Anlagenbuch

Überblick

Das Anlagenbuch zeigt Güter, die aufgrund ihrer Art zur längeren Verwendung im Unternehmen gedacht sind, wie zB: Maschinen, Fahrzeugen, Büroeinrichtung oder EDV-Anlagen. Diese meist großen Ausgaben werden über ihre Abschreibungsbuchung nur gemäß ihrer angegebenen Nutzungsdauer in die Buchhaltung erfolgsmindernd aufgenommen, wo hingegen sich normale Ausgaben sofort und zur Gänze erfolgsmindern auswirken.

 

Gewinnfreibetrag

Das Anlagenbuch von FreeFinance unterstützt auch Anlagen gemäß GFB zur Darstellung der Haltedauern. Details über die Arten des Gewinnfreibetrages, die Berechnung und Eingabe in FreeFinance siehe unter Freibetrag.

Wie Sie eine neue Anlage verbuchen sehen Sie in diesem Tutorial-Video.

Aufbau

  • Anlagendetails: Eine Anlage wird im System mit allen Details zur Anlage gespeichert. Diese Details sind vom Unternehmer einzugeben.
  • Berechnete Werte: Werte wie Abschreibungssatz und Abschreibungsbetrag, aktueller Buchwert oder Jahr der nächsten Abschreibung ergeben sich auf Basis der Anlagendetails
  • Abschreibungsplan: Der Abschreibungsplan zeigt den Verlauf der Abschreibungsbeträge über die Nutzungsdauer an. Der Abschreibungsplan ist der Ausgangspunkt für die Durchführung der Abschreibungsbuchungen.
  • Änderungshistorie: Werden nach der ersten Abschreibung Änderungen an der Anlage durchgeführt werden alle diese Änderungen protokolliert. Dieses Protokoll ist die Änderungshistorie.

Arten der Abschreibung

Wird bei einer Eingangsrechnung (Ausgabe) ein Belegtyp "Anlage" verwendet, so wird automatisch ein Eintrag im Anlagenbuch angelegt. Dies gilt auch für Anlagen, die aufgrund Ihres geringen Anschaffungswertes sofort im Jahr der Anschaffung oder Inbetriebnahme abgeschrieben werden können, die so genannten geringwertigen Wirtschaftsgüter (GWG). Die Abschreibung für Abnutzung (AfA) gilt für alle Anlagen, die über die Nutzungsdauer verteilt als Aufwand geltend gemacht werden.

Beim Gewinnfreibetrag (GFB) wird der gesamte Betrag, der für das Jahr möglich ist, eingegeben und verbucht. Der Betrag wird im ersten Jahr zu 100% eingebucht - die verbleibenden Jahre sind als "Haltedauer" vermerkt.

Übernahme von bestehenden Anlagen

Sind Anlagen bereits in der Vergangenheit angeschafft worden und noch nicht vollständig abgeschrieben, werden diese über ein eigenes Eingabeformular Übernahme Alt-Anlage eingegeben. Dieses Formular dient zur reinen Erfassung der bereits bestehenden Anlagen oder Freibeträgen.

Lieferant wählen

Der bei der Eingangsrechnung gewählte Lieferant wird automatisch übernommen. Die Eingabe des Lieferanten kann auf verschiedene Weisen erfolgen - es muss zwingend ein Lieferant ausgewählt werden:

  • der Lieferant wurde bereits im Lieferantenstamm eingegeben und kann einfach ausgewählt werden.
  • der Lieferant wird neu, über die Schaltfläche Neu, im Lieferantenstamm hinterlegt und kann dann automatisch übernommen werden.
  • Nach der Auswahl eines Lieferant kann dieser durch Klick auf den  auch gleich bearbeitet werden
  • Wurde für den ausgewählten Lieferant eine gültige UID-Nummernprüfung (Level 1 oder 2) durchgeführt, wird das Prüfergebnis inkl. Prüfdatum direkt angezeigt.

Anlagendetails

Die Anlage muss mit folgenden Daten eingegeben werden:

