Export Einzelbelege

Verwendung

Der Export Einzelbelege gibt dem Steuerberater die Möglichkeit, die Einzelbuchungen des aktuellen Mandanten / Klienten einfach in das Steuerberater-Buchhaltungssystem zu importieren. Dafür wird eine Buchhaltungssystem-spezifische Export-Datei erstellt.

Hilfe zur Anbindung Ihrer Steuerberatung finden Sie hier.

Filter

  • Zeitraum: Auswahl des Zeitraumes für die Auswertung (Standardwert ist das aktuelle Jahr)

  • Belegtyp: Wählen Sie Alle oder spezielle Belegtypen

  • Exportieren nach: Wählen Sie Ihr Buchhaltungssystem.

  • Dateinamen exportieren: Bei BMD oder BMD-NTCS ist es auch möglich, die an einer Buchung angehängte Datei als Dateinamen zu exportieren. Damit kann eine Datei pro Buchung beim Import in BMD automatisch verknüpft werden.
    Sind mehrere Dateien an einer Buchung angehängt, wird immer die erste Datei (Sortierung nach Dateinamen aufsteigend) exportiert.

Unterstützte Steuerberater-Buchhaltungssysteme

Derzeit werden folgende Buchhaltungssysteme unterstützt:

  • RZL
  • BMD und BMD-NTCS
  • DATEV

 

Tipps für Dateinamen Export für BMD

Beim Import in BMD mit Dateinamen verschiebt BMD jede Datei direkt ins BMD-Archiv. Ist eine Datei an mehrere Buchungen angehängt (z. B.: Buchung und Stornobuchung, Rechnungs-Erlös und Rechnungs-Geldeingang, etc.) muss die Datei in BMD mehrfach bereitgestellt werden.

Um hier den Aufwand von „Dateien kopieren“ zu vermeiden, könnte folgender Tipp helfen:

  1. Export aller Aufwände und Erlösbuchungen (Belegtyp-Auswahl) mit den Dateinamen
  2. Export aller Zahlungsmittelbuchungen – d. h.: Geldein- und Ausgänge sowie Umbuchungen – ohne die Dateinamen

Dabei wird – vor allem bei Doppelte-Buchhaltungs-Mandanten – der Mehraufwand reduziert werden und kommt dann nur noch z. B. bei Stornos vor.

Aufbau des Exports

Nach Auswahl des Zeitraumes und des Buchhaltungssystems können Sie optional noch einen Belegtyp wählen, um die Übernahme in kleinen Tranchen durchzuführen.

Durch Klicken der Schaltfläche „Einzelbelegexport“ gelangen Sie zum abschließenden Schritt.

In diesem Schritt wählen Sie Ihr präferiertes Buchhaltungssystem. Durch Auswahl der entsprechenden Schaltflächen treffen Sie eine Wahl der zu exportierenden Belegtypen.

Bei der Auswahl des Exports in das Datev-Format muss vor dem Export noch die entsprechende Datev Steuerberater- und Mandantennummer eingetragen werden. Diese muss jedenfalls mit den in Datev erstellten Mandanten übereinstimmen, da der Import ansonsten nicht möglich ist.

Nach Drücken der Schaltfläche Exportieren wird eine Datei erstellt, die Sie im gewählten Buchhaltungssystem einfach importieren können. Die erstellte Datei entspricht den Anforderungen des zu importierenden Systems. Die Durchführung des Imports entnehmen Sie bitte der Hilfe Ihres Buchhaltungssystems.

Bekannte Probleme beim Import

Die Konten aus FreeFinance müssen in den meisten Fällen im Steuerberatersystem vorhanden sein. Hierfür kann zb: die Export Kontonummer bei einer Belegart (Konto) in der Kontenübersicht angepasst werden.

In FreeFinance können bei einem Konto mehrere Steuersätze verwendet werden. Dies ist nicht in allen Buchhaltungssystemen möglich. In dem Fall empfiehlt sich die Anlage von mehreren Belegarten (Konten) in FreeFinance mit der jeweiligen Hinterlegung des Standard-Steuersatzes für das Konto analog zum Konto im Steuerberaterbuchhaltungssystem.

Beim Export mit Dateinamen werden bei allen exportierten Buchungszeilen diese Dateinamen mit vermerkt. BMD verschiebt beim erfolgreichen Import diese Datei in ein Archiv. Damit ist die Datei für eine weitere Buchungszeile zum Import nicht mehr vorhanden. Die Datei müsste dann nochmal kopiert werden, damit BMD die Datei wieder lesen und verschieben kann.

Dies kann auftreten bei:

  • Buchungen mit mehreren Zeilen (zB: verschiedene Konten, verschiedene Steuersätze, etc)
  • Automatische Buchungen aus der Rechnungslegung (Erlösbuchung, Forderungsausgleich, Teilzahlung, etc)
  • Stornos