die Zeilennummer, das Datum oder den Betrag.

 Positive Beträge werden als Einnahme bzw. negative Eingangsrechnung (=ebenfalls Einnahme, zB. Gutschrift durch Lieferanten) erfasst.

 Negative Beträge werden als Ausgabe bzw. negative Ausgangsrechnung (=ebenfalls Ausgabe, zB. Rückgabe durch Kunden) erfasst.

Oder Zeile bzw. Restbetrag ignorieren.

Aktion wählen

Wahl der gewünschten Verbuchungsoption auf der rechten Seite

6 Boxen stehen dazu zur Verfügung.

Als Datum (Valuta- oder Buchungsdatum der Kontoauszugszeile) für die Verbuchung wird die Einstellung des relevanten Datums vom Zahlungsmittelkonto verwendet.

Kontoauszug  - Direkt buchen

 

Wie Sie in FreeFinance Ihren Kontoauszug einfach verarbeiten können, erfahren Sie in diesem Tutorial Video. 

Kontoauszug  - Weitere Funktionen

 

In diesem Tutorial Video erfahren Sie, wie Sie in FreeFinance einfach zu Belegen und Rechnungen navigieren, Dokumente und Buchungen verknüpfen, Buchungen stornieren und weiteres. 

Linke Spalte

Die Kontoauszugszeilen

Hier werden alle Daten der importierten Kontoauszugszeilen angezeigt, es kann auch gefiltert werden.

  • Status der Kontoauszugszeilen:

    • Alle anzeigen: Zeigt alle Kontoauszugszeilen an - egal ob diese bereits verbucht, abgestimmt oder noch neu sind.

    • Abgestimmt: Zeigt alle Zeilen, die als abgestimmt gekennzeichnet wurden.

    • Gebucht: Zeigt alle Zeilen, für die eine Ein- oder Ausgangsrechnung sowie Umbuchung oder ein Geldeingang zu einer Rechnung erstellt wurden.

    • Ignoriert: Zeigt alle Zeilen, die ignoriert wurden.

    • In Bearbeitung: Zeigt alle bereits verarbeiteten Zeilen, deren Gesamtbetrag aber noch nicht zur Gänze verarbeitet wurde.

    • Neu: Zeigt alle noch nicht bearbeiteten Zeilen an.

    • Nicht abgestimmt: Zeigt alle Zeilen mit dem Status Neu oder In Bearbeitung an.

    • Restbetrag ignoriert: Zeigt alle Zeilen an, der Restbetrag ignoriert wurde.

  • Suchtext: Der Suchtext wird in allen Kontoauszugszeilen in allen Textfeldern gesucht

  • Zeitraum: Anzeige der Kontoauszugszeilen im gewählten Zeitraum

  • Beträge: Anzeige aller Kontoauszugszeilen oder nur der Geldein- oder Geldausgänge

  • Überbuchen: Relevant bei Spesen und Disagios bzw. für Kombinationen aus Rechnung und Gutschrift

  • Letzte Zeile vorhalten: wird nur angezeigt, wenn der Status der Kontoauszugszeilen Nicht abgestimmt gewählt wird: Dann wird die letzte gebuchte Zeile nicht sofort aus der Liste entfernt (zur Kontrolle der Buchung oder Buchungsnummern), sondern erst im Zuge der nächsten Buchung

  • Nur Duplikate: Beim automatischen Import können - in ganz seltenen Fällen - potenziell Zeilen doppelt importiert werden. Wir versuchen diese zu erkennen und markieren diese Zeilen. Bevor die Zeilen verarbeitet werden können, müssen diese geprüft und freigegeben, oder gelöscht, werden. Details zur Erkennung und Verarbeitung in den Kontoauszug-Details.

Die Ursprungsbeträge und aktuell noch verbleibenden Beträge werden in der Fußzeile angezeigt!

Schaltflächen

  • Zeile / Buchungsdatum o. Valutadatum / Betrag: durch einen Klick wird die Zeile ausgewählt und ist bereit für weitere Aktionen

  • Details anzeigen: öffnet ein Dialogfenster mit allen Details der Kontoauszugszeile

  • Zeile ignorieren: sollte eine Zeile nicht in die Buchhaltung aufgenommen werden, kann diese unter Bekanntgabe einer Begründung ignoriert werden.

  • Zeile nicht ignorieren: eine ignorierte Zeile kann wieder aktiviert werden durch einen Klick auf diese Schaltfläche

Sonderfall potenzielle Duplikate gefunden:

Beim automatischen Import können - in ganz seltenen Fällen - potenziell Zeilen doppelt importiert werden. Wurden potenzielle Duplikate gefunden, werden diese entsprechend markiert.