  • Lieferant: Muss angegeben werden
  • Anschaffungsdatum: Datum der Anschaffung oder Inbetriebnahme. Dies ist der Zeitpunkt mit dem die Anlage im Betrieb eingesetzt wird.
  • Anschaffungswert: Der Anschaffungswert ist der Wert der Anlage, der in das Anlagenbuch aufgenommen wird. Von diesem Wert werden die jährlichen Abschreibungsbeträge berechnet. Der Anschaffungswert ist grundsätzlich als Netto, also ohne Umsatzsteuer, aufzuzeichnen. Nur bei Kleinstunternehmern oder Unternehmer, die unecht Umsatzsteuer befreit sind, ist der Bruttobetrag (inklusive Umsatzsteuer) heranzuziehen. Zum Anschaffungswert sind auch Kosten für Zoll, Versand, etc. zu zählen.
  • GWG: Das Kontrollkästchen GWG kennzeichnet die Anlage als geringwertiges Wirtschaftsgut. Dies bedeutet, dass der gesamte Anschaffungswert im Jahr der Anschaffung oder Inbetriebnahme zur Gänze geltend wird. Das System vergibt automatisch die Nutzungsdauer 1 Jahr.
  • Abschreibungssatz: Alternativ zur Nutzungsdauer kann auch der Abschreibungssatz eingegeben werden. Die Nutzungsdauer wird daraus automatisch berechnet.
  • Art der Anlage: Die Art der Anlage teilt die Anlagen in Gruppen ein. Dadurch ist die Suche und Ablage der Anlagen leichter möglich. Die Auswahlmöglichkeiten sind identisch mit den Belegarten (Konten) der Anlagen, die als Ausgaben eingegeben werden.
  • Beschreibung: Beschreiben Sie die Anlage, sodass Sie auch einfach und schnell wieder gefunden werden kann.

Teilzahlung von Anlagen

  • Die Teil- oder Anzahlungen werden als Ausgabe mit dem Belegtyp "Anlage" und der Belegart "0700 Geleistete Anzahlungen für Anlagen" (oder alternativ 0710 Anlagen in Bau (Gebäude)") verbucht
  • Jene Teilzahlung, die zur tatsächlichen Inbetriebnahme führt, wird wiederum als Ausgabe mit dem Belegtyp "Anlage" und der jeweilig benötigten/zutreffenden Belegart erstellt.
  • Im Anlagenbuch wird bei jeder dieser Buchungen ein Datensatz erstellt.
  • Die Teil- oder Anzahlungen können als Erinnerung dienen, dass zB. zur Anlage noch Raten offen sind. Diese Anlagenbucheinträge nicht abschreiben sondern stornieren!
  • Beim Anlagenbuchdatensatz der Inbetriebnahme mit der richtigen Belegart wird der Teilbetrag um den tatsächlichen Gesamtbetrag der Anlage korrigiert und evtl. das Inbetriebnahmedatum auf das tatsächliche angepasst und dann auch abgeschrieben.

Gewinnfreibetrag

Durch die Wahl von GFB-Anlagearten (Art der Anlage) wird automatisch die Eingabemaske an die Freibetragsdaten angepasst.

Der Freibetrag (Anlage) muss mit folgenden Daten eingegeben werden:

  • Lieferant: muss angegeben werden
  • Anschaffungsdatum: Zeitpunkt mit dem die Anlage im Betrieb eingesetzt wird oder die Aktien gekauft wurden.
  • Freibetrag: Der Freibetrag ist der Wert, der auch tatsächlich gesetzlich, nach der Berechnung des Freibetrages angesetzt werden darf.
  • Nutzungsdauer: Die Nutzungsdauer ist die geplante Behaltedauer
  • Jahre abgeschrieben: Dieses Eingabefeld ist bei neuen FBiG Beträgen, dh: Beträge, die im aktuellen Jahr angeschafft oder in Betrieb genommen wurden, nicht auszufüllen. Lediglich bei Anlagen, die bereits vor der Verwendung des Systems angeschafft wurden, ist hier einzutragen wie viele Jahre die Anlage bereits vorab abgeschrieben wurde. Durch Eingabe des Anschaffungsdatums wird dieser Wert automatisch vorbelegt – kann natürlich vom Benutzer geändert werden.
  • Art der Anlage: Die Art der Anlage definiert ob es sich um Anlagen oder FBiG betrifft. Nach Auswahl von FBiG Anlagen wird die Maske automatisch angepasst. Die Auswahlmöglichkeiten sind identisch mit den Belegarten der Anlagen, die als Ausgaben eingegeben werden.
  • Beschreibung: Beschreiben Sie den FBiG, sodass Sie auch einfach und schnell wieder gefunden werden kann und genau die Aktien oder Anlagen bezeichnet.

Berechnete Werte

Auf Basis der Anlagendetails werden folgende Werte berechnet:

  • Nutzungsdauer: Die Nutzungsdauer ist die geplante Nutzungsdauer der Anlage und wird automatisch auf Basis des eingegebenen Abschreibungssatzs berechnet.
  • Jahre abgeschrieben: Die Jahre, die die Anlage bereits in einem anderen System (vor Einsatz von FreeFinance) abgeschrieben wurde, werden hier angezeigt. Diese ist bei neuen Anlagen, dh: Anlagen die in einem Jahr angeschafft wurden, in dem es in FreeFinance auch bereits ein Finanzjahr gibt, automatisch 0. Lediglich bei Anlagen, die bereits vor der Verwendung von FreeFinance angeschafft wurden, werden hier die Jahre vor dem ersten Finanzjahr in FreeFinance berechnet.
  • Abschreibungsbetrag: Der Abschreibungsbetrag ist der Betrag, der jährliche als Ausgabe (Abschreibung) herangezogen wird.
  • aktueller Buchwert: Durch die Durchführung der Abschreibung wird der Wert der Anlage, den er für den Unternehmer buchhalterisch hat, Jahr für Jahr geringer. Der aktuelle Buchwert ist der Wert für den Unternehmer nach allen bereits durchgeführten Abschreibungen.
  • nächste Abschreibung: Zeigt das Jahr in dem die nächste Abschreibung durchgeführt wird.

Halbjahres AfA

Ist eine Anlage in der zweiten Jahreshälfte angeschafft worden, ist nur der halbe Abschreibungsbetrag im ersten Jahr heranzuziehen. Die zweite Hälfte wird am Ende der Nutzungsdauer als zusätzliches halbes Jahr im Abschreibungsplan angefügt.

Abschreibungsplan

Der Abschreibungsplan basiert auf den eingegebenen Anlagendetails. Der Abschreibungsplan zeigt die Aufteilung des Anlagenwertes über die Nutzungsdauer. Erst nach erstmaligem drücken der Schaltflächen Hinzufügen bzw. Speichern bei automatischer Erstellung aus einer Ausgabe wird der Plan erstellt.

Der Plan zeigt den Verlauf der Abschreibungsbeträge inklusive Buchwerte zu Beginn und Ende des Jahres sowie die verbleibende Nutzungsdauer. Solange keine Abschreibung durchgeführt wird kann der Abschreibungsplan durch Änderung der Anlagendetails neu berechnet und erstellt werden. Wurde bereits eine Abschreibungsbuchung erstellt kann die Anlage sowie der Abschreibungsplan nur über die spezielle Bearbeitungs-Maske geändert werden.

Die Abschreibung wird pro Planzeile mit der Schaltfläche  durchgeführt. Details dazu siehe unter Abschreibungsbuchung erstellen.

Änderungshistorie

Werden über die Funktionalität Bearbeiten Daten der Anlage nachträglich geändert, werden diese Änderungen im Änderungsprotokoll aufgezeichnet. Hier werden exakt aufgezeichnet:

  • das Datum der Änderung
  • die Art der Änderung (Nutzungsdauer geändert, Anschaffungsbetrag geändert, Abwertung der Anlage oder vorzeitiges Ausscheiden der Anlage)
  • Das Jahr, ab dem die Änderung in Kraft tritt
  • Der Wert der Änderung selbst
  • Eine Begründung der Änderung ist Pflicht. Keine Änderung kann unbegründet durchgeführt werden.

Abschreibung durchführen / Buchen

Jede Zeile im Abschreibungsplan entspricht einer Jahresabschreibung. Auch manuelle Änderungen wie z.B.: Abwertungen werden im Plan eigens ausgewiesen. Der Status jeder Planzeile zeigt an ob die jeweilige Abschreibungsbuchung vorerst nur geplant ist oder auch bereits tatsächlich durchgeführt wurde.

Abschreibungsbuchung erstellen

Eine Abschreibungsbuchung wird durch Klick auf das Plus-Symbol  automatisch erstellt. Die Reihenfolge der Durchführung ist sich chronologisch (nach Jahr) aufsteigend. Wurde eine Abschreibungsbuchung erfolgreich erstellt, ist diese über die Schaltfläche  direkt aufrufbar.

Abschreibungsbuchung


Grundsätzlich ist es ratsam die Abschreibungsbuchungen am Ende des Kalenderjahres durchzuführen, für das die Abschreibungsbuchung erstellt wird. Weiters sollte auch immer nur das aktuelle Jahr abgeschrieben werden, da sich der Plan in der Zukunft durch unvorhergesehene wirtschaftliche oder technische Vorkommnisse ändern kann (siehe Bearbeiten einer Anlage). In der Auswertung Anlagenbuch Jahresbuchungen werden alle geplanten oder durchgeführten Jahresbuchungen angezeigt.

Storno einer Abschreibungsbuchung

Die Abschreibungsbuchung wird automatisch über den Abschreibungsplan erstellt und kann auch nur hier durch klick auf das Symbol  wieder storniert werden. Die Stornierung der Abschreibungsbuchung erstellt eine erneute Abschreibungsbuchung mit negativen Beträgen am 31. Dezember des gleichen Jahres der Abschreibungsbuchung.

Ausscheiden einer Anlage

Eine Anlage kann auf zwei verschiedenen Arten ausgeschieden werden:

  • Ausscheidung nach Ablauf der Nutzungsdauer (normale Ausscheidung): Die normale Ausscheidung kommt dann zum Einsatz, wenn die Nutzungsdauer erreicht wurde.
  • Ausscheiden vor Ablauf der Nutzungsdauer (vorzeitige Ausscheidung): Aufgrund von unvorhergesehenen Vorkommnissen, z.B.: Totalschaden der Anlage, ist eine vorzeitige Ausscheidung der Anlage oft notwendig.

