Der Export Einzelbelege gibt dem Steuerberater die Möglichkeit, die Einzelbuchungen des aktuellen Mandanten / Klienten einfach in das Steuerberater-Buchhaltungssystem zu importieren. Dafür wird eine Buchhaltungssystem-spezifische Export-Datei erstellt.
Export Einzelbelege
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Verwendung
Filter
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Zeitraum: Auswahl des Zeitraumes für die Auswertung (Standardwert ist das aktuelle Jahr)
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Belegtyp: Wählen Sie Alle oder spezielle Belegtypen
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Exportieren nach: Wählen Sie Ihr Buchhaltungssystem.
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Dateinamen exportieren: Bei BMD oder BMD-NTCS ist es auch möglich die an einer Buchung angehängte Datei als Dateinamen zu exportieren. Damit kann eine Datei pro Buchung beim Import in BMD automatisch verknüpft werden.
Sind mehrere Dateien an einer Buchung angehängt, wird immer die erste Datei (Sortierung nach Dateinamen aufsteigend) exportiert.
Unterstützte Steuerberater-Buchhaltungssysteme
Derzeit werden folgende Buchhaltungssysteme unterstützt:
- RZL
- BMD und BMD-NTCS
Tipps für Dateinamen Export für BMD
Beim Import in BMD mit Dateinamen verschiebt BMD jede Datei direkt ins BMD-Archiv. Ist eine Datei an mehrere Buchungen angehängt (zb: Buchung und Stornobuchung, Rechnungs-Erlös und Rechnungs-Geldeingang, etc) muss die Datei in BMD mehrfach bereitgestellt werden.
Um hier den Aufwand von "Dateien kopieren" zu vermeiden könnte folgender Tipp helfen:
- Export aller Aufwände und Erlösbuchungen (Belegtyp-Auswahl) mit den Dateinamen
- Export aller Zahlungsmittelbuchungen - dh: Geldeing- und Ausgänge sowie Umbuchungen - ohne die Dateinamen
Dabei wird - vorallem bei Doppelte-Buchhaltungs-Mandanten - der Mehraufwand reduziert werden und kommt dann nur noch zB bei Stornos vor.
Aufbau
Nach Auswahl des Zeitraumes und des Buchhaltungssystems können Sie optional noch einen Belegtyp wählen um die Übernahme in kleinen Tranchen durchzuführen.
Nach Drücken der Schaltfläche Exportieren wird eine Datei erstellt, die Sie im gewählten Buchhaltungssystem einfach importieren können. Die erstellte Datei entspricht den Anforderungen des zu importierenden Systems. Die Durchführung des Imports entnehmen Sie bitte der Hilfe Ihres Buchhaltungssystems.
Bekannte Probleme beim Import
Konten werden beim Import nicht gefunden
Die Konten aus FreeFinance müssen in den meisten Fällen im Steuerberatersystem vorhanden sein. Hierfür kann zb: die Export Kontonummer bei einer Belegart (Konto) in der Kontenübersicht angepasst werden.
Steuersatz einer Buchung passt nicht
In FreeFinance können bei einem Konto mehrere Steuersätze verwendet werden. Dies ist nicht in allen Buchhaltungssystemen möglich. In dem Fall empfiehlt sich die Anlage von mehreren Belegarten (Konten) in FreeFinance mit der jeweiligen Hinterlegung des Standard-Steuersatzes für das Konto analog zum Konto im Steuerberaterbuchhaltungssystem.
Export mit Dateinamen: Datei nicht mehr gefunden
Beim Export mit Dateinamen werden bei allen exportierten Buchungszeilen diese Dateinamen mit vermerkt. BMD verschiebt beim erfolgreichen Import diese Datei in ein Archiv. Damit ist die Datei für eine weitere Buchungszeile zum Import nicht mehr vorhanden. Die Datei müsste dann nochmal kopiert werden, damit BMD die Datei wieder lesen und verschieben kann.
Dies kann auftreten bei:
- Buchungen mit mehreren Zeilen (zB: verschiedene Konten, verschiedene Steuersätze, etc)
- Automatische Buchungen aus der Rechnungslegung (Erlösbuchung, Forderungsausgleich, Teilzahlung, etc)
- Stornos