In diesem Artikel werden die gängigsten Geschäftsfälle im Rahmen von Leasing-Konstellationen dargestellt und Möglichkeiten zur Verbuchung in FreeFinance aufgezeigt. Disclaimer: Alle Angaben sind ohne Gewähr, fragen Sie am besten immer bei Ihrer steuerlichen Beratung nach!
Entscheidend für die Bilanzierung von Leasinggütern ist die Frage der Zuordnung des wirtschaftlichen Eigentums zum Leasinggeber oder zum Leasingnehmer (siehe EStR 2000 Rz 136 ff).
Da das wirtschaftliche Eigentum in den meisten Fällen dem Leasinggeber zuzurechnen ist, werden wir uns in weiterer Folge auch nur mit dieser Konstellation beschäftigen.
Die Verbuchung der laufenden Raten erfolgt als neue Eingangsrechnung üblicherweise auf
Da es sich um wiederkehrende Aufwendungen handelt, wäre die Anlage von entsprechenden Vorlagen empfehlenswert.
Bei Depotzahlungen handelt es sich im Wesentlichen um zusätzliche Sicherheitsleistungen an den Leasinggeber, die üblicherweise am Ende der Leasinglaufzeit wieder zurückgezahlt werden.
Verbuchung bei Zahlung: Neue Umbuchung vom Zahlungsmittelkonto (z.B. Bank) auf das Konto 2585 - "Kautionen" (bzw. eine Kopie davon)
Verbuchung bei Rückzahlung: Neue Umbuchung vom Konto 2585 auf das Zahlungsmittelkonto
Verbuchung bei Zahlung: Neue Umbuchung vom Zahlungsmittelkonto (z.B. Bank) auf ein Forderungskonto (z.B. Kopie von Konto 2000).
Verbuchung bei Rückzahlung: Neue Umbuchung vom Forderungskonto auf das Zahlungsmittelkonto
Umsatzsteuerlich sind derartige Depotzahlungen nicht relevant.
Diese Zahlungen sind üblicherweise auf die Laufzeit des Leasingvertrags aufzuteilen. Dabei wird in einem ersten Schritt die Vorauszahlung eingebucht und in weiterer Folge monatlich aufgelöst.
Damit die Vorauszahlung nun aufwandswirksam berücksichtigt wird, ist diese monatlich aufzulösen. Dazu erfassen Sie eine neue Eingangsrechnung auf das Konto 7450 - "Leasingaufwand PKW und Kombi (nicht vorsteuerabzugsfähig)", bei "Bezahlt mit" wählen Sie das erstellte Konto für die Leasingvorauszahlung (Kopie von 2890). Den monatlich aufzulösenden Betrag ermitteln Sie, indem Sie die Leasingvorauszahlung durch die Laufzeit in Monaten dividieren.
Da es sich um wiederkehrende Aufwendungen handelt, wäre die Anlage von entsprechenden Vorlagen empfehlenswert.
Bei der Verbuchung der Vorauszahlung buchen Sie nur den Nettobetrag auf das Konto für die Leasingvorauszahlung (Kopie von 2890) um.
Zusätzlich erfassen Sie noch eine neue Eingangsrechnung auf das Konto 2503 - "Vorsteuer direkt gebucht".
Damit wird die Vorsteuer, die Ihnen ja gleich im Zuge der Vorauszahlung in voller Höhe zusteht und nicht laufend aufgelöst wird, zur Gänze im Zeitpunkt der Zahlung geltend gemacht.
Bei der Verbuchung der Auflösung wählen Sie das Konto 7460 - "Leasingaufwand LKW und vorsteuerabzugsfähige PKW", wobei Sie hier den Steuersatz auf "0% Umsatzsteuerfrei" anpassen, da die Vorsteuer ja schon geltend gemacht wurde. Es ist nur der Nettobetrag aufzulösen.
Wer die Bilanz-Erweiterung verwendet kann dies alternativ als aktive Rechnungsabgrenzung buchen.
Bei den Aufwendungen im Zusammenhang mit PKWs ist die ertragsteuerliche Angemessenheitsgrenze zu beachten. Übersteigt der kalkulatorische Anschaffungswert die Angemessenheitsgrenze von 40.000 € brutto (Stand 2025), kommt auch beim Leasing eine sogenannte Luxustangente zu tragen. Details dazu finden Sie auch in unserem entsprechenden Ratgeber.