Grundsätzlich kann eine Anlage nur in den folgenden zwei Jahren ausgeschieden werden:

  • im Jahr der letzten durchgeführten Abschreibung
  • im Jahr der nächsten (geplanten) Abschreibung

Beide Ausscheidungsarten werden über die Schaltfläche Ausscheiden durchgeführt. Nach Eingabe des Ausscheidungsdatums erkennt das System automatisch ob es sich um eine normale oder vorzeitige Ausscheidung handelt. Bei der vorzeitigen Ausscheidung muss auch eine Begründung angegeben werden.

Verkauf einer Anlage

Wird eine Anlage verkauft handelt es sich grundlegend um 2 Themenbereiche:

  1. Ausscheiden der Anlage aus dem Anlagenbuch: Für diesen Teil ist wie unter Ausscheiden einer Anlage vorzugehen
  2. Verkauf der Anlage: Für diesen Teil ist eine Einnahme zu verbuchen, die den Verkauf dokumentiert

Stornieren einer Anlage

Eine Anlage kann nur dann storniert werden, wenn noch keine Abschreibungsbuchung erstellt wurde. Diese Stornierung wird mit der Schaltfläche Stornieren durchgeführt. Die Anlage wird sofort Storniert. Keine weiteren Funktionen oder Buchungen sind an diesem Anlagendatensatz mehr möglich.

Bearbeiten einer Anlage

Vor der ersten Abschreibung

Die Anlagendaten können so lange geändert werden, bis die erste Abschreibung durchgeführt wurde. Durch drücken der Schaltflächen Hinzufügen bzw. Speichern wird ebenso der Abschreibungsplan aktualisiert.

Nach der ersten Abschreibung

Sobald die erste Abschreibung durchgeführt wurde sind die Anlagedaten grundsätzlich nicht mehr änderbar. Es gibt jedoch ein paar Ausnahmen die durch drücken der Schaltfläche Bearbeiten durchgeführt werden können:

  • Änderung des Anschaffungswertes: Aufgrund von Fehlern. vergessenen oder nachträglich hinzukommenden Aufwendungen, die zur Anlage hinzuzurechnen sind, kann es vorkommen, dass der Anschaffungswert nach der ersten Abschreibung geändert werden muss. In diesem Fall geben Sie den neuen gesamten Anschaffungswert ein. Der Abschreibungsplan wird aktualisiert.
  • Änderung der Nutzungsdauer: Die Nutzungsdauer kann sich aufgrund von Fehleingaben oder anderen Ereignissen verlängern oder verkürzen. Die neue gesamte Nutzungsdauer ist im Feld Nutzungsdauer anzugeben.
  • Abwertung: Kommt es aufgrund von technischen oder wirtschaftlichen Faktoren dazu, dass das Anlagengut nicht mehr dem aktuellen Wert entspricht, ist eine Abwertung möglich. Die Abwertung entspricht einem Teil des Restbuchwertes der Anlage des Jahres in dem die Abwertung durchgeführt wird. Die Abwertung muss realistisch und begründbar sein.

In allen Fällen ist die Eingabe einer Begründung erforderlich! Durch drücken der Schaltfläche Speichern werden die Änderungen übernommen und der Abschreibungsplan wird aktualisiert. Mit der Schaltfläche Abbrechen wird er Bearbeitungsbereich ohne Änderung verlassen.

Integrierte Dokumentenablage

Das Formular Anlagenbuch unterstützt die Integrierte Dokumentenablage.

Integrierte Kommunikation

Das Formular Ausgabe unterstützt die Integrierte Kommunikation.

Weitere Schaltflächen

Folgende Schaltflächen sind für die Anlage, Bearbeitung oder Erstellung der Jahresbuchungen im Formular Anlagenbuch verfügbar:

  • Hinzufügen: Datensatz wird im System angelegt. Der Abschreibungsplan wird ebenso erstellt. Diese Schaltfläche ist nur bei der Neuanlage verfügbar.
  • Speichern: Datensatz wird gespeichert und alle Änderungen werden gespeichert. Der Abschreibungsplan wird erstellt bzw. auf Basis der geänderten Daten aktualisiert.
  • Stornieren: Wenn Sie den eingegebenen Datensatz stornieren möchten verwenden Sie diese Schaltfläche. Diese Schaltfläche ist nur verfügbar solange keine Abschreibungsbuchung erstellt wurde. Details zur Stornierung siehe Stornieren einer Anlage
  • Ausgabe: Wurde Ihre Anlage über eine Ausgabe automatisch erstellt ist diese Ausgabe über diese Schaltfläche direkt aufrufbar.