Bevor die Zeilen verarbeitet werden können, müssen diese geprüft werden:

  • Kontoauszugszeile ist kein Duplikat: damit kann die Zeile danach verarbeitet werden
  • Kontoauszugszeile ist Duplikat: die Zeile wird gelöscht

Ignorieren

Durch Klick auf das Ignorieren-Symbol in der Kontoauszugszeile kann die Zeile zur Gänze oder, wenn bereits eine Teilbuchung erfolgte, der verbleibende Restbetrag ignoriert werden.

Wurde eine Zeile ignoriert, ist es möglich, durch erneuten Klick die Ignorierung wieder aufzuheben.

Alle noch nicht verarbeiteten Zeilen können in einem abschließenden Schritt gesammelt mit einem Klick ignoriert werden. Der Link befindet sich am unteren Ende der Transaktions-Tabelle.

Rechte Spalte

Die Aktionen

Verlinkte Belege

Wurde links eine verarbeitete Zeile gewählt, werden in der Box "Verlinkte Belege" die zugeordneten Belege angezeigt. Zu diesen Belegen kann navigiert werden. Hier kann auch storniert werden.

Stornieren

Werden Ein-, Ausgangsrechnungen oder Umbuchungen über den Kontoauszug erstellt oder der Geldeingang für eine Rechnung angelegt, können diese auch nur über den Kontoauszug storniert werden, um die Integrität des Kontoauszuges im System gewährleisten zu können.

Folgende Detailinformationen:

  • Stornieren eines Geldeinganges in der Rechnungslegung: In dem Fall der Stornierung eines Geldeinganges wird sowohl die Buchung mit einer Stornobuchung in der Buchhaltung storniert, als auch die Rechnung wieder um den Betrag geöffnet.
  • Stornieren einer Ein-, Ausgangsrechnung: In dem Fall wird die Ein- bzw. Ausgangsrechnung als storniert markiert und eine Stornobuchung angelegt.
  • Stornieren einer Umbuchung: In dem Fall wird die Umbuchung mit einer Stornobuchung in der Buchhaltung storniert
  • Stornieren einer Abstimmung: In dem Fall bleibt die Buchung in der Buchhaltung aufrecht und nur die Abstimmung (dh: Verlinkung mit der Kontoauszugszeile) wird aufgehoben.

Neuer Beleg

Hier legen Sie eine neue Ein- bzw. Ausgangsrechnung oder neue Umbuchung an.

Geldeingang zu Rechnungen

Erfassen Sie hier den Geldeingang zu offenen bzw. bezahlten Rechnungen.

Geldausgang zu Gutschriften

Erfassen Sie hier den Geldausgang zu offenen Gutschriften.

Eingangsrechnung abstimmen

Hier können Sie Geldausgänge zu offenen Posten angeben, bzw. Zahlungen zuweisen zu bereits bezahlten Eingangsrechnungen.

Ausgangsrechnung abstimmen

Hier können Sie Geldeingänge zu offenen Posten angeben, bzw. Zahlungen zuweisen zu bereits bezahlten Ausgangsrechnungen.

Umbuchung abstimmen

Hier können Sie Geldein- bzw. ausgänge zu Umbuchungen zuordnen.

Belege ausblenden

Rechts gelistete Belege, die Sie nicht mit dem Kontoauszug abstimmen möchten, können Sie über das Auge-Symbol ausblenden, beispielsweise alte bereits manuell bezahlte Rechnungen.

Damit werden Sie künftig nicht angezeigt - können jedoch nachträglich über das Auge-Symbol in der Spaltenüberschrift wieder eingeblendet werden.

Neuer Beleg

  • Neue Eingangsrechnung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Eingangsrechnung.
  • Neue Ausgangsrechnung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Ausgangsrechnung.
  • Neue Umbuchung: öffnet ein Dialogfenster zum Erstellen einer neuen Umbuchung.

Mehrere Zeilen

Mit der Schaltfläche „Weitere Zeile“ kann ein mehrzeiliger Beleg erstellt werden. Es muss zumindest eine Zeile geben.

Als Betrag der Zeile wird immer der Betrag der entsprechenden Buchung am Kontoauszug vorgeschlagen. Werden mehrere Rechnungszeilen zu einer Buchung erfasst, wird immer der offene Restbetrag vorgeschlagen.

