Integrierte Dokumentenablage

Überblick

Die Integrierte Dokumentenablage stellt die Verbindung des Dokumentenmanagements mit den Geschäftsfällen dar.

Bei zahlreichen Eingabe-Formularen besteht die Möglichkeit Dokumente hochzuladen und direkt an den Geschäftsfall zu binden. Unterstützt ein Formular diese Integration stehen an der rechten Seite, an Stelle der Kurzinformation, ein Karteireiter angezeigt: Der Karteireiter mit dem Symbol ist die integrierte Dokumentenablage oder Dropbox.

Anzeige der verlinkten Dateien

Speichern Sie zuerst den Datensatz

Der Upload eines Dokumentes zu einem spezifischen Beleg kann erst erfolgen, nachdem der Beleg gespeichert wurde um eine interne Referenz zu erhalten.

Funktionen

Durch Drücken der Schaltfläche Datei hochladen / Beleg verlinken können folgende Funktionen aufgerufen werden:

Datei hochladen

Sie können über dieses Formular ein Dokument auf FreeFinance hochladen. Das Dokument wird automatisch an den aktuellen Geschäftsfall (Beleg) angehängt. Sie können beim hochladen folgende Werte setzen:

  • Name der Datei
  • Beschreibung der Datei
  • Ordner in der Dokumentenablage, in dem die Datei abgelegt werden soll
  • Datei selbst

Dropbox Datei verlinken

Wurde die Dropbox für FreeFinance bereits freigeschalten, besteht die Möglichkeit alle Dateien und Dokumente direkt zu verlinken.

Wählen Sie hierzu den gewünschten Ordner, wählen Sie die gewünschte Datei und drücken Sie die Schaltfläche . Der letzte gewählte Ordner wird gespeichert und beim nächsten Verlinken automatisch vorausgewählt.

Liste der verlinkten Dateien

Alle verlinkten Dokumente, egal ob aus dem Doku-Archiv oder aus der Dropbox, werden in der Liste angezeigt.

Datei in Dropbox gelöscht

Wird eine verlinkte Dropbox-Datei in der Liste rot markiert angzeigt bedeutet dies, das die Datei in der Dropbox gelöscht, umgenannt oder verschoben wurde. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

  • Datei wird in der Dropbox an der Position wieder umbenannt oder eingefügt
  • Verlinkung wird durch Drücken der Schaltfläche  gelöscht