Ihre Buchhaltung exportieren

 

Wir arbeiten alle am liebsten in unserer gewohnten Umgebung - das gilt auch für die eigene IT-Systemlandschaft. Unternehmen verwenden dabei andere Systeme wie Berater, die sich dann beim Themengebiet Buchhaltung am besten wieder synchronisieren sollten. 

Damit diese Datenübergabe an Ihren Berater / Ihre Beraterin bequem klappt, zeigen wir Ihnen heute die in FreeFinance zur Verfügung stehenden Möglichkeiten:

Zum Inhalt dieses Artikels

Zuletzt aktualisiert:
  1. Zusammenarbeit über FreeFinance
  2. Option A - Die Saldenliste bzw. Kontenblätter
  3. Option B - Die spezielle Export-Datei
  4. Das Konten-Mapping
  5. Export-Kontonummern anpassen
  6. Kontonummern anpassen
  7. Export erstellen
  8. Dateien mitschicken
  9. Änderungen rückführen
  10. Siehe auch

Zusammenarbeit über FreeFinance

Sie können mit Ihrer/em BeraterIn ganz bequem über FreeFinance virtuell zusammenarbeiten.

Variante A
Dazu können Sie Ihren/Ihre BeraterIn zu FinanzFenster einladen. FinanzFenster ist unsere Erweiterung für BeraterInnen und die Registrierung für BeraterInnen ist kostenlos. Ihr/e BeraterIn kann damit mehrere Klienten verwalten.

Variante B
Alternativ können Sie Ihrer/em BeraterIn einen eigenen Benutzer anlegen, damit ist keine FinanzFenster-Registrierung nötig. Er/Sie erhält ein Mail mit den neuen Zugangsdaten und kann sich bei Ihrer Buchhaltung anmelden.

Variante C
Wenn die Varianten A und B nicht zusagen, können natürlich auch Sie die Export-Dateien generieren und beispielsweise per Mail senden.

Berechtigungen für den/die BeraterIn bearbeiten

Option A - Die Saldenliste bzw. Kontenblätter

Diese Details stellen für viele BeraterInnen bereits eine ausreichende Arbeitsgrundlage dar. Die Auswertung enthält alle Ihre Buchungen und ist in den Formaten CSV, PDF und XLS verfügbar. Bis auf die Auswahl des gewünschten Zeitraumes sind keine weiteren Einstellungen notwendig.

Kontenblatt exportieren

Navigieren Sie zum Menüpunkt "Buchhaltung > Analysen / Auswertungen > Saldenliste & Kontenblatt", Schaltfläche (rechts) "Aktuelle Saldenliste als Kontenblatt exportieren".

Dieses Dateiformat ist nicht für einen Import in die Berater-Software vorgesehen (im Gegensatz zu den speziellen Einzelzeilen-Exportformaten).

Option B - Die spezielle Export-Datei

Zuallererst ist es dabei wichtig zu wissen, dass die meisten Kanzleien einen eigenen individuell angepassten/unterschiedlichen Kontenrahmen führen.

Das bedeutet, dass deren verwendete Konten von den FreeFinance-Konten (basierend auf dem Einheitskontenrahmen) abweichen können und kein fehlerfreier Import der Exportdatei in die Steuerberatungssoftware möglich ist.

Für eine erfolgreiche Datenübernahme ist somit vorab ein Mapping der FreeFinance-Konten auf die fachlich zutreffenden Berater-Konten in FreeFinance anzulegen. 

Da die Klienten diese Kontendetails der Kanzleien üblicherweise nicht kennen, empfehlen wir eine gemeinsame Vornahme der Export-Einstellungen in FreeFinance mit Ihrer Beraterin / Ihrem Berater.

Hier ist leider ansonsten Frust auf allen Seiten vorprogrammiert, wenn Klienten mehrfach vermeintlich falsche Exports übermitteln, für die der Import nur deswegen fehlschlägt, weil das Konten-Mapping nicht stimmt.