Lieferanten und Kundendaten - Vorbelegung

Sind im Kunden- oder Lieferantenstamm die Daten unter Standardwerte > Buchhaltung gepflegt, werden diese nach Auswahl des Kunden bzw. Lieferanten sofort vorausgewählt.

  • Belegart
  • Steuersatz und wenn nötig eine Sonderbuchungsoption
  • Privatanteil

Nähere Informationen im Lieferantenstamm

  • Belegart
  • Steuersatz

Nähere Informationen im Kundenstamm

Weitere Informationen zu Vorlagen & Automatisierung

Wird ein Kunde oder Lieferant gewählt, können die IBAN oder gebuchten Beleginformationen automatisch als Standard für diesen Kunden oder Lieferanten hinterlegt werden. Beim nächsten Automatisierungsdurchlauf kann damit eine automatisierte Zuordnung auf Basis des Kunden- oder Lieferanten gelingen!

Vorlagen, die bereits in FreeFinance als solche hinterlegt sind, können einfach gewählt werden.

  • Wird eine Vorlage mit einer (1) Zeile ausgewählt, wird der (verbleibende) Betrag der Kontoauszugszeile automatisch vorbelegt. Der Eingabebetrag wird automatisch auf Brutto gestellt.
  • Wird eine Vorlage mit mehreren Zeilen ausgewählt, werden die Beträge der Vorlagenzeilen automatisch vorbelegt. Der Eingabebetrag wird automatisch auf Brutto gestellt. Sollten die Beträge in der Vorlage Netto eingegeben worden sein, werden diese automatisch auf Brutto umgerechnet.

Hinweis: Es können nur Vorlagen mit der gleichen Währung wie die gewählte Kontoauszugszeile verwendet werden.

Wollen Sie den aktuellen Beleg sogleich auch als Vorlage ablegen, klicken Sie auf die Schaltfläche  und geben Sie einen Namen für die Vorlage an.

Direkt beim Erstellen der Vorlagen können für die künftigen Automatisierungen auch sofort Schlagwörter zum Zuordnen der Vorlage eingegeben werden. Die Schlagwörter müssen Teil der Texte der Kontoauszugszeile sein um gefunden werden zu können. Es können mehrere Schlagwörter erstellt werden - es müssen alle Schlagwörter exakt gefunden werden. Groß- und Kleinschreibung ist nicht relevant.

Auch hier im Dialog können Informationen zum Privatanteil entweder angegeben oder automatisch (auf Basis der gefunden Vorlage bzw. des Lieferantenstamms) berücksichtigt werden.

Status abgeschlossen

Die Belege werden durch das Speichern sofort verbucht und auch abgeschlossen. Dadurch sind nur mehr eingeschränkte Änderungen zugelassen. Korrekturen führen über das Stornieren.

Bestehende Belege abstimmen/bezahlen

Im rechten Bereich sind die 5 Boxen mit den Rechnungen der Rechnungslegung, Gutschriften der Rechnungslegung, Ein- und Ausgangsrechnungen ("Meine Belege"), sowie Umbuchungen zu finden.

Sie sind identisch aufgebaut: In den Spaltenüberschriften befinden sich die

  • Filter für Kunden bzw. Lieferant und Rechnungsnummer
  • Aktualisieren-Symbol
  • Auge-Symbol zum Ein- bzw. Ausblenden der Belege

In den jeweiligen Tabellenzeilen zu den Belegen finden sich jeweils rechts die Symbole

  • Details anzeigen: öffnet einen Dialog mit allen Details des Belegs.
  • Beleg abstimmen: Verknüpft die Kontoauszugszeile mit einem bereits bezahlten Beleg.
  • Beleg bezahlen: öffnet einen Dialog zum Bezahlen des Belegs (Umbuchungen ausgenommen).
  • Beleg ausblenden: Das Auge-Symbol steuert, ob ein Beleg hier standardmäßig sichtbar ist (Umbuchungen ausgenommen)

Hinweis: Für Ausgangsrechnungen sind nur positive, für Eingangsrechnungen (sowie Gutschriften) sind nur negative Kontoauszugszeilen auswählbar.

Geldeingang und Skonto

Im Dialog können folgende Daten eingegeben bzw. angepasst werden:

  • Betrag: Dieser kann maximal der offene Betrag der Rechnung oder maximal der (aktuell noch verbleibende) Betrag der Kontoauszugszeile sein. Es kann aber ein Teilbetrag - also kleinerer Betrag - vergeben werden. Automatisch wird der maximal mögliche Betrag vorbelegt.
  • Restbetrag: Hier wird grundlegend immer Restbetrag bleibt offener Posten vorausgewählt - dh: die Rechnung bleibt im Falle einer Teilzahlung mit dem verbleibenden Betrag noch offen.
  • Beschreibung: Sie können eine Freitext-Beschreibung einfügen.