Kommt eine Luxustangente zum Tragen, wird diese folgendermaßen in der Buchhaltung berücksichtigt:
👉 Sie erfassen eine neue Korrekturbuchung vom Aufwandskonto (z.B. Konto 7450 - "Leasingaufwand PKW und Kombi (nicht vorsteuerabzugsfähig) auf das Konto 7870 - "Nicht abzugsfähige Aufwendungen".
Bei der oben angeführten Korrekturbuchung ziehen Sie den nicht abzugsfähigen Nettobetrag heran.
Die kalkulatorischen Anschaffungskosten betragen zwischen 40.000 € brutto und 80.000 € brutto.
Zusätzlich zur obigen Buchung erfassen Sie eine neue Korrekturbuchung vom Konto 2500 - "Vorsteuer" auf das Konto 2509 - "nicht abziehbare Vorsteuer".
Damit wird die geltend gemachte Vorsteuer korrigiert, um den Aufwandseigenverbrauch hinsichtlich des steuerlich unangemessenen Teils zu berücksichtigen.
Sie leasen ein Fahrzeug mit kalkulatorischen Anschaffungskosten von 60.000 € brutto. Steuerlich abzugsfähig sind aufgrund der Angemessenheitsgrenze nur 2/3 (Angemessenheitsgrenze 40.000 / Anschaffungskosten 60.000).
Sie haben 1.500 € an Vorsteuer geltend gemacht mit den laufenden Leasingraten, aufgrund des Aufwandseigenverbrauchs stehen Ihnen nur aber 1000 € Vorsteuer zu.
In diesem Fall wäre daher eine Korrektur in Höhe von 500 € durchzuführen!
Betragen die kalkulatorischen Anschaffungskosten mehr als 80.000 € brutto, so dürfen Sie die Vorsteuer von vornherein nicht geltend machen, weil der unangemessene Teil überwiegt.
Das Fahrzeug gilt daher ex lege als nicht für das Unternehmen angeschafft, folglich steht auch kein Vorsteuerabzug zu.
⚠️ Bitte beachten Sie, dass es aufgrund der Luxustangente auch zu einer Kürzung in selbiger Höhe bei laufenden Ausgaben kommen kann (zB Reparaturen)!
Häufig werden geleaste, grundsätzlich dem Betriebsvermögen zugehörige Fahrzeuge auch privat genutzt.
Steuerlich abzugsfähig ist aber nur die betriebliche Nutzung, wobei die genaue Verteilung zwischen betrieblicher und privater Nutzung durch die Führung eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ermittelt wird.
Um die private Nutzung korrekt in der Buchhaltung abzubilden und den steuerlich abzugsfähigen Aufwand zu korrigieren, gehen Sie folgendermaßen vor:
Als Privatanteilskonto sind die Konten 2410 - "Verrechnungskonto Gesellschafter" oder 2420 - "Verrechnungskonto Geschäftsführer" zu verwenden.
Empfohlen wird die nachträgliche Korrektur am Jahresende, weil erst hier das Ausmaß der privaten Nutzung laut Fahrtenbuch feststeht.
Mehr erfahren zur Berücksichtigung des Privatanteils am Jahresende
Unter Umständen ist stattdessen ein KFZ-Sachbezug zu erfassen. Dieser kann als neue Ausgangsrechnung auf das Konto 4900 - "Eigenverbrauch" (oder einer Kopie davon) erfasst werden.
Ertragsteuerlich ist für neu angeschaffte Fahrzeuge üblicherweise eine Nutzungsdauer von zumindest 8 Jahren vorgesehen.
Die Leasinglaufzeiten für PKW sind in aller Regel aber kürzer, wodurch die Leasingraten höher ausfallen, als die AfA im Falle eines Kaufs des Fahrzeugs.
Um diesen Vorteil auszugleichen, ist ertragsteuerlich die Bildung eines sogenannten Aktivpostens vorgesehen. In der Mehr-Weniger-Rechnung gäbe es dazu die Kennzahl 9260 - "Korrekturen zu KFZ-Kosten".
Hier wird es schnell komplex, weswegen wir darauf hinweisen - Sie aber auch gleich an Ihre steuerliche Beratung verweisen möchten.