Das Konten-Mapping

So gehen Sie am besten vor, damit Sie Ihren FreeFinance-Export optimal an die Steuerberatungssoftware Ihrer Beraterin / Ihres Beraters anpassen:

  • Sortieren Sie Ihre Belegarten vorab nach der Spalte mit dem Auge-Symbol, um die sichtbaren Konten zuerst aufzulisten.
  • Exportieren Sie die Belegarten-Übersicht im Excel-Format und übermitteln Sie diese Datei zur Durchsicht an Ihre Beraterin.
  • Ihre Beraterin/Ihr Berater ergänzt nun rechts von der letzten Spalte jene Zeilen mit der zutreffenden BMD-Kontonummer, an der die Export-Kontonummer nicht mit der gewünschten Nummer übereinstimmt. Diese Datei retourniert er/sie an Sie.
  • Prüfen Sie dann anhand dieser aktualisieren Excel-Datei in FreeFinance bei den zu ändernden Konten.

Der Austausch über Excel kann entfallen, wenn Sie die Einstellung gemeinsam direkt in FreeFinance vornehmen.

Export-Kontonummern anpassen

Im Optimalfall beschränkt sich der Anpassungsbedarf auf eine Handvoll von Konten, weshalb dieser Änderungsschritt nur manuell vorgenommen werden kann.

Es steht leider kein Import für Konten / Belegarten zur Verfügung.

Navigieren Sie beim betroffenen Konto über das Bleistiftsymbol in die Details zum Konto und dort zur Registerkarte "Erweitert": Passen Sie das Feld Export Konto Nr. entsprechend an.

Warum Steuersatz fixieren?

BMD oder RZL erlauben beim Import üblicherweise bei Einnahmen pro Konto nur einen Steuersatz. In FreeFinance kann bei jedem Konto hingegen jedoch der Steuersatz nach Bedarf gewählt werden (aus den erlaubten Möglichkeiten).

Sie können deshalb in Ihren Konten die Steuersätze fixieren, um Fehler bei der korrekten steuerlichen Zuordnung zu vermeiden. 

Damit also der Export ins Steuerberater-System reibungslos klappt, kann für Einnahmen-Konten der Steuersatz fixiert werden. Legen Sie parallel dazu die notwendigen Konten an und weisen Sie die entsprechenden Steuersätze - fixiert - zu.

Beachten Sie, dass diese Änderung nur für künftige Eingaben gültig ist - bestehende Buchungen bleiben unverändert.

Im Konto-Dialog haben Sie die Möglichkeit über die Pfeilsymbole bequem zum nächsten Konto zu navigieren. Nutzen Sie alternativ in der Übersicht die Filter-Felder unterhalb der Spaltenüberschrift, um schnell zum gewünschten Konto zu gelangen.

Kontonummern anpassen

Prinzipiell ist es auch möglich, die Kontonummer (erste Registerkarte "Details") zu ändern. Wenn Sie das bei einigen Konten gemacht haben, so stimmt die Kontonummer mit der Export-Kontonummer nicht mehr überein. 

Allgemein

Beim Bearbeiten der Kontonummer ist bitte mit Bedacht vorzugehen, da die Kontoauszugsautomatisierung sowie unsere Beispielvorlagen darauf basieren und die Trefferquote sinkt.

Es ist dabei auch zu beachten, dass - selbst wenn Sie die Kontonummer ändern - die Eigenschaften vom Konto unangetastet bleiben und sich dadurch weder die Kontoklasse noch die Berücksichtigung in der vorgesehenen Stelle der Finanzamtsmeldungen ändert.

Kontonummern synchronisieren

Wenn Sie über die Zeit einige Ihrer Kontonummern (vielleicht auch in Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung) angepasst haben, so haben Sie die Möglichkeit, die Export-Kontonummern gesammelt mit den geänderten Kontonummern zu ersetzen. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden!

Export erstellen

Sobald dieses Konten-Mapping vorgenommen wurde, können Sie Export-Datei erstellen und für einen Import an Ihre Beraterin/Ihren Berater zB. per Mail senden. 

Navigieren Sie zum Menüpunkt "Export > Finanzjahr Exportieren" , Schaltfläche (rechts) Einzelbelegexport

Sie haben hier derzeit die Möglichkeit zwischen den Systemen RZL und BMD zu wählen. BMD bietet zwei Formate, wobei NTCS das modernere Format darstellt. Klären Sie bei Bedarf kurz ab, welche Systemkompatibilität notwendig ist.

Dateien mitschicken

Beim NTCS-Export können Sie wahlweise auch die Dateinamen mitaufnehmen, damit wird eine weitere Spalte ergänzt, die in BMD verarbeitet werden kann.

Sie können damit zusätzlich über die gewünschte Periode einen Doku-Archiv-Export (als ZIP-Datei) mitsenden und Ihre Beraterin/Ihr Berater hat die bequeme Möglichkeit zu einer Buchungszeile die Belegdatei aufzurufen.

Wie exportieren?

Natürlich können Sie den Datei-Export über das Doku-Archiv vornehmen. Hier müssten Sie Ordner-orientiert vorgehen und Ordner für Ordner die gewünschten Dateien herunterladen und in eine ZIP-Datei zusammenfügen.

Wir empfehlen deshalb für einen Perioden-orientierten Export verlinkter Dateien die Export-Funktion über Ihr Buchungsjournal zu nutzen:

  • Aktivieren Sie im Filter für den gewünschten Zeitraum die Option "Dateien"
  • Stellen Sie für die Ergebnistabelle die Zeilenanzeige auf 50 (entspricht bei FreeFinance der maximal unterstützten Anzahl von Dateien in einem ZIP-Archiv)
  • Markieren Sie über die erste Spalte sämtliche Zeilen
  • Klicken Sie nun auf "Auswahl als ZIP-Archiv herunterladen"
  • Wiederholen Sie die letzten beiden Schritte für jedes Tabellenblatt in Ihrer Ergebnistabelle

Fügen Sie am Ende die ZIP-Dateien für Ihren Berater zusammen.

Bitte beachten Sie

Wenn die gleiche Datei in mehreren Buchungszeilen verlinkt wurde, so kann es beim Import in BMD zu Fehlermeldungen kommen, da die Datei beim ersten Vorkommnis verschoben wird und damit für Folgezeilen im Quellverzeichnis nicht mehr zur Verfügung steht.

Änderungen rückführen

Verändert Ihre Beraterin / Ihr Berater die importierte Buchhaltung in BMD oder RZL, so stehen Ihnen diese Änderungen nicht in FreeFinance zur Verfügung.

Wenn Sie sich wünschen, dass Ihr Buchhaltungsstand jenem Ihrer Beraterin/Ihres Beraters aus BMD/RZL entspricht, so müssten Sie in Zusammenarbeit diese Änderungen in FreeFinance nachziehen. Es steht dafür leider kein Import zur Verfügung

Buchhalter/Steuerberater verfolgen üblicherweise beim Erfassen von Buchungen einen Konten-orientierten Ansatz, FreeFinance hingegen arbeitet für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit Geschäftsfall-orientiert.

Worauf wir hinaus wollen:

Diese Buchungen in FreeFinance werden sich von jenen Ihres Beraters unterscheiden müssen - Bewegungskonten sind in FreeFinance über Ein- und Ausgangsrechnungen zu bebuchen, Korrekturen daran mit Steuer sind deshalb als ebensolche zu erfassen - dann aber mit negativen Zeilenbeträgen. Auf diese Weise werden auch die Steuerkonten entsprechend richtig gestellt.

Um-, Korrektur- und Abschlussbuchungen können im eingeschränkten Rahmen vorgenommen werden, die Auswahllisten in den Formularen zeigen die "erlaubten" Konten.

Anfangsbestände übernehmen

Wenn Ihnen die Details Ihrer Buchhaltung nach dem erfolgten Jahresabschluss durch Ihre Beratung in FreeFinance nicht so wichtig sind, kann es für Sie ausreichen, fürs neue Finanzjahr lediglich die korrigierten Anfangsbestände in FreeFinance zu erfassen. 

Siehe auch

Steuerberater Funktionen
Steuerprüfung Österreich