Skonto : Wurde bei der Rechnung eine Zahlungsbedingung mit Skontoinformationen hinterlegt, und:

  • der Zahlungsbetrag ist innerhalb der Skontofrist eingegangen, sowie
  • der Zahlungsbetrag entspricht der Skontoreduktion

so wird bei Restbetrag automatisch die Option Skonto ausgewählt. Es werden damit

  1. der Zahlungseingang zur Rechnung verbucht
  2. der Skonto automatisch auf die Rechnung gebucht (in der doppelten Buchhaltung)
  3. die Rechnung als bezahlt vermerkt.

Es erfolgt außerdem ein automatischer Abgleich des Zahlungseingangs mit den hinterlegten Skontokonditionen. Dieser kontrolliert die Einhaltung der Skontofrist und hebt bei mehrstufigen Skontokonditionen die zum Zeitpunkt des Zahlungseingangs anzuwendenden Konditionen hervor.

Trifft die Option Skonto nicht zu, ändern Sie diese zu:

Akonto: in der EA-Rechnung gelangt nur der tatsächlich bezahlte Betrag in die Buchhaltung, die Rechnung wird dennoch als bezahlt markiert. Der Akonto-Betrag muss in der EA-Rechnung als Einnahme, in der doppelten Buchhaltung als Geldeingang aufs Forderungskonto manuell gebucht werden.

Uneinbringlich: in der EA-Rechnung gelangt nur der tatsächlich bezahlte Betrag in die Buchhaltung, die Rechnung wird als bezahlt markiert. In der doppelten Buchhaltung wird der verbleibende Betrag auf "Abschreibung von Forderungen 7802" ausgebucht.

Es nerven Sie viele alte Belege?

Besonders dann, wenn Sie Ihren Kontoauszug bereits seit mehreren Jahren über die PSD2-Schnittstelle abrufen, werden mitunter sehr viele Belege zum korrespondieren Zeitraum angezeigt (Zeitraum ... älteste Kontoauszugszeile -3 Monate / jüngste Kontoauszugszeile+ 1 Monat).

Da erst seit April 2023 bereits bezahlte Rechnungen der Rechnungslegung abgestimmt werden können (zuvor waren nur offene ersichtlich) - ist mitunter ein einmaliges Aufräumen mithilfe vom Auge-Symbol nötig, sofern Sie die länger zurückliegenden (vermutlich bislang ignorierten) Kontoauszugszeilen nicht mehr nachträglich abstimmen möchten:

Wenn Sie diese älteren Belege also nicht mehr benötigen, klicken Sie bitte auf das jeweilige Auge-Symbol, um diese künftig auszublenden. Über das Auge-Symbol in Spaltenüberschrift können diese nachträglich vorübergehend wieder eingeblendet werden.

Bezahlen

Haben Sie offene Posten, können Sie diese über das Geldtaschen-Symbol schließen. Das gilt für die Ein- und Ausgangsrechnungen unter "Meine Belege" gleichermaßen, wie für Ihre Ausgangsrechnungen und Gutschriften der Rechnungslegung.

Abstimmen

Unter Abstimmen versteht man das Verbinden von Kontoauszugszeilen mit bestehenden bezahlten Belegen sowie Umbuchungen.

Sie suchen einen älteren Beleg?

Standardmäßig werden rechts jene Belege angezeigt, die dem Zeitraum des Kontoauszugs (älteste Zeile - 3 Monate, jüngste Zeile +1 Monat) entsprechen.

Das kann mitunter bei späten Geldeingängen zu länger zurückliegenden Rechnungen nicht ausreichen. Über diese Schaltfläche können Sie das Intervall vorübergehend ausweiten, um ältere Belege einzublenden.

Kontoauszug-Automatisierung

Ist die Kontoauszugsautomatisierung verfügbar, kann direkt zu den:

  • Regeln (Vorlagen) navigiert und die Vorlagen angepasst werden. Neue Regeln können direkt beim ersten Buchen, im Kontoauszug oder auch beim normalen Buchen in der EA-Rechnung, erstellt werden.
  • Kunden oder Lieferanten navigiert und die Buchhaltungs-Stammdaten eingestellt werden

Hinweis: Die Navigationslinks gehen in einem neuen Fenster/Tab auf, um die aktuelle Verarbeitung des Kontoauszugs nicht zu behindern. Die Automatisierung kann direkt neu gestartet werden.

Kreditkarte | Zahlungsdienstleister

Kartenzahlung | Spesen | Disagio

Sie nutzen Zahlungsanbieter wie Stripe, Klarna, Sofortüberweisung, Paypal, CardComplete? Auf Ihr Bankkonto gelangen meist nur die von Ihren Kunden per Karte bezahlten Beträge abzüglich Spesen...

Weiterlesen: Kartenabrechnung

Kombinierte Verbuchung von Rechnungen & Gutschriften

In einer saldierten Kontoauszugszeile (Überbuchen)

Es kann vorkommen, dass ein Kunde eine Rechnung und eine Gutschrift erhält. Bezahlt wird dann oft nur der verbleibende Restbetrag, also der Saldo aus offener Rechnung und Gutschrift.

Dies ist in FreeFinance direkt beim Verbuchen im Kontoauszug wie folgt durchzuführen:

  1. Überbuchen anhaken
  2. Kontoauszugszeile wählen
  3. Den Geldeingang zur Rechnung buchen aber den Betrag anpassen auf den Gesamtbetrag der Rechnung (also mehr als in der Kontoauszugszeile vorhanden ist) und den Geldeingang buchen
    1. Damit wird die Rechnung zur Gänze bezahlt und auf der Kontoauszugszeile ist der Mehrbetrag nun Negativ ersichtlich
  4. Nun kann die Gutschrift mit der nunmehr negativen Kontoauszugszeile "ausbezahlt" werden

Gut zu wissen:

Zwei oder mehr Kontoauszugszeilen mit unterschiedlichen Vorzeichen können nicht mit einer Ein- oder Ausgangsrechnung abgestimmt werden, auch wenn sich aus dem Saldo der Zeilen exakt der Betrag der Ein- bzw. Ausgangsrechnung ergeben würde.

Erfassen Sie die Zahlung in Höhe der Rechnung und ignorieren Sie am Kontoauszug die sich danach im Betrag aufhebenden Zeilen.

Beispiel:

Ihr Kunde hat zu viel bezahlt und Sie überweisen ihm das zu viel bezahlte Geld zurück (ergibt 2 Zeilen am Kontoauszug mit unterschiedlichem Vorzeichen bei nur einer Ausgangsrechnung). Nach dem Abstimmen des notwendigen Geldeingangs zur Ausgangsrechnung bleibt am Kontoauszug der zu hoch bezahlte Betrag auf der Zeile übrig - und sollte sich mit der Zeile Ihrer Rücküberweisung aufheben. Der Restbetrag sowie die Zeile der Rücküberweisung sind zu ignorieren.

Bilder und Dokumente aus dem Doku-Archiv verlinken

Im Dialog für einen neuen Beleg haben Sie die Möglichkeit, gleich wie gewohnt Beleg-Dokumente zu verknüpfen oder hochzuladen.

Klicken Sie auf "Passende Dokumente suchen", um automatische Vorschläge aus der Bilderkennung Ihrer zuvor hochgeladenen Dokumente zu erhalten.

Alternativ können auch bei bestehenden Verlinkungen durch Klick auf das Ketten-Symbol die gewünschten Dokumente aus Doku-Archiv oder Cloud verknüpft werden.

Der letzte gewählte Ordner des Cloud-Speichers wird gespeichert und beim nächsten Verlinken automatisch vorausgewählt.

Beleg nicht gefunden?

Wenn Sie einen Beleg nicht finden können, kann das die folgenden Ursachen haben:

  • Das Datums-Intervall (-3 Monate der ältesten Kontoauszugszeile, +1 Monat der jüngsten Kontoauszugszeile), trifft für den Beleg nicht zu. Rechts unten finden Sie dazu die Schaltfläche "Sie suchen einen älteren Beleg" - damit können Sie das Intervall vorübergehend ausdehnen.
  • Der Beleg wurde über das Auge-Symbol ausgeblendet. Über das Auge-Symbol in der jeweiligen Spaltenüberschrift können wieder alle Belege eingeblendet werden.
  • Der Beleg wurde mit anderem Bezahlt-Konto erfasst. Das (über das Zahlungsmittelkonto) dem Kontoauszug zugeordnete Konto muss übereinstimmen - dieser Beleg (bzw. die Zahlung) müsste storniert